0111-KDIB2-1.4017.13.2018.5.MKU - Przechowywanie dokumentów księgowych w wersji elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA po wyroku sądu - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 września 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 września 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej w zakresie ustalenia, czy:

- Wnioskodawca może przechowywać Dokumenty Księgowe wyłącznie w formie elektronicznej podczas gdy odpowiedniki tych Dokumentów Księgowych w formie papierowej mogą zostać zniszczone?

- przechowywanie Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku CIT przez Wnioskodawcę, a Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane Dokumentami Księgowymi w formie elektronicznej do kosztów uzyskania przychodu w podatku CIT w takim samym zakresie w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo na podstawie Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej?

(pytania oznaczone we wniosku Nr 1 i Nr 4).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca - Sp. z o.o. ("Wnioskodawca") ma siedzibę oraz miejsce zarządu na terenie Polski oraz jest podatnikiem podatku VAT czynnym. Wnioskodawca należy do grupy kapitałowej, w której spółka matka ma miejsce zarządu i siedzibę w kraju Unii Europejskiej, ale poza terytorium Polski.

Wnioskodawca - jako spółka z o.o. - prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm., dalej: "ustawa o rachunkowości").

Ponadto, księgowość Wnioskodawcy prowadzona jest i będzie zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT, oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/ uzyskanymi przychodami (w tym m.in. paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazywania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego), a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.), ("Dokumenty Księgowe").

W chwili obecnej, Dokumenty Księgowe otrzymywane i wystawione przez Wnioskodawcę

w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z przekazaniem przez Wnioskodawcę od dnia 1 września 2018 r. prowadzenia ksiąg rachunkowych Wnioskodawcy przez przedsiębiorcę z siedzibą i miejscem zarządu w Portugalii, w celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów, Wnioskodawca - tak jak inne spółki z grupy kapitałowej - zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Ilekroć Wnioskodawca pisze we Wniosku o "fakturach elektronicznych", "fakturach w formie elektronicznej", "fakturach w wersji elektronicznej" to rozumie przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Dokumenty Księgowe otrzymywane przez Wnioskodawcę.

W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

Księgowanie Dokumentów Księgowych w każdym wypadku odbywać się będzie po ich dokładnym sprawdzeniu.

Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą odpowiednio posegregowane

i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy (albo innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie tych plików. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat). Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także - zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych).

Dokumenty Księgowe wystawiane przez Wnioskodawcę.

Wyżej opisana procedura będzie stosowana przez Wnioskodawcę także w stosunku do Dokumentów Księgowych wystawianych przez Wnioskodawcę (np. do faktur sprzedaży, z których jest wykazany obrót w podatku VAT oraz przychód w podatku dochodowym). Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie przechowywał także wystawiane przez siebie Dokumenty Księgowe wyłącznie zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego.

Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów Księgowych zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie naruszy właściwych przepisów ustaw podatkowych i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania dokumentów.

Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych albo przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego, zapisaniu i zarchiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone.

Wnioskodawca wskazuje, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, wysyła każdego miesiąca do organów podatkowych rejestry zakupu VAT i rejestry sprzedaży VAT w formie elektronicznej (tzw. jednolity plik kontrolny) oraz elektroniczne deklaracje VAT.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca - zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi - może przechowywać Dokumenty Księgowe wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego), podczas gdy odpowiedniki tych Dokumentów Księgowych w formie papierowej mogą zostać zniszczone?

2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, przechowywanie Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku CIT przez Wnioskodawcę, a Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane Dokumentami Księgowymi w formie elektronicznej (zeskanowanymi z dokumentów papierowych albo przetworzonymi z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) do kosztów uzyskania przychodu w podatku CIT w takim samym zakresie w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo na podstawie Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów)?

(pytania oznaczone we wniosku Nr 1 i Nr 4)

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca - zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi - może przechowywać Dokumenty Księgowe wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego), podczas gdy odpowiedniki tych Dokumentów Księgowych w formie papierowej mogą zostać zniszczone.

1.1 Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, "podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej." Ponadto, zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem."

Artykuł 71 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż "dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 (ustawy o rachunkowości), księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem."

Przy czym, jak stanowi art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, "dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce (...) w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze." Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż "z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych." Natomiast art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowi, iż "zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1 (ustawy o rachunkowości), mogą być przechowywane, w sposób określony w (art. 73) ust. 1-3 (ustawy o rachunkowości), poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów."

Z tego wynika, iż. co do zasady, Dokumenty Księgowe zgodnie z ustawą o rachunkowości mogą być przechowywane w formie elektronicznej, przy zachowaniu trwałości i niezmienności tych Dowodów Księgowych.

1.2. Przepisy Ordynacji podatkowej nie zawierają regulacji wskazujących na to, w jakiej formie powinna być przechowywana dokumentacja księgowa podatnika dla celów podatkowych. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, każda zgodna z prawem forma przechowywania takiej dokumentacji powinna być możliwa. W szczególności, gdy sposób archiwizacji Dokumentów Księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, uniemożliwiający wprowadzanie zmian w treść oraz strukturę Dokumentów Księgowych, w trwałej i niezmienionej postaci.

1.3. Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego we Wniosku, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu.

W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. Ponadto, księgowanie Dokumentów Księgowych w każdym wypadku odbywać się będzie po ich dokładnym sprawdzeniu.

Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą odpowiednio posegregowane i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy (albo innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie tych plików. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat). Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także - zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych). Taka procedura będzie stosowana przez Wnioskodawcę także w stosunku do Dokumentów Księgowych wystawianych przez Wnioskodawcę. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie przechowywał także wystawiane przez siebie Dokumenty Księgowe wyłącznie zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego.

Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów Księgowych zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie naruszy właściwych przepisów ustaw podatkowych i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania dokumentów. Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych albo przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego, zapisaniu i zarchiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone. Wobec tego, Dokumenty Księgowe przechowywane w wersji elektronicznej będą spełniały - zdaniem Wnioskodawcy - wymogi stawiane dowodom księgowym.

1.4. Zdaniem Wnioskodawcy, także fakt, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, Wnioskodawca wysyła każdego miesiąca do organów podatkowych rejestry zakupu VAT i rejestry sprzedaży VAT w formie elektronicznej (tzw. jednolity plik kontrolny) oraz elektroniczne deklaracje VAT zapewnia autentyczność Dokumentów Księgowych. Każda bowiem ewentualna zmiana dokonana w Dokumentach Księgowych przechowywanych w formie elektronicznej byłaby łatwa do zauważenia przez organy podatkowe w wyniku zestawienia tych Dokumentów Księgowych z księgami podatkowymi i dowodami księgowymi w formie elektronicznej przesłanymi do organów podatkowych w formie jednolitego pliku kontrolnego.

1.5. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych będzie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca - zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi - może przechowywać Dokumenty Księgowe wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego), podczas gdy odpowiedniki tych Dokumentów Księgowych w formie papierowej mogą zostać zniszczone.

1.6. Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR), w której organ wskazał, iż "przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami (ustawy o VAT), Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w (ustawie o VAT), należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. "

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we Wniosku, przechowywanie Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku CIT przez Wnioskodawcę, a Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane Dokumentami Księgowymi w formie elektronicznej (zeskanowanymi z dokumentów papierowych albo przetworzonymi z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) do kosztów uzyskania przychodu w podatku CIT w takim samym zakresie w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo na podstawie Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów).

2.1 Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT "podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (ustawy o CIT)."

Przy czym, jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są co do zasady koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

2.2 Wobec tego, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie bądź zwiększenie tego przychodu. Ponadto, dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. W tym kontekście należy jednak zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie regulują wymogów formalnych (technicznych) odnośnie prawidłowego dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu w podatku CIT.

2.3 Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących na to, w jaki sposób powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, każda zgodna z prawem forma przechowywania takiej dokumentacji powinna być możliwa. W szczególności, gdy sposób archiwizacji Dokumentów Księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, przez wykwalifikowane i upoważnione do tego osoby, uniemożliwiający wprowadzanie zmian w treść oraz strukturę Dokumentów Księgowych. Ponadto, zgodnie z ustawą o CIT podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu takich wydatków, które mają związek z osiąganiem przychodów przez tego podatnika, nie precyzując jednak w jaki sposób koszty te powinny być dokumentowane od strony technicznej.

2.4 Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, wdrożenie przez Wnioskodawcę procedury polegającej na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (tj. po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) opisanej szczegółowo w pkt V - XI w polu 74 tego Wniosku nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku CIT przez Wnioskodawcę. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku CIT przez Wnioskodawcę. Zatem, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane Dokumentami Księgowymi w formie elektronicznej (zeskanowanymi z dokumentów papierowych albo przetworzonymi z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) do kosztów uzyskania przychodu w podatku CIT w takim samym zakresie w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo na podstawie Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów), przy spełnieniu ogólnych warunków uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu w podatku CIT.

2.5 Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r. (nr IBPB-1-3/4510-541/15/SK), w której organ podatkowy wskazał, iż "dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 (Ordynacji podatkowej), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 (ustawy o CIT), bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej."

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 października 2016 r. (nr 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB) organ podatkowy wskazał, iż "niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych. Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy zgodnie, z którym sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wy-datków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego należy uznać za prawidłowe. "

W wyniku analizy Państwa wniosku - 23 listopada 2018 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB2-1.4010.383.2018.2.AT; 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.1.AT. Pismem z 30 listopada 2018 r. (które wpłynęło 6 grudnia 2018 r.) na ww. postanowienie wnieśliście Państwo zażalenie. Postanowieniem z 5 lutego 2019 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.383.2018.3.MJ; 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.2.MJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. Postanowienie to zostało skutecznie doręczone 7 lutego 2019 r.

Skarga na interpretację indywidualną

Pismem z 6 marca 2019 r. nadanym za pośrednictwem poczty 6 marca 2019 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie Organu II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Skarga wpłynęła do mnie 13 marca 2019 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie postanowienia z dnia 5 lutego 2019 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.383.2018.3.MJ; 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.2.MJ oraz postanowienia z dnia 23 listopada 2018 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.383.2018.2.AT; 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.1.AT, wszczęcie postępowania w sprawie i wydanie interpretacji indywidualnej, a także o zasądzenie od strony przeciwnej kosztów postępowania wedle norm przypisanych.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wyrokiem z 26 czerwca 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 379/19 uchylił zaskarżone postanowienie oaz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 listopada 2018 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.383.2018.2.AT; 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.1.AT.

Pismem z 4 września 2019 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 29 czerwca 2022 r. sygn. akt II FSK 2908/19 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok, który uchylił postanowienie oaz poprzedzające je postanowienie stał się prawomocny od 29 czerwca 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 329, z późn. zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego oceny Państwa stanowiska w sprawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania uchylonego postanowienia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 329, z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.