Łaszczyca Grzegorz, Akta sprawy w ogólnym postępowaniu administracyjnym

1. Czynności procesowe „dotyczące” akt sprawy należą zasadniczo do kategorii technicznych (postać czynności techniczno-procesowych). Do grupy tej w ogólnym postępowaniu administracyjnym zaliczyć można w szczególności zakładanie, prowadzenie, udostępnianie, okazywanie, przekazywanie czy też zwrot (w części) akt sprawy. Jedynie niektóre z czynności „skierowanych” do akt sprawy wymagają formy rozstrzygnięcia, a ściśle postanowienia (m.in. odtwarzanie akt, odmowa ich udostępnienia). Tylko pozornie funkcje czynności „aktowych” mogą wydawać się drugorzędne. W istocie odgrywają doniosłą rolę w grupie zachowań organu procesowego. W szczególności niektóre z nich w sposób bezpośredni realizują podstawowe wartości procesowe ogólnego postępowania administracyjnego, wyrażone w zasadach ogólnych. Wskazać należy tu m.in. na dążenie do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego (zasada prawdy obiektywnej – art. 7 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), zapewnienie stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania (zasada czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym – art. 10 k.p.a.) oraz utrwalenie czynności procesowych w formach przez prawo przewidzianych (zasada formy czynności procesowych – art. 14 k.p.a.). Ostatnia ze wskazanych gwarancji pozostaje w bezpośrednim związku z podstawową funkcją akt sprawy, tj. funkcją utrwalającą.

2. Jako cel pracy wyznaczono analizę wskazanej grupy czynności procesowych, a wyjątkowo także związanych z nimi zachowań pozaprocesowych (działań wewnętrznych). Szczegółowe omówienie poszczególnych postaci tych czynności wymagało uprzedniego zaprezentowania wspólnego dla nich elementu konstrukcyjnego, tj. ich przedmiotu. Ten ostatni nie został ograniczony do problemu ogólnego pojęcia akt sprawy, lecz w osobnych fragmentach pracy przedstawiono także zagadnienie form utrwaleń w aktach sprawy (w znaczeniu składników akt) oraz kwestie języka akt sprawy. Charakterystyce poddano pięć postaci czynności odnoszących się do akt sprawy – ich udostępnianie, okazywanie, przekazywanie, odtwarzanie oraz zwrot.

3. Badanie czynności „aktowych” ograniczono zasadniczo do ram ogólnego postępowania administracyjnego, rozumianego jako określony w kodeksie postępowania administracyjnego tryb załatwiania spraw administracyjnych przez organy administracji publicznej, w formie decyzji administracyjnej . Poza przypadkami wyjątkowymi, odnoszącymi się w szczególności do metryki sprawy administracyjnej (w tym przypadku uzasadnionych kodeksowym upoważnieniem), praca obejmuje swoim zakresem analizę regulacji ustawowej (kodeksowej i – w niezbędnym zakresie – pozakodeksowej). Pominięto w niej natomiast przepisy aktów podustawowych. Wynika to nie tylko z ich szczegółowości, ale przede wszystkim ze zróżnicowanego zakresu podmiotowego lub przedmiotowego ich obowiązywania.

4. Próbę oceny obowiązującej regulacji prawnej czynności „dotyczących” akt sprawy oparto przede wszystkim na kryterium jej zupełności, a wyjątkowo także jej istnienia. Stwierdzenie kompletności unormowania lub braku tej właściwości wymagało w pierwszej kolejności zbiorczego ujęcia rozproszonych przepisów kodeksowych (brak regulacji zwartej), a dopiero dalej ich analizy. W ramach tej ostatniej uwzględniono także konstrukcję poszczególnych czynnościach „aktowych” co do gwarancji udziału (dostępności, informacji) strony, granic ich zaskarżalności, form realizacji, w tym wpływu rozwoju techniki na ich kształt (nie tylko na samo rozumienie terminu „akta sprawy”, ale także na sposoby „techniczne” wykonywania niektórych czynności „aktowych”).

5. Pracę oparto na metodzie dogmatycznej, rozumianej jako działalność zmierzającą do ustalenia treści norm prawnych i zbadania ich związków, ujmowania ich w pewną całość w celu wydobycia pewnych idei przewodnich czy zasad, które mogą ułatwić stosowanie prawa . Źródeł analizy nie ograniczono tylko do przepisów prawa, ale objęto nią również poglądy nauki prawa i postępowania administracyjnego oraz wypowiedzi judykatury. W celu przedstawienia aktualnej treści niektórych czynności „aktowych” (np. udostępniania akt, zwrotu „materiałów”), wykorzystano w pracy metodę historyczną.

6. Praca uwzględnia stan prawny na dzień 1 marca 2014 r. W zakresie regulacji postępowania administracyjnego ogólnego oraz postępowania sądowoadministracyjnego obejmuje także zmiany wynikające z ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 183).