Dziadek Krzysztof, Rachunkowość w zarządzaniu projektami finansowanymi ze środków unijnych

W perspektywie finansowej 2014–2020 Polska jest głównym beneficjentem funduszy unijnych przeznaczonych na politykę spójności. Na realizację celów związanych z polityką spójności UE ma przekazać 76,614 mld euro , z czego około 15,772 mld euro na wdrażanie projektów spójnych z priorytetami krajowych i regionalnych programów operacyjnych mają otrzymać polskie przedsiębiorstwa.

Dotacje unijne są atrakcyjnym źródłem finansowania rozwoju przedsiębiorstw. Oferta instrumentów dotacyjnych dla firm jest bardzo szeroka, zwłaszcza dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Firmy mogą ubiegać się o wsparcie ze środków unijnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej, zakup maszyn, urządzeń, wartości niematerialnych i prawnych, prowadzenie prac badawczo-rozwojowych, inwestycje w kapitał ludzki, udział w targach międzynarodowych i misjach gospodarczych, wdrażanie nowych produktów i technologii, doradztwo biznesowe oraz wiele innych form aktywności.

Unia Europejska, przekazując fundusze unijne, wymaga przejrzystych procedur ich wydatkowania. Każdy beneficjent jest zobowiązany do wyodrębniania w ewidencji księgowej lub podatkowej wszystkich transakcji związanych z realizowanymi projektami unijnymi. W przypadku jednostek prowadzących ewidencję zgodnie z ustawą o rachunkowości zachodzi konieczność modyfikacji zakładowego planu kont w sposób, który umożliwi pozyskanie szczegółowych informacji o przebiegu realizacji projektu, wydatkach poniesionych w ramach projektu (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) oraz majątku trwałym pozyskanym przy współfinansowaniu funduszy unijnych. W trakcie kontroli projektu dane z ewidencji rachunkowej są sprawdzane i porównywane z danymi liczbowymi przedstawionymi przez beneficjenta w dokumentacji rozliczeniowej, która jest podstawą wypłaty dotacji.

Za niedopełnienie obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej grożą sankcje finansowe. Jeśli beneficjent nie wyodrębni kosztów kwalifikowalnych na wydzielonych kontach księgowych lub nie zastosuje dla tych kosztów odrębnego kodu księgowego, może zostać nałożona na niego korekta finansowa w wysokości 10% wydatków kwalifikowalnych, które nie zostały uwzględnione w odrębnej ewidencji księgowej .

Bardziej dotkliwy w skutkach jest brak prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. W tym przypadku beneficjent narusza nie tylko zapisy umowy o dofinansowanie, ale również przepisy ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 184 ust. 1 u.f.p. wydatki realizowane w ramach programów i projektów finansowanych z funduszy unijnych powinny być ponoszone z zachowaniem odpowiednich procedur, w tym również procedur w zakresie rachunkowości. Jeżeli w trakcie czynności kontrolnych zostanie ujawniony brak wyodrębnienia operacji i dokumentów związanych z realizowanym projektem europejskim, beneficjent może zostać zobligowany do zwrotu całości dofinansowania wraz z odsetkami naliczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Prowadzenie szczegółowej ewidencji księgowej projektu jest obowiązkiem każdego beneficjenta funduszy unijnych. Wyodrębnienie zdarzeń związanych projektem w księgach rachunkowych pozwala prześledzić każdy wydatek poniesiony w projekcie oraz ocenić, czy został on dokonany w sposób prawidłowy. Zapisy dokonywane w ewidencji księgowej na wydzielonych kontach mogą być również istotnym źródłem informacji, stanowiącym podstawę podejmowania decyzji menedżerskich. Aby dane finansowo-księgowe były użyteczne dla menedżerów projektów, konieczna jest modyfikacja zakładowego planu kont, zgodnie z potrzebami bieżącego zarządzania przedsięwzięciem.

Celem prezentowanej monografii jest usystematyzowanie wiedzy dotyczącej sposobu prowadzenia rachunkowości projektów zgodnie z wymogami funduszy unijnych (w tym w szczególności ewidencji księgowej), a także wskazanie rozwiązań w ramach rachunkowości finansowej umożliwiające zaspokajanie potrzeb informacyjnych menedżerów projektu. W pracy przyjęta została hipoteza, że prowadzenie przez przedsiębiorstwa wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów europejskich jest ściśle podporządkowane wymogom rozliczania dotacji, natomiast w niewystarczającym stopniu zaspokaja potrzeby informacyjne menedżerów projektu.

Treść monografii zawarto w sześciu rozdziałach, które łączą problemy teorii i praktyki z zakresu pozyskiwania unijnego dofinansowania, jego rozliczania, a także zarządzania projektami.

Rozdział pierwszy przedstawia definicje oraz typologię projektów, ze szczególnym uwzględnieniem przedsięwzięć dofinansowanych z UE. Prezentuje znaczenie funduszy unijnych w rozwoju przedsiębiorstw oraz możliwości ich finansowania w perspektywach 2007–2013 oraz 2014–2020. Ponadto wskazuje zasady (wymagania) dotyczące pozyskiwania i rozliczania dotacji unijnych oraz systematyzuje wiedzę na temat cyklu życia (przebiegu) projektów unijnych.

Rozdział drugi zawiera rozważania teoretyczne na temat rachunkowości projektów unijnych. W ramach tych rozważań wskazano znaczenie rachunkowości finansowej i zarządczej w pozyskiwaniu oraz rozliczaniu dotacji unijnych. Na podstawie analizy wytycznych usystematyzowano wiedzę na temat zakresu informacji finansowych wymaganych podczas aplikowania o fundusze unijne oraz wypełniania wniosków o płatność. Wskazano również zakres zmian w polityce rachunkowości, które są wymagane w związku z otrzymaniem dotacji ze środków unijnych.

Sposoby modyfikacji zakładowego planu kont na potrzeby kontroli i sprawozdawczości projektów unijnych są przedmiotem rozważań w rozdziale trzecim. W tej części pracy zaprezentowano zakres wyodrębnionej ewidencji księgowej wymaganej przez instytucje udzielające dotacji z funduszy unijnych.

Rozdział czwarty przedstawia propozycję rozbudowy ewidencji księgowej na potrzeby zarządzania projektami unijnymi, a także możliwości prezentacji informacji zarządczych pozyskiwanych na podstawie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu.

W rozdziale piątym rozważane są problemy związane z wyceną majątku sfinansowanego dotacjami oraz ujawnianiem informacji na temat otrzymanej dotacji w sprawozdaniu finansowym. Omówiono również skutki otrzymania dofinansowania z perspektywy podatku dochodowego oraz podatku VAT.

W rozdziale szóstym zaprezentowano wyniki badania ankietowego, w którym przeanalizowano rozwiązania stosowane w przedsiębiorstwach dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji księgowej projektów. Ponadto dokonano analizy zakresu informacji finansowo-księgowych wykorzystywanych przez menedżerów do zarządzania przedsięwzięciami oraz problemów występujących w projektach unijnych. Przeprowadzone w tej części pracy rozważania pozwoliły na ocenę dostosowania sposobu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej do potrzeb informacyjnych zarządzających projektami.

W opracowaniu wykorzystano wyniki przeglądu literatury dotyczącej omawianych problemów, analizę obowiązujących regulacji prawnych, interpretacji organów podatkowych, wyroków sądów administracyjnych, a także badania własne Autora prowadzone przy opracowywaniu pracy doktorskiej.

Książka jest skierowana do osób zajmujących się finansami projektów wspartych dotacjami z funduszy unijnych, w tym księgowych, menedżerów oraz przedsiębiorców realizujących takie projekty. Prezentuje kompleksowe rozwiązania dla księgowych w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów, ewidencji zdarzeń związanych z otrzymaniem dotacji zgodnie z przepisami prawa bilansowego i prawa podatkowego, a także w zakresie ujęcia dotacji w sprawozdaniu finansowym. Wskazuje również możliwości tworzenia raportów zarządczych na podstawie danych z ewidencji księgowej, które mogą być wykorzystane przez koordynatorów oraz kontrolerów projektów.

Zaprezentowane w monografii treści są aktualne na 1.01.2020 r.