§ 4. - Szczegółowe zasady porządkowania oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Monitor Polski

M.P.1986.4.31

Akt utracił moc

Wersja od: 28 lutego 1986 r.

§  4.

1. Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:

1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały,

2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt,

3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,

4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu,

5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie,

6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A,

7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.