Dział 1 - Przepisy ogólne. - Szczegółowy zakres i tryb działania księgowych-rewidentów, powołanych do rewizji przedsiębiorstw państwowych.
Monitor Polski
M.P.1953.A-100.1379
Akt utracił moc Wersja od: 22 lutego 1957 r.
DZIAŁ I.
Przepisy ogólne.
Przepisy ogólne.
Cel, zakres, planowanie rewizji dokumentalnych.
Cel, zakres, planowanie rewizji dokumentalnych.
§ 1.
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o uchwale bez bliższego określenia, należy przez nią rozumieć uchwałę nr 1192 Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 1952 r. w sprawie zniesienia kontroli wewnętrznej oraz powołania inspekcji resortowej i księgowych-rewidentów (Monitor Polski Nr A-106, poz. 1640).§ 2.
1.
Celem przeprowadzenia rewizji księgowo-finansowej jest - zgodnie z uchwałą: 1)
badanie legalności wszelkich operacji finansowych i gospodarczych, 2)
walka z nadużyciami i nielegalnym wydatkowaniem środków pieniężnych i materiałowych, 3)
badanie prawidłowości:a)
prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości finansowej,b)
opracowania dokumentacji rachunkowej i finansowej,c)
księgowania,d)
ewidencjonowania środków obrotowych i majątku trwałego.2.
Badanie legalności operacji finansowych i gospodarczych, a przede wszystkim tych operacji, które mają wpływ na stan majątkowy, finansowy i wyniki działalności przedsiębiorstwa, polega na stwierdzeniu ich zgodności z obowiązującymi przepisami i planem techniczno-ekonomicznym. W toku rewizji należy także badać gospodarcze uzasadnienie tych operacji.3.
Celem skutecznej walki z nadużyciami i nielegalnym wydatkowaniem środków pieniężnych należy poddać rewizji organizację i kontrolę wydawania środków oraz przestrzegania dyscypliny finansowej w przedsiębiorstwie.§ 3.
Zadania, o których mowa w § 2, wykonują księgowi-rewidenci, powołani w jednostkach organizacyjnych, określonych uchwałą, w drodze: 1)
rewizji dokumentalnych, 2)
przygotowania zarządzeń porewizyjnych i kontroli ich wykonania, 3)
występowania z wnioskami do organów właściwych dla ścigania przestępstw o pociągnięcie osób winnych do odpowiedzialności karnej w przypadku stwierdzenia nadużyć.§ 4.
1.
Rewizje dokumentalne mogą być planowe i pozaplanowe. Rewizje pozaplanowe przeprowadzane są w przypadkach szczególnych na zarządzenie jednostki sprawującej nadzór nad jednostką przeprowadzającą rewizję.2.
Ze względu na zakres rozróżnia się rewizje dokumentalne: 1)
pełne - obejmujące badanie całokształtu operacji gospodarczo-finansowych jednostki podlegającej rewizji, 2)
częściowe - obejmujące badanie niektórych rodzajów operacji gospodarczo-finansowych (np. gospodarki materiałowej).3.
Rewizja dokumentalna może być przeprowadzona w sposób kompletny lub w sposób wyrywkowy. Rewizja przeprowadzana w sposób kompletny polega na kontroli wszystkich dokumentów i zapisów księgowych, dotyczących operacji w badanym zakresie. Rewizja jest przeprowadzana w sposób wyrywkowy, gdy ogranicza się tylko do wybranych w odpowiedni sposób dokumentów i zapisów księgowych bądź zagadnień.§ 5.
Jeżeli zajdzie konieczność przeprowadzenia dodatkowej rewizji dla uzupełnienia stwierdzonych faktów lub przedstawionych dowodów bądź dla sprawdzenia prawidłowości stwierdzeń zawartych w protokole z rewizji pierwotnej i wniosków porewizyjnych - przeprowadza się rewizję powtórną.§ 6.
1.
Planową rewizję pełną należy przeprowadzać w przedsiębiorstwie co najmniej raz do roku z zachowaniem ciągłości okresów rewizji.2.
Zachowanie ciągłości okresów rewizji polega na tym, że kolejno przeprowadzane rewizje powinny objąć cały okres działalności jednostki podlegającej rewizji, jaki upłynął od daty poprzedniej rewizji do dnia dalszej kolejnej rewizji.§ 7.
1.
Organizacja pracy księgowych-rewidentów powinna się opierać na planach rocznych z podziałem na poszczególne kwartały.2.
Plany rewizji sporządzają wszystkie jednostki, przy których powołano księgowych-rewidentów.§ 8.
1.
Plan rewizji powinien zawierać co najmniej następujące dane: 1)
nazwę jednostki, 2)
okres czasu objęty planem, 3)
ilość etatów księgowych-rewidentów (zatwierdzonych i obsadzonych), 4)
czas pracy przeznaczony na rewizję w dniach roboczych wraz z przygotowaniem do rewizji (przejazd, opracowanie protokołów, wniosków porewizyjnych), z odliczeniem czasu potrzebnego na prace poza rewizją oraz urlopów, 5)
wykaz jednostek podlegających rewizji, 6)
datę ukończenia poprzedniej rewizji i oznaczenia okresu poddanego rewizji, 7)
zakres rewizji planowej, 8)
czas trwania rewizji planowej - kalendarzowo i w dniach roboczych.2.
Przy ustalaniu czasu trwania rewizji planowej należy mieć na względzie wszystkie okoliczności mające wpływ na okres trwania rewizji, (m. in. wielkość jednostki, stan rachunkowości itp.).§ 9.
1.
Plany rewizji podlegają zatwierdzeniu przez jednostkę nadrzędną.2.
Plany rewizji są aktami tajnymi do czasu ich wykonania.
Delegowanie księgowego-rewidenta oraz zasady przeprowadzania rewizji dokumentalnej.
Delegowanie księgowego-rewidenta oraz zasady przeprowadzania rewizji dokumentalnej.
§ 10.
1.
Rewizja dokumentalna powinna być przeprowadzona na podstawie zarządzenia rewizji, zawierającego następujące dane: 1)
nazwisko i imię księgowego-rewidenta, 2)
nazwę jednostki podlegającej rewizji, 3)
okres, który ma być objęty rewizją, 4)
ewentualne upoważnienie księgowego-rewidenta do wglądu w akta tajne z określeniem rodzaju tych akt.2.
Księgowy-rewident powinien otrzymać instrukcję na piśmie, określającą zakres rewizji z dokładnym wyszczególnieniem zadań, w przypadku gdy rewizja ma być częściowa lub pozaplanowa.§ 11.
Zarządzenie rewizji i instrukcje podpisuje kierownik jednostki zlecającej rewizję lub upoważniona przez niego osoba. Zarządzenie zlecające rewizję księgowym-rewidentom, powołanym w ministerstwach lub urzędach centralnych, podpisuje minister (kierownik urzędu) lub osoba przez niego upoważniona.§ 12.
1.
Rewizja dokumentalna przeprowadzana jest w zasadzie jednoosobowo. Rewizja w składzie wieloosobowym może być przeprowadzona w przypadkach uzasadnionych rozmiarami przedsiębiorstwa lub pilnością i ważnością sprawy. Podział czynności pomiędzy rewidentami ustala wyznaczony kierownik zespołu.2.
W zakresie ustalenia wyników rewizji oraz sporządzenia protokołów obowiązują przepisy niniejszej instrukcji bez względu na ilość osób przeprowadzających rewizje.§ 13.
Księgowy-rewident po przybyciu do jednostki, w której przeprowadzić ma rewizję, powinien okazać kierownikowi i głównemu (starszemu) księgowemu tej jednostki zarządzenie zlecające rewizję.§ 14.
1.
Rewizja powinna być w zasadzie dokonywana w dniach i godzinach urzędowych, obowiązujących w jednostce podlegającej rewizji, i w sposób nie przerywający normalnego toku pracy.2.
W razie konieczności rewizja może być przeprowadzona w godzinach pozaurzędowych, jak również i w dni świąteczne, o czym należy powiadomić kierownika jednostki podlegającej rewizji, który w tym przypadku obowiązany jest do wydania niezbędnych zarządzeń.§ 15.
1.
Kierownik i główny (starszy) księgowy jednostki, w której przeprowadzana jest rewizja, obowiązani są wydać zarządzenia umożliwiające dokonanie rewizji oraz udostępnić księgowemu-rewidentowi materiały niezbędne dla jej przeprowadzenia, nie wyłączając akt tajnych, jeżeli otrzymał upoważnienie, określone w § 10 ust. 1 pkt 4.2.
Wydanie księgowemu-rewidentowi akt tajnych następuje z zachowaniem obowiązujących przepisów o postępowaniu z aktami tajnymi.§ 16.
W przypadku odstąpienia od rewizji wskutek niemożności jej przeprowadzenia z jakiegokolwiek powodu księgowy-rewident powinien sporządzić raport służbowy, podając przyczynę odstąpienia od rewizji.§ 17.
Jeżeli w toku rewizji, na skutek ujawnianych faktów, powstanie konieczność rozszerzenia jej zakresu, księgowy-rewident zawiadamia o tym kierownika jednostki, która go delegowała, i przeprowadza rewizję w rozszerzonym zakresie, o ile nie otrzyma odmiennej decyzji.§ 18.
Księgowy-rewident przeprowadza rewizję dokumentalną przez badanie: 1)
dokumentów, na podstawie których zaewidencjonowano operacje gospodarcze, zapisów księgowych na kontach głównych i analitycznych, bilansów obrotów i sald oraz ewentualnych zestawień pomocniczych, 2)
dokumentów pozaksięgowych, np. sprawozdawczości ruchu, umów, zapotrzebowań, wykazów przesyłek otrzymanych i wysłanych, rozdzielników, korespondencji itp., 3)
sprawozdań z wykonania planów techniczno-ekonomicznych oraz wszelkiego rodzaju planów operatywnych, danych z planów wewnątrzzakładowych, sprawozdawczości finansowej, statystycznej, analizy ekonomicznej itp., 4)
rzeczywistego stanu składników majątkowych i jego zgodności ze stanem książkowym (wyrywkowo).Badanie nie może ograniczyć się do formalnego ustalenia rzeczywistego stanu operacji, lecz także musi mieć na względzie ich rzeczowe i gospodarcze uzasadnienie.
§ 19.
Zasięg i szczegółowość rewizji poszczególnych działów pracy przedsiębiorstwa czy też gospodarki składnikami majątkowymi w zakresie tematyki ustalonej przepisami szczegółowymi działu II należy każdorazowo uzależnić od znaczenia danego działu pracy w całokształcie działalności gospodarczej badanego przedsiębiorstwa lub od sumy środków, związanych w określonych składnikach majątkowych, jak również od możliwości popełnienia nadużyć.§ 20.
Księgowy-rewident może żądać od kierownika i pracowników zarówno komórki księgowości, jak też innych komórek organizacyjnych jednostki, w której przeprowadza rewizję, udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień i informacji, sporządzenia zestawień oraz odpisów dokumentów. Zgodność odpisów dokumentów sporządzanych na żądanie księgowego-rewidenta stwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.§ 21.
Sprawdzenia rzeczywistego stanu składników majątkowych przedsiębiorstwa dokonuje księgowy-rewident w obecności kierownika jednostki lub wyznaczonego przez niego pracownika oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za przechowywane składniki majątkowe.§ 22.
1.
Księgowy-rewident powinien zabezpieczyć dokumenty dotyczące stwierdzonych nadużyć w sposób gwarantujący ich nienaruszalność, a w razie niemożności zabezpieczenia - dołączyć je do protokołu rewizji i sporządzić z tego protokół w 2 egzemplarzach, z których jeden pozostawia kierownikowi jednostki podlegającej rewizji.2.
Na żądanie kierownika jednostki, w której przeprowadza się rewizję, księgowy-rewident powinien umożliwić sporządzenie odpisów zebranych dowodów w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.3.
Zgodność odpisów sporządzonych w tych przypadkach stwierdzają osoby wymienione w § 20.§ 23.
W przypadku stwierdzenia w toku rewizji naruszeń przepisów finansowych lub zarządzeń właściwych organów w sprawach gospodarczych - księgowy-rewident dla zapobieżenia szkodzie powinien wydać kierownikowi jednostki odpowiednie polecenie na piśmie oraz zawiadomić o tym równocześnie głównego (starszego) księgowego jednostki, która zarządziła rewizję. Polecenie takie jest natychmiast wykonalne, o ile kierownik jednostki nie zgłosi sprzeciwu, umieszczonego w formie pisemnej na poleceniu z równoczesnym oświadczeniem, że za niewykonanie polecenia bierze na siebie odpowiedzialność. W tym przypadku księgowy-rewident przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia jednostce zlecającej rewizję.§ 24.
1.
W przypadku stwierdzenia w toku rewizji nadużyć księgowy-rewident powinien sporządzić odrębny protokół i nie czekając na zakończenie rewizji przekazać go z niezbędnymi dowodami organom powołanym do ścigania przestępstw.2.
O fakcie przekazania sprawy nadużyć właściwym organom powołanym do ścigania przestępstw powinien księgowy-rewident uczynić odpowiednią wzmiankę w protokole rewizji.
Dokumentacja z przeprowadzonej rewizji.
Dokumentacja z przeprowadzonej rewizji.
§ 25.
W wyniku przeprowadzonej rewizji dokumentalnej księgowy-rewident sporządza protokół. Protokół z rewizji sporządza się w siedzibie jednostki rewidowanej.§ 26.
1.
Protokół z rewizji należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki, w której przeprowadzono rewizję, drugi zaś kierownik jednostki zlecającej rewizję.2.
Kierownik jednostki zlecającej rewizję może zarządzić, aby protokół z rewizji sporządzony był w większej ilości egzemplarzy. Księgowy-rewident sporządza protokół w odpowiednio większej ilości egzemplarzy także w przypadku stwierdzenia w toku rewizji faktów, powodujących konieczność interwencji organów właściwych do ścigania przestępstw.§ 27.
1.
Protokół z rewizji podpisują: księgowy-rewident oraz kierownik i główny (starszy) księgowy jednostki podlegającej rewizji lub osoby przez nich upoważnione.2.
Kierownikowi i głównemu (starszemu) księgowemu jednostki rewidowanej przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu z rewizji. Zastrzeżenia te mogą być wniesione do protokołu z rewizji lub nadesłane na piśmie jednostce zlecającej przeprowadzenie rewizji w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.3.
W razie odmowy podpisu protokołu księgowy-rewident obowiązany jest uczynić o tym wzmiankę oraz podać motywy odmowy.§ 28.
Do protokołu z rewizji należy dołączyć protokoły z kontroli kasy, magazynów, zabezpieczenia dokumentów itp. oraz dokumenty dotyczące stwierdzonych nadużyć w przypadku niemożności zabezpieczenia ich na miejscu (§ 22). Wszelkiego rodzaju odpisy, wyciągi i dokumenty należy dołączać do protokołu z rewizji tylko wtedy, kiedy są one niezbędnie konieczne dla wyjaśnienia ustaleń rewizji.§ 29.
1.
Protokół z rewizji dokumentalnej powinien zawierać: 1)
nazwisko i imię księgowego-rewidenta, powołanie daty i numeru zarządzenia rewizji, czasu jej trwania oraz datę sporządzenia protokołu, 2)
nazwę i adres jednostki, w której dokonano rewizji, nazwiska i imiona osób sprawujących kierownictwo oraz głównego (starszego) księgowego w okresie objętym rewizją, daty ich nominacji, 3)
zakres rewizji, 4)
nazwiska, imiona i stanowiska służbowe osób udzielających wyjaśnień w toku rewizji, 5)
szczegółowe ustalenia rewizji, 6)
stwierdzenie, czy do protokołu zgłoszono (nie zgłoszono) zastrzeżeń oraz że egzemplarz protokołu pozostawiono w jednostce, podlegającej rewizji, 7)
wyszczególnienie załączników do protokołu.2.
Właściwe części protokołu powinny ponadto zawierać wzmianki o faktach, o których mowa w §§ 17, 22, 23 i 24.§ 30.
1.
W protokole z rewizji należy wymienić stwierdzone fakty oraz przytoczyć i omówić szczegółowo wszystkie zauważone uchybienia i nieprawidłowości natury formalnej i materialnej. Zebrany materiał powinien dać podstawę do oceny działalności przedsiębiorstwa jak i poszczególnych zagadnień, a nadto do właściwej kwalifikacji stwierdzonych faktów.2.
W przypadku stwierdzonych nadużyć i uchybień należy w protokole wskazać osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz ustalić wysokość strat.§ 31.
Na podstawie protokołu z rewizji księgowy-rewident opracowuje wnioski porewizyjne i wskazuje równocześnie środki, mające na celu usunięcie stwierdzonych uchybień oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości.§ 32.
1.
Na podstawie protokołu z rewizji i wniosku porewizyjnego kierownik jednostki zlecającej rewizję wydaje zarządzenie porewizyjne celem usunięcia stwierdzonych uchybień oraz ewentualnego pociągnięcia osób winnych do odpowiedzialności.2.
Zarządzenie porewizyjne należy wydać w ciągu 10 dni od chwili otrzymania protokołu rewizji.§ 33.
Jednostki, przy których w myśl uchwały powołano księgowych-rewidentów, obowiązane są prowadzić ewidencję wydanych zarządzeń porewizyjnych oraz kontrolować ich terminowe i właściwe wykonanie.
Kontrola działalności aparatu księgowych-rewidentów.
Kontrola działalności aparatu księgowych-rewidentów.
§ 34.
1.
Księgowi-rewidenci powołani w ministerstwach i urzędach centralnych, sprawujących funkcje naczelnych organów administracji państwowej, mają zarówno obowiązek przeprowadzania rewizji w przedsiębiorstwach bezpośrednio podległych tym naczelnym organom, jak i kontrolowania działalności aparatu księgowych-rewidentów, utworzonego w jednostkach organizacyjnych, sprawujących ogólne kierownictwo, nadzór, koordynację i kontrolą nad przedsiębiorstwami (centralne zarządy, zarządy przemysłu, zjednoczenia, zarządy central handlowych).2.
Obowiązek ustalony w ust. 1 rozciąga się odpowiednio na księgowych-rewidentów, powołanych przy centralnych zarządach, zarządach central handlowych i równorzędnych jednostkach w przypadkach, jeżeli na skutek wieloszczeblowej struktury organizacyjnej tych jednostek księgowi-rewidenci powołani zostali również przy jednostkach niższego szczebla (np. przy biurach branżowych).§ 35.
Kontrola działalności księgowych-rewidentów ma na celu zbadanie: 1)
obsady księgowych-rewidentów i ich kwalifikacji zawodowych, 2)
stopnia wykorzystania księgowych-rewidentów, 3)
jakości przeprowadzanych rewizji, 4)
ilości jednostek poddanych rewizji z uwzględnieniem rewizji pełnych i częściowych, 5)
rodzaju i terminowości podjętych kroków w celu usunięcia wykroczeń i uchybień w jednostkach podlegających rewizji, 6)
kontroli wykonania zarządzeń porewizyjnych.
Sprawozdawczość.
Sprawozdawczość.
§ 36.
1.
Z wykonania planu rewizji oraz jej wyników sporządza się następujące sprawozdania okresowe: 1)
sprawozdania kwartalne, z wykonania rewizji planowych oraz rewizji pozaplanowych i powtórnych, 2)
sprawozdania miesięczne ze spraw skierowanych na drogę karną.2.
Sprawozdanie kwartalne z wykonania planu rewizji powinno obejmować dane wyszczególnione w § 8 oraz wzmiankę o wydaniu zarządzeń porewizyjnych.3.
Sprawozdanie miesięczne ze spraw skierowanych na drogę karną powinno zawierać wykaz spraw przekazanych w okresie sprawozdawczym organom właściwym do ścigania przestępstw.§ 37.
Instrukcje właściwych organów naczelnych administracji państwowej ustalą terminy i tryb składania sprawozdań, o których mowa w § 36, z tym że sprawozdania powinny być złożone tym organom nie później niż w ciągu 15 dni po upływie okresu sprawozdawczego.