Rozdział 3 - Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Urzędzie Ochrony Państwa.

Monitor Polski

M.P.2001.34.563

Akt utracił moc

Wersja od: 16 października 2001 r.

Rozdział  3

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  10.

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się, z zastrzeżeniem § 18, przez:

1) przeprowadzenie ekspertyzy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu,

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

- zwanych dalej "spisem i protokołem",

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa UOP - spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a),

b) kierownika jednostki organizacyjnej - spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b).

2. Spis i protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a), sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b), sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla UOP.

§  11.

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, w Archiwum UOP po upływie okresu jej przechowania.

2. Dokumentacja, o której mowa w § 10 ust. 5, podlega, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, brakowaniu w jednostkach organizacyjnych.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania do celów kontrolnych i dowodowych, w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

4. Z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 3, właściwy kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej, który decyduje o zakresie i okresie wyłączenia tej dokumentacji z czynności brakowania.

5. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej, pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dokonuje się w Archiwum UOP, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

§  12.

1. Czynności brakowania dokumentacji, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 i 2, wykonuje komisja brakująca dokumentację niearchiwalną.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni funkcjonariusze Archiwum UOP w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 i 5,

2) co najmniej jeden wyznaczony funkcjonariusz Archiwum UOP oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy z jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor Archiwum UOP,

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

§  13.

1. Po przeprowadzeniu ekspertyzy komisja brakująca dokumentację niearchiwalną może zaproponować zmianę kwalifikacji brakowanej dokumentacji kategorii "B" na kategorię "A" albo zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Przepisy § 8 ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 11 ust. 2, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości oceny jej przydatności praktycznej dla UOP, funkcjonariusz Archiwum UOP wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

§  14.

1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 3. Jeden egzemplarz spisu i protokołu pozostaje w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi egzemplarz spisu i protokołu jest przekazywany do Archiwum UOP.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez Archiwum UOP, spis i protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§  15.

1. Informację o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym,

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych oraz

3) w odpowiadającym jej inwentarzu.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Ewidencja dotycząca dokumentacji wybrakowanej, bez względu na symbol, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w Archiwum UOP odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

§  16.

1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej "zezwoleniem", na podstawie zatwierdzonego przez osoby, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 3, spisu i protokołu, odpowiednio wydają:

1) dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 1, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektor Zarządu Wywiadu - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, znajdującej się w tej jednostce organizacyjnej,

3) szef delegatury - dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b), znajdującej się w delegaturze.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się, z zastrzeżeniem ust. 4, w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla Archiwum UOP, a trzeci dla instytucji fizycznie niszczącej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Archiwum UOP, zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w Archiwum UOP, a drugi w instytucji fizycznie niszczącej tę dokumentację.

§  17.

1. Bezpośredni nadzór nad przekazaniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia sprawuje funkcjonariusz jednostki organizacyjnej, która dokonała wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej, upoważniony odpowiednio przez:

1) dyrektora Archiwum UOP - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektora Zarządu Wywiadu - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2,

3) kierownika jednostki organizacyjnej - do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b).

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do fizycznego zniszczenia w odpowiedniej instytucji organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna, z zastrzeżeniem § 18.

3. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie Archiwum UOP o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, najpóźniej w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

4. Fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§  18.

1. Niszczenia komunikatów z obserwacji, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, po ustaniu ich przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco, najpóźniej w czasie przygotowywania dokumentacji do przekazania do Archiwum UOP, na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

2. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do Archiwum UOP.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Niszczenia dokumentacji kodowej i szyfrowej, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, po ustaniu jej przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

5. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 4, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która dokumentację kodową i szyfrową wytworzyła.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

7. Niszczenie dokumentacji wytworzonej w związku z wykonywaniem czynności, o których mowa w art. 10 lub art. 10a ustawy o UOP, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, zarządza się w oparciu o pisemną decyzję Szefa UOP, wydaną na podstawie art. 10 ustawy o UOP.

8. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 7, sporządza się protokół zniszczenia zatwierdzony przez Szefa UOP.

9. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 8, sporządza się według wzorów stanowiących załączniki nr 8, 9 i 10 do zarządzenia.

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, 4 i 7, odbywa się bez udziału funkcjonariusza Archiwum UOP.