Kontrola obrotu z zagranicą towarami strategicznymi

Kontrole wywozu produktów podwójnego zastosowania mają na celu regulowanie działań obejmujących produkty (materiały, sprzęt, oprogramowanie i technologie), które mogą być wykorzystywane zarówno do celów cywilnych, jak i wojskowych i mogą być potencjalnie związane z tworzeniem konwencjonalnych produktów wojskowych lub rozprzestrzenianiem broni jądrowej, radiologicznej, chemicznej lub biologicznej, znanej również jako broń masowego rażenia, oraz systemów jej przenoszenia, takich jak pociski i drony. Ponadto kontrole te można uzupełnić środkami krajowymi dotyczącymi produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie ze względu na bezpieczeństwo publiczne lub prawa człowieka.

Współpraca między organizacjami badawczymi a rządami ma zasadnicze znaczenie dla osiągania celów Unii Europejskiej (UE) i państw członkowskich w zakresie bezpieczeństwa, dla wypełniania obowiązków międzynarodowych w zakresie bezpieczeństwa i zobowiązań dotyczących nieproliferacji, takich jak Europejska Strategia Bezpieczeństwa, systemy kontroli wywozu, konwencja o zakazie broni biologicznej i toksycznej, konwencja o zakazie broni chemicznej, Układ o nierozprzestrzenianiu broni jądrowej oraz rezolucja Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych nr 1540. Organizacje badawcze mają do odegrania istotną rolę w osiąganiu tych celów poprzez zwiększanie świadomości zagrożeń i podejmowanie odpowiednich działań. Kontrole wywozu produktów podwójnego zastosowania nie są jedynym instrumentem polityki, który może przysłużyć się osiąganiu celów; weryfikacja wiz i sankcje wizowe to przykłady innych instrumentów polityki - obejmujących konkretne cele i metody - które nie zostały omówione w niniejszych wytycznych.

Kontrola wywozu produktów podwójnego zastosowania stawia przed organizacjami badawczymi szczególne wyzwanie związane ze znaczeniem dzielenia się wynikami badań, a także z imperatywem "publikuj albo giń" [ang. publish or perish] w ekosystemie badawczym. Podnoszenie świadomości na temat tych kontroli jest istotnym aspektem zapobiegania ryzyku związanemu z nieprzestrzeganiem przepisów i ograniczania go. W UE poziom doświadczenia we wdrażaniu takich środków zapewniających zgodność i w zarządzaniu nimi w instytucjach badawczych jest znacząco zróżnicowany. Właściwe organy w UE zobowiązały się do zapewnienia organizacjom badawczym wytycznych dotyczących sposobu wzmocnienia wewnętrznych środków zgodności.

Chociaż uznaje się, że ustanowienie i utrzymanie takich środków przez organizacje badawcze wymaga czasu, systematyczne i proporcjonalne podejście do wewnętrznych środków zgodności w odniesieniu do kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia zgodności z obowiązującym rozporządzeniem UE w sprawie produktów podwójnego zastosowania oraz krajowymi środkami uzupełniającymi.

Do każdej organizacji badawczej należy określenie, w jaki sposób najlepiej wdrożyć wewnętrzne środki zgodności z przepisami i jakie wewnętrzne procedury operacyjne należy stosować w odniesieniu do poszczególnych naukowców. Można to osiągnąć poprzez budowę nowych struktur kontroli wywozu lub włączenie tych środków do (istniejących) struktur, takich jak organy doradcze. Wewnętrzny program zgodności dotyczący kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania nierzadko stanowi tylko część ogólnego systemu zgodności organizacji badawczej.

Wiele rodzajów działalności badawczej prowadzonych przez organizacje badawcze nie podlega kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania. Po pierwsze dlatego, że takie badania nie odnoszą się do żadnego z produktów wymienionych w unijnym wykazie produktów podwójnego zastosowania. Po drugie, badania nie dotyczą konkretnie technologii służącej rozwojowi, produkcji lub użytkowaniu, odpowiadającej za osiągnięcie lub rozszerzenie kontrolowanych wartości parametrów lub funkcji w unijnym wykazie produktów podwójnego zastosowania. Wreszcie dlatego, że badania te mogą być oznaczone jako "podstawowe badania naukowe" lub "będące własnością publiczną" zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu UE w sprawie produktów podwójnego zastosowania albo stanowią minimum informacji koniecznych przy składaniu wniosków patentowych.

Żadna ciesząca się uznaniem organizacja badawcza nie chce jednak uczestniczyć w niewłaściwym wykorzystywaniu (wyniku) badań związanych z rozprzestrzenianiem. Kwestia ta nie dotyczy tylko obowiązku przestrzegania kontroli wywozu, ale również leży w interesie własnym organizacji. W związku z tym istotne jest, aby organizacje badawcze podejmowały proporcjonalne i skuteczne środki wewnętrzne w celu zminimalizowania ryzyka nieprzestrzegania przepisów. Brak takich środków może prowadzić do pociągnięcia instytucji do odpowiedzialności prawnej w przypadku wykrycia niezgodności. Konieczne jest zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla, aby podkreślić wartość i wagę skutecznego przestrzegania przepisów, oraz aby zapewnić odpowiednie zasoby umożliwiające dotrzymanie zobowiązań w zakresie zgodności.

W środowisku badawczym ustanowienie środków zgodności w celu dostosowania się do przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących kontroli wywozu jest procesem wymagającym czasu i wysiłku.

W poniższej części przedstawiono wszystkie główne elementy, które organizacja badawcza powinna uwzględnić przy opracowywaniu lub przeglądzie swojego wewnętrznego systemu zgodności wywozu produktów podwójnego zastosowania.

W dodatku 4 przedstawiono listę kontrolną dla każdego z podstawowych elementów w celu wsparcia opracowania wewnętrznego programu zgodności lub na późniejszym etapie przeglądu istniejącego programu.

3.2.1. Zobowiązanie kadry kierowniczej wyższego szczebla do zapewnienia zgodności z przepisami

Zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla i wsparcie dla wewnętrznych programów zgodności jest ważne zarówno ze względów symbolicznych, jak i praktycznych. Wydanie oświadczenia o zobowiązaniu w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi kontroli wywozu przez najwyższy organ kierowniczy lub osobę na stanowisku kierowniczym organizacji może podnieść świadomość pracowników, zwiększyć wagę przywiązywaną do takich środków zgodności oraz spowodować wzrost zasobów ludzkich i technicznych innych działów organizacji.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Podobnie jak w przypadku każdej organizacji, zobowiązanie kadry kierowniczej wyższego szczebla ma na celu zwiększenie legitymacji środków służących zapewnieniu zgodności z przepisami oraz stworzenie lub wzmocnienie kultury organizacyjnej sprzyjającej wymogom kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania. W środowisku badawczym zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla ma zasadnicze znaczenie dla zachęcania do wdrażania wewnętrznych programów zgodności i aktywnego wspierania tego procesu.

Zważywszy, że organizacje badawcze, a w szczególności uniwersytety, często posiadają zdecentralizowane modele struktury organizacyjnej, warto rozważyć wyrażenie zaangażowania na poziomie działu, wydziału lub szkoły (np. poszczególni dziekani wydziałów lub szkół). Takie podejście może być szczególnie istotne w przypadku organizacji posiadających niewiele działów potencjalnie objętych kontrolą wywozu.

Element ten jest realizowany w formie pisemnego oświadczenia i wsparcia ze strony kadry kierowniczej wyższego szczebla, co skutkuje zapewnieniem odpowiednich zasobów organizacyjnych, ludzkich i technicznych na potrzeby wewnętrznego programu zgodności organizacji. W oświadczeniu tym wzywa się wszystkich zainteresowanych pracowników do przestrzegania odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych UE i państw członkowskich oraz do wprowadzenia niezbędnych środków ostrożności przy korzystaniu z objętych kontrolą nakładów lub przy generowaniu wyników badań, które są wrażliwe i mogą podlegać kontroli.

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.2. Struktura organizacyjna, obowiązki i zasoby

Każda organizacja badawcza jest wyjątkowa i dlatego nie istnieje tylko jeden sposób organizacji procedur zgodności i podziału obowiązków. Jednakże posiadanie dobrze zdefiniowanego zestawu procedur i obowiązków w zakresie zgodności wywozu może pomóc organizacji w osiągnięciu jej celów w obszarze zgodności i poprawie jej modelu zarządzania jako całości.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

W kontekście badań naukowych należy wziąć pod uwagę różne rodzaje odpowiedzialności. Zazwyczaj odpowiedzialność ta będzie spoczywać zarówno na pracownikach administracyjnych, jak i naukowych.

Pierwszy rodzaj odpowiedzialności dotyczy ogólnej odpowiedzialności za realizowanie polityki zgodności organizacji, leżącej w gestii kierownictwa organizacji. Odpowiedzialność ta może obejmować zatwierdzanie wniosków o wydanie zezwolenia, nadzór nad przydzieleniem odpowiednich zasobów na zapewnienie zgodności, a także zapewnienie regularnych przeglądów i aktualizacji obowiązujących środków zgodności. W niektórych państwach członkowskich funkcję tę musi sprawować członek kadry kierowniczej wyższego szczebla.

Drugi rodzaj odpowiedzialności wymaga ustanowienia komórki ds. zgodności z przepisami dotyczącymi wywozu, odpowiedzialnej za opracowywanie lub wdrażanie środków zgodności organizacji. Zadania tej komórki mogą obejmować: udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące kontroli wywozu, podejmowanie decyzji, czy wniosek o pozwolenie jest istotny i jakie środki ograniczające są konieczne w odniesieniu do danej działalności. Komórka ds. kontroli wywozu może również pomóc pracownikom zrozumieć warunki pozwolenia, przeprowadzać kontrole due diligence i prowadzić odpowiednią dokumentację.

Odpowiedzialność ta spoczywa zazwyczaj na dziale, który ma doświadczenie w wypełnianiu zobowiązań prawnych i kontaktach z pracownikami organizacji i zewnętrznymi współpracownikami 30 . W organizacji powinna pracować co najmniej jedna osoba, której powierzono przestrzeganie przepisów dotyczących wywozu. W miarę możliwości komórka ds. kontroli wywozu powinna być wolna od konfliktów interesów. Powinna również mieć bezpośredni dostęp do kadry kierowniczej wyższego szczebla i obowiązek sprawozdawczy wobec niej.

Ponadto konieczne może okazać się wyznaczenie punktów kontaktowych w różnych działach organizacji, które będą mogły podnosić świadomość, kierować personelem administracyjnym i naukowym w przypadku pojawienia się istotnej kwestii oraz, w razie potrzeby, kierować zapytania i wnioski do komórki ds. kontroli wywozu.

Trzeci rodzaj odpowiedzialności dotyczy wdrożenia praktycznych kroków, które mają zostać podjęte przez personel naukowy, by spełnić wymogi organizacji w zakresie zgodności. Funkcja ta obejmuje takie zadania jak identyfikacja projektów, które mogą wymagać pozwolenia, stosowanie kontroli końcowego przeznaczenia lub użytkownika końcowego oraz wprowadzanie zalecanych środków ograniczających i zatwierdzeń podczas prowadzenia działalności badawczej. O ile wszyscy pracownicy, których to dotyczy, muszą przestrzegać procedur zgodności organizacji podczas wykonywania swoich zadań, o tyle odpowiedzialność za identyfikację wrażliwych projektów i zastosowanie wymaganych kontroli spoczywa zazwyczaj na kierowniku projektu. Często jest to osoba, która zapewnia finansowanie i koordynuje projekt w ramach organizacji i jest również znana w niektórych kontekstach naukowych jako główny badacz.

Personel administracyjny (np. z działu zamówień publicznych i działu prawnego) może nadzorować niektóre zadania związane z przestrzeganiem przepisów przewidziane w polityce zgodności. Personel ten może należeć do komórki ds. zgodności z przepisami dotyczącymi wywozu lub jedynie ściśle z nią współpracować.

Pracownicy administracyjni mogą być w stanie zidentyfikować problemy, które nie zostały uwzględnione przez pracowników naukowych. W ten sposób przeszkoleni pracownicy administracyjni mogliby również pełnić funkcję "strażników dostępu" w przypadku niepowodzenia innych zabezpieczeń 31 .

W dodatku 6 przedstawiono dwa przykłady możliwej struktury organizacji ds. zgodności z przepisami w środowiskach badawczych.

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.3. Szkolenia i podnoszenie świadomości

Szkolenia i podnoszenie świadomości są ważnym elementem każdego wewnętrznego programu zgodności i powinny być dostosowane do konkretnej sytuacji organizacji badawczej. Podnoszenie świadomości uważa się za pierwszy krok w kierunku umożliwienia zarówno pracownikom naukowym, jak i administracyjnym zrozumienia zagrożeń dla bezpieczeństwa oraz wypełniania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących kontroli wywozu i wewnętrznego programu zgodności organizacji. Szkolenia obejmują specjalistyczne kursy dostosowane do stanowisk i personelu organizacji, których dotyczą kontrole wywozu.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Organizacje badawcze muszą rozważyć inicjatywy podnoszące świadomość i inicjatywy szkoleniowe na różnych szczeblach, za pomocą rozmaitych środków i zróżnicowanych celów.

Po pierwsze, ogólne wprowadzenie do problematyki kontroli wywozu dla wszystkich potencjalnie zainteresowanych pracowników naukowych i studentów jest istotne dla podnoszenia świadomości i promowania kultury odpowiedzialności w całej organizacji. Można to osiągnąć poprzez włączenie odniesień do celów kontroli wywozu i związanych z nimi środków wewnętrznych do kodeksów postępowania, stron internetowych poświęconych etyce i rzetelności badawczej, a także regularnie organizowanych szkoleń z zakresu ogólnego bezpieczeństwa i ochrony 32 .

Po drugie należy opracować ogólne szkolenia i działania podnoszące świadomość dla pracowników naukowych z działów organizacji, które we wstępnej ocenie ryzyka i ponownych ocenach zostały uznane za istotne dla kontroli wywozu. Celem tych szkoleń jest zapoznanie personelu z wymogami kontroli wywozu oraz zapewnienie możliwości podjęcia niezbędnych działań w przypadku pojawienia się problemu lub obaw związanych z projektowaniem, planowaniem i prowadzeniem badań naukowych.

Po trzecie należy przeprowadzić ukierunkowane szkolenia dla personelu administracyjnego zajmującego się wdrażaniem różnych procedur kontroli wewnętrznej, takich jak procedury dotyczące bezpieczeństwa, zamówień publicznych, transferu technologii, umów i współpracy badawczej. Należy również organizować specjalistyczne szkolenia dla personelu naukowego, którego regularnie dotyczy wdrażanie kontroli wywozu ze względu na zaangażowanie w projekty wrażliwe, wymagające szczególnej uwagi i środków kontroli.

Niektóre organizacje badawcze mogą prowadzić bardzo różne rodzaje badań naukowych, a wykazy kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania mogą odnosić się do szerokiego spektrum produktów i technologii. Oznacza to konieczność rozważenia opracowania materiałów szkoleniowych i podejścia dostosowanego do potrzeb odbiorców pochodzących z różnych działów i środowisk, o różnej wiedzy fachowej.

Biorąc pod uwagę dynamiczny charakter przepisów dotyczących kontroli wywozu i zmian w tym obszarze, szkolenia powinny być przeprowadzane co roku, natomiast pracownicy ponoszący główną odpowiedzialność za funkcjonowanie wewnętrznego programu zgodności powinni regularnie aktualizować dostępne narzędzia i materiały informacyjne.

Prosimy o skontaktowanie się z właściwym organem krajowym w celu ustalenia, czy dostępne są dodatkowe zasoby, takie jak subskrypcja sesji informacyjnych i biuletynów, krajowych wytycznych i szkoleń.

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.4. Proces i procedury kontroli wywozu

Element ten zawiera wewnętrzne środki, które organizacja powinna wdrożyć, aby zapewnić, że wywóz nie odbywa się bez wymaganego pozwolenia lub wbrew wszelkim odnośnym ograniczeniom lub zakazom wywozu.

W procesie kontroli wywozu gromadzone i analizowane są istotne informacje dotyczące następujących aspektów: klasyfikacja produktów, ocena ryzyka związanego z działalnością, określanie pozwoleń i ubieganie się o nie, oraz etap po przyznaniu pozwolenia. Postępując zgodnie z wymienionymi poniżej krokami, organizacja badawcza musi zaplanować i przeprowadzić proces kontroli wywozu z uwzględnieniem poszczególnych rodzajów podejmowanych działań, istniejących polityk i procedur instytucjonalnych oraz szczególnych wyzwań związanych z profilem ryzyka organizacji.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Proces kontroli wywozu jest centralnym elementem wewnętrznych środków kontroli zgodności stosowanych przez organizację. Wdrażanie tego elementu musi być wspólne dla personelu administracyjnego i naukowego, ponieważ ich role w zakresie zgodności mają wzajemnie wzmacniający wpływ na funkcjonowanie wewnętrznego programu zgodności. Celem jest ustanowienie procedur kontroli, w których określone zostaną kroki mające na celu zapewnienie zgodności z prawem kontroli wywozu oraz wewnętrzną polityką organizacji w zakresie kontroli. W zależności od zakresu i wrażliwości podejmowanych badań naukowych, proces kontroli wywozu może mieć znaczenie dla kilku rodzajów działań:

Organizacja badawcza może rozważyć dostosowanie swoich polityk i procedur instytucjonalnych dotyczących wszystkich działań wymienionych powyżej poprzez wprowadzenie kontroli i weryfikacji kontroli wywozu. W większości przypadków pozauniwersyteckie instytuty badawcze dysponują scentralizowanymi procedurami, które można dostosować, aby uwzględnić takie procedury kontroli i ograniczania ryzyka. Uniwersytety mogą wybrać takie samo podejście, dostosowane do ich potrzeb.

W organizacji badawczej, a w szczególności na uniwersytecie, objęta kontrolą działalność wywozowa może odbywać się zarówno w ramach formalnej współpracy z partnerami zewnętrznymi, jak i w ramach nieformalnej wymiany. W tym ostatnim przypadku może ona odbywać się głównie na zasadzie wymiany pojedynczych naukowców. W związku z tym w procesie kontroli wywozu należy uwzględnić obie możliwości, jak i wprowadzić procedury kontroli i kontrole w celu ustalenia, czy dana działalność badawcza wiąże się z "wywozem" produktu objętego kontrolą.

Pojedynczy naukowcy muszą być w stanie identyfikować i zgłaszać problemy związane z kontrolą wywozu podczas prowadzenia badań. Można to osiągnąć za pomocą ogólnych narzędzi, takich jak drzewa decyzyjne wskazujące naukowcom kroki, jakie należy podjąć w celu określenia ewentualnych problemów związanych z kontrolą wywozu 34 . Ponadto ukierunkowane procedury i kontrole mogłyby zostać włączone do procesów instytucjonalnych zezwalających na wyżej wymienione działania. Na przykład organizacja badawcza mogłaby wprowadzić do swojego internetowego systemu zatwierdzania podróży za granicę notę informacyjną i wymóg przeprowadzania przez naukowców kontroli wywozu przed złożeniem wniosku 35 .

Ponadto procedury kontroli wywozu należy włączyć do etapu planowania projektu badawczego i przed zawarciem formalnej umowy z innymi organizacjami partnerskimi. Już na tym etapie określenie celów projektu i źródła finansowania mogą mieć konsekwencje z punktu widzenia kontroli wywozu.

Kwestia kontroli wywozu może pojawić się na różnych etapach realizacji projektu. W niektórych przypadkach zezwolenie na kontrolę wywozu może stać się istotne dopiero na zupełnie końcowym etapie projektu badawczego, gdy organizacja badawcza lub naukowiec zdecyduje się podzielić wynikami objętymi kontrolą wywozu ze stronami trzecimi, na przykład w drodze umowy licencyjnej. Pokazuje to znaczenie wprowadzenia weryfikacji kontroli wywozu w ramach różnych procedur instytucjonalnych.

W innych sytuacjach - zwłaszcza tych, które wiążą się ze współpracą z partnerami międzynarodowymi - badania mogą wiązać się z ujawnianiem wrażliwych technologii oraz dostawą produktów objętych kontrolą wywozu na różnych etapach projektu. W związku z tym w przypadku projektów oznaczonych jako wrażliwe należy dodać kontrole wywozu i środki ograniczające przez cały okres realizacji projektu. Należy je określić w umowie podpisanej z innymi organizacjami.

We wszystkich przypadkach omówionych powyżej procedury kontroli wywozu, które należy ustanowić, muszą uwzględniać następujące aspekty:

jeżeli wynik klasyfikacji produktu i oceny ryzyka związanego z daną działalnością prowadzi do wniosku, że działalność ta jest objęta kontrolą, należy odnieść się do dalszych aspektów, jak opisano poniżej:

W ograniczonej liczbie przypadków można dojść do wniosku, że organizacja lub dany naukowiec musi powstrzymać się od określonego działania lub że projekt bądź współpraca z instytucją współpracującą nie może mieć miejsca. Może tak być na przykład w przypadku, gdy strona zaangażowana znajduje się na zamkniętej liście objętej sankcjami lub gdy organizacja uważa, że ryzyko wykorzystania wyników badań naukowych do niegodziwych celów w państwie trzecim jest wysokie. Jest również możliwe, że właściwy organ rozpatrzy odmownie (tj. odrzuci) wniosek o zezwolenie na wywóz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi kontroli wywozu, np. jeżeli jego ocena wskazuje na istnienie ryzyka proliferacji.

W przypadku wątpliwości lub podejrzenia podczas procesu kontroli wywozu, w szczególności w odniesieniu do wyników deklarowanego końcowego zastosowania i zaangażowanych stron, lub w przypadku kontroli ryzyka zmiany końcowego przeznaczenia, należy skonsultować się z właściwym organem w państwie członkowskim UE, w którym Państwa organizacja ma siedzibę.

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.5. Przegląd wyników, audyty, sprawozdawczość i działania naprawcze

Każdy system zarządzania musi podlegać okresowym przeglądom w celu zidentyfikowania zaniechań i awarii funkcjonowania, a także dostosowania polityk i procedur na podstawie nowych informacji, wymogów prawnych i nowo określonych najlepszych praktyk.

Dobrze funkcjonujący wewnętrzny program zgodności zawiera jasne procedury powiadamiania i eskalacji działań personelu w przypadku podejrzewanego lub znanego incydentu niezgodności. W ramach silnej kultury przestrzegania przepisów pracownicy naukowi i administracyjni muszą czuć się pewnie i być spokojni, gdy w dobrej wierze zgłaszają pytania lub wątpliwości dotyczące zgodności.

Przeglądy wyników, audyty oraz procedury sprawozdawcze zaprojektowano z myślą o wykrywaniu niespójności, aby wyjaśnić i zmienić procedury, jeżeli skutkują one (lub mogą skutkować) niezgodnością, a także zwiększyć skuteczność kontroli na miejscu.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Rola tego podstawowego elementu polega na zweryfikowaniu codziennej pracy nad zgodnością w organizacji, rozważeniu obszarów wymagających poprawy oraz, w razie potrzeby, zmianie procedur zgodności. Informacje uzyskane w trakcie szkoleń, podnoszenia świadomości i innych środków sprawozdawczych można uwzględnić w przeglądzie wyników.

Innym ważnym komponentem tego podstawowego elementu są audyty przeprowadzane wewnętrznie lub przez niezależnego audytora w celu sprawdzenia, czy wewnętrzny program zgodności został prawidłowo wdrożony. Jeżeli pozwalają na to zasoby, dobrą praktyką biznesową jest okresowe zatrudnianie audytora zewnętrznego.

Procedury zgłaszania określają kroki (np. procedurę powiadamiania), które należy podjąć wewnętrznie i zewnętrznie w przypadku podejrzenia lub znanego incydentu niezgodności z przepisami.

Ponadto działania naprawcze to zestaw działań zaradczych mających na celu zagwarantowanie, że niezgodność nie wystąpi ponownie.

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.6. Prowadzenie ewidencji i dokumentacja

Proporcjonalne, dokładne i identyfikowalne prowadzenie ewidencji działań związanych z kontrolą wywozu produktów podwójnego zastosowania ma zasadnicze znaczenie dla wysiłków organizacji badawczej w zakresie zgodności. Kompleksowy system prowadzenia ewidencji pomoże organizacji badawczej w spełnieniu unijnych i krajowych wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji 44 , przeglądzie i poprawie środków zgodności oraz ułatwi współpracę z właściwymi organami w przypadku dochodzenia w sprawie kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania lub zweryfikowanej niezgodności.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Polityka przechowywania dokumentów organizacji badawczej musi być zgodna z odpowiednimi obowiązkami określonymi w prawie krajowym lub praktyce krajowej (np. obowiązek przechowywania i śledzenia dokumentów związanych z zezwoleniem na wywóz przez co najmniej pewien czas) i może przewidywać dodatkowe wymogi przy prowadzeniu badań obejmujących objęte kontrolą produkty, technologie i oprogramowanie. W najlepszym interesie organizacji można podejmować decyzje i kroki w trakcie różnych procedur kontroli wywozu (np. wewnętrzny dokument opisujący decyzję techniczną dotyczącą klasyfikacji produktu lub projektu opartego na współpracy). Na przykład, jeżeli wszystkie wymagane rejestry zostaną zarchiwizowane i prawidłowo zarejestrowane, umożliwi to skuteczne wyszukiwanie w trakcie procedur oceny ryzyka w odniesieniu do przyszłych projektów, ale również podczas okresowych audytów. Co istotne, skuteczne prowadzenie ewidencji i dokumentacja będą wskazywać kierunek działań podejmowanych w przypadku podejrzenia lub wystąpienia niezgodności.

Działalność badawcza jest w większości przypadków wspólnym przedsięwzięciem, w związku z czym prowadzenie odpowiednich rejestrów wszystkich newralgicznych działań może być prawdziwie zbiorowym wysiłkiem. W przypadku gdy organizacja badawcza podejmuje lub mogłaby podjąć kontrolowane badania we współpracy z innymi organizacjami, do formalnych umów można wprowadzić specjalne klauzule określające obowiązki wszystkich zaangażowanych stron w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących kontroli wywozu. Klauzule takie mogłyby wyjaśniać, kto jest odpowiedzialny za ubieganie się o zezwolenie i spełnianie wynikających z tego wymogów w zakresie prowadzenia ewidencji. Konieczne jest, aby wszystkie zaangażowane strony podjęły niezbędne kroki w celu przestrzegania wymogów w zakresie prowadzenia ewidencji i dopilnowania, aby ich działania nie były sprzeczne z prawem państwa członkowskiego UE, w którym mają siedzibę 45 .

Jakie kroki należy podjąć?

3.2.7. Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji

Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji odnoszą się do szeregu procedur, które mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu usuwaniu produktów podwójnego zastosowania lub dostępowi do nich pracowników, wykonawców, dostawców lub odwiedzających. Mają one funkcjonować w synergii z innymi procedurami bezpieczeństwa wewnętrznego stosowanymi przez organizację badawczą i są szczególnie przydatne do monitorowania i śledzenia niematerialnych transferów technologii.

Chociaż unijne rozporządzenie w sprawie produktów podwójnego zastosowania nie przewiduje norm w zakresie bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji, monitorowanie i zabezpieczanie dostępu do produktów podlegających kontroli może zagwarantować, że żaden niedozwolony wywóz nie będzie miał miejsca ani umyślnie, ani w wyniku zaniedbania.

Czego oczekuje się od organizacji badawczych?

Ryzyko dla bezpieczeństwa wynika zarówno z zewnętrznych, jak i wewnętrznych zagrożeń dla organizacji. Ponadto przy opracowywaniu procedur wewnętrznych często bardziej sprawne i skuteczne jest uwzględnianie całego spektrum zagrożeń i opracowywanie mechanizmów uwzględniających zarówno ryzyko zewnętrzne, jak i wewnętrzne.

Do osiągnięcia różnych celów można wykorzystać odpowiednie środki bezpieczeństwa zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi lub usuwaniu kontrolowanych produktów podwójnego zastosowania. Na przykład system monitorowania, kto ma dostęp do pomieszczeń/laboratoriów, może pomóc organizacji w przestrzeganiu zarówno protokołów bezpieczeństwa wymaganych w przypadku niektórych rodzajów badań i kontroli wywozu, jak i obowiązków w zakresie sankcji określających ograniczenia w dostępie obywateli państw trzecich do sprzętu podwójnego zastosowania i jego stosowaniu. Podobnie dostęp do kontrolowanych technologii podwójnego zastosowania za pośrednictwem wewnętrznych serwerów organizacji badawczej powinien być w jak największym stopniu ograniczony na zasadzie ograniczonego dostępu, a wrażliwe transfery elektroniczne powinny być monitorowane zgodnie z wymogami kontroli wywozu.

W celu zabezpieczenia wrażliwych projektów obejmujących produkty podwójnego zastosowania lub inne produkty istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa, organizacja badawcza może wdrożyć zestaw wewnętrznych środków służących identyfikacji i ograniczaniu ryzyka w zintegrowany sposób, uwzględniając w ten sposób zarówno aspekty bezpieczeństwa fizycznego, jak i bezpieczeństwa informacji i kontroli wywozu. Podkreśla się, że zezwolenia na wywóz niematerialnego transferu technologii do miejsc przeznaczenia poza UE mogą stanowić część takiego zintegrowanego podejścia.

Jakie kroki należy podjąć?