Kiziukiewicz Teresa (red.), Zasady inwentaryzacji. Teoria i dobre praktyki

W działalności podmiotów gospodarczych istotne znaczenie ma inwentaryzacja. Z jednej strony, obowiązek jej przeprowadzania nakładają przepisy, z drugiej – jej wyniki są przydatne w zarządzaniu jednostkami gospodarczymi, choć niekiedy jest postrzegana jako uciążliwy obowiązek. Może to wynikać z braku odpowiedniej wiedzy w tym zakresie, a także z konieczności rozwiązywania ad hoc różnych problemów pojawiających się w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Celem opracowania jest przybliżenie teoretycznych aspektów inwentaryzacji, wskazanie obowiązków wynikających z przepisów oraz podkreślenie roli inwentaryzacji jako narzędzia kontroli wewnętrznej przydatnego w zarządzaniu. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe obowiązek inwentaryzacji wynika z przepisów zawartych w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości, według którego podstawowym zadaniem inwentaryzacji jest stworzenie przesłanek realizacji nadrzędnej zasady rachunkowości, jaką jest zasada prawdziwego i wiernego (rzetelnego) obrazu. Inwentaryzacja dostarcza bowiem informacji o rzeczywistych stanach poszczególnych składników aktywów i pasywów, co umożliwia weryfikację zapisów zawartych w księgach rachunkowych i doprowadzenie do ich zgodności ze stanami faktycznymi. Dzięki temu sporządzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe rzetelnie odzwierciedla sytuację majątkową i finansową jednostki. W podmiotach prowadzących ewidencje podatkowe obligatoryjne przeprowadzanie inwentaryzacji wynika z przepisów dotyczących tych ewidencji i ma związek z rocznymi rozliczeniami przedsiębiorców z tytułu podatku dochodowego.

W wypadku obu grup podmiotów inwentaryzacja nie tylko zapewnia spełnienie obowiązków nałożonych przepisami, ale dostarcza również informacji przydatnych w zarządzaniu posiadanym majątkiem, w związku z czym przez wielu przedsiębiorców jest ona przeprowadzana częściej, niż wymagają przepisy. Pozwala bowiem nie tylko zweryfikować zgodność prowadzonych ewidencji ze stanami rzeczywistymi poszczególnych składników majątku objętych inwentaryzacją, ale też umożliwia ujawnienie zjawisk niekorzystnych, takich jak nadmierne, zbędne lub niepełnowartościowe zapasy, niewłaściwe zabezpieczenie i przechowywanie składników majątku, nieprzestrzeganie przez osoby odpowiedzialne za powierzone im mienie zasad przyjmowania i wydawania składników, niestaranne prowadzenie dokumentacji źródłowej i ewidencji.

Realizacji celu pracy służy jej układ. Pierwsze dwa rozdziały zawierają charakterystykę inwentaryzacji. W rozdziale 1 są omówione jej rodzaje, metody (sposoby), terminy i tryb przeprowadzania. W rozdziale 2 jest położony nacisk na zasady organizacji inwentaryzacji, determinujące prawidłową i sprawną jej realizację, z uwzględnieniem możliwości skorzystania w tym zakresie z usług podmiotów zewnętrznych (outsourcing) oraz użycia techniki komputerowej w przeprowadzaniu inwentaryzacji. W rozdziałach 3–6 są zaprezentowane metody inwentaryzacji, spośród których najczęściej stosowaną i stwarzającą największe problemy jest spis z natury, o czym może świadczyć poświęcenie tej metodzie stanowiska KSR „Inwentaryzacja drogą spisu z natury zapasów”, opracowanego przez autorów niniejszej pracy. W rozdziale 5 jest omówiona inwentaryzacja metodą uzyskania potwierdzeń, a w rozdziale 6 – metodą przez porównanie zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową. Rozdział 7 dotyczy problemów inwentaryzacji w szczególnych sytuacjach, takich jak: inwentaryzacja przeprowadzana doraźnie w związku ze zmianą osoby odpowiedzialnej za określone składniki majątku, inwentaryzacja związana z postępowaniem upadłościowym, restrukturyzacyjnym i pozostawaniem jednostek w stanie likwidacji. Należy podkreślić, że rozdziały 3–7 odnoszą się do problemów inwentaryzacji w podmiotach prowadzących pełną rachunkowość, natomiast w rozdziale 8 jest mowa o zasadach inwentaryzacji i wykorzystania jej wyników przez podmioty prowadzące ewidencje podatkowe (ryczałt ewidencjonowany i podatkową księgę przychodów i rozchodów). W podmiotach tych znajduje zastosowanie spis z natury, w związku z czym przy przedstawianiu rozwiązań związanych z techniką spisu wystąpiły celowe powtórzenia niektórych aspektów w zakresie spisu, a także odesłania do rozdziału 3.

W celu lepszego zobrazowania i wyjaśnienia omawianych zagadnień autorzy, którzy – jak już wspomniano – opracowali stanowisko KSR „Inwentaryzacja drogą spisu z natury zapasów”, posługują się schematami, tabelami i przykładami liczbowymi z rozwiązaniami. Autorzy, będący pracownikami naukowymi, mają nadzieję, że niniejsza praca, której zakres nie ogranicza się do spisu z natury zapasów, jak to ma miejsce w stanowisku, ale także do innych składników majątku rzeczowego (środków trwałych, gotówki w kasie) oraz pozostałych metod inwentaryzacji z uwzględnieniem sytuacji szczególnych i podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych, jest odpowiedzią na zapotrzebowanie teoretyków zajmujących się tymi zagadnieniami oraz praktyków zainteresowanych omawianą tematyką. Może też być przydatna w nauczaniu rachunkowości na studiach ekonomicznych i studiach podyplomowych.

Recenzentem pracy jest Pani dr hab. Barbara Gierusz, profesor Uniwersytetu Gdańskiego.