Marciniak Jarosław, Praca zdalna i hybrydowa. Aspekty organizacyjne i prawne

Niniejsza publikacja w dużej mierze poświęcona jest zagadnieniu, jak przygotować się do wdrożenia systemu pracy zdalnej, z podkreśleniem wielu aspektów koniecznych do zweryfikowania potrzeb organizacji w tym zakresie. System pracy zdalnej to rozwiązanie wymagające ogromnej odpowiedzialności, racjonalnego podejścia i precyzyjnego przygotowania z uwagi na specyficzne uwarunkowania prawne oraz te dotyczące sposobu zarządzania firmą. W zakresie zarządzania chodzi przede wszystkim o koncentrację na wynikach pracy głównie w odniesieniu do poszczególnych zatrudnionych. Ze względu na charakter swojej pracy osoby pracujące na odległość napotykają problemy inne niż te dotykające osób zatrudnionych w sposób tradycyjny, na przykład związane z dyskryminacją w zakresie czasu pracy, standardów miejsca pracy czy dostępu do szkoleń, a także z izolacją społeczną oraz rozmyciem granic między pracą a życiem prywatnym. Przed decyzją o wdrożeniu pracy zdalnej muszą być poznane faktyczne potrzeby takiego rozwiązania oraz możliwe w realiach danej firmy korzyści i koszty wdrożenia (również koszty społeczne). Warunkiem koniecznym do spełnienia zasad pracy zdalnej, według najszerszej definicji, jest wykorzystanie do kontaktu z pracodawcą przede wszystkim technologii informacyjnej bez konieczności regularnego kontaktu osobistego, ewentualnie z kontaktem osobistym ograniczonym (model hybrydowy).

Zgodnie z definicją Międzynarodowej Organizacji Pracy praca zdalna to praca wykonywana w miejscu innym niż siedziba firmy lub przedsiębiorstwa i w związku z tym bez osobistego kontaktu pracownika ze współpracownikami; jest to możliwe dzięki nowym technologiom w urządzeniach służących komunikowaniu się.

Należy zdecydowanie podkreślić, że w każdej organizacji wdrażanie pracy zdalnej dla samego jej wdrożenia nie ma większego sensu – wcześniej muszą być uwzględnione faktyczne potrzeby takiego rozwiązania. Ważne jest również uświadomienie możliwych do osiągnięcia w realiach danej firmy korzyści. Powinny także zostać oszacowane koszty wdrożenia (w tym koszty społeczne).

Pamiętajmy, że przepisy o pracy zdalnej oznaczają konkretne obowiązki po stronie pracodawcy, które są związane z ponoszeniem kosztów. Praca zdalna, nawet w formule dość ograniczonej czy też w formule hybrydowej, a także w dużej mierze – ze względu na specyficzne uwarunkowania prawne, wymaga poważnego i odpowiedzialnego podejścia. Oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania całego systemu. Chodzi głównie o zmiany w sposobie zarządzania przedsiębiorstwem (częścią przedsiębiorstwa) i koncentrację na wynikach pracy, również i przede wszystkim – w odniesieniu do poszczególnych zatrudnionych. Europejskie standardy prawne (w tym polskie) gwarantują odpowiednie warunki pracy dla osób pracujących na odległość – bierzemy tutaj pod uwagę przede wszystkim zapewnienie dobrowolnego charakteru pracy na odległość oraz wymagania, by osoby pracujące na odległość miały takie same prawa jak osoby pracujące w siedzibie pracodawcy.