0111-KDIB3-2.4018.5.2017.1.SR - Obowiązek zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc prowadzenia i przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 maja 2017 r. (data wpływu 2 czerwca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie obowiązku zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc prowadzenia i przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz sposobu zgłoszenia wszystkich miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej - jest nieprawidłowe.

W dniu 2 czerwca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie obowiązku zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc prowadzenia i przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz sposobu zgłoszenia wszystkich miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej.

We wniosku przedstawiono następujący zaistniały stan faktyczny:

Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w kilku całkowicie odmiennych branżach - hotele, zakład produkcyjny wyrobów cukierniczych. Z uwagi na wyraźne wyodrębnienie miejsc prowadzenia działalności, odrębnie prowadzona jest księgowość dla każdego takiego miejsca. Każdy z hoteli oraz zakład produkcyjny (dalej: Zakłady Podatnika) operują innym systemem księgowym i zatrudniają inne osoby do prowadzenia księgowości. Każdy z Zakładów Podatnika przechowuje dokumentację rachunkową we własnym zakresie tj. w miejscu prowadzenia księgowości.

Warto dodać, że Zakłady Podatnika są zlokalizowane w kilku miejscach w kraju w znacznych odległościach - od 200 do 600 km Dokumentacja rachunkowa nie jest przewożona do siedziby głównej Podatnika. Podatnik prowadzi księgi rachunkowe na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dane do rozliczenia zobowiązań podatkowych są przesyłane elektronicznie pomiędzy Zakładami Podatnika i składane do organów skarbowych przez jeden z Zakładów. Wszystkie miejsca prowadzenia działalności zostały zgłoszone do CEIDG. Podatnik zgodnie ze wskazaniami urzędu skarbowego złożył oświadczenie, że ze względu na to, że ma rozbudowaną działalność gospodarczą w kilku miejscach Polski, nie może podać jednego miejsca przechowywania dokumentacji zgodnie z formularzami urzędowymi, gdzie przewidziano tylko jedno miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. W związku z tym w CEIDG-1 jest podany adres przechowywania dokumentacji pierwszej działalności, a zgłoszenie pozostałych miejsc przechowywania dokumentacji nastąpiło w odrębnym piśmie złożonym do urzędu skarbowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników, Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc prowadzenia i przechowywania dokumentacji rachunkowej? Czy w związku z tym, że w urzędowych formularzach przewidziano tylko jedno miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, wystarczającym będzie złożenie odrębnego pisma ze wskazaniem wszystkich miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Podatnika jest on zobowiązany do zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc zarówno prowadzenia jak i przechowywania dokumentacji rachunkowej.

W związku z tym, że w urzędowych formularzach przewidziano tylko jedno miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, wystarczającym będzie złożenie odrębnego pisma ze wskazaniem wszystkich miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Zakres obowiązku dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego i aktualizacyjnego dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą został określony w art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników. Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dane, o których mowa w ust. 2, nazwę (firmę), adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, numer identyfikacyjny REGON, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

W opinii Podatnika z uwagi na fakt, iż każdy z Zakładów Podatnik prowadzi i przechowuje własną dokumentację rachunkową w CEIDG powinny być zgłoszone wszystkie miejsca zarówno prowadzenia jak i przechowywania dokumentacji rachunkowej. Takie rozwiązanie pozwala z pewnością na efektywniejsze zagospodarowanie swoich pomieszczeń oraz uzyskanie profesjonalnej kontroli nad własnymi księgami.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 869), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ww. ustawy zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer PESEL w przypadku osób fizycznych objętych tym rejestrem.

Stosownie do art. 5 ust. 4 ww. ustawy zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dane, o których mowa w ust. 2, nazwę (firmę), adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, numer identyfikacyjny REGON, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Jak stanowi art. 5 ust. 5a cyt. ustawy, do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460).

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, z późn. zm.), ustawa reguluje podejmowanie, wykonywanie i zakończenie działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zadania organów w tym zakresie.

Stosownie do treści art. 4 ust. 1 ww. ustawy, przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą.

Jak stanowi art. 14 ust. 1 ww. ustawy, przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wpisowi do ewidencji podlegają przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi (art. 14 ust. 2 cyt. ustawy).

Stosownie do art. 23 ust. 1 ww. ustawy, tworzy się Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, zwaną dalej "CEIDG". Z ust. 2 ww. przepisu wynika, że CEIDG prowadzi w systemie teleinformatycznym minister właściwy do spraw gospodarki. Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 3 ww. ustawy, zadaniem CEIDG jest ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (...).

Zgodnie z art. 24 ust. 1-2 ww. ustawy przekazywanie danych oraz informacji do CEIDG oraz przekazywanie danych oraz informacji z CEIDG odbywa się za pośrednictwem platformy usług administracji publicznej lub w inny sposób, środkami komunikacji elektronicznej. Wnioski o wpis do CEIDG, informacje i inne dane przekazywane są do CEIDG za pośrednictwem formularzy elektronicznych zamieszczonych na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki oraz na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

W myśl art. 24 ust. 2a ww. ustawy wnioski o wpis do CEIDG uwzględniają zakres danych podlegających wpisowi do CEIDG i innych rejestrów urzędowych zgodnie z art. 25 ust. 5

pkt 1-3.

Na mocy art. 24 ust. 3 ww. ustawy wzory wniosków, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Na mocy art. 25 ust. 1 ww. ustawy, wpisowi do CEIDG podlegają:

1. firma przedsiębiorcy oraz jego numer PESEL, o ile taki posiada;

1a.data urodzenia przedsiębiorcy;

11a. dane przedstawiciela ustawowego, o ile są wymagane;

14a.informacja o prawomocnym oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów;

14b.informacja o prawomocnym uchyleniu lub wygaśnięciu układu zawartego w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym;

15. informacja o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o ukończeniu postępowania restrukturyzacyjnego albo o uprawomocnieniu się postanowienia o zatwierdzeniu układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu oraz dane nadzorcy lub zarządcy;

15a. informacja o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową;

18a. informacja o dacie trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, o ile informacja ta została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG;

19. informacja o wykreśleniu przedsiębiorcy z CEIDG.

Zgodnie z art. 25 ust. 4 ww. ustawy wpis do CEIDG jest dokonywany na wniosek, chyba że przepis szczególny przewiduje wpis z urzędu. Wpisem do CEIDG jest również wykreślenie albo zmiana wpisu.

W myśl art. 25 ust. 5 ww. ustawy integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest żądanie:

W tym miejscu należy zauważyć, że w formularzu wniosku o wpis do CEIDG dane dotyczące dokumentacji rachunkowej winny zostać zamieszczone w pozycji nr 20, 21 oraz 22. W pozycji nr 20 należy wskazać rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej, w pozycji nr 21 dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy. Natomiast w pozycji nr 22 należy wskazać adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy.

Przy czym należy zaznaczyć, że pozycję 21 wniosku o wpis do CEIDG należy wypełnić w przypadku, gdy dokumentacja rachunkowa nie jest prowadzona we własnym zakresie. W takim przypadku należy obowiązkowo podać nazwę i numer NIP podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Jeżeli ten adres jest taki sam, jak adres wskazany w jednej z rubryk tj. pozycji 04 (adres zamieszkania wnioskodawcy), 05 (adres miejsca zameldowania wnioskodawcy), 10 (główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej), 11 (dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej) - wystarczy wskazać numer rubryki. Jeżeli jest to inny adres należy go podać. Rubrykę 20 wypełnia się zawsze, niezależnie od tego, kto prowadzi dokumentację.

Jak wynika z okoliczności sprawy Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w kilku całkowicie odmiennych branżach - hotele, zakład produkcyjny wyrobów cukierniczych. Z uwagi na wyraźne wyodrębnienie miejsc prowadzenia działalności, odrębnie prowadzona jest księgowość dla każdego takiego miejsca. Każdy z hoteli oraz zakład produkcyjny operują innym systemem księgowym i zatrudniają inne osoby do prowadzenia księgowości. Każdy z Zakładów Podatnika przechowuje dokumentację rachunkową we własnym zakresie, tj. w miejscu prowadzenia księgowości. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników, Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia w CEIDG wszystkich miejsc prowadzenia i przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz czy w związku z tym, że w urzędowych formularzach przewidziano tylko jedno miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, wystarczającym będzie złożenie odrębnego pisma ze wskazaniem wszystkich miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Biorąc pod uwagę treść art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wskazać należy, że zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera m.in. adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Równocześnie wykorzystywany do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych formularz wniosku o wpis do CEIDG przewiduje tylko jedno miejsce na wskazanie adresu przechowywania dokumentacji rachunkowej (poz. 22 formularza). Z tego względu należy przyjąć, że Wnioskodawca na gruncie cyt. przepisów ma obowiązek wskazania tylko jednego miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Zatem złożenia do właściwego urzędu skarbowego odrębnego pisma ze wskazaniem pozostałych miejsc przechowywania dokumentacji rachunkowej nie należy traktować na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w kategorii obowiązku. Taki obowiązek może natomiast wynikać z odrębnych przepisów prawa nie będących przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Ponadto należy wskazać, że cytowany powyżej art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, a także formularz wniosku o wpis do CEIDG nie obejmuje swym zakresem adresu miejsca prowadzenia dokumentacji rachunkowej. Zarówno treść art. 5 ust. 4 ww. ustawy jak i formularz wniosku o wpis do CEIDG przewidują jedynie miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej.

W związku z powyższym złożenie wniosku o wpis do CEIDG ze wskazanym miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej stanowi realizację obowiązku wynikającego z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Odrębną kwestią - nie będącą jednak przedmiotem interpretacji indywidulanej - jest sprawa związana ze zgłaszaniem organom podatkowym miejsca prowadzenia lub przechowywania dokumentacji rachunkowej na podstawie innych przepisów prawa, np. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.), której przepisy stosuje się między innymi do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium RP osób fizycznych spełniających określone kryteria przychodowe.

Odpowiadając zatem na pytanie Wnioskodawcy należy wskazać, że zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, Wnioskodawca jest zobowiązany do zgłoszenia w CEIDG wyłącznie miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Obowiązek ten, zdaniem Organu, zostanie wypełniony przez zgłoszenie w pozycji 22 formularzu wniosku o wpis do CEIDG jednego adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy należało uznać je za nieprawidłowe. Powyższe wynika z faktu, że Wnioskodawca z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wywodzi obowiązek zgłoszenia w CEIDG również wszystkich miejsc prowadzenia dokumentacji rachunkowej.

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego (zdarzeniu przyszłym), bądź we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w..., w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.