Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
M.P.2014.153 t.j.
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 118
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 23 października 2007 r.
w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- zwanych dalej "spisem i protokołem";
Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych
Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
WZÓR
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B" i "BE", przeznaczonej do zniszczenia 1
WZÓR
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B" i "BE", przeznaczonej do zniszczenia 1
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
............................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)
Lp. | Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego | Symbol z wykazu akt ABW | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne | Liczba tomów/liczba metrów bieżących | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
UWAGA:
Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
WZÓR
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 2
WZÓR
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 2
ZAŁĄCZNIK Nr 3
WZÓR
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc", przeznaczonej do zniszczenia"
WZÓR
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc", przeznaczonej do zniszczenia"
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
............................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)
Lp. | Symbol z wykazu akt ABW | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne od - do | Liczba metrów bieżących | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
UWAGA:
Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.
ZAŁĄCZNIK Nr 4
WZÓR
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" 3
WZÓR
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" 3
ZAŁĄCZNIK Nr 5
WZÓR
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr .... 4 , 5
WZÓR
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr .... 4 , 5
(nazwa jednostki organizacyjnej ABW)
........................
(miejscowość, data)
......................................
(nazwa komórki organizacyjnej ABW)
......................................
(wymienić nazwę archiwum)
dnia .................................
(wpisuje archiwum)
Lp. | Znak jednostki archiwalnej (oznaczenie literowe komórki organizacyjnej ABW - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ABW) | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne | Kategoria archiwalna | Liczba stron | Nr i data zezwolenia na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub nr spisu zdawczo-odbiorczego przekazania do archiwum3) | Uwagi | |
od | do | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
.............................
(podpis kierownika jednostki/
komórki organizacyjnej ABW)
Zdał: ....................... Przyjął: .....................
(podpis funkcjonariusza (podpis dyrektora
zdającego) archiwum ABW lub
upoważnionego
funkcjonariusza)
ZAŁĄCZNIK Nr 6
WZÓR
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH 6
WZÓR
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH 6
Lp. | Data sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego | Data przyjęcia spisu zdawczo-odbiorczego | Nazwa komórki/jednostki organizacyjnej ABW przekazującej spisy | Data wytworzenia dokumentacji | Liczba jednostek archiwalnych | Rozliczenie jednostek archiwalnych | Uwagi | |||
wg spisu zdawczo-odbiorczego | przyjętych | |||||||||
zniszczono | przekazano | pozostało | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
ZAŁĄCZNIK Nr 7
WZÓR
Zezwolenie nr ...2)
WZÓR
Zezwolenie nr ...2)
(pieczęć nagłówkowa wystawcy zezwolenia)
Egz. nr ...1)
...................
(miejscowość, data)
na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia
Wyrażam zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do
zniszczenia:
..............................................................
..............................................................
..............................................................
..............................................................
z lat ........................................................
zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zniszczenia ........ z dnia ..........., znak ...............,
w ilości około ........... (słownie: ..................) m.b.,
z wyjątkiem poz. .............................................
.............................
(pieczęć imienna i podpis
funkcjonariusza wydającego
zezwolenie)
1) Egz. nr 1 - pozostaje w jednostce organizacyjnej ABW brakującej dokumentację.
Egz. nr 2 - pozostaje w archiwum ABW.
Egz. nr 3 - pozostaje w instytucji niszczącej dokumentację.
2) Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie
z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji
niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn.
zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z
dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
(Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem
2 stycznia 2011 r.
ZAŁĄCZNIK Nr 8
WZÓR
PROTOKÓŁ 7
WZÓR
PROTOKÓŁ 7
(miejscowość, data)
"Zatwierdzam"
.......................
(kierownik jednostki
organizacyjnej ABW)
zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji
Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska,
stanowiska służbowe członków komisji)
1. ...........................................................
2. ...........................................................
3. ...........................................................
dokonała w dniu ..... 20 ... r. zniszczenia niżej wymienionych
komunikatów oraz materiałów z obserwacji (np. fotografii,
nagrań filmowych):
Lp. | Rodzaj nośnika danych/nazwa dokumentu | Pojemność nośnika | Nr ewidencyjny | Nr egzemplarza | Uwagi/sposób zniszczenia (rozmagnesowanie, zniszczenie fizyczne) |
Przewodniczący komisji .................
(podpis)
Członkowie komisji: 1. .................
(podpisy)
2. .................
3. .................
ZAŁĄCZNIK Nr 9
WZÓR
PROTOKÓŁ 8
WZÓR
PROTOKÓŁ 8
(miejscowość, data)
"Zatwierdzam"
.......................
(kierownik jednostki
organizacyjnej ABW)
zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych
Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska,
stanowiska służbowe członków komisji)
1. ...........................................................
2. ...........................................................
3. ...........................................................
4. ...........................................................
dokonała w dniu ..... 20... r. zniszczenia niżej wymienionej
dokumentcji i materiałów kryptograficznych:
Lp. | Nazwa dokumentu | Nr dokumentu | Nr egzemplarza |
Przewodniczący komisji .................
(podpis)
Członkowie komisji: 1. .................
(podpisy)
2. .................
3. .................
ZAŁĄCZNIK Nr 10
(uchylony).
(uchylony).
ZAŁĄCZNIK Nr 11
WZÓR
Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych ABW przekazywanych do archiwum państwowego
WZÓR
Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych ABW przekazywanych do archiwum państwowego
1. Strona tytułowa
Na stronie tytułowej umieszcza się:
1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej ABW przekazującej materiały archiwalne;
2) miejscowość i datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego;
3) tytuł: "Spis zdawczo-odbiorczy";
4) nazwę jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzyła materiały archiwalne;
5) nazwę archiwum, do którego materiały archiwalne są przekazywane;
6) liczbę pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) liczbę stron spisu zdawczo-odbiorczego;
8) datę i podpis przekazującego;
9) datę i podpis odbierającego.
2. Kolejne strony spisu zdawczo-odbiorczego
Na kolejnych stronach spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się następujące elementy:
1) w nagłówku każdej strony:
a) "Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych «nazwa jednostki»", gdzie «nazwa jednostki» oznacza nazwę jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzyła materiały archiwalne,
b) datę wydruku spisu zdawczo-odbiorczego;
2) w stopce każdej strony: numer strony spisu zdawczo-odbiorczego;
3) w treści każdej strony umieszcza się elementy:
a) Lp.
Objaśnienie: liczba porządkowa w spisie zdawczo-odbiorczym, kolejna liczba naturalna począwszy od 1,
b) Znak jednostki archiwalnej
Objaśnienie: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ABW,
c) Tytuł jednostki archiwalnej
Objaśnienie: hasło klasyfikacyjne z wykazu akt ABW,
d) Daty skrajne
- podelement: od
Objaśnienie: rok początkowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce,
- podelement: do
Objaśnienie: rok końcowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce
Uwaga: W przypadku gdy dokumentacja w przekazywanej teczce dotyczy jednego roku, należy wpisać ten sam rok w obu kolumnach,
e) Liczba stron
Objaśnienie: liczba stron w teczce,
f) Uwagi
Objaśnienie: dodatkowe informacje o dokumentacji w przekazywanej teczce. Miejsce na wpisanie informacji, które mogą być istotne dla pełniejszego określenia przekazywanej jednostki archiwalnej, a nieuwzględnionych w pozostałych elementach spisu zdawczo-odbiorczego.
Przykładowy wzór wyglądu pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego
Egz. nr ....
................
(pieczęć ABW)
......................
(miejscowość, data)
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY Nr .... 9
materiałów archiwalnych ......................................
(nazwa jednostki organizacyjnej ABW)
przekazanych do archiwum państwowego w .......................
................... .......................
(data i podpis (data i podpis
odbierającego) dyrektora archiwum ABW
lub upoważnionego
funkcjonariusza)
Przykładowy wzór wyglądu kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego
data wydruku spisu zdawczo-odbiorczego
Lp. | Znak jednostki archiwalnej | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne od - do | Stron | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Część B - Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego
1) spis zdawczo-odbiorczy zawiera informacje odnoszące się do całego spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 1 pkt 1-6;
2) spis zdawczo-odbiorczy zawiera dane dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. a-e oraz może zawierać dane wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. f.
ZAŁĄCZNIK Nr 12
WZÓR
REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH 10
WZÓR
REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH 10
Lp. | Nr spisu zdawczo-odbiorczego | Data sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego | Nazwa archiwum państwowego, do którego przekazano materiały archiwalne | Nazwa wytwórcy/rodzaj przekazywanych materiałów archiwalnych | Daty skrajne dokumentacji | Liczba przekazanych jednostek archiwalnych | Sygnatura materiałów archiwalnych nadana po przekazaniu | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »