Hass-Symotiuk Maria (red.), Wzorcowy plan kont a rachunkowość finansowa i zarządcza podmiotów leczniczych

Zasadniczym źródłem informacji finansowych niezbędnych do zarządzania każdą jednostką gospodarczą, w tym także podmiotem leczniczym, jest rachunkowość. Wszystkie podmioty są obowiązane do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami prawa gwarantującymi pozyskanie prawdziwego i rzetelnego obrazu stanu i zmian sytuacji majątkowej i sytuacji finansowej oraz ich dokonań. Temu celowi służą stosowane w systemie rachunkowości różne procedury pomiaru, dokumentowania, wyceny oraz rejestracji zdarzeń i procesów gospodarczych mających miejsce w określonym czasie.

Trzonem systemu rachunkowości podmiotu leczniczego prowadzącego księgi rachunkowe bez względu na formę prawną czy zakres prowadzonej działalności jest zakładowy plan kont. Określa on sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki i jest zasadniczym, sformalizowanym dokumentem polityki rachunkowości. Od jego zawartości i struktury zależy nie tylko sposób prowadzenia ewidencji księgowej i jej pracochłonność, ale także potencjał informacyjny rachunkowości, który warunkuje realizację jej nadrzędnej funkcji, jaką jest funkcja informacyjna.

Zakładowy plan kont stanowi usystematyzowany wykaz kont (z podaniem ich symboli i nazw) przeznaczony do rejestracji posiadanych i wykorzystywanych w prowadzonej działalności środków gospodarczych, źródeł ich finansowania i zachodzących w nim procesów gospodarczych oraz ich skutków (w tym także ponoszonych kosztów, uzyskiwanych przychodów i osiąganych wyników). Powinien być on wzbogacony o komentarz wyjaśniający treść i wzajemne powiązania poszczególnych kont. Zakładowy plan kont jest „centrum nerwowym” rachunkowości podmiotu leczniczego. Spełnia on rolę podstawy do generowania niezbędnych zbiorów informacji finansowych.

Jego zadaniem jest umożliwienie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz innymi obowiązującymi regulacjami prawnymi (np. przepisami podatkowymi) z równoczesnym uwzględnieniem charakterystycznych cech działalności jednostki (specyfiki prowadzonej działalności, jej rodzaju, rozmiarów), potrzeb informacyjnych różnych użytkowników (zewnętrznych i wewnętrznych) oraz techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych (ręcznie, komputerowo).

Obowiązek ustalenia i aktualizacji zakładowego planu kont wynika z art. 10 ustawy o rachunkowości i należy do kierownika jednostki. W praktyce założenia do zakładowego planu kont przygotowuje na ogół główny księgowy.

Warto dodać, że obowiązek posiadania własnego zakładowego planu kont dotyczy także tych podmiotów leczniczych, które dobrowolnie prowadzą pełną rachunkowość (mimo że ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i przychody finansowe za poprzedni rok obrotowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej 1200 tys. euro). Przyjęcie takiego rozwiązania (prowadzenia pełnej rachunkowości) umożliwia bowiem uzyskanie bardziej szczegółowych informacji na potrzeby zarządzania niż przy prowadzeniu uproszczonych form ewidencyjnych, np. księgi przychodów i rozchodów.

Niniejsza publikacja prezentuje szczegółowe rozwiązania dotyczące opracowywania, funkcjonowania i modyfikacji zakładowego planu kont dla podmiotów leczniczych o różnej formie prawnej, zarówno non profit (niebędących przedsiębiorcami), jak przedsiębiorców (działających dla zysku). Prezentowane w nim treści zostały dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności leczniczej, zasad gospodarki finansowej oraz potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i kierownictwa tych jednostek. Uwzględniono w nim także wymagania dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

Praca składa się z czterech części, które harmonijnie łączą problemy ogólne z praktycznymi występującymi w tych jednostkach.

W części pierwszej przedstawiono wzorcowy plan kont dla podmiotów leczniczych o różnej formie prawnej (SP ZOZ, spółek prawa handlowego, spółek prawa cywilnego, spółdzielni, fundacji itp.) prowadzących pełne księgi rachunkowe. Zawiera on rozbudowany wykaz kont syntetycznych i analitycznych, który umożliwi nie tylko rejestrację operacji gospodarczych występujących w tych podmiotach, ale także zapewni pozyskanie informacji na potrzeby zarządcze ich kierownictwa oraz umożliwi sporządzanie obligatoryjnej sprawozdawczości finansowej w kształcie wymaganym przez ustawę o rachunkowości, przepisy ustawy o statystyce publicznej, jak też informacje finansowe wymagane przez Ministerstwo Zdrowia i organy założycielskie.

W pracy przyjęto podział kont na 10 zespołów (od 0 do 9). W ramach kont zespołów 0–8 stosowanych w praktyce jednostek opieki zdrowotnej wydzielono także odrębne konta syntetyczne i analityczne służące do ewidencji projektów dotowanych ze środków unijnych. Natomiast ostatni zespół obejmuje konta pozabilansowe przeznaczone do całościowego odwzorowania, monitorowania, rozliczania i kontroli kosztów realizowanych przedsięwzięć współfinansowanych ze środków UE.

Przyjęte w publikacji rozwiązania są zgodne z rozwiązaniami określanymi w ustawie o rachunkowości, w krajowych i międzynarodowych standardach rachunkowości, znowelizowanych ustawach podatkowych, jak też w ustawie o działalności leczniczej, kodeksie spółek handlowych, ustawie Prawo spółdzielcze itp.).

Druga część opracowania obejmuje pięć rozdziałów, w których ukazano zasady i metody projektowania zakładowego planu kont dla podmiotów leczniczych, dokumentowania operacji gospodarczych, sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ich weryfikacji w drodze inwentaryzacji, jak też zasady wyceny w ciągu roku obrotowego i na dzień bilansowy różnych składników aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w tych jednostkach. W celu pozyskania rzetelnych danych szczególną uwagę zwrócono ma wymagania wobec dokumentów księgowych sformułowane przez prawo bilansowe, prawo podatkowe (na potrzeby ustalania i rozliczania podatku od towarów i usług) oraz wynikające z umów lub decyzji przyznających środki na realizację projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

W trzeciej część pracy zaprezentowano charakterystyki kont stosowanych w podmiotach leczniczych według zespołów wzorcowego planu kont. Każdy zespół kont zawiera komentarz, który obejmuje:

W końcowej części pracy ukazano powiązanie planu kont syntetycznych i analitycznych ze sprawozdawczością finansową podmiotów leczniczych, które będzie przydatne do sporządzenia sprawozdania finansowego, a także wzór zarządzenia dotyczący wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w tych jednostkach.

Zaprezentowany w opracowaniu wzorcowy plan kont może być wykorzystany w całości jako zakładowy plan kont w konkretnym podmiocie leczniczym lub też stanowić podstawę do opracowania własnego planu kont jednostki opieki zdrowotnej.

Zaletą opracowania jest przede wszystkim wszechstronne i wieloaspektowe przedstawienie problematyki zakładowego planu kont jako podstawy generowania wieloprzekrojowych informacji finansowych na potrzeby różnych użytkowników podmiotów leczniczych. Przedstawione w nim treści cechuje bezpośrednia przydatność i aktualność. Warto podkreślić, że w opracowaniu zaprezentowano zagadnienia najbardziej aktualne, istotne i kluczowe z uwzględnieniem możliwości różnych rozwiązań oraz z wykorzystaniem obowiązujących regulacji prawnych, a w szczególności prawa bilansowego, Krajowych i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, prawa podatkowego oraz ustaw określających zasady gospodarki finansowej tych jednostek (ustawy o działalności leczniczej, kodeksu spółek handlowych itp.).

Opracowanie jest przeznaczone dla podmiotów leczniczych zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, bez względu na formę prawną (non profit oraz przedsiębiorców działających dla zysku).

Jego adresatami są przede wszystkim osoby zajmujące się profesjonalnie prowadzeniem ksiąg rachunkowych: główni księgowi, dyrektorzy finansowi, pracownicy pionów finansowo-ekonomicznych oraz kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni. Może być ono również wykorzystywane przez kierownictwo podmiotów leczniczych, w tym także przez przedstawicieli rad społecznych czy rad nadzorczych odpowiedzialnych za kształt systemu informacyjnego rachunkowości oraz przyjętą politykę w tym zakresie.

Z uwagi na całościowe omówienie zagadnień generowania informacji finansowych może być ono także wykorzystane przez słuchaczy różnych form kształcenia zawodowego (słuchaczy studiów podyplomowych z zarządzania placówkami opieki zdrowotnej, studentów studiów ekonomicznych, a także przez biegłych rewidentów badających księgi rachunkowe podmiotów leczniczych.

W niniejszej publikacji nie udało się poruszyć wszystkich istotnych dla praktyki problemów. Dlatego jeżeli będą mieli Państwo uwagi czy sugestie oraz zapytania dotyczące prezentowanej tematyki, prosimy je kierować na adres: mhass@wneiz.pl

Maria Hass-Symotiuk