0112-KDIL2-1.4011.265.2023.2.MKA - Zwrot nienależnie pobranych świadczeń - obowiązki płatnika

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 lutego 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 26 maja 2023 r. (wpływ 1 czerwca 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Stowarzyszenie - płatnik zawarło w 2022 r. umowę cywilno-prawną ze zleceniobiorcą - podatnikiem, który w skutek nieuczciwego działania nienależnie otrzymał kwotę w wysokości (...) zł. W związku z tym, że wypłacone świadczenie było naliczane zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną oraz wykazami przedstawionych godzin pracy, w sposób zgodny z przepisami były pobierane i odprowadzane zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Natomiast w miesiącu styczniu 2023 r. zostały wystawione i przekazane do Urzędu Skarbowego informacja PIT-11 oraz deklaracja PIT-4R za 2022 r.

Po stwierdzeniu zaistniałego faktu Stowarzyszenie - płatnik wystąpiło do zleceniobiorcy - podatnika z żądaniem zwrotu nienależnie wypłaconych mu środków, a zleceniobiorca oddał kwotę w wysokości (...) złotych w miesiącu lutym 2023 r. Zwrócona kwota stanowi łączną wartość kwot netto (bez zaliczek na podatek dochodowy), które zleceniobiorca nienależnie otrzymał od płatnika.

W tej sytuacji płatnik nie otrzymał zwrotu kwot zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Umowa cywilnoprawna ze zleceniobiorcą była zawarta od 8 marca 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

Pytanie

Czy w zaistniałym stanie faktycznym do obowiązku płatnika należy sporządzenie korekt przekazanych do Urzędu Skarbowego informacji PIT-11 i deklaracji PIT-4R za 2022 r.?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT umożliwia podatnikowi odliczenie od dochodu w zeznaniu podatkowym dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty nie zostały potrącone przez płatnika. A gdy zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia dokonywany jest po upływie roku podatkowego, w którym nienależne świadczenie zostało wypłacone, płatnik nie rozliczy podatnikowi ww. zwrotu.

W zaistniałej sytuacji podatnik - zleceniobiorca były zatrudniony u płatnika-zleceniodawcy do 31 grudnia 2022 r., a kwotę netto (bez kwot zaliczek na podatek dochodowy) zwrócił płatnikowi po upływie roku podatkowego. W związku z tym w informacji PIT-11 i deklaracji PIT-4R, które zostały złożone za rok podatkowy 2022 (przed zwrotem środków przez podatnika), płatnik wykazał takie kwoty pobranych zaliczek, które odzwierciedlały jego działania jako płatnika, czyli kwoty faktycznie pobrane w roku podatkowym. Z treści art. 81 Ordynacji podatkowej wynika, że korekta deklaracji (informacji) podatkowej ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy uprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji - o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że zaistniała sytuacji nie nakłada na płatnika obowiązku dokonania korekt informacji PIT-11 i deklaracji PIT-4R, ponieważ wystawiona informacja PIT-11 i deklaracja PIT-4R sporządzone były prawidłowo i odzwierciedlały zaistniały stan faktyczny i dlatego brak jest podstaw prawnych do ich korygowania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 13 ust. 1 pkt 8 ww. ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Z treści art. 41 ust. 1 ww. ustawy wynika, że:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Państwa zleceniobiorca zwrócił w 2023 r. nienależnie pobrane wynagrodzenie, które wypłacili mu Państwo w 2022 r.

Stosownie do treści art. 410 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.):

Świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost, czy zwrot nienależnie pobranych świadczeń powinien być dokonany w kwotach przed potrąceniami (tzw. kwotach brutto), czy też w kwotach uwzględniających potrącenia (tzw. kwotach netto), jednakże precyzują, w jaki sposób można odzyskać podatek od uprzednio opodatkowanego przychodu w sytuacji, gdy dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.

Świadczeniem nienależnym jest cała kwota przychodu, zarówno dla płatnika, który poniósł wydatek na rzecz podatnika, jak również dla podatnika, mimo, że ten otrzymał "fizycznie" kwotę po potrąceniu zaliczki.

Państwa wątpliwości budzi kwestia korygowania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R w związku ze zwrotem w 2023 r. nienależnego wynagrodzenia przez zleceniobiorcę.

W sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

I tak, w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, o których mowa w art. 32, 33, 35 i 41, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Z opisu sprawy wynika, że wypłata wynagrodzenia na rzecz Państwa ówczesnego zleceniobiorcy miała miejsce w 2022 r., jednakże zwrot nienależnego wynagrodzenia nastąpił w lutym 2023 r., tj. w kolejnym roku podatkowym.

Powyższy przepis realizuje zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, czyli w rozliczeniach związanych z obliczeniem zaliczek na podatek. Zatem, płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez podatnika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu.

Niemniej jednak, brak możliwości rozliczania przez płatnika kwoty zwrotów w latach następnych nie oznacza, iż powyższa kwota podatnikowi przepada. Oprócz procedury polegającej na odejmowaniu przez płatnika od dochodu kwoty zwróconej przez podatnika ustawodawca umożliwia dokonywanie takich odliczeń przez podatnika.

Jeżeli więc płatnik nie odliczy dokonanego przez podatnika zwrotu od bieżących dochodów podatnika, na skutek upływu roku podatkowego bądź osiągania przez niego niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu, wówczas odliczenia dokonuje sam podatnik na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia.

Artykuł 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy stanowi, że:

Podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29-30cb, art. 30da-30dh, art. 30e-30g i art. 30j-30p, stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 23o, art. 23u, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e, 4-4e, 6 i 21 lub art. 24b ust. 1 i 2, po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Zatem, należy stwierdzić, że w wyrażeniu "zwrot nienależnie pobranego świadczenia w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy" mieści się świadczenie w kwocie netto wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy.

Z kolei, w myśl art. 26 ust. 7h ustawy:

Kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 5, przekraczająca kwotę dochodu, o którym mowa w ust. 1, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Należy podkreślić, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, dlatego też zwrot ten dokonywany powinien być w kwocie brutto, tj. łącznie z pobranymi przez płatnika zaliczkami na podatek dochodowy, co gwarantuje odzyskanie przez podatnika kwoty tych zaliczek.

Odnosząc przedstawione powyżej uregulowania prawne na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że Państwo jako płatnik nie są upoważnieni do dokonywania korekty zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia zleceniobiorcy wypłaconego w 2022 r. Wobec powyższego nie mają Państwo obowiązku korygowania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R, ponieważ dokumenty te odzwierciedlały przychód oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy zgodnie ze stanem faktycznym jaki miał miejsce w 2022 r.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 259 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).