Monografie
Opublikowano: WKP 2019
Rodzaj: monografia
Autor monografii:

Dokumentacja pracownicza 2019. Przewodnik po zmianach ze wzorami

Autor fragmentu:

WSTĘP

Rok 2019 przyniesie pracodawcom wiele zmian w obszarze prawa pracy. Wśród nich pojawi się również zmiana dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która będzie nakładała zupełnie nowe obowiązki na pracodawców. Warto zwrócić uwagę na fakt, że już od wielu lat przepisy regulujące procesy przetwarzania danych pracowniczych (m.in. pozyskiwania, tworzenia, gromadzenia) nie były przedmiotem drastycznych zmian, pomimo tego, że wzrastały oczekiwania pracodawców w odniesieniu do problemu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wydaje się, że takim impulsem do pracy i wprowadzonych zmian było wejście w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), które wymusiło konieczność wydania zupełnie nowych przepisów, a dodatkowe procesy, jakie zaszły na przestrzeni lat w obszarze dokumentacji pracowniczej, w tym potrzeb przedsiębiorców, również znalazły swoje miejsce w zaproponowanych przez ustawodawcę zmianach.

Niniejszy poradnik nie jest opracowaniem naukowym, lecz praktycznym. Autorka, pisząc go, miała na uwadze problemy, z jakimi zetkną się pracownicy działów zasobów ludzkich, stosując te przepisy. Autorka też akcentuje te zmiany, które w pewien sposób można uznać za mniej udane i które – w ocenie autorki – nie spełniły oczekiwań związanych z ułatwieniem stosowania tych przepisów w praktyce, a więc de facto nie pomogą pracodawcom odejść od ton dokumentów, które powstają w procesie przebiegu zatrudnienia i poza nim.

Należy zwrócić uwagę, że pracodawcy, a także podmioty zatrudniające na innej podstawie niż stosunek pracy muszą dokumentować cały ten proces nie tylko ze względu na realizację obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, ale też np. między innymi ze względów dowodowych. Dotyczy to stosunków powstałych na podstawie umowy o pracę, ale również stosunków cywilnych (np. w odniesieniu do zatrudnienia na umowę zlecenia, o dzieło).

W konsekwencji, wśród różnych procesów, jakie odbywają się w działach HR, można wymienić te podstawowe, które będą generowały czynności tworzenia dokumentacji pracowniczej.

Wybrane procesy HR:

a)

rekrutacja i selekcja,

b)

zawarcie stosunku pracy,

c)

proces przebiegu zatrudnienia (zawarcie umowy o pracę, akta osobowe, rozliczanie czasu pracy, rozliczanie wynagrodzeń, uprawnienia związane z rodzicielstwem, urlopy pracownicze, ZFŚŚ),

d)

zakończenie stosunku pracy,

e)

archiwizacja dokumentacji,

f)

czynności wynikające z przepisów ubezpieczeń społecznych, przepisów podatkowych.

Powyższe procesy zostały podane przykładowo, gdyż stanowią one pewien trzon tych, w ramach których pracodawcy generują dokumentację pracowniczą.

Sama czynność zawarcia umowy o pracę ustanawia po stronie pracodawcy i pracownika określone prawa i obowiązki. Jednym z nich jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, na którą składa się prowadzenie akt osobowych pracownika i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.

Autor fragmentu:

RozdziałI
PODSTAWY PRAWNE

Zasady gromadzenia, tworzenia, prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej są rozproszone w różnych aktach normatywnych. Niestety ustawodawca zdecydował się rozproszyć przepisy odnoszące się do tworzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Odnajdziemy je m.in. w tych podstawowych przepisach prawa pracy, jak: Kodeks pracy, rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, rozporządzenie w sprawie wydawania świadectwa pracy, ale też w przepisach ubezpieczeniowych, podatkowych, przepisach szczególnych regulujących zatrudnianie np. pracowników samorządowych, pracowników służby cywilnej, pracowników niepełnosprawnych, pracowników służb mundurowych, zatrudnianie cudzoziemców, w przepisach dotyczących rehabilitacji i zatrudnienia osób niepełnosprawnych i wielu innych.

Autorka, pisząc poradnik, bazowała na:

1)

ustawie z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.);

2)

ustawiez 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem...

Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX

Zaloguj się do LEX | Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów prezentację