Śleszyńska Eugenia, Gospodarka, rachunkowość, podatki oraz rozrachunki wspólnoty mieszkaniowej

Gospodarka wspólnoty mieszkaniowej jako osoby ustawowej, działającej pod swoim NIP i REGON, dokonującej różnych transakcji gospodarczych, w tym zawierającej umowy z dostawcami towarów i usług oraz z nabywcami, jest przejawem działalności podmiotu występującego w obrocie gospodarczym, pomimo że głównym przedmiotem działalności statutowej wspólnoty jest utrzymanie nieruchomości wspólnej w warunkach ustawy z 24.06.1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2015 r. poz. 1892).

W działalności każdego podmiotu gospodarczego występują różne zdarzenia i operacje gospodarcze mające wpływ na jego wyniki ekonomiczne. Zdarzenia te są przejawem aktywności podmiotów, które w swej działalności podejmują zobowiązania przyczyniające się do powiększenia ich majątku. Z zasady każdy podmiot gospodarczy, osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej kieruje się w swojej działalności rachunkiem ekonomicznym, co oznacza, że dąży do zwrotu kapitału oraz do zwrotu na kapitale. Wymaga to od podmiotu gospodarczego ciągłego śledzenia skutków zaciąganych zobowiązań i osiąganych korzyści ekonomicznych prowadzonej działalności, jak też monitorowania stanu rozrachunków firmy na interesującą go chwilę. Działalność wiąże się z licznymi zobowiązaniami, w tym z koniecznością pokrycia zobowiązań podatkowych w podatku dochodowym, w podatku VAT, w podatku od nieruchomości oraz w innych podatkach i opłatach.

Z tego względu ustawodawca, stojąc na straży obowiązku podatkowego, zobligował podmioty gospodarcze, w tym jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, do prowadzenia ewidencji rachunkowej oraz ewidencji podatkowej według zasad i standardów określonych w ustawach. Prowadzenie ewidencji rachunkowej rejestrującej skutki finansowe zdarzeń i operacji gospodarczych jest konieczne także z uwagi na potrzeby wewnętrzne podmiotów. Chodzi o informację o stanie majątku i kontrolę nad decyzjami gospodarczymi, które wywołują skutki finansowe bieżące i przyszłe.

Powstaje pytanie, w jakim zakresie zasady ogólne działania podmiotów gospodarczych dotyczą także wspólnot mieszkaniowych. Dlaczego w warunkach swobody gospodarczej konieczne jest prowadzenie ewidencji rachunkowej rejestrującej zdarzenia i operacje gospodarcze danego podmiotu? Czy jest to tylko wymóg prawa służący celom fiskalnym?

Odpowiemy, że w warunkach zmieniającej się gospodarki, zaciągania zobowiązań i powstawania należności wiedza właściciela firmy, właściciela nieruchomości lub innej jednostki, w tym jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o wynikach i skutkach własnej działalności, o zysku lub stracie, o wielkości posiadanego majątku rzeczowego i finansowego, o ilości posiadanego kapitału, o należnościach bieżących, przeterminowanych, nieściągalnych oraz o zobowiązaniach bieżących i długoterminowych ma kapitalne znaczenie zarówno dla czasu bieżącego, jak i przyszłego prowadzonej działalności. Rachunkowość podmiotu jest podstawą rozrachunków z dostawcami towarów i usług, z nabywcami towarów i usług, a także podstawą rozrachunków publicznoprawnych z organami podatkowymi.

Wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa dokonuje czynności prawnych i faktycznych w zakresie limitowanym przez ustawę o własności lokali, podejmuje decyzje gospodarcze, które wywierają wpływ na jej kondycję finansową, jest podmiotem występującym w obrocie gospodarczym. Z tego względu decyzje gospodarcze wspólnoty i jej rachunkowość są ze sobą związane – decyzje gospodarcze wymagają informacji z ksiąg rachunkowych, a stan gospodarki wpływa na stan rozrachunków i kondycję finansową wspólnoty mieszkaniowej.

Wiadomo, że informacja gospodarcza stanowi podstawę podejmowania decyzji gospodarczych, w tym postanowień dotyczących kierunków dalszego rozwoju. Z tych powodów należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób rzetelny i jasny ma niezwykle istotne znaczenie dla podmiotu gospodarczego, w tym dla właściciela nieruchomości. Dobrze prowadzona rachunkowość da mu bowiem pełną informację o podmiocie. Z tego względu mówi się, że rachunkowość spełnia funkcje informacyjne, analityczno-kontrolne, sprawozdawcze, a nawet dowodowe w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych tej działalności. Wskazuje to na niepodważalną użyteczność rachunkowości.

Ewidencja rachunkowa służy do księgowania operacji gospodarczych dokonanych przez dany podmiot gospodarczy, a także do ustalenia wyniku (zysku lub straty) jego działalności gospodarczej oraz bilansu aktywów i pasywów na dany moment bilansowy. Ewidencja podatkowa jest natomiast narzędziem służącym do określenia zobowiązania podatkowego oraz do jego rozliczenia z właściwym organem podatkowym. Jest to powiązane z koniecznością sporządzenia sprawozdania finansowego oraz składania deklaracji i zeznań podatkowych. W odpowiednim zakresie normy prawa zobowiązują właściciela nieruchomości do ewidencjonowania korzyści ekonomicznych z posiadanego mienia, sprawozdawczości finansowej i statystycznej oraz do prowadzenia rozrachunków w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych, w tym z tytułu podatków. W takim zakresie obowiązki te dotyczą działania wspólnot mieszkaniowych.

O tym, jak należy prowadzić rachunkowość, mówią standardy rachunkowości. Standardy i zasady ogólne prowadzenia ewidencji rachunkowej i sprawozdawczości określają przepisy ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), natomiast zasady prowadzenia ewidencji podatkowej, składania deklaracji i zeznań podatkowych określają ustawy podatkowe. Dodajmy, że według ustawy z 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.) każdy podatnik odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Cytowane przepisy obowiązują także wspólnoty mieszkaniowe jako osoby ustawowe, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, do których stosuje się przepisy o osobach prawnych.

Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób normy ogólne prawa przekładają się na wypełnianie obowiązków przez wspólnotę mieszkaniową i kto za nie odpowiada – wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa czy właściciele lokali tworzący wspólnotę mieszkaniową, zarząd wspólnoty czy może zarządca nieruchomości, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ust. 1 u.w.l. Pojawiają się także inne pytania, między innymi takie jak:

Niniejsza książka udzieli czytelnikom wyczerpującej odpowiedzi na te i inne pytania. Jest swoistym przewodnikiem po kwestiach związanych ze statusem prawnym wspólnoty mieszkaniowej, z jej odrębnością prawną, podatkową i finansową, z jej prawami i zobowiązaniami, z jej majątkiem, działalnością, w tym z planowaniem i gospodarką, z jej rachunkowością i sprawozdawczością oraz podatkami. W książce wiele uwagi poświęcono rozrachunkom i podziałowi wyniku finansowego.

W sposób szczególny potraktowano kwestię rozrachunków wspólnoty mieszkaniowej z właścicielami lokali, w tym dochodzenia roszczeń z tytułu różnych wierzytelności – tj. zaliczek na pokrycie kosztów zarządu, opłat za usługi pośrednictwa w dostawie mediów do lokali, zwrotu wydatków wspólnoty na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi – w postępowaniu sądowym i egzekucji komorniczej, w tym egzekucji z nieruchomości. Opisano także sposoby zabezpieczania wierzytelności, skutki bezskuteczności egzekucji wierzytelności oraz działania windykacyjnego, w tym poprzez windykację miękką.

W publikacji porusza się istotne dla wspólnoty mieszkaniowej kwestie związane z prawem właścicieli lokali do zwiększania lub zmniejszania nieruchomości wspólnej, dostępu do drogi publicznej, a także roszczeniami o ustanawianie służebności przechodu i przejazdu oraz służebności gruntowej i innymi roszczeniami przysługującymi im z mocy prawa, wskazując jednocześnie – w świetle prawa i orzecznictwa – na odrębność prawną, podatkową i finansową wspólnoty mieszkaniowej, jako osoby ustawowej, od właścicieli lokali ją tworzących.

Każdy z obowiązków podatkowych, w tym w podatku dochodowym od osób prawnych, w podatku od towarów i usług, w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w podatku od nieruchomości, został przedstawiony w sposób kompleksowy.

Książka przedstawia wspólnotę mieszkaniową nie tylko przez pryzmat jej działalności statutowej, ale także w roli sprzedawcy towarów i usług, np. przy wynajmie albo przy innej działalności zarobkowej.

Sporo uwagi poświęcono także uwarunkowaniom zakupu mediów (ciepła, wody) do budynku wielolokalowego oraz świadczenia usługi pośrednictwa przez wspólnotę mieszkaniową w dostawie tych mediów do lokali właścicieli w świetle przepisów art. 13 u.w.l., Kodeksu cywilnego oraz ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.). Książka zawiera wytyczne do opracowywania regulaminów rozliczeń mediów, jak też do różnych rozrachunków.

Niniejsze opracowanie uwzględnia bogate orzecznictwo, w tym Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych, oraz interpretacje podatkowe w sprawach z zakresu stosowania prawa podatkowego, jak również praktykę działania wspólnot mieszkaniowych. W książce podano wiele wskazówek, przykładów, opisano studia przypadku.

Publikację opracowano według stanu prawnego na 1 sierpnia 2017 r.

Książka jest adresowana do wszystkich podmiotów zarządzających nieruchomościami wspólnymi, tj. do właścicieli lokali, zarządów wspólnot mieszkaniowych oraz zarządców nieruchomości, jak też do przedstawicieli gmin i innych właścicieli sprawujących nadzór właścicielski nad zarządem nieruchomością wspólną oraz do innych osób zainteresowanych tą tematyką.