0111-KDIB2-3.4017.12.2018.7.BB - Dopuszczalność przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA po wyroku sądu - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo:

Wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) oraz podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 3) został rozpatrzony odrębnie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 września 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 września 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy Ordynacji podatkowej w zakresie możliwości przechowywania i archiwizowania dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach podatkowych w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) jest spółką kapitałową podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostaw, instalowania i uruchamiania (...) oraz serwisu (...) zarówno w Polsce jak i zagranicą. W ograniczonym zakresie Spółka prowadzi również sprzedaż do spółek z Grupy kapitałowej (mających siedziby w innych niż Polska krajach UE) niektórych elementów konstrukcyjnych (...), które wytwarzane są w Polsce (głównie są to elementy (...)).

W toku prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary i usługi od kontrahentów polskich i zagranicznych, w tym zarówno od podmiotów powiązanych jak i podmiotów trzecich. Zakupy Spółki dokumentowane są fakturami, w tym w zależności od sytuacji, zarówno fakturami elektronicznymi jak i fakturami w formie papierowej.

Zgodnie z obowiązującą zasadą, zasadniczo faktury elektroniczne wysyłane są przez kontrahentów Spółki na wskazany przez Spółkę adres e-mail. Zdarza się również, że faktury przesyłane są przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do pracowników Spółki (na ich adresy e-mail) lub udostępnione są na stronach internetowych kontrahentów celem ich pobrania przez Spółkę. Następnie faktury te podlegają wstępnej weryfikacji przez osobę obsługującą faktury przychodzące oraz opatrzone zostają dodatkowymi informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków podatkowych Spółki wynikających z prawa podatkowego takimi jak w szczególności data wpływu faktury, data powstania obowiązku podatkowego na potrzeby VAT, jeżeli faktura jest wystawiona w walucie obcej właściwy kurs wymiany waluty na polskie złote oraz nadany przez Spółkę kod z uwzględnieniem charakteru transakcji na gruncie Ustawy o VAT oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Tak opisane faktury elektroniczne zapisywane są w formacie pdf i wysyłane do centrum wsparcia obsługującego procesy wewnętrzne, w tym również księgowe Spółki, jak również w całej grupie kapitałowej (dalej: Centrum wsparcia). Centrum wsparcia to spółka z grupy kapitałowej, do której należy Wnioskodawca, z siedzibą poza granicami Polski.

Faktury papierowe wysyłane są na adres siedziby Wnioskodawcy, przy czym czasami adresowane są na nazwisko konkretnego pracownika Spółki. Faktury mogą być też przekazywane bezpośrednio, fizycznie pracownikom Spółki albo mogą być wysyłane do lokalnych biur techników. Zgodnie z przyjętą metodologią, zasadniczo po otrzymaniu faktury papierowej, odpowiedni pracownik Spółki (tj. zasadniczo upoważniony pracownik sekretariatu lub księgowości) przykłada do otrzymanej faktury pieczęć z adnotacją "wpłynęło" oraz uzupełnia ją o datę wpływu, a następnie skanuje i przesyła mailem do osoby, która obsługuje faktury przychodzące i która podobnie jak w przypadku faktur elektronicznych, dokonuje wstępnej weryfikacji faktur oraz opisuje je informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków Spółki wynikających z prawa podatkowego oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Zeskanowana faktura stanowi obraz zapisany w nieedytowalnym formacie pdf. Również analogicznie jak w przypadku faktur elektronicznych, zeskanowane faktury opatrzone ww. informacjami wysyłane są do Centrum wsparcia celem ich zaksięgowania.

Centrum wsparcia po otrzymaniu danej faktury zarówno elektronicznej jak i skanu wersji papierowej, dokonuje jej księgowania i archiwizacji w systemie informatycznym (...). Faktury archiwizowane są po numerze księgowym (tj. wewnętrznym numerem identyfikacyjnym), ale ich wyszukanie możliwe jest zarówno po numerze księgowym, jak i numerze faktury, a także nazwie kontrahenta. Zdarza się, że do danej transakcji zapisywane są także inne dokumenty, w tym na przykład korespondencja e-mail. Do faktur i innych dokumentów zapisanych w systemie dostęp ma zarówno Centrum wsparcia, jak i Spółka (tj. upoważnieni pracownicy Centrum wsparcia oraz Spółki). Dokumenty podłączone do danych księgowań w systemie informatycznym (...) w każdej chwili mogą zostać wyeksportowane do formatu PDF i wyświetlone na ekranie komputera bądź wydrukowane. Jakość wyświetlonych bądź wydrukowanych dokumentów jest porównywalna do jakości oryginalnych dokumentów, wszystkie dane są wyraźne i czytelne. Dane zapisywane w systemie są duplikowane (back-up), co zapewnić ma m.in. trwałość i kompletność systemu archiwizacji. Nie ma więc ryzyka że zostaną uszkodzone bądź zniszczone.

Oprócz faktur Spółka archiwizuje w systemie elektronicznym również inne dokumenty, w tym dotyczące (i) podróży służbowych pracowników, tj.m.in. potwierdzenia nabycia biletów lotniczych, biletów kolejowych, faktury i paragony potwierdzające wydatki poniesione podczas delegacji oraz (ii) wydatków na drobne zakupy (tzw. business expenses), które zasadniczo w przypadku wydatków krajowych dokumentowane są fakturami, a w przypadku wydatków zagranicznych zarówno fakturami jak i innymi dokumentami. Dokumenty dotyczące podróży służbowych i innych wydatków zapisywane są podobnie jak faktury zakupowe w systemie informatycznym (...), ale w innym module niż moduł księgowy. W razie potrzeby zarówno Centrum wsparcia jak i Spółka ma do dokumentów podróży służbowych i innych wydatków stały dostęp.

Niezależnie od opisanego powyżej elektronicznego obiegu dokumentów, faktury które Wnioskodawca otrzymuje w formie papierowej, archiwizowane są w formie, w której zostały otrzymane (tj. w formie papierowej) w przeznaczonych do tego celu segregatorach. Zeskanowane i wysłane do Centrum wsparcia faktury zapisywane są również w odrębnym folderze na dysku sieciowym Spółki po numerze faktury bez znaków specjalnych. Podobnie, w formie papierowej archiwizowana jest także cała dokumentacja podróży służbowych i innych wydatków.

Oprócz faktur, innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług oraz dokumentacji podróży służbowych i innych wydatków, Spółka archiwizuje i przechowuje w formie papierowej oraz w formie skanów zapisanych w folderze na dysku sieciowym również inne dokumenty istotne dla Spółki z perspektywy podatkowej, w tym m.in. noty księgowe, umowy, polisy i inne.

W celu minimalizacji kosztów bieżących związanych z funkcjonowaniem Spółki, usprawnienia procesu dostępu do dokumentów oraz dostosowania się do wymogów globalnych zasad i procedur obowiązujących w Grupie kapitałowej, Spółka planuje modyfikację metodologii archiwizacji i przechowywania dokumentów. W ramach nowej metodologii Spółka planuje zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty, po ich zeskanowaniu, zgodnie ze wskazaną powyżej metodologią, wysłaniu do Centrum wsparcia, zaksięgowaniu oraz zarchiwizowaniu będą niszczone. Po wdrożeniu modyfikacji systemu, dokumenty będą dostępne w systemie informatycznym (...) w formie elektronicznej odpowiednio w module księgowym bądź innym, do którego Spółka będzie miała w każdym czasie i miejscu dostęp. W zakresie w jakim dokumenty są dostępne elektronicznie, Spółka rozważa również zniszczenie dokumentów zgromadzonych odpowiednio w wersji papierowej za okresy przeszłe. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i łatwe do odszukania.

Otrzymane dokumenty będą archiwizowane i przechowywane w systemie informatycznym (...) w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia. Serwery, na których archiwizowane i przechowywane będą dokumenty znajdują się na terytorium (...). Dostęp do nich możliwy jest jednak z każdego miejsca, w tym z siedziby Spółki w Polsce.

Pytanie

Czy w świetle obowiązujących przepisów prawa, dokumenty otrzymane w formie papierowej mogą być archiwizowane i przechowywane przez Wnioskodawcę jedynie w formie elektronicznej w systemie informatycznym (...), w kontekście obowiązku przechowywania dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach podatkowych na podstawie Ordynacji Podatkowej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)?

Państwa stanowisko w sprawie:

Mając na uwadze brak przepisów szczególnych w kontekście metodologii przechowywania dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach podatkowych, w ocenie Spółki może ona przechowywać dokumenty jedynie w formie elektronicznej, w systemie informatycznym (...), zgodnie z metodologią archiwizacji wskazaną w opisie stanu faktycznego.

Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej - przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyższych regulacji wprost wynika, że podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumenty, na podstawie których prowadzą księgi podatkowe, ale forma przechowywania nie została przez ustawodawcę dookreślona. W ocenie Wnioskodawcy wobec braku szczegółowych regulacji, dopuszczalna powinna być każda forma, która pozwala na zachowanie/odtworzenie dokumentów stanowiących dowody zaistnienia zdarzeń gospodarczych w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego w okresie nieobjętym przedawnieniem.

Wnioskodawca wskazuje, że powyższe wynika także z podstawowych zasad postępowania dowodowego. Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Mając na uwadze zasady techniki prawodawczej oraz użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" należy przyjąć, że katalog dowodów jest otwarty. Dopuszczalne są więc wszelkie dowody, potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego niezależnie od formy. W ocenie Spółki, jako że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne i łatwe do odszukania, dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, w systemie informatycznym (...).

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-46/16/SK: "Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta." Analogiczne stanowisko zostało wyrażone m.in. również w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-272/15/PC.

Podsumowując, w świetle obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej oraz ich wykładni prezentowanej przez organy podatkowe, w ocenie Wnioskodawcy ma on prawo przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, w systemie informatycznym (...) i dokumenty takie będą mogły stanowić dowód w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek - 23 listopada 2018 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.2.PB oraz 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.1.PB o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 25 września 2018 r. - w części dotyczącej m.in. Ordynacji podatkowej.

Postanowienie doręczono Państwu 27 listopada 2018 r.

Pismem z 3 grudnia 2018 r. złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z dnia 22 stycznia 2019 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.3.LG, 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.2.LG utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 30 stycznia 2019 r.

Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Pismem z 1 marca 2019 r. (wpływ 6 marca 2019 r.) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie.

Wnieśli Państwo m.in. o uchylenie postanowienia oraz poprzedzającego go postanowienia I instancji w całości.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie oddalił skargę wyrokiem z 18 czerwca 2019 r. sygn. akt I SA/Sz 318/19.

Wnieśli Państwo skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 21 czerwca 2022 r. sygn. akt II FSK 2971/19 uchylił zaskarżony wyrok w całości oraz uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie. Akta sprawy wpłynęły do mnie 16 września 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

* uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

* ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w części dotyczącej Ordynacji podatkowej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

- stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

- zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania skarżonej interpretacji

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.