Frankowski Ernest, Pałys Andrzej, Krajowy System e-Faktur (KSeF). Poradnik podatnika

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, zmieni polskie firmy, organizacje i jednostki samorządu terytorialnego. Żadne inne rozwiązanie legislacyjne w ostatnich latach nie będzie miało takiego wpływu na prowadzenie działalności i żadne nie wymaga tak szeroko zakrojonych przygotowań. Od 1.01.2024 r. dominująca większość faktur w Polsce będzie miała format elektroniczny, zgodny z zawierającym ponad 300 pól wzorem, oraz będzie wystawiana i odbierana przez centralny system Ministerstwa Finansów. Budzi to wiele daleko idących konsekwencji z punktu widzenia systemów księgowych i sprzedażowych (billingowych), jak również, a może przede wszystkim, z perspektywy procesów, których faktury są istotnym elementem. Nasze doświadczenia projektowe wskazują, że są to procesy wykraczające poza obszar księgowy, a wpływ wdrożenia KSeF na logistykę, sprzedaż eksportową, komunikację z przedstawicielami handlowymi i klientami, rozliczanie zakupów pracowniczych czy rozproszoną obsługę klientów może być ogromny. Niewystarczająco staranne przygotowanie się do tej rewolucji może utrudnić lub uniemożliwić prowadzenie działalności. Przemyślane wdrożenie KSeF może być jednak bardzo korzystne dla organizacji, zmniejszając czasochłonność przetwarzania dokumentów handlowych, ograniczając liczbę błędów i dając okazję do przemyślenia i poprawy obecnych procesów.

Co się zmienia? Pięć najważniejszych kwestii to:

Przygotowania do wdrożenia KSeF należy przeprowadzić w czterech obszarach: procesowym, technicznym, podatkowym oraz optymalizacyjnym.

Obszar procesowy wymaga zmapowania, gdzie w organizacji wystawiane i odbierane są faktury, jakie dane się na nich pojawiają, jakie systemy i którzy pracownicy są zaangażowani oraz gdzie zapadają decyzje w zakresie faktur niestandardowych. Analiza taka może ujawnić wiele faktów, o których organizacja nie wiedziała: incydentalnych procesów fakturowych, niezgodności wynikających z uproszczenia procesów (np. w zakresie korygowania faktur), historycznych rozwiązań niezgodnych ze zmieniającymi się przepisami podatkowymi, księgowymi, ochrony danych osobowych, ręcznego nadpisywania danych itd. Kluczowe jest też zidentyfikowanie zależności, np. gdy magazyn kolekcjonuje zamówienia na podstawie faktury, gdy zespół obsługi klienta dodaje na niej ważne informacje lub gdy handlowiec wystawia taką fakturę w siedzibie klienta. Rzeczywistość gospodarcza jest bardzo bogata, a KSeF – pomimo wartych docenienia starań – ma relatywnie sztywną strukturę. Organizacja musi więc wiedzieć, gdzie jej obecne procesy są niezgodne z oczekiwaniami, aby móc je we właściwy sposób skorygować. Należy też uświadomić organizacji, że wystawienie faktur w KSeF jest procesem ciągłym, a nie okresowym (jak np. generowanie plików JPK). Nie ma więc czasu na ręczne poprawki, braki w komunikacji czy rozwiązania prowizoryczne. Zmiana dotyka podstawowego procesu w organizacji, a tym samym wymaga odpowiedniego przygotowania.

Obszar techniczny jest pochodną obszaru procesowego. Tylko w nielicznych dużych organizacjach, nawet tych posiadających standardowe systemy księgowe, wystarczające będzie proste zintegrowanie posiadanego systemu z KSeF. Przeszkodą będzie tu często skomplikowane środowisko techniczne – ograniczenia w możliwości modyfikacji systemu, istnienie wielu źródeł danych, funkcjonujące w organizacji systemy obiegu dokumentów, systemy do komunikacji z klientami (EDI) czy systemy archiwizacji, a także istniejące automatyzacje procesowe, szyny danych oraz systemy klasy OCR. W wielu przypadkach właściwe więc będzie rozwiązanie hybrydowe, łączące dwa lub trzy rozwiązania do obsługi KSeF i dające organizacji niezbędną elastyczność w połączeniu z wydajnością. Problem w integracji z KSeF może stanowić też jakość danych, które często są obecnie wpisywane w sposób tekstowy, podatny na błędy i niejednolitość. Będzie to wymagać z pewnością dodania nowych pól, a możliwe, że również słowników do kluczowych systemów przedsiębiorstwa. Ważne jest więc, aby od samego początku w projekt były włączone działy techniczne, ponieważ wiele decyzji będzie pochodną ograniczeń architektonicznych systemów organizacji.

Obszar podatkowy dotyczy uproszczeń stosowanych w procesach księgowych i podatkowych, a wpływających na kalkulację zobowiązań podatkowych. Najczęściej spotykane dotyczą dat dostawy i dat otrzymania faktury, ale też rozliczania podzielonej płatności, oznaczeń metody kasowej, ujmowania faktur korygujących czy procedur w obrocie z podmiotami z Unii Europejskiej. Uproszczenia te wynikają często z ograniczeń technicznych i nie mają istotnego wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego. Jednak w KSeF staną się wyraźnie widoczne dla organów podatkowych, a przygotowanie się do wdrożenia jest dobrym momentem na wprowadzenie odpowiednich modyfikacji.

Obszar optymalizacyjny może pozwolić organizacji na osiągnięcie istotnych korzyści dzięki automatyzacji procesu odbierania faktur zakupowych. Przykładowo, jeżeli dane z faktur zakupowych są w chwili obecnej wprowadzane do systemów ręcznie, pozyskanie tych faktur w postaci elektronicznej może się przełożyć na zmniejszenie pracochłonności tego procesu oraz liczby powstających błędów. Możliwe będzie też częściowe zrezygnowanie z utrzymania (koszty) systemów do odczytywania faktur (OCR) czy systemów do komunikacji z kontrahentami. Z ważnym zastrzeżeniem, że raczej dotyczy to webowych (np. zbudowanych na bazie Sharepoint) aplikacji do pracy grupowej niż rozwiązań typu EDI, które mogą pełnić znacznie więcej funkcji niż samo przesyłanie faktur. Poprawa jakości procesów, ich integracja, automatyzacja oraz uzyskiwanie szybszej informacji o kosztach również mogą być traktowane jako korzyści z wdrożenia KSeF.

Zakres prac do wykonania, aby wdrożyć KSeF, jest duży i obejmuje wielu interesariuszy. Im wcześniej organizacja rozpocznie proces mapowania swoich procesów i danych, tym większa szansa, że płynnie uda jej się wdrożyć rozwiązanie lub zestaw rozwiązań pozwalających na wypełnienie nowych obowiązków. Mamy nadzieję, że zawarte w tej publikacji szczegółowe i praktyczne informacje pomogą organizacjom właściwie nawigować w tym procesie.