Podział materiałów archiwalnych na kategorie i ustalanie terminów ich przechowywania.
Monitor Polski
M.P.1963.37.184
Akt utracił moc Wersja od: 4 maja 1963 r.
ZARZĄDZENIE
MINISTRA SZKOLNICTWA WYŻSZEGO
z dnia 9 kwietnia 1963 r.
w sprawie podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalania terminów ich przechowywania.
Na podstawie art. 4 ust. 2 dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149) oraz § 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12) zarządza się, co następuje:
Materiały archiwalne, o których mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12), dzielą się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1)
posiadające wartość historyczną, 2)
nie posiadające takiej wartości.
Sposób oznaczania kategorii materiałów archiwalnych określony jest w instrukcji stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia.
Podział materiałów archiwalnych na kategorie oraz okresy przechowywania materiałów nie posiadających wartości historycznej ustala się w wykazie akt.
1.
Wykaz akt ustala kierownik zakładu pracy na podstawie wytycznych właściwego ministra (kierownika urzędu centralnego) w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.2.
Wzorem do ustalenia wykazu akt jest przykładowy wykaz akt typowych stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.
Przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio do materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1, powstałych przed dniem wejścia w życie zarządzenia.
Zarządzenie nie narusza przepisów art. 53 § 2 Prawa o ustroju sądów powszechnych oraz art. 36 § 2 Prawa o sądach ubezpieczeń społecznych.
ZAŁĄCZNIKIZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA W SPRAWIE OZNACZANIA KATEGORII MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
INSTRUKCJA W SPRAWIE OZNACZANIA KATEGORII MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
1.
Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych posiadających wartość historyczną używa się symbolu "A". Materiały tej kategorii przekazują składnice akt do właściwego archiwum państwowego po upływie terminów określonych w § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12).2.
Dla oznaczenia kategorii materiałów nie posiadających wartości historycznej używa się symbolu "B".3.
Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich, określających termin przechowywania materiałów archiwalnych w składnicach akt (np. B3), oznacza się materiały o czasowym znaczeniu praktycznym, które mają być przekazane na makulaturę, po wydaniu orzeczenia przez właściwe archiwum państwowe. Okres przechowywania liczy się w pełnym latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po utracie praktycznego znaczenia materiałów dla potrzeb danego zakładu pracy oraz dla celów kontrolnych lub innych.4.
Symbolem "Bc" oznacza się materiały manipulacyjne nie posiadające znaczenia praktycznego, które powinny ulec brakowaniu po pełnym ich wykorzystaniu bez przekazywania ich do składnicy akt.5.
Symbolem "BE" oznacza się materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania w składnicy akt podlegają ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej takich materiałów.ZAŁĄCZNIK Nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
1.
Podział na klasy pierwszego stopnia:
Podział na klasy pierwszego stopnia:
- 0 Zarządzanie
- 1 Personel (kadry)
- 2 Środki rzeczowe
- 3 Finanse. Księgowość
Klasy 4–9 przeznaczone są na sklasyfikowanie materiałów dotyczących podstawowej działalności danej jednostki organizacyjnej.
2.
Podział na klasy drugiego i dalszych stopni:
Podział na klasy drugiego i dalszych stopni:
Symbol i hasło klasyfikacyjne | Symbol komórki macierzystej*) | Kategoria archiwalna | Uwagi**) | |
w komórce macierzystej | w innych komórkach | |||
0 ZARZĄDZANIE | ||||
00 ORGANY KOLEGIALNE | c) organy własnej jednostki, zjazdy, konferencje itp. | |||
000 Organy uchwałodawcze | A | Bc | a) skład organu, protokoły zebrań, referaty i inne materiały na zebrania, wnioski, uchwały i relacje z ich wykonania | |
c) dotyczy sesji rad narodowych, walnych zebrań w jednostkach spółdzielczych, społecznych itp. | ||||
001 Organy zarządzające i wykonawcze | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
c) dotyczy prezydiów rad narodowych, zarządów w jednostkach spółdzielczych, społecznych itp. | ||||
002 Organy kontrolne | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
c) dotyczy rad nadzorczych, komisji rewizyjnych itp. | ||||
003 Komisje | ||||
0030 Komisje stałe | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
0031 Komisje doraźne | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
004 Kolegium aparatu wykonawczego | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
005 Konferencje samorządu robotniczego. Rada robotnicza | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
006 Narady i odprawy pracownicze | BE5 | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
c) dotyczy narad (odpraw) z pracownikami własnej jednostki | ||||
007 Zjazdy, konferencje itp. | A | Bc | a) jak przy klasie 000 | |
c) organizowane przez własną jednostkę | ||||
008 Udział w obcych zjazdach, konferencjach itp. | A | Bc | a) jak przy klasie 000 oraz sprawozdania ze zjazdów krajowych i zagranicznych | |
c) organizowanych przez inne jednostki | ||||
009 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych i zjazdów | Bc | Bc | ||
01 ORGANIZACJA | ||||
010 Ogólne przepisy prawne | A | Bc | a) obejmuje projekty i opinie projektów przepisów ogólnopaństwowych, resortowych, branżowych itp. dotyczących bezpośrednio działalności własnej jednostki i jednostek podległych | |
011 Organizacja władz nadrzędnych i jednostek współdziałających | B5 | Bc | a) statuty, schematy organizacyjne i inne informacje o tych jednostkach | |
012 Organizacja własnej jednostki | A | Bc | a) statuty, akty erekcyjne, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, rzeczowy i terytorialny zakres działania, prawo decyzji i podpisu, rejestracja własnej jednostki itp. | |
013 Organizacja jednostek podległych | A | Bc | a) jak wyżej oraz ewidencja jednostek podległych | |
c) ewentualny dalszy podział według rodzajów, nazw lub siedzib tych jednostek | ||||
014 Organizacja pracy podstawowej | A | Bc | a) metodyka i technika pracy (zasadnicze normatywy w zakresie podstawowej działalności własnej i podległych jednostek) – z wyłączeniem ogólnej biurowości (patrz klasa 08) | |
015 Zarządzenia porządkowe | B5 | Bc | a) doraźne zarządzenia administracyjne własnej jednostki (nie mające znaczenia normatywnego) | |
016 Protokoły zmian na stanowiskach pracy | BE5 | Bc | a) protokoły zdawczo-odbiorcze wraz ze spisami przekazanych akt | |
017 Zbiory normatywów | ||||
0170 Zbiór normatywów władz nadrzędnych | B5 | Bc | a) wydanych w formie zarządzeń, okólników, pism okólnych itp. | |
c) dalszy podział zbioru (na klasy piątego stopnia) według rodzajów władz, formy normatywów lub ich treści; zbiór dzienników i biuletynów urzędowych wchodzi do biblioteki zakładowej lub podręcznej | ||||
0171 Zbiór normatywów własnej jednostki | A | Bc | a) komplet wtórników zarządzeń, okólników, pism okólnych, instrukcji itp. podpisanych przez kierownika własnej jednostki, jak również przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych; oryginały wraz z dotyczącymi materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych | |
018 Prace naukowo-badawcze | a) materiały badawcze i opracowania końcowe | |||
180 własne | A | Bc | a) prace własnej jednostki i jednostek podległych | |
181 obce | A | Bc | a) prace instytutów oraz innych jednostek obcych dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki i jednostek podległych | |
019 Zewnętrzne informacje | B5 | Bc | a) krajowe i zagraniczne materiały informacyjne związane z działalnością własnej jednostki organizacyjnej oraz skorowidze do tych materiałów; nie obejmuje materiałów stanowiących zasób biblioteki lub ośrodka dokumentacji; zbiór normatywów władz nadrzędnych obejmuje klasa 0170 | |
c) ewentualny dalszy podział (na klasy czwartego stopnia) według rodzajów informacji | ||||
02 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ | ^ | ^ | a) obejmuje opisowe i cyfrowe plany i sprawozdania techniczno-ekonomiczne, finansowe, inwestycyjne itp. | |
020 Wytyczne i wskaźniki władz nadrzędnych | B5 | Bc | a) jeżeli nie są objęte klasą 0170 | |
021 Wytyczne i wskaźniki własnej jednostki | A | Bc | ||
022 Plany perspektywiczne i sprawozdania z ich wykonania | ||||
0220 własnej jednostki | A | B2 | a) bez działalności podległych jednostek | |
0221 podległych jednostek | BE10 | Bc | a) materiały źródłowe do planów i sprawozdań zbiorczych | |
c) ewentualny dalszy podział według jednostek podległych | ||||
0222 zbiorcze | A | Bc | a) obejmujące działalność własnej i podległych jednostek | |
023 Plany wieloletnie (5-letnie) i sprawozdania z ich wykonania | ||||
0230 własnej jednostki | A | B2 | a) jak przy klasie 0220 | |
0231 podległych jednostek | BE5 | Bc | a) jak przy klasie 0221 | |
c) jak przy klasie 0221 | ||||
0232 zbiorcze | A | Bc | a) jak przy klasie 0222 | |
024 Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania | ||||
0240 własnej jednostki | A | B2 | a) jak przy klasie 0220 | |
0241 podległych jednostek | BE5 | Bc | a) jak przy klasie 0221 | |
c) jak przy klasie 0221 | ||||
0242 zbiorcze | A | Bc | a) jak przy klasie 0222 | |
025 Analizy ekonomiczne i inne | A | Bc | a) opracowania własnej jednostki nie objęte planami i sprawozdaniami określonymi w klasach 022–024 | |
026 Plany, sprawozdania, analizy poszczególnych komórek organizacyjnych własnej jednostki | A | B2 | a) obejmujące okresy roczne i dłuższe, a nie znajdujące dostatecznego wyrazu w materiałach objętych klasami 022–025 | |
027 Plany kwartalne i sprawozdania z ich wykonania | c) jeżeli całoroczną działalność obejmuje sprawozdanie za czwarty kwartał, wówczas zalicza się je do klasy 024 | |||
0270 własnej jednostki | BE5 | Bc | a) jak przy klasie 0220 | |
0271 podległych jednostek | B2 | Bc | a) jak przy klasie 0221 | |
c) jak przy klasie 0221 | ||||
0272 zbiorcze | BE5 | Bc | a) jak przy klasie 0222 | |
028 Plany operatywne i sprawozdania z ich wykonania | a) obejmuje okresy krótsze od kwartalnych | |||
0280 własnej jednostki | Bc | Bc | b) brakowanie może nastąpić po sporządzeniu opracowania kwartalnego bądź rocznego | |
0281 podległych jednostek | Bc | Bc | b) jak przy klasie 0280 | |
0282 zbiorcze | Bc | Bc | b) jak przy klasie 0280 | |
03 STATYSTYKA | c) nie dotyczy Głównego Urzędu Statystycznego i jednostek mu podległych | |||
030 Metodyka i tematyka prac statystycznych | A | Bc | a) wytyczne własnej jednostki; zewnętrzne materiały informacyjne obejmuje klasa 019 | |
031 Źródłowe materiały statystyczne | B2 | Bc | a) ankiety, karty statystyczne itp. | |
b) okres przechowywania w komórce macierzystej liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych | ||||
032 Statystyczne opracowania cząstkowe | B2 | Bc | a) służące do opracowań końcowych | |
b) jak przy klasie 031 | ||||
033 Statystyczne opracowania końcowe | A | Bc | a) z wyjątkiem opracowań dla Głównego Urzędu Statystycznego | |
034 Statystyczne opracowania końcowe dla Głównego Urzędu Statystycznego | A | Bc | a) obejmuje również analizy statystyczne | |
04 NORMALIZACJA | c) nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego | |||
040 Metodyka normalizacji | A | Bc | a) normatywy własnej jednostki; materiały obce obejmuje klasa 019 | |
041 Normy wydane przez własną jednostkę | A | Bc | c) normy znaczeniowe, przedmiotowe oraz normy czynnościowe nie objęte klasą 014 i 141; normy zewnętrzne obejmuje klasa 019 | |
05 POMOC PRAWNA. SKARGI I WNIOSKI | c) klasy 050–055 nie dotyczą sądów, komisji arbitrażowych i innych organów orzekających | |||
050 Sprawy cywilne | B10 | B2 | b) okres przechowywania w komórce macierzystej liczy się od daty wydania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy | |
051 Sprawy arbitrażowe | B3 | B2 | b) jak przy klasie 050 | |
052 Sprawy karne | B5 | B2 | b) jak przy klasie 050 | |
053 Sprawy karno-administracyjne | B3 | B2 | b) jak przy klasie 050 | |
054 Opinie prawne | B5 | – | ||
055 Interpretacje prawne | BE5 | – | ||
056 Skargi i wnioski | BE5 | B2 | a) z wyjątkiem wniosków racjonalizatorskich; patrz klasa 1431 | |
057 Analiza skarg i wniosków | A | Bc | ||
058 Ewidencja skarg i wniosków | B5 | – | b) okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu | |
06 WYDAWNICTWA. INFORMACJE | c) własnej jednostki | |||
060 Program wydawnictw | A | Bc | a) badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze | |
061 Teki wydawnicze | A | Bc | a) dla każdego tytułu (książki, numeru dziennika, druku akcydensowego itp.) prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze oraz opinie o wydanym tytule | |
062 Wykonanie poligraficzne | B2 | – | a) sprawy techniczno-wydawnicze (zlecenia, korekta itp.) | |
063 Rozpowszechnianie wydawnictw | B2 | – | a) kolportaż | |
064 Informacje własne | A | Bc | a) o działalności własnej i jednostek podległych – dla prasy, radia, telewizji itp. | |
065 Wycinki prasowe o działalności własnej jednostki | A | Bc | c) ewentualny dalszy podział według grup rzeczowych | |
066 Wycinki prasowe o działalności jednostek podległych | B2 | Bc | c) ewentualny dalszy podział według podległych jednostek | |
067 Kroniki i monografie | A | A | a) o działalności własnej jednostki i jednostek podległych | |
c) nie dotyczy publikacji objętych klasą 061 | ||||
068 Wystawy i pokazy | ||||
0680 Programy, scenariusze, materiały propagandowe, księgi pamiątkowe | A | Bc | a) imprezy własnej jednostki i jednostek podległych | |
0681 Techniczna obsługa wystaw i pokazów | B5 | Bc | a) jak przy klasie 0680 | |
0682 Udział w imprezach obcych | BE5 | Bc | ||
069 Inne formy popularyzacji | BE5 | Bc | ||
07 WSPÓŁDZIAŁANIE | c) sprawy ogólne nie związane bezpośrednio z aktami innych klas | |||
070 – z organizacjami politycznymi | BE5 | Bc | ||
071 – z organami rad narodowych | BE5 | Bc | ||
072 – z organami związków zawodowych | BE5 | Bc | ||
073 – z krajowymi instytucjami naukowymi | BE5 | Bc | ||
074 – z innymi instytucjami krajowymi | BE5 | Bc | ||
075 – z instytucjami zagranicznymi | BE5 | Bc | ||
076 – między komórkami własnej jednostki | B2 | – | ||
077 Opinie dla innych jednostek | B2 | – | a) w sprawach nie dotyczących bezpośrednio działalności własnej jednostki i jednostek podległych | |
08 BIUROWOŚĆ. ARCHIWUM ZAKŁADOWE (składnica akt) | ||||
080 Normatywy kancelaryjne | A | B2 | a) instrukcje kancelaryjne, wykazy akt itp. | |
081 Lokale i urządzenia biurowe | B2 | Bc | a) sprawy organizacyjne; nie dotyczy gospodarki lokalami | |
082 Pomoce i materiały biurowe, z wyjątkiem formularzy | B2 | Bc | a) sprawy organizacyjne; nie dotyczy zaopatrzenia | |
083 Formularze | A | Bc | a) opracowanie formularzy | |
084 Ewidencja pieczęci i pieczątek | A | – | a) obejmuje również zbiór odcisków pieczęci | |
085 Terminarze i informatory | Bc | Bc | a) obejmuje również stałe rozdzielniki zarządzeń itp. | |
086 Dowody doręczeń, opłat pocztowych itp. | Bc | Bc | ||
087 Ewidencja zasobu archiwum zakładowego | Archiwum zakładowe | A | Bc | a) spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr), protokoły brakowania; spisy akt wybrakowanych i zezwolenia na ich przemiał, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego |
088 Udostępnianie akt | Archiwum zakładowe | Bc | Bc | a) zezwolenia, karty udostępnienia itp. |
09 KONTROLA | c) nie dotyczy Najwyższej Izby Kontroli, Państwowej Inspekcji Handlowej itp. oraz ich jednostek terenowych | |||
090 Metodyka kontroli | A | Bc | a) normatywy własnej jednostki; materiały zewnętrzne obejmuje klasa 019 | |
091 Kontrola zewnętrzna własnej jednostki | A | Bc | a) protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie | |
092 Kontrola wewnętrzna własnej jednostki | BE5 | Bc | a) protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie | |
093 Książka kontroli | B5 | – | ||
094 Materiały do kontroli jednostek podległych lub nadzorowanych | A | – | a) obejmuje zbiór materiałów nie objętych innymi klasami, jak: wtórniki protokołów organów kolegialnych, schematów organizacyjnych, statutów oraz inne materiały obrazujące istotną działalność jednostek podległych | |
c) dalszy podział według jednostek podległych | ||||
095 Kontrola jednostek podległych lub nadzorowanych | A | Bc | a) protokoły i sprawozdania z kontroli, wnioski i zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z wykonania zarządzeń pokontrolnych | |
c) dalszy podział (na klasy czwartego stopnia) według jednostek podległych | ||||
1 PERSONEL (kadry) | c) dotyczy pracowników własnej jednostki i jednostek podległych | |||
10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC | A | Bc | a) dotyczące pracowników własnej jednostki i jednostek podległych: umowy zbiorowe, umowy zakładowe, taryfikatory kwalifikacyjne, przepisy służbowe, regulaminy pracy, siatki płac, wykazy etatów, zasady premiowania i nagradzania, ogólne zasady zatrudniania itp. | |
11 ZATRUDNIENIE | ||||
110 Zapotrzebowanie | B2 | Bc | a) zgłoszenia komórek organizacyjnych własnej jednostki oraz jednostek podległych | |
111 Werbunek pracowników | B2 | Bc | a) ogłoszenia, konkursy, zgłoszenia do organów zatrudnienia itp. | |
112 Oferty kandydatów | Bc | Bc | a) podania, skierowania przez organy zatrudnienia itp. | |
c) oferty przyjęte odkłada się do akt osobowych danego pracownika (klasa 180) | ||||
113 Zwalnianie pracowników | B5 | Bc | c) akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 180) | |
114 Opinie o pracownikach | B5 | Bc | c) akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 180) | |
115 Rozmieszczanie pracowników | Bc | Bc | a) przydział, przeniesienia, zastępstwa itp. | |
116 Rezerwy robocze | B2 | Bc | a) zgłoszenia, ewidencja, przysposobienie i użycie rezerw; dotyczy również rezerw kadrowych | |
117 Rejestracja kadr podstawowych | BE5 | Bc | ||
118 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników | B2 | Bc | a) zatrudnianie kobiet, młodocianych, absolwentów szkół, inwalidów, rencistów itp. | |
119 Prace zlecone | B5 | Bc | a) umowy o prace zlecone własnym i obcym pracownikom, wynagradzane z funduszu bezosobowego | |
12 OCHRONA PRACY | ||||
120 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy | BE5 | Bc | a) przepisy wydane przez własną jednostkę | |
121 Środki ochronne | BE5 | Bc | a) projekty własnej jednostki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy zwalczania wypadków i chorób zawodowych | |
122 Zgłoszenia wypadków i chorób zawodowych | B5 | Bc | ||
123 Analiza wypadków i chorób zawodowych | A | Bc | ||
13 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW | ^ | ^ | ||
130 Zasady i programy szkolenia | A | Bc | ||
131 Pomoce szkoleniowe | Bc | Bc | ||
132 Dobór szkolących i szkolonych | B2 | Bc | ||
133 Ewidencja szkolonych i opieka nad nimi | B2 | Bc | ||
134 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki | B50 | Bc | ||
135 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe | B5 | Bc | a) obcych pracowników we własnej jednostce i własnych pracowników w jednostkach obcych | |
136 Dokształcanie pracowników i opieka nad szkołami | B2 | Bc | a) w szkołach dla dorosłych | |
137 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych | Bc | Bc | ||
14 POSTĘPOWE METODY PRACY | ||||
140 Podstawowe zasady | A | Bc | a) ustalenia własnej jednostki dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości pracowniczej itp. | |
141 Normy technicznie uzasadnione | ||||
1410 Materiały badawcze | B5 | Bc | ||
1411 Normy zatwierdzone | A | Bc | a) ustalone dla własnej jednostki i jednostek podległych | |
142 Współzawodnictwo | ||||
1420 Tematyka i formy współzawodnictwa | BE5 | Bc | ||
1421 Zobowiązania pracownicze | B2 | Bc | ||
1422 Okresowa ocena współzawodnictwa | A | Bc | ||
143 Wynalazczość pracownicza | ^ | ^ | a) wynalazki, udoskonalenia techniczne i usprawnienia | |
1430 Tematyka wynalazczości pracowniczej | BE5 | Bc | ||
1431 Pomysły pracownicze oraz rejestry pomysłów | BE10 | Bc | ||
1432 Kluby techniki | A | Bc | a) protokoły ocen, opinie i wnioski | |
1433 Okresowa ocena wynalazczości pracowniczej | A | Bc | ||
1434 Postępowanie patentowe | BE10 | Bc | ||
1435 Należności i nagrody wynalazców | B5 | Bc | ||
15 DYSCYPLINA PRACY | ||||
150 Dowody obecności w pracy | Bc | Bc | a) listy obecności, karty zegarowe, raporty obecności, roczne karty obecności | |
151 Absencje | Bc | Bc | a) zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności itp. | |
152 Urlopy pracownicze | B2 | Bc | a) listy i karty urlopowe | |
153 Ewidencja delegacji służbowych | Bc | Bc | a) rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych (kategoria B5) | |
154 Zezwolenia na prace uboczne | B3 | Bc | ||
155 Analizy efektywnego czasu pracy | BE5 | Bc | ||
16 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE | ||||
160 Podstawowe zasady | A | Bc | a) ustalenia normatywne własnej jednostki | |
161 Mieszkania pracownicze i ogródki działkowe | B5 | Bc | a) w tym również hotele robotnicze, domy młodego pracownika itp. | |
162 Dojazdy do pracy | Bc | Bc | ||
163 Wczasy pracownicze | B2 | Bc | ||
164 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników | B3 | Bc | a) stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, zakupy ratalne itp. | |
165 Opieka zdrowotna | B2 | Bc | a) ambulatoria, prewentoria, profilaktyka itp. | |
166 Opieka nad dziećmi | B2 | Bc | a) przedszkola, świetlice, kolonie itp. | |
167 Opieka nad inwalidami i rencistami | B2 | Bc | ||
168 Oświata i kultura pracowników | B2 | Bc | a) domy kultury, świetlice, czytelnictwo, sport, imprezy kulturalne, obchody itp. | |
17 UBEZPIECZENIA | c) nie dotyczy instytucji ubezpieczeniowych | |||
170 Przepisy ubezpieczeniowe | B5 | Bc | a) obejmuje instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń | |
171 Składki na ubezpieczenia społeczne | B5 | – | ||
172 Legitymacje ubezpieczeniowe | B5 | Bc | a) rejestry wydanych legitymacji, skorowidze do rejestrów, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. | |
173 Dowody uprawnienia do zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych | B5 | – | ||
174 Wnioski o renty | B2 | – | a) inwalidzkie i starcze | |
b) okres przechowania liczy się od daty przyznania renty bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie | ||||
175 Zbiorowe ubezpieczenia w Państwowym Zakładzie Ubezpieczeń | B10 | – | b) okres przechowywania liczy się od ekspiracji umowy ubezpieczeniowej | |
18 EWIDENCJA OSOBOWA | ||||
180 Akta osobowe | B50 | – | a) dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmiany, pisma o odznaczeniach, odpisy akt stanu cywilnego, świadectw szkolnych, świadectw pracy, świadectw ze szkolenia zawodowego oraz inne pisma o zasadniczym znaczeniu | |
b) okres przechowywania liczy się od zwolnienia pracownika, jeżeli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem | ||||
c) układ akt alfabetyczny lub numeryczny | ||||
181 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | B50 | – | a) skorowidze, karty personalne, ewidencja marek osobowych itp. | |
b) okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu; brakowanie kart indywidualnych następuje wraz z brakowaniem bądź przekazaniem odnośnych akt osobowych | ||||
19 INNE SPRAWY OSOBOWE | ||||
190 Awanse i odznaczenia | B3 | Bc | c) po załatwieniu odkłada się do akt osobowych danego pracownika (klasa 180) | |
191 Nagrody i kary | B10 | Bc | ||
192 Wojskowe sprawy pracowników | B5 | Bc | ||
193 Sprawy rozjemcze | BE5 | Bc | ||
2 ŚRODKI RZECZOWE | ||||
20 PODSTAWOWE ZASADY ZAOPATRZENIA | A | Bc | a) przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi | |
21 INWESTYCJE | ||||
210 Ogólne wytyczne | A | Bc | a) wydane przez własną jednostkę | |
211 Budowle typowe | BE5 | – | a) budowle nowe i kapitalne remonty wykonywane według projektów typowych; dla każdego obiektu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą założenia projektowe, dokumentację prawną, dokumentację techniczną (projekty architektoniczne i inne – we wszystkich stadiach, kosztorysy), umowy o wykonawstwo, kopie rachunków, protokoły odbioru itp. | |
b) okres przechowywania u użytkownika obiektu liczy się od zniszczenia obiektu; nie dotyczy to biur projektowych, w których oryginalną dokumentację techniczną obiektów typowych zalicza się do kategorii A | ||||
212 Budowle nietypowe i zabytkowe | A | – | a) jak przy klasie 211 | |
213 Ruchome środki trwałe | BE5 | – | a) urządzenia, maszyny i inne ruchome środki trwałe; dla każdej grupy ruchomych środków trwałych lub każdego środka prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: zapotrzebowanie, umowy o dostawę, kopie rachunków, protokoły odbioru, dokumentację techniczną, paszportyzację itp. | |
b) jak przy klasie 211 | ||||
214 Wykonawstwo inwestycji | B5 | Bc | a) wykonawstwo systemem gospodarczym | |
215 Zaopatrzenie inwestycyjne | B5 | Bc | a) sprawy nie objęte klasami 23–27 | |
22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI | ||||
220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości | BE5 | – | a) dokumentacja prawna i techniczna | |
b) okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu | ||||
221 Przydział i najem lokali na potrzeby własnej jednostki | B5 | Bc | b) okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu bądź ekspiracji umowy najmu | |
222 Eksploatacja nieruchomości (lokali) | B2 | – | a) konserwacja, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości itp. | |
223 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym i prywatnym | B5 | Bc | a) umowy najmu, czynsze i inne sprawy lokatorskie | |
c) dla każdej nieruchomości bądź lokalu prowadzi się oddzielną teczkę | ||||
224 Podatki i opłaty publiczne | B10 | Bc | a) deklaracje, wymiary podatkowe itp., z wyjątkiem dowodów i urządzeń księgowych | |
23 GOSPODARKA NARZĘDZIOWA | ||||
230 Zaopatrzenie w narzędzia | B5 | Bc | a) zapotrzebowania, zamówienia, odbiór, remont itp. | |
231 Magazynowanie i użytkowanie narzędzi | B5 | Bc | a) gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy | |
24 GOSPODARKA MATERIAŁOWA | ||||
240 Zaopatrzenie w materiały | B5 | Bc | a) zapotrzebowania, zamówienia, odbiór itp. | |
241 Magazynowanie i użytkowanie | B5 | Bc | a) gospodarka magazynowa | |
242 Gospodarka odpadkami | B2 | Bc | a) złom, makulatura i inne odpadki użytkowe | |
25 GOSPODARKA RUCHOMOŚCIAMI | ^ | ^ | a) dotyczy również inwentarza żywego | |
250 Zaopatrzenie w ruchomości i przedmioty nietrwałe | B5 | Bc | a) nie obejmuje ruchomości objętych klasami 213, 230, 240 | |
251 Magazynowanie | B5 | Bc | a) jak przy klasie 250 | |
26 ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA | ||||
260 Dostawcy krajowi | B2 | Bc | ||
261 ‘’ zagraniczni | B2 | Bc | ||
262 Dostawy z własnej produkcji | B2 | Bc | ||
263 Przydziały | B2 | Bc | ||
264 Katalogi, prospekty i cenniki dostawców | Bc | – | ||
27 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ | a) nie dotyczy jednostek resortu komunikacji i łączności | |||
270 Eksploatacja własnych środków transportowych | B2 | Bc | a) z wyjątkiem transportu wewnątrzzakładowego | |
271 Użytkowanie obcych środków transportowych | B2 | Bc | a) kolejowych, wodnych, samochodowych, lotniczych itp. | |
272 Transport wewnątrzzakładowy | B2 | Bc | a) utrzymanie w ruchu | |
273 Eksploatacja środków łączności | B2 | Bc | a) telefony, sygnalizacja, radio, radiowęzeł, telewizja, stacje dyspozytorskie itp. | |
28 OCHRONA ZAKŁADU PRACY | ||||
280 Strzeżenie mienia zakładu | B2 | Bc | a) przepustki, ewidencja przepustek, dzienniki służby, meldunki itp. | |
281 Ochrona przeciwpożarowa | B2 | Bc | ||
282 Terenowa obrona przeciwlotnicza | B5 | Bc | ||
283 Ubezpieczenia rzeczowe | B10 | Bc | a) od ognia, kradzieży, odpowiedzialności cywilnej, autocasco itp. | |
b) okres przechowania liczy się od ekspiracji ubezpieczenia | ||||
29 EWIDENCJA ŚRODKÓW RZECZOWYCH | B5 | – | a) środki ewidencyjne nie objęte klasami 21–28 | |
3 FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ | księgowość | c) nie dotyczy jednostek resortu finansów oraz wydziałów finansowych w prezydiach rad narodowych | ||
30 PODSTAWOWE ZASADY | a) ustalenia normatywne własnej jednostki | |||
300 System finansowy | A | Bc | ||
301 System księgowości | A | Bc | a) obejmuje również sprawy mechanizacji księgowości | |
302 Plan kont | A | Bc | a) księgowości własnej jednostki i jednostek podległych | |
31 REALIZACJA PLANÓW FINANSOWYCH | a) obejmuje również realizację budżetów w jednostkach budżetowych | |||
310 Obrót gotówkowy | ||||
3100 Plany kasowe | B2 | Bc | ||
3101 Raporty kasowe | B2 | Bc | a) raporty nie stanowiące dowodów kasowych | |
3102 Grzbiety książeczek czekowych | B2 | – | ||
3103 Kopie asygnat i kwitariuszy | B2 | – | a) nie stanowiące dowodów księgowania | |
311 Kredyty bankowe | ||||
3110 Finansowanie własnej jednostki | B5 | – | ||
3111 Finansowanie jednostek podległych | B5 | Bc | ||
3112 Korespondencja z bankiem finansującym | B5 | – | ||
3113 Korespondencja finansowa z jednostkami podległymi | B5 | Bc | ||
3114 Finansowanie inwestycji | B5 | Bc | ||
312 Dotacje i pożyczki | B5 | Bc | ||
32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA | c) plany, sprawozdania i analizy finansowe prowadzi się pod hasłami klasy 02 | |||
320 Dowody księgowe | B5 | – | ||
321 Urządzenia księgowe | B5 | – | a) księgi, rejestry, dzienniki i karty kontowe | |
322 Rozliczenia | B5 | – | a) rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi oraz z innymi kontrahentami | |
323 Windykacja należności | B5 | – | ||
324 Uzgadnianie sald | Bc | – | ||
325 Ewidencja środków trwałych | B5 | – | a) obejmuje również karty i rejestry amortyzacyjne | |
b) okres przechowywania liczy się od daty utraty środka bądź od ostatniego wpisu do ewidencji | ||||
33 RACHUBA PŁAC | ||||
330 Dokumentacja płac | B5 | Bc | a) materiały źródłowe do obliczenia wysokości (karty pracy, zestawienia godzin nadliczbowych, premii i innych należności pracowników) | |
331 Dokumentacja potrąceń z płac | B5 | Bc | a) zajęcia sądowe, podatki, składki związkowe, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki itp. | |
332 Deklaracje podatkowe | Bc | – | ||
333 Listy zaliczek na płace | B2 | Bc | ||
334 Listy płac | B12 | Bc | b) jeżeli są zbiorcze karty płac (klasa 335), okres przechowywania list płac może być skrócony do 5 lat (B5) | |
335 Karty zbiorcze płac | B12 | – | a) imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuższe, ujmujące zarobki za poszczególne miesiące | |
336 Zaświadczenia o płacach | Bc | – | a) kopie zaświadczeń o wysokości płac lub rejestry tych zaświadczeń | |
337 Dowody księgowe | B5 | – | ||
338 Urządzenia księgowe | B5 | – | a) jak przy klasie 321 | |
34 RACHUBA MATERIAŁOWO-TOWAROWA | ^ | ^ | c) przychód i rozchód materiałów, towarów, zbyt produktów, robót, usług itp. | |
340 Dowody księgowe | B5 | – | a) z wyjątkiem odcinków paragonowych; obejmuje również faktury własne i obce | |
341 Odcinki paragonowe | B1 | – | ||
342 Urządzenia księgowe | B5 | – | a) karty ilościowo-wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry i inne urządzenia księgowe | |
35 RACHUBA KOSZTÓW | ||||
350 Kalkulacja kosztów i cen | BE5 | Bc | a) kalkulacja wstępna, fazowa, wynikowa itp. | |
351 Dowody księgowe | B5 | – | ||
352 Urządzenia księgowe | B5 | – | a) jak przy klasie 321 | |
353 Analiza kosztów | BE5 | – | a) koszty wydziałowe, ogólnozakładowe i inne | |
36 FUNDUSZE SPECJALNE | B5 | Bc | a) wszelkie akta, z wyjątkiem dowodów i urządzeń księgowych | |
c) ewentualnie dalszy podział według poszczególnych funduszów (fundusz zakładowy, rezerwowy, postępu technicznego, inwestycyjny i inne) | ||||
37 INWENTARYZACJA | ||||
370 Spisy i protokoły remanentowe | B5 | B2 | ||
371 Inwentaryzacja powszechna | ||||
3710 Materiały inwentaryzacyjne | B5 | Bc | ||
3711 Formularze sprawozdawcze | A | Bc | a) z powszechnej inwentaryzacji i przeceny środków trwałych | |
38 DYSCYPLINA FINANSOWA | ||||
380 Interwencje głównego (starszego) księgowego | BE5 | Bc | a) obejmuje również decyzje władz nadrzędnych w tych sprawach | |
381 Rewizja dokumentalna | BE5 | Bc | a) analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne oraz ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych | |
382 Inne sprawy nadzoru finansowego | B5 | Bc | ||
Uwaga do klasy 3: Dowody i urządzenia księgowe nie mogą być brakowane przed zakończeniem rewizji dokumentalnej za dany rok. |
**) W tej rubryce (uwagi) pod znakiem "a" określono bliżej rodzaje spraw lub akt objętych daną klasą, pod znakiem "b" podano nietypowy okres przechowywania akt, pod znakiem zaś "c" zamieszczono inne uwagi.
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »