Góral Zbigniew (red.), Dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza to problematyka o niekwestionowanym znaczeniu praktycznym, ale również o dużej doniosłości teoretycznej. Bez wątpienia poważnym błędem byłoby stwierdzenie, że ma ona jedynie wymiar techniczny. Oczywiście tak nie jest. Zakres i sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej wiąże się nie tylko z bezpieczeństwem prawnym obydwu stron stosunku pracy, lecz także przede wszystkim ze sprawnym funkcjonowaniem stosunków pracy oraz stosunków prawnych z nim związanych. Z pewnością nie jest proste udzielenie odpowiedzi na pytanie, dlaczego prowadzenie tej dokumentacji jest potrzebne oraz w jakim stopniu powinno być przedmiotem regulacji prawnej.

Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że przez długi czas nie była to materia, której ustawodawca poświęcał szczególną uwagę. Zakres jego ingerencji w tę sferę działalności pracodawcy był niewielki i ograniczał się w istocie do niezbędnego minimum. Potwierdzeniem tego są przepisy dwóch rozporządzeń Prezydenta RP z 1928 r. o umowie o pracę robotników i o umowie o pracę pracowników umysłowych . Z pierwszego rozporządzenia wynikał obowiązek wydania pracownikowi na jego żądanie świadectwa zawierającego dane dotyczące „rodzaju i czasu zatrudnienia” u danego pracodawcy. Podobnie w drugim rozporządzeniu przewidywano obowiązek wydania świadectwa „co do czasu trwania pracy i rodzaju zatrudnienia pracownika”. Ponadto pracodawca powinien na żądanie pracownika zwrócić mu natychmiast wszystkie świadectwa „znajdujące się u pracodawcy w przechowaniu”. Również regulacja Kodeksu zobowiązań z 1933 r. sprowadzała się w tym zakresie wyłącznie do obowiązku wydania na żądanie pracownika „świadectwa o czasie i rodzaju pracy” oraz zwrócenia mu „świadectw i innych dokumentów, które ma w swym przechowaniu”. Na tle tych przepisów oraz w nawiązaniu do unormowań znanych w państwach obcych w literaturze przedmiotu rozróżniano „świadectwa zatrudnienia” i „świadectwa prowadzenia”, zawierające oceny o zachowaniu i wynikach pracy pracownika, oraz rozważano, czy ten drugi rodzaj świadectwa mógł być przez pracodawcę wydawany . Z tej bardzo ograniczonej przedmiotowo regulacji wynikało, że dokumentacja pracownicza miała znaczenie w zasadzie jedynie w odniesieniu do sfery zwalniania i rekrutowania pracowników. Pracodawca mógł zatem żądać stosownego świadectwa, zatrudniając pracownika, a wydając mu podobny dokument w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, powinien powstrzymać się od zamieszczania w nim informacji (a nawet czynienia na nim uwag i znaków), które mogłyby utrudnić znalezienie pracownikowi nowej pracy. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej innych sfer związanych z zatrudnianiem pracownika pozostało poza zakresem oddziaływania prawa. Stopniowo ulegało to zmianie w późniejszym okresie. W warunkach scentralizowanej gospodarki i dominacji państwa jako podmiotu zatrudniającego wzrost znaczenia dokumentowania różnych aspektów funkcjonowania stosunków pracy łatwo było wytłumaczyć dążeniem do objęcia wszechstronną kontrolą procesu zatrudniania pracowników. Trzeba jednak podkreślić, że – po pierwsze – nie było to raczej podyktowane interesami pracowników (chyba że w warstwie propagandowo-ideologicznej), a po drugie – unormowania dotyczące tej materii nie miały charakteru ustawowego, zamieszczano je zwykle w aktach prawnych niższego rzędu, co eksponowało techniczną przede wszystkim naturę wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Wprost do dokumentacji pracowniczej, a zwłaszcza do obowiązku jej prowadzenia, nie odniosły się przepisy uchwalonego w 1974 r. Kodeksu pracy, choć przewidywały one dokumentowanie różnego rodzaju zdarzeń szczegółowych, które towarzyszyły realizacji stosunku pracy. Przede wszystkim jednak przy różnych okazjach odwoływały się do pojęcia akt osobowych pracownika, do których składano określone dokumenty (np. odpis pisma o zastosowaniu kary porządkowej, odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia), albo je usuwano (np. zawiadomienie o ukaraniu w razie uznania kary za niebyłą). Przewidywano również, że dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny stanowić podstawę sporządzenia informacji o pracowniku (w szczególności w opinii o pracy). Całościowej jednak regulacji poświęconej dokumentacji pracowniczej i zasad oraz zakresu prowadzenia akt osobowych w Kodeksie pracy nie było. W dalszym ciągu była to domena przepisów niższego szczebla. Pod tym względem przełomowe znaczenie miała nowelizacja Kodeksu pracy z 3.02.1995 r. , w wyniku której w katalogu obowiązków podmiotu zatrudniającego znalazł się obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. W znowelizowanym kodeksie znalazło się również upoważnienie do wydania przepisów wykonawczych, określających zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. Późniejsze nowelizacje doprecyzowywały ten obowiązek, dostosowując jego kształt do zmienionych warunków, zwłaszcza technicznych. Przede wszystkim jednak pojęcie dokumentacji pracowniczej stało się pojęciem języka prawnego, co z pewnością nie tylko podnosi jego rangę, lecz także uzasadnia, a wręcz nakazuje, podjęcie bardziej pogłębionych badań nad jej naturą.

Jednym z bardziej interesujących zagadnień teoretycznych jest z pewnością ustalenie, jaką funkcję prawa pracy realizują przepisy o dokumentacji pracowniczej oraz obowiązku jej prowadzenia i przechowywania. Trudno zaprzeczyć, że dokumentowanie różnych faktów związanych z zatrudnieniem sprzyja sprawnemu kierownictwu, przyczyniając się do zapewnienia prawidłowego procesu pracy, ma zatem niekwestionowany wymiar organizacyjny. Najlepszym tego potwierdzeniem jest chociażby dokumentacja dotycząca czasu pracy prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, dokumentacja płacowa czy też urlopowa. Istotne z punktu widzenia kształtowania przez pracodawcę właściwych postaw pracowniczych jest dokumentowanie stosowanych wobec pracowników środków ich motywowania – zarówno pozytywnego (nagrody), jak i negatywnego (kary porządkowe). Skutecznemu egzekwowaniu wykonywania przez pracowników swych obowiązków służy z pewnością zamieszczane w aktach osobowych pisemne potwierdzanie przez nich zapoznania się z regulaminem pracy, obowiązującymi przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji będących tajemnicą pracodawcy. Nie można też zapominać, że sformalizowany sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej ma dla pracodawcy znaczenie dowodu wywiązywania się ze swoich obowiązków względem pracownika, zwłaszcza ze sfery dotyczącej ochrony zdrowia. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie pozostaje w ścisłym związku z możliwościami minimalizowania ryzyka osobowego ponoszonego przez pracodawcę. Powyższe przykłady uzasadniają zatem stwierdzenie, że przepisy o dokumentacji pracowniczej wpisują się głównie w pełnienie przez prawo pracy funkcji organizacyjnej. Błędem byłoby jednak niedostrzeganie ich roli ochronnej wobec pracownika. Ujawnia się ona z różną mocą w kolejnych fazach zatrudnienia. Przede wszystkim samo wyznaczenie granic obowiązku prowadzenia dokumentacji chroni pracownika przed nieuzasadnioną ingerencją w sfery jego życia niezwiązane z zatrudnieniem. Dokumentacja stanowi punkt odniesienia do kontroli realizowania przez pracodawcę swoich obowiązków w stosunku do pracownika. Chodzi tu nie tylko o kontrolę sądową, choć w jej ramach funkcja dowodowa dokumentacji pracowniczej ma szczególnie znaczenie, rodzi się jednak pytania o charakter prawny dowodów z tego rodzaju dokumentów (o ich relacje do innych środków dowodowych), zwłaszcza w kontekście przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Dokumentacja pracownicza odgrywa też istotną rolę w realizacji uprawnień kontrolnych przez Państwową Inspekcję Pracy (i innych organów kontrolnych). Należy mieć na uwadze, że jednym z istotnych uprawnień inspektora w toku kontroli jest prawo żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaną pracą przez pracowników. Na dokumentację pracowniczą należy też spojrzeć z szerszej perspektywy. Nie ulega wątpliwości, że życie zawodowe pracownika stanowi pewne continuum, nie wyczerpuje się zatem w pozostawaniu w jednym tylko stosunku pracy. Dokumenty przechowywane przez pracodawcę mogą zatem służyć pracownikowi do nawiązania kolejnego stosunku pracy, a informacje z nich wynikające wpływają na kształt jego przyszłych uprawnień pracowniczych, na jego pozycję prawną jako poszukującego pracy i bezrobotnego, na możliwość korzystania przez niego (ale również członków rodziny) z uprawnień z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Zdając sobie sprawę z różnorodności zadań realizowanych przez dokumentację pracowniczą w kontekście funkcji prawa pracy, należy również zadać pytanie o charakter prawny ciążącego na pracodawcy obowiązku prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji. Nie ulega wątpliwości, że jego źródłem nie jest wola stron stosunku pracy, lecz stanowi on przejaw prawotwórczej decyzji władzy ustawodawczej. Nie jest jednak jasne, czy jego istnienie można wytłumaczyć tylko powodami związanymi z realizacją stosunku pracy, rozumianego zwłaszcza jako więź zobowiązaniowa. Trudno byłoby stwierdzić, że ma on charakter synalagmatyczny, odpowiada zatem w pełni obowiązkom ciążącym na pracowniku. Można uznać, że w pewnej części wpisuje się w to, co określa się na gruncie prawa cywilnego mianem obowiązku współdziałania przy wykonywaniu zobowiązania przez kontrahenta. W istotnym jednak zakresie obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wykracza swoim znaczeniem poza ramy konkretnego stosunku pracy. Może to dawać asumpt do dostrzegania w nim elementów publicznoprawnych. Gdyby podzielić ten punkt widzenia, otwierałoby to drogę do traktowania rozważanego obowiązku jako sfery związanej nie tyle z gwarantowaniem ochrony interesów stron stosunku pracy, ile raczej z ochroną interesu publicznego .

Szczególnie ważnym aspektem dokumentacji pracowniczej jest jej powiązanie z problematyką ochrony danych osobowych. Akta osobowe pracownika i inne dokumenty jego dotyczące stanowią zasób różnorodnych o nim informacji, z których wiele posiada status danych osobowych podlegających ochronie prawnej. Już dawniej nakazywało to zwrócenie szczególnej uwagi na te kwestie przy charakteryzowaniu zagadnień związanych z dokumentacją pracowniczą. Jest to tym bardziej oczywiste teraz, kiedy weszły w życie nowe w tym względzie unormowania europejskie (RODO), pociągając za sobą zmiany w krajowym porządku prawnym. Niektóre z nich znalazły swój wyraz także w przepisach kodeksowych dotyczących zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej archiwizowania. Spojrzenie na dokumentację pracowniczą z perspektywy ochrony danych osobowych wymaga ustalenia, na jakich zasadach dane w nich zawarte mogą być przetwarzane i na czym owo przetwarzanie może polegać. Szczególnie ważne jest zwrócenie uwagi na podstawy prawne przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej i dokonanie analizy tych podstaw, które zawarte są w RODO, ze szczególnym uwzględnieniem tej, która wywołuje najwięcej kontrowersji, czyli wyrażenia zgody pracownika na to przetwarzanie. Z nowych unormowań dotyczących ochrony danych osobowych wynikają również określone, nowe uprawnienia dla pracowników, których dane są przetwarzane. Zwrócić zatem trzeba uwagę na prawo pracownika do uzyskania informacji o podmiotach i zakresie postępowania z jego danymi osobowymi. Niezbędnych wyjaśnień wymaga wynikające z RODO jego prawo do żądania usunięcia danych oraz prawo do zapomnienia, a także uprawnienie weryfikowania ich prawidłowości. Wskazane wyżej kwestie stanowią tylko najważniejsze przykłady spośród tych, które powinny znaleźć się w centrum zainteresowania pracowników i pracodawców.

Nowe oblicze dokumentacji pracowniczej, znajdujące swoje odzwierciedlenie również na płaszczyźnie prawnej, jest też następstwem ogromnych przemian w uwarunkowaniach technicznych. Tradycyjne sposoby gromadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników są zastępowane nowymi, będącymi produktami cywilizacji informacyjnej. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, choć nie jest jeszcze powszechne, to jednak z pewnością wyznacza nieuchronny kierunek zmian w tym zakresie. Przez pewien czas będą jednak współistniały obydwie formy owej dokumentacji. Rodzi to potrzebę uregulowania zasad przepływu dokumentów sporządzanych i przechowywanych w postaci tradycyjnej do ich baz elektronicznych, ale także ich przetwarzania i przenoszenia między różnymi systemami teleinformatycznymi. Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej oznacza również konieczność ustalenia nowych zasad doręczania informacji i odbioru dokumentacji w przypadku zmiany jej dotychczasowej postaci. Wyzwaniem, przede wszystkim technicznym, ale mającym również swój wymiar prawny, jest zapewnienie wymogu poufności przechowywanej w formie elektronicznej dokumentacji oraz respektowanie innych warunków jej rzetelnego prowadzenia.

Jak z powyższych uwag wynika, dokumentacja pracownicza rozpatrywana na płaszczyźnie prawnej generuje wiele różnorodnych pytań ważnych z teoretycznego punktu widzenia, ale nieobojętnych także dla praktyki. Zamiarem autorów tej książki było uwzględnienie wszystkich istotnych w ramach tej problematyki kwestii. W rezultacie jest ona źródłem wiedzy o dokumentacji pracowniczej zarówno w jej teoretycznym, jak i praktycznym wymiarze. Jej niezaprzeczalnym walorem jest uwzględnienie najnowszych regulacji prawnych, z których wiele zaczęło obowiązywać od 1.01.2019 r. Zamieszczone w dużym wyborze wzory dokumentów mogą okazać się szczególne przydatne dla praktyków stosowania prawa.

Zbigniew Góral