0112-KDIL1-1.4012.57.2020.2.JKU - Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 styczniu 2020 r. (data wpływu 18 lutego 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 15 maja 2020 r. (data wpływu 22 maja 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

- jest prawidłowe.

W dniu 18 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

Wniosek został uzupełniony w dniu 22 maja 2020 r. o doprecyzowanie przedstawionego we wniosku opisu sprawy oraz brakującą opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

A Sp. z o.o. Sp.k. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą w głównej mierze na handlu detalicznym towarami, w szczególności środkami spożywczymi, sprzedawanymi w sklepach na terenie całego kraju.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Sprzedaż na rzecz Wnioskodawcy towarów lub świadczenie na jego rzecz usług dokumentowane jest wystawianymi przez Dostawców na Wnioskodawcę fakturami. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Wnioskodawcę w oryginale, w formie papierowej (Wnioskodawca może również otrzymywać faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem złożonego wniosku o interpretację). Faktury wpływają zarówno do siedziby Wnioskodawcy jak i do innych miejsc, w których prowadzi on na terytorium kraju swoją działalność (np. magazyny, biura sprzedaży, biura ekspansji). Wnioskodawca może otrzymywać faktury również bezpośrednio u swoich Dostawców, tj. poza miejscami, w których on sam prowadzi działalność (np. w biurach tłumaczeń, kancelariach prawnych). Faktury wystawione przez Dostawców będą mogły być także otrzymywane bezpośrednio przez podmiot, który usługowo prowadzi księgi rachunkowe i podatkowe Wnioskodawcy.

Wnioskodawca zamierza wprowadzić następujący, poniżej opisany obieg otrzymywanych od Dostawców faktur:

1. Otrzymany w formie papierowej oryginał faktury zostanie zeskanowany, zapisany w nieedytowalnym formacie PDF. Po wprowadzeniu skanów faktur do systemu wewnętrznego obiegu dokumentów, oryginalna faktura w formie papierowej nie będzie dłużej przechowywana - papierowa wersja faktury zostanie zniszczona. Elektroniczna wersja faktury (skan zapisany w nieedytowalnym formacie PDF - dalej: Skan) zostanie wprowadzona do systemu wykorzystywanego do wewnętrznego obiegu faktur. Po zaksięgowaniu faktury, Skan, wraz z załącznikami, zostanie w niezmienionej formie przeniesiony z systemu wewnętrznego obiegu dokumentów do elektronicznej bazy danych, stanowiącej archiwum. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących fakturę, przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego. Serwer ze Skanami faktur będzie znajdował się na terytorium Niemiec.

2. Skan będzie podlegał akceptacji merytorycznej (polegającej między innymi na sprawdzeniu zasadności wystawienia faktury, jej zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego), formalnej, rachunkowej oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Akceptacja będzie podlegać w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji będzie przechowywany w elektronicznej bazie danych.

3. Na żądanie uprawnionych organów podatkowych, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do Skanów, które będą czytelne, łatwe do odszukania i pobrania z serwera, a także, jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Wnioskodawcę będzie umożliwiał przechowywanie dokumentów księgowych w postaci Skanów będących odzwierciedleniem treści faktury papierowej. Odpowiednia jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentu. Na podstawie Skanu Spółka będzie zawsze w stanie zidentyfikować tożsamość sprzedawcy. Po stworzeniu i zapisaniu Skanu w systemie nie będzie istniała możliwość jego modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych, które faktura obligatoryjnie powinna zawierać, w szczególności danych identyfikujących sprzedawcę (dokonującego dostawy towarów lub usługodawcę) lub wystawcę faktury.

Wniosek został uzupełniony w dniu 22 maja 2020 r. przez doprecyzowanie przedstawionego we wniosku opisu sprawy o następujące informacje:

Ad. 1

Przechowywane w systemie archiwizacji faktur Skany będą odzwierciedleniem treści faktury papierowej, przez co, istnieć będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) oraz zagwarantowane zostanie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (integralność treści). Odpowiednia jakość Skanu zapewni, że dokument będzie łatwy do odczytania (czytelność).

Ad. 2

Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju będzie umożliwiał, za pomocą środków technicznych, dostęp on-line do tych faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Ad. 3

Ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług będzie następować poprzez weryfikację jej zasadności, czyli zgodności z zamówieniem lub umową, dokonywaną przez osobę opisującą dane zdarzenie gospodarcze. Osoba ta w szczególności będzie miała za zadanie potwierdzić prawidłowość danych stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy), wykazanej na fakturze ceny oraz na podstawie posiadanej wiedzy lub dokumentów, dostawę towarów (ich otrzymanie przez Wnioskodawcę) lub świadczenie usług (odebranie ich rezultatów przez Wnioskodawcę). Potwierdzeniem przeprowadzenia weryfikacji przez osobę opisującą zdarzenie gospodarcze będzie zatwierdzenie dokumentu i przekazanie go do księgowania, a tożsamość tej osoby, będzie możliwa do ustalenia w systemie. System będzie zapewniał również możliwość archiwizacji elektronicznych kopii ewentualnych dokumentów stanowiących dowód dostawy towarów lub świadczenia usług, takich jak umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze, korespondencja mailowa, zachowana w tym przypadku zostanie jednak możliwość równoległego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej, bądź alternatywnej formie elektronicznej (np. archiwum skrzynki mailowej, bazy danych programów do obsługi zamówień itp).

Ad. 4

Pod pojęciem "inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie" użytym przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego wniosku ORD-IN mieszczą się faktury zagraniczne, wystawione zarówno przez kontrahentów z innego państwa członkowskiego, jak i spoza Unii Europejskiej oraz dokumenty celne.

Ad. 5

Otrzymywane ww. dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach, natomiast Spółka nie może wykluczyć, że będzie się to odbywać przed rozliczeniem podatku (rozumianym jako złożenie deklaracji VAT, w której zostaną one ujęte).

Ad. 6

Wydatki dokumentowane ww. fakturami (i dokumentami uznanymi za faktury) nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a u.p.t.u.?

2. Czy w związku z planowanym przez Wnioskodawcę obiegiem otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładającym w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, zachowa On prawo, o którym mowa w art. 86 u.p.t.u., do odliczenia podatku naliczonego związanego z udokumentowanym przez te faktury nabyciem towarów lub usług?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a u.p.t.u.

Ad. 2

W związku z planowanym przez Wnioskodawcę obiegiem otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładającym w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, zachowa On prawo, o którym mowa w art. 86 u.p.t.u., do odliczenia podatku naliczonego związanego z udokumentowanym przez te faktury nabyciem towarów lub usług.

Ad. 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 u.p.t.u., fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przedmiotem złożonego wniosku są, jak już wspomniano, tylko faktury wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106g u.p.t.u., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Ustawodawca reguluje również w Ustawie o VAT obowiązki związane z przechowywaniem otrzymywanych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca przewiduje również wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, wszak pod pewnymi warunkami:

Ustawodawca formułując treść przepisów art. 112a u.p.t.u. nie zastrzegł możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej tylko do zdefiniowanych w art. 2 pkt 32 u.p.t.u. faktur elektronicznych, czyli wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej. Oznacza to, zdaniem Spółki, że możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej także faktur wystawionych i otrzymanych w formie papierowej.

W opinii Wnioskodawcy zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów wystawionych i otrzymanych w formie papierowej czyni zadość dyspozycji zawartej w art. 112a u.p.t.u.

Ad. 2

W art. 86 ust. 1 u.p.t.u. ustawodawca wskazał przesłanki pozytywne, dające nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego. I tak, aby skorzystać z prawa do odliczenia musi zostać spełniony warunek podmiotowy - dokonujący odliczenia musi być podatnikiem, o którym mowa w art. 15 Ustawy o VAT, oraz przedmiotowy - prawo to przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika dokonującego odliczenia do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych.

W Ustawie o VAT sprecyzowany został również moment, w którym nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 10 u.p.t.u. prawo do odliczenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Ustawodawca uzależnił też prawo do odliczenia podatku od otrzymania przez podatnika faktury (art. 86 ust. 10b pkt 1 i pkt 2 lit. a, ust. 19a).

Oprócz wspomnianych wyżej przesłanek pozytywnych, których spełnienie warunkuje powstanie u nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, art. 88 Ustawy o VAT wymienia również przesłanki negatywne, zaistnienie których powoduje wyłączenie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Analizując powołane przepisy należy stwierdzić, że zarówno żadna przesłanka pozytywna nie uzależnia prawa nabywcy do odliczenia podatku naliczonego od zapewnienia przechowywania faktury w takiej samej formie (w szczególności papierowej), w jakiej została ona wystawiona i otrzymana, jak i żadna przesłanka negatywna nie odbiera mu takiego prawa w sytuacji, gdy, jak planuje Wnioskodawca, faktura papierowa po zeskanowaniu jest przechowywana w formie elektronicznej, a jej papierowy egzemplarz niszczony.

Stanowisko Spółki o dopuszczonej przez Ustawodawcę możliwości przechowywania w formie elektronicznej wystawionych i otrzymanych przez nabywcę w formie papierowej faktur, a także o braku wpływu takiego postępowania na przysługujące mu prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z udokumentowanym przez te faktury nabyciem towarów lub usług, znajduje potwierdzenie w licznych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, z których wymienić można na przykład pisma:

* z dnia 31 października 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF),

* z dnia 28 listopada 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.572.2018.2.k.p.),

* z dnia 2 grudnia 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.390.2019.1.PJ).

Spółka ma świadomość, że wskazane interpretacje stanowią rozstrzygnięcie w indywidualnych sprawach, organy podatkowe jednak, działając, zgodnie z zasadą praworządności na podstawie przepisów prawa, mając na względzie zasadę pewności prawa, powinny dążyć, w analogicznych stanach faktycznych, do jego jednolitej wykładni.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy - faktura powinna zawierać:

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy - minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy - podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy - podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność gospodarczą polegającą w głównej mierze na handlu detalicznym towarami, w szczególności środkami spożywczymi, sprzedawanymi w sklepach na terenie całego kraju.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od Dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski. Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Sprzedaż na rzecz Wnioskodawcy towarów lub świadczenie na jego rzecz usług dokumentowane jest wystawianymi przez Dostawców na Wnioskodawcę fakturami. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Wnioskodawcę w oryginale, w formie papierowej (Wnioskodawca może również otrzymywać faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem złożonego wniosku o interpretację). Faktury wpływają zarówno do siedziby Wnioskodawcy jak i do innych miejsc, w których prowadzi on na terytorium kraju swoją działalność (np. magazyny, biura sprzedaży, biura ekspansji). Wnioskodawca może otrzymywać faktury również bezpośrednio u swoich Dostawców, tj. poza miejscami, w których on sam prowadzi działalność (np. w biurach tłumaczeń, kancelariach prawnych). Faktury wystawione przez Dostawców będą mogły być także otrzymywane bezpośrednio przez podmiot, który usługowo prowadzi księgi rachunkowe i podatkowe Wnioskodawcy.

Wnioskodawca zamierza wprowadzić następujący, poniżej opisany obieg otrzymywanych od Dostawców faktur:

1. Otrzymany w formie papierowej oryginał faktury zostanie zeskanowany, zapisany w nieedytowalnym formacie PDF. Po wprowadzeniu skanów faktur do systemu wewnętrznego obiegu dokumentów, oryginalna faktura w formie papierowej nie będzie dłużej przechowywana - papierowa wersja faktury zostanie zniszczona. Elektroniczna wersja faktury (skan zapisany w nieedytowalnym formacie PDF - dalej: Skan) zostanie wprowadzona do systemu wykorzystywanego do wewnętrznego obiegu faktur. Po zaksięgowaniu faktury, Skan, wraz z załącznikami, zostanie w niezmienionej formie przeniesiony z systemu wewnętrznego obiegu dokumentów do elektronicznej bazy danych, stanowiącej archiwum. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących fakturę, przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego. Serwer ze Skanami faktur będzie znajdował się na terytorium Niemiec.

2. Skan będzie podlegał akceptacji merytorycznej (polegającej między innymi na sprawdzeniu zasadności wystawienia faktury, jej zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego), formalnej, rachunkowej oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Akceptacja będzie podlegać w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji będzie przechowywany w elektronicznej bazie danych.

3. Na żądanie uprawnionych organów podatkowych, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do Skanów, które będą czytelne, łatwe do odszukania i pobrania z serwera, a także, jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Wnioskodawcę będzie umożliwiał przechowywanie dokumentów księgowych w postaci Skanów będących odzwierciedleniem treści faktury papierowej. Odpowiednia jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentu. Na podstawie Skanu Spółka będzie zawsze w stanie zidentyfikować tożsamość sprzedawcy. Po stworzeniu i zapisaniu Skanu w systemie nie będzie istniała możliwość jego modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych, które faktura obligatoryjnie powinna zawierać, w szczególności danych identyfikujących sprzedawcę (dokonującego dostawy towarów lub usługodawcę) lub wystawcę faktury.

Przechowywane w systemie archiwizacji faktur Skany będą odzwierciedleniem treści faktury papierowej, przez co, istnieć będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) oraz zagwarantowane zostanie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (integralność treści). Odpowiednia jakość Skanu zapewni, że dokument będzie łatwy do odczytania (czytelność).

Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju będzie umożliwiał, za pomocą środków technicznych, dostęp on-line do tych faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług będzie następować poprzez weryfikację jej zasadności, czyli zgodności z zamówieniem lub umową, dokonywaną przez osobę opisującą dane zdarzenie gospodarcze. Osoba ta w szczególności będzie miała za zadanie potwierdzić prawidłowość danych stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy), wykazanej na fakturze ceny oraz na podstawie posiadanej wiedzy lub dokumentów, dostawę towarów (ich otrzymanie przez Wnioskodawcę) lub świadczenie usług (odebranie ich rezultatów przez Wnioskodawcę). Potwierdzeniem przeprowadzenia weryfikacji przez osobę opisującą zdarzenie gospodarcze będzie zatwierdzenie dokumentu i przekazanie go do księgowania, a tożsamość tej osoby, będzie możliwa do ustalenia w systemie. System będzie zapewniał również możliwość archiwizacji elektronicznych kopii ewentualnych dokumentów stanowiących dowód dostawy towarów lub świadczenia usług, takich jak umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze, korespondencja mailowa, zachowana w tym przypadku zostanie jednak możliwość równoległego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej, bądź alternatywnej formie elektronicznej (np. archiwum skrzynki mailowej, bazy danych programów do obsługi zamówień itp).

Pod pojęciem "inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie" użytym przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego wniosku ORD-IN mieszczą się faktury zagraniczne, wystawione zarówno przez kontrahentów z innego państwa członkowskiego, jak i spoza Unii Europejskiej oraz dokumenty celne.

Otrzymywane ww. dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach, natomiast Spółka nie może wykluczyć, że będzie się to odbywać przed rozliczeniem podatku (rozumianym jako złożenie deklaracji VAT, w której zostaną one ujęte).

Wydatki dokumentowane ww. fakturami (i dokumentami uznanymi za faktury) nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą w pierwszej kolejności ustalenia, czy planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podsumowując, planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii zachowania prawa, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku wskazać należy, co następuje.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Zatem, aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności winien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go - dla tej czynności - za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, w żaden sposób nie wpływa/nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Natomiast zniszczenie papierowych egzemplarzy faktur, które zostaną objęte opisanym sposobem archiwizacji, nie będzie miało negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Zatem Wnioskodawca, na podstawie art. 86 ustawy będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (przechowywanych w sposób zgodny z przepisami ustawy).

Podsumowując, w związku z planowanym przez Wnioskodawcę obiegiem otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładającym w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, Wnioskodawca - czynny podatnik VAT, zachowa prawo, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego związanego z udokumentowanym przez te faktury nabyciem towarów lub usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Tutejszy organ wskazuje, że zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, na wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

W związku z powyższym zaznaczenia wymaga, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, bądź we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (oraz z opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.