ŚOT-Polska. Umowa w sprawie organizacji III Międzynarodowego Kongresu Etyki w Turystyce. Warszawa.2016.12.14. Madryt.2016.12.19.

Monitor Polski

M.P.2017.322

Akt obowiązujący

Wersja od: 19 grudnia 2016 r.

UMOWA

między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Światową Organizacją Turystyki (UNWTO) w sprawie organizacji III Międzynarodowego Kongresu Etyki w Turystyce,

podpisana w Warszawie dnia 14 grudnia 2016 r. oraz w Madrycie dnia 19 grudnia 2016 r.

UMOWA

między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Światową Organizacją Turystyki (UNWTO) w sprawie organizacji III Międzynarodowego Kongresu Etyki w Turystyce

dotycząca pełnienia przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej roli gospodarza III Międzynarodowego Kongresu Etyki w Turystyce (zwanego dalej "Kongresem") w Krakowie (Polska), od dnia 27 do dnia 28 kwietnia 2017 r.

Zważywszy, że Światowa Organizacja Turystyki (zwana dalej "UNWTO" lub "Organizacją"), reprezentowana przez jej Sekretarza Generalnego Taleba Rifaia jest wyspecjalizowaną agencją Organizacji Narodów Zjednoczonych i wiodącą publiczną organizacją międzynarodową w dziedzinie turystyki, zrzeszającą 162 kraje i terytoria członkowskie oraz ponad 400 członków stowarzyszonych reprezentujących sektor prywatny, instytucje edukacyjne, stowarzyszenia turystyczne i lokalne władze turystyczne,

zważywszy, że UNWTO pragnie odbyć Kongres mający na celu promowanie zrównoważonej, odpowiedzialnej i etycznej turystyki, a także podkreślający znaczenie sektora prywatnego dla rozwoju turystyki w oparciu o zasady etyki, a Rząd pragnie, i jest w stanie, pełnić obowiązki gospodarza tego Kongresu;

Rząd i Organizacja (zwani dalej "Stronami") uzgodnili, co następuje:

I

Przywileje, immunitety i inne udogodnienia

1. Uczestnicy zapraszani są do udziału w Kongresie przez Sekretarza Generalnego Organizacji oraz Ministra Sportu i Turystyki Rzeczypospolitej Polskiej. Sekretariat UNWTO w odpowiednim czasie przekaże nazwiska osób, które przyjęły zaproszenie władzom, odpowiednio wyznaczonym do tego celu przez Rząd, tak aby podróż i pobyt tych osób w kraju gospodarza mogły zostać przygotowane w możliwie najlepszych warunkach.

2. Niniejsza umowa zawarta jest na podstawie art. 32 statutu Światowej Organizacji Turystyki, którego brzmienie jest następujące: "Organizacja na terytorium swoich państw członkowskich korzysta z przywilejów i immunitetów niezbędnych do wykonywania swoich funkcji. Takie przywileje i immunitety mogą być określone w umowach zawartych przez Organizację", a także na podstawie rezolucji nr 136 (V) V Zgromadzenia Ogólnego UNWTO.

3. W odniesieniu do UNWTO zastosowanie mają: Konwencja o przywilejach i immunitetach organizacji wyspecjalizowanych z 1947 r. oraz rezolucja 545 (XVII) przyjęte przez XVII Zgromadzenie Ogólne (zwane dalej: "Konwencją").

4. Uczestnicy Kongresu korzystają z przywilejów i immunitetów, przyznanych delegatom konferencji wyspecjalizowanych agencji Organizacji Narodów Zjednoczonych, przewidzianych w art. V Konwencji.

5. Wszyscy uczestnicy i wszystkie osoby pełniące funkcje w związku z Kongresem, niezależnie od ich obywatelstwa, mają prawo do niezakłóconego wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wyjazdu z Rzeczypospolitej Polskiej. Rząd podejmie odpowiednie środki w celu ułatwienia uczestnikom wjazdu, pobytu i wyjazdu z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez uszczerbku dla rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE 2016/399 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie unijnego kodeksu zasad regulujących przepływ osób przez granice - kodeks graniczny Schengen).

Rząd, w geście dobrej woli wobec UNWTO i jej członków, dołoży wszelkich starań, aby niezbędne wizy były bez wyjątku wydawane bezpłatnie i bez opóźnień dla prelegentów, moderatorów, pracowników UNWTO, członków Światowego Komitetu Etyki w Turystyce i innych osób zaangażowanych w organizację Kongresu, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Wizowy.

W sytuacjach tego wymagających, występowanie o wizę odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Sekretarz Generalny Organizacji korzysta z takich przywilejów i immunitetów, zwolnień i ułatwień przyznanych dyplomatom, jakie przewidziano w pkt. 21 art. VI Konwencji.

II

Warunki organizacji Kongresu

1. Kongres odbędzie się w Centrum Kongresowym ICE w Krakowie, w Rzeczypospolitej Polskiej, od dnia 27 do dnia 28 kwietnia 2017 r.

2. Rząd zapewni Organizacji w celu odbycia Kongresu: pracowników, pomieszczenia biurowe, sprzęt do tłumaczenia, wyposażenie biurowe i urządzenia do powielania dokumentów, wymaganych podczas Kongresu, które to elementy wymieniono w Załączniku, stanowiącym integralną część niniejszej Umowy.

3. Rząd zabezpieczy i zwolni od odpowiedzialności Organizację w odniesieniu do wszelkich działań, roszczeń i żądań z tytułu jakichkolwiek obrażeń lub szkód, które mogą wystąpić w stosunku do osób lub obiektów udostępnionych przez Rząd, chyba że takie obrażenia lub szkody spowodowane zostały przez rażące zaniedbanie lub umyślne działanie Organizacji lub jej funkcjonariuszy.

4. Sala obrad, pomieszczenia biurowe i inne pomieszczenia, udostępnione przez Rząd, stanowią teren odbywania się Kongresu i są uznawane za pomieszczenia UNWTO podczas Kongresu oraz w każdym dodatkowym okresie niezbędnym do jego przygotowania i zakończenia.

5. Strony mogą wyrazić zgodę na sponsorowanie Kongresu przez podmioty zewnętrzne w celu podniesienia jego jakości i usprawnienia organizacji. Wszelkie przypadki sponsorowania, zapewnianego przez jedną ze Stron, w tym wszelkie jego warunki, wymagają wyrażenia, pisemnej zgody drugiej Strony.

6. W trakcie Kongresu prezentowane będą krótkie filmy promocyjne Rzeczypospolitej Polskiej oraz Krakowa.

7. Uwzględniając obowiązujące normy bezpieczeństwa wymagane przez Departament ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNDSS), Rząd podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony delegatów, pracowników i gości uczestniczących w Kongresie.

Kraj gospodarza zapewni ochronę w celu sprawnego przebiegu imprezy w atmosferze bezpieczeństwa i spokoju, bez jakichkolwiek zakłóceń bezpieczeństwa, w tym wdroży następujące procedury:

- kontrola terenu imprezy (hotel/miejsce zakwaterowania oraz obiekt, w którym odbywa się impreza) i jego otoczenia, sprawdzenie sprzętu zabezpieczającego i właściwej kolejności jego wykorzystania, a także sprawdzenie pracowników wymaganych do sporządzenia planu zabezpieczenia;

- sprawdzenie, czy wprowadzono wszystkie wymagane środki bezpieczeństwa na wypadek pożaru, wyjścia awaryjne itp. i czy są one zapewnione na terenie imprezy i w jej pobliżu;

- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo, z którą Departament ds. Bezpieczeństwa UNWTO może kontaktować się w każdej chwili;

- wdrażanie w trybie ciągłym wszelkich niezbędnych środków zapewniających bezpieczeństwo uczestników, szczególnie w przypadku ważnych osobistości (odbiór, przewóz, przyjęcie na miejscu);

- wprowadzenie właściwego systemu dostępu do miejsca przebiegu imprezy. Rozesłanie odpowiednich informacji o zabezpieczeniach do uczestników. Informacje te powinny obejmować podstawowe normy bezpieczeństwa, których należy przestrzegać w nagłych wypadkach (plan ewakuacji), w szczególności wskazywać drogi i wyjścia ewakuacyjne, lokalizację punktów medycznych, odpowiednie numery alarmowe.

Jeżeli wymagania w dziedzinie bezpieczeństwa ustanowione przez UNDSS będą wymagać podpisania odpowiedniego protokołu ustaleń (ang. Memorandum of Understanding), protokół taki musi być dołączony jako załącznik do niniejszej Umowy i należycie zaakceptowany przez obie Strony.

8. Każde użycie nazwy i/lub symbolu, flagi lub skrótu nazwy Organizacji w związku z Kongresem wymaga uprzedniego zwrócenia się do Organizacji i pisemnej zgody Sekretariatu, zawierającej zasady i warunki wykorzystania znaków UNWTO.

9. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy lub jakichkolwiek załączników do niej będą dokonywane za obopólną zgodą Stron w formie odpowiedniego dodatkowego uzgodnienia pisemnego.

10. Wszelkie spory lub roszczenia wynikające z niniejszej Umowy lub w związku z nią lub jakimkolwiek jej naruszeniem, które nie zostały rozstrzygnięte w drodze bezpośrednich negocjacji, będą rozstrzygane zgodnie z zasadami arbitrażu międzynarodowego. Strony wyrażają zgodę na wiążący dla nich charakter każdego wydanego zgodnie z przepisami orzeczenia sądu arbitrażowego, które będzie uważane za ostateczne rozstrzygnięcie sporu.

11. Żadne sformułowanie zawarte w niniejszej Umowie lub odnoszące się do niej nie będzie rozumiane jako zrzeczenie się przywilejów i immunitetów UNWTO.

12. Umowa obowiązuje od momentu jej podpisania przez obie Strony.

Sporządzono w UE dnia 19 grudnia 2016 r. w dwóch autentycznych kopiach w językach polskim i angielskim. W przypadku rozbieżności, tekst w języku angielskim będzie rozstrzygający.

ZAŁĄCZNIK

A. 

OBIEKTY/URZĄDZENIA I USŁUGI ZAPEWNIANE PRZEZ RZĄD

I. 

POMIESZCZENIA I WYPOSAŻENIE

Rząd zapewni niżej wymienione pomieszczenia, urządzenia i wyposażenie:

a) łatwo dostępną salę obrad, w której odbędzie się Kongres, przystosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych, mającą ok. 300 miejsc siedzących w układzie teatralnym. Podwyższenie dla 6-8 osób. Dodatkowy stół dla 1 lub 2 osób dla personelu UNWTO, dostępny obok podwyższenia,

b) biuro Sekretarza Generalnego lub jego przedstawiciela w obiekcie kongresowym,

c) biuro Sekretariatu UNWTO,

d) biuro dla prelegentów,

e) pomieszczenia muszą być umeblowane i udostępnione Sekretariatowi co najmniej na 6 godzin przed rozpoczęciem Kongresu. Biuro Sekretariatu UNWTO musi być udostępnione na 48 godzin przed rozpoczęciem Kongresu.

II. 

WYPOSAŻENIE SALI OBRAD I BIUR KONGRESU

Jeżeli pomieszczenia nie posiadają takiego wyposażenia, Rząd zapewni następujące wyposażenie sali obrad i biur Kongresu:

a) sala obrad musi być wyposażona w odpowiedni sprzęt audio, zapewniający nagłośnienie i nagrywanie przebiegu obrad:

- 4 mikrofony na stole prezydialnym,

- 1 mikrofon na mównicy,

- 2 mikrofony standardowe i 3 mikrofony bezprzewodowe do pytań z sali,

- sprzęt do nagrywania płyt CD z przebiegu obrad;

b) dostępność następującego sprzętu audio-wizualnego w obiekcie kongresowym:

- 1 rzutnik,

- 1 lub 2 duże ekrany przedstawiające obraz z rzutnika/ rzutników,

- 1 komputer umieszczony na pulpicie i podłączony do dużego ekranu, wykorzystywany do wyświetlania prezentacji Power Point przez delegatów,

- ekrany/monitory zapewniające dobrą widoczność sceny dla publiczności, w tym mały ekran/monitor przed podwyższeniem;

c) zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego na język polski i angielski, w tym jednej kabiny na język;

d) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego z napisami dla uczestników słabo słyszących, jeżeli jest to możliwe i zostało uznane za konieczne;

e) umieszczony na sali obrad duży baner (według projektu dostarczonego przez UNWTO), zawierający tytuł, miejsce i termin Kongresu w oficjalnych językach obrad, logo kraju gospodarza umieszczone po stronie prawej oraz logo UNWTO i logo UE umieszczone po stronie lewej. Alternatywnie obraz taki może być wyświetlony za pomocą rzutnika;

f) materiały promocyjne Rzeczypospolitej Polskiej oraz Krakowa (w szczególności roll-upy, informatory, gadżety);

g) flagi kraju gospodarza i UNWTO (zapewnia Sekretariat UNWTO) umieszczone za podwyższeniem (standardowy rozmiar: 1,83x1,22);

h) każdy uczestnik powinien otrzymać słuchawki (w przypadku tłumaczenia symultanicznego), papier do notowania i długopis;

i) biuro Sekretarza Generalnego lub jego przedstawiciela musi mieć następujące wyposażenie:

- jedno biurko z krzesłem plus 2 krzesła dla gości,

- komputer z bezpłatnym dostępem do internetu i drukarką

- 1 stół konferencyjny dla 6 osób lub kanapy wypoczynkowe ze stolikiem kawowym,

- międzynarodowa linia telefoniczna;

j) biuro Sekretariatu musi mieć następujące wyposażenie:

- 3 stoły, każdy z krzesłem,

- 1 stół konferencyjny dla 6 osób, wraz z krzesłami,

- przybory biurowe (w szczególności długopisy, zszywacze, zszywki, flamastry do zakreślania, nożyczki),

- co najmniej 1 międzynarodowa linia telefoniczna i faksy,

- 1 szybkie urządzenie kserograficzne umożliwiające dwustronne kopiowanie, z funkcjami sortowania, zszywania, skanowania i drukowania (w formacie A4 i A3), z wyświetlaczem w języku angielskim, podłączone do komputerów Sekretariatu. Urządzenie kserograficzne musi mieć zapewnioną wystarczającą ilość papieru, tonera i innych materiałów,

- 3 komputery z bezpłatnym dostępem do internetu i drukarką;

k) biuro dla prelegentów musi być wyposażone w 2 komputery i bezpłatny dostęp do internetu;

l) stanowisko rejestracyjno-informacyjne (obok sali konferencyjnej) dla 2 osób, wyposażone w:

- krzesła dla 2 recepcjonistów/ recepcjonistek,

- 1 stół pomocniczy na materiały rejestracyjne (w szczególności plakietki z nazwiskami),

- 2 komputery z odpowiednim systemem rejestrującym i jedną kolorową drukarką,

- słupki i linki wyznaczające przestrzeń dla delegatów oczekujących na rejestrację,

- materiały promocyjne UNWTO,

- tablicę/ekran informacyjny obok tego stanowiska - do zamieszczania potrzebnych informacji;

m) komputery i drukarki laserowe muszą spełniać następujące parametry: procesor: Intel Core 2 Duo lub odpowiednik o nie gorszych parametrach technicznych,

pamięć: minimum 4 giga,

monitor: minimum TFT 19',

klawiatura: QWERTY międzynarodowa,

system: Windows 7 Professional,

Program: Microsoft Office Professional 2010,

odtwarzacz z nagrywarką CD-ROM / DVD,

bezpłatny dostęp do internetu,

mysz,

drukarka: dostosowana do powyższego systemu.

III. 

MIEJSCOWY PERSONEL PODLEGAJĄCY UNWTO

Rząd zapewni UNWTO usługi następującego personelu miejscowego.

a) 2 anglojęzyczne sekretarki z biegłą znajomością procedur biurowych i obsługi komputera,

b) 1 asystenta/asystentkę zajmujących się kserowaniem dokumentów w obiekcie kongresowym oraz konserwacją ksero,

c) 3-4 hostessy/osoby do pomocy w sali obrad podczas kongresu,

d) jeżeli obsługa przez techników nie wchodzi w zakres usług oferowanych przez obiekt kongresowy, Rząd zapewni 2 techników odpowiedzialnych za nagrania, sprzęt audio-wideo, ewentualne tłumaczenie z napisami dla uczestników słabo słyszących oraz rozwiązywanie wszelkich problemów technicznych, które mogą wystąpić.

IV. 

USŁUGI DLA WSZYSTKICH UCZESTNIKÓW I DLA PERSONELU UNWTO

A. Rząd bezpośrednio zapewni następujące usługi:

a) preferencyjne stawki w hotelach, położonych w pobliżu miejsca organizacji Kongresu, kategorii trzech lub czterech gwiazdek. Rezerwację pokoi dla około 150 uczestników. Opłaty za pokoje będą wnoszone przez UNWTO/Komisję Europejską lub bezpośrednio przez uczestników w zależności od roli jakie będą oni pełnić w trakcie Kongresu.

b) transfer około 30 osób - prelegentów, osobistości i pracowników UNWTO z i na lotnisko, a także z hotelu do miejsca organizacji Kongresu i z powrotem, o ile będzie to odległość nie do pokonania pieszo. Transfer na wydarzenia towarzyszące i wizyty techniczne organizowane przez Rząd dla uczestników.

c) odpowiednia informacja logistyczna, w szczególności o stawkach w hotelach, imprezach towarzyszących, transferach oraz systemie komunikacji miejskiej, w celu umieszczenia jej w informatorze, który będzie załączony do zaproszenia wystosowanego przez UNWTO.

d) wyżywienie: serwis kawowy i obiad w formie zimnego bufetu (27 kwietnia 2017 r.) w obiekcie kongresowym oraz uroczysta kolacja powitalna (27 kwietnia 2017 r.).

Obiad w formie bufetu dla wszystkich uczestników drugiego dnia Kongresu (28 kwietnia 2017 r.)).

Woda mineralna i kawa dla prelegentów, tłumaczy i pozostałego personelu w obiekcie kongresowym, biurze Sekretarza Generalnego UNWTO i biurze Sekretariatu UNWTO.

Trzy przerwy kawowe z przekąskami dla wszystkich uczestników (1 przerwa w połowie części popołudniowej pierwszego dnia, 1 przerwa przedpołudniowa pierwszego dnia, 1 przerwa w połowie części popołudniowej drugiego dnia).

e) program turystyczny (bezpłatne wycieczki) 29 kwietnia 2017 r.

B. 

USŁUGI ŚWIADCZONE PRZEZ UNWTO

I. 

UCZESTNICTWO W KONGRESIE

a) Organizacja prześle do członków UNWTO zaproszenie wystosowane wspólnie przez Sekretarza Generalnego oraz Ministra Sportu i Turystyki rządu kraju gospodarza, a także roześle odpowiednie przypomnienia, aby zapewnić możliwie najwyższy poziom uczestnictwa. Rząd przekaże otrzymane zaproszenie wybranym przez siebie podmiotom.

b) Organizacja prześle do członków UNWTO informacje na temat miejsca organizacji Kongresu, aby zapewnić optymalne warunki przyjeżdżającym uczestnikom. Rząd prześle takie informacje wybranym przez siebie podmiotom.

c) Organizacja w materiałach informacyjnych i promocyjnych umieszczać będzie logo Krakowa.

II. 

LOGISTYKA DOTYCZĄCA KONGRESU

a) Logistycznymi aspektami Kongresu zajmie się firma wybrana przez Organizację, z którą na bieżąco będzie koordynować swoje działania.

b) Wszystkie zdjęcia i filmy wykonane podczas Kongresu będą stanowić wyłączną własność UNWTO i będą wykorzystywane przez Organizację do celów służbowych.

III. 

ZAWARTOŚĆ MERYTORYCZNA

a) Organizacja i Komisja Europejska wspólnie opracują program Kongresu i w porozumieniu z Rządem wskażą najbardziej odpowiednich prelegentów.

b) Organizacja będzie koordynować przygotowanie Kongresu od strony merytorycznej, współpracując z prelegentami i przekazując im konkretne wytyczne dotyczące ich wystąpień.

c) Sekretarz Generalny lub jego przedstawiciel w trakcie wystąpień na początku i zakończeniu obrad wyrazi wdzięczność UNWTO rządowi Rzeczypospolitej Polskiej oraz władzom Krakowa za szczodrą pomoc udzieloną przez kraj-gospodarza oraz miasto-gospodarza Kongresu.

d) Organizacja i Komisja Europejska w porozumieniu z Rządem opracują plan działań informacyjnych w celu nagłośnienia imprezy w internecie oraz za pośrednictwem ukierunkowanych komunikatów prasowych.

e) Organizacja przez cały okres trwania Kongresu będzie prowadzić swoją normalną działalność.

IV. 

DOKUMENTACJA

Organizacja rozpowszechni wstępny program Kongresu w terminie do 28 lutego 2017 r. i opublikuje go na swojej stronie internetowej. Wnioski i sprawozdanie z obrad zostaną udostępnione w Internecie po zakończeniu Kongresu. Firma organizująca imprezę wydrukuje ostateczną wersję programu, która będzie udostępniona w obiekcie kongresowym.