Stefańska Agnieszka, Elektroniczna księga wieczysta

W 1995 r. rozpoczęły się w Polsce prace nad informatyzacją rejestrów sądowych, które doprowadziły do utworzenia elektronicznego Rejestru Zastawów, Krajowego Rejestru Sądowego oraz elektronicznych ksiąg wieczystych. Projekt informatyzacji – pod nazwą Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych – opracowywał zespół polsko-norweski składający się z sędziów, informatyków i ekonomistów, rezultatem prac zaś było uruchomienie z dniem 1 stycznia 1998 r. elektronicznego Rejestru Zastawów, a następnie z dniem 1 stycznia 2001 r. również elektronicznego Krajowego Rejestru Sądowego.

Największym przedsięwzięciem projektu było stworzenie systemu Nowej Księgi Wieczystej. Pod koniec 1995 r. w Departamencie Organizacji i Informatyki Ministerstwa Sprawiedliwości powstał – złożony z sędziów – Zespół Roboczy do Spraw Ksiąg Wieczystych, który, jako nieformalne ciało doradcze, zajmował się udoskonalaniem systemu ksiąg .

Podstawowym założeniem nowego systemu ksiąg miało być zastąpienie dotychczasowych papierowych ksiąg – elektronicznymi, utworzenie jednolitej, ogólnopolskiej, informatycznej bazy ksiąg oraz możliwość weryfikacji wpisów w księgach z systemami PESEL, REGON oraz ewidencją gruntów i budynków. Ponadto projekt przewidywał połączenie, prowadzonej dotychczas w tradycyjny sposób, biurowości z systemem wpisów do elektronicznych ksiąg, w szczególności możliwość automatycznego wzmiankowania ksiąg, elektronicznego wglądu do ksiąg, jak również usprawnienie uzyskiwania ich odpisów.

W ramach I Krajowej Konferencji Sędziów Wieczystoksięgowych, która odbyła się w dniach 21–22 grudnia 1997 r. w Popowie, zgromadzonym sędziom przedstawiono zagadnienia związane z informatyzacją ksiąg wieczystych. Opinie uzyskane w trakcie prac warsztatowych posłużyły do prowadzenia dalszych prac projektowych .

W czerwcu 1999 r. do Komisji Europejskiej został zgłoszony międzyresortowy projekt „Budowa Zintegrowanego Systemu Katastralnego”. Głównym jego celem było zinformatyzowanie przetwarzania informacji dotyczących nieruchomości. Projekt zakładał połączenie i możliwość wymiany danych pomiędzy systemem Nowej Księgi Wieczystej, systemem Ewidencji Podatku od Nieruchomości oraz systemem Ewidencji Gruntów i Budynków i był współfinansowany ze środków pomocowych PHARE.

W ramach projektu w 2001 r. została podpisana umowa twinningowa z Ministerstwem Saksonii. Wybór strony niemieckiej – jako partnera twinningowego – wynikał przede wszystkim z podobieństwa polskiego i niemieckiego systemu ksiąg wieczystych, w szczególności struktury księgi, powiązań z katastrem nieruchomości, wcześniejszych doświadczeń w prowadzeniu ksiąg za pomocą programu komputerowego, jak również wykorzystywania wydruków komputerowych przy prowadzeniu ksiąg. Ponadto w Saksonii od początku lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku wdrażano system ksiąg informatycznych i prowadzona była migracja ksiąg papierowych do postaci elektronicznej .

Wdrożenie systemu Nowej Księgi Wieczystej poprzedził jego pilotaż, który rozpoczął się z 1 stycznia 2003 r. w 6 wydziałach ksiąg wieczystych – Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Bytomiu, Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Olsztynie, Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Płocku, XIV Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Poznaniu, X Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Warszawy Mokotowa oraz Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Wejherowie. Następnie z dniem 1 października 2003 r. w 5 wydziałach – wszystkich biorących udział w pilotażu, oprócz wydziału poznańskiego – oraz w 5 ośrodkach migracyjnych rozpoczęto eksploatację systemu.

Obecnie, na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 16 lipca 2008 r. w sprawie wyznaczenia sądów rejonowych, które zakładają i prowadzą księgi wieczyste w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 133, poz. 847 ze zm.), obowiązek zakładania i prowadzenia elektronicznych ksiąg spoczywa na 243 wydziałach ksiąg wieczystych wyznaczonych sądów rejonowych (wykaz sądów zawarty jest w aneksie do niniejszej książki). Sądy rejonowe, które zakładają i prowadzą elektroniczne księgi, zgodnie z art. 363 ust. 3 u.k.w.h. dokonują czynności związanych z prowadzeniem tych ksiąg w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych. Ponadto ciąży na nich obowiązek wysyłania dotychczasowych papierowych ksiąg do ośrodka migracyjnego celem przeniesienia ich treści do postaci elektronicznej, po powrocie zaś ksiąg z migracji i uzupełnieniu ich treści o ewentualne wzmianki o wnioskach sądy rejonowe ujawniają księgi elektroniczne w bazie i udostępniają je do wglądu. Wdrażanie systemu odbywa się sukcesywnie, pozostałe sądy prowadzą księgi wieczyste w sposób dotychczasowy , co powoduje przejściowy dualizm systemu prowadzenia ksiąg.

W wydziałach wyznaczonych do prowadzenia elektronicznych ksiąg z chwilą wprowadzenia systemu nie dokonuje się wpisów w księgach papierowych. Jednakże do chwili przemigrowania księgi do systemu informatycznego wydział ma obowiązek wydania jej odpisu na zasadach dotychczasowych, z pominięciem Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, co wywołuje dualizm również w ramach wdrożonych do systemu wydziałów.

Obecnie w bazie znajduje się blisko 10 milionów elektronicznych ksiąg; została zakończona migracja dotychczasowych ksiąg wieczystych 99 wydziałów ksiąg wieczystych, wyznaczonych sądów rejonowych. Aktualny wykaz sądów, które zakończyły migrację swoich ksiąg do systemu informatycznego, znajduje się na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości .

Docelowo program obejmie wszystkie sądy rejonowe w Polsce prowadzące ksiągi, co pozwoli na stworzenie kompletnej centralnej bazy danych. Zakończenie procesu migracji przewidywane jest za kilka lat.