Rozdział 2 - Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji - Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
Monitor Polski
M.P.2014.153 t.j.
Akt utracił moc Wersja od: 19 lutego 2014 r.
Rozdział 2
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
§ 3.
Dokumentację kwalifikuje się do materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.§ 4.
Materiały archiwalne oznacza się symbolem "A".§ 5.
1.
Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem "B".2.
Dokumentację niearchiwalną ze względu na okresy przechowywania oznacza się:1)
symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania - podlegającą po upływie okresu przechowywania brakowaniu;2)
symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania - podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej;3)
symbolem "Bc" - mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla ABW, która nie podlega przekazaniu do archiwum ABW.3.
Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.§ 6.
1.
Kwalifikacji dokumentacji według zasad, o których mowa w § 3-5, dokonuje się, począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.2.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu danej sprawy.§ 7.
Czynności kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji są dokonywane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanego dalej "wykazem akt ABW", podlegającego ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.§ 8.
1.
W celu zbadania i oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenia prawidłowości jej kwalifikacji przeprowadza się ekspertyzę archiwalną, zwaną dalej "ekspertyzą".2.
Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" można:1)
utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;2)
przedłużyć okres jej przechowywania;3.
Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum ABW.§ 9.
1.
Ekspertyzę wykonuje komisja powoływana przez dyrektora archiwum ABW złożona z wyznaczonych funkcjonariuszy archiwum ABW.2.
Jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy, dyrektor archiwum ABW występuje do jednostki organizacyjnej, która złożyła do archiwum ABW dokumentację, lub do jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania tej jednostki organizacyjnej, w celu uzyskania opinii zawierającej ocenę wartości dokumentacji. Stanowisko wyrażone w opinii nie jest wiążące dla archiwum ABW.