Rozdział 2 - Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku. - Ogólne zasady rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1972.56.300

Akt utracił moc

Wersja od: 15 maja 1981 r.

Rozdział  2

Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku.

§ 33. Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku obejmuje:

1) dokonanie ich spisu z natury oraz kontrolę prawidłowości spisu;

2) wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych;

3) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;

4) postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

5) ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenia inwentaryzacji;

6) ocenę przydatności gospodarczej objętych spisem składników majątku oraz postawienie i umotywowanie wniosków dotyczących zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych, usunięcia nieprawidłowości w przechowywaniu zapasów oraz wszelkich innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku, stwierdzonych w czasie spisu.

Czynności inwentaryzacyjne wymienione w pkt 1, 3, 4 i 6 należą do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, pozostałe czynności należą do obowiązków głównego księgowego.

§  34.

1. Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki na stałe lub określony, nie krótszy od roku okres, w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zostaje wyznaczony - na wniosek głównego księgowego - przez kierownika jednostki spośród pracowników na stanowiskach kierowniczych; nie może nim być główny księgowy ani pracownik działu finansowo-księgowego jednostki.

3. Przepis ust. 2 nie dotyczy stałych inwentaryzatorów, jeżeli nawet są pracownikami działu finansowo-księgowego jednostki.

§  35.

1. Jednostka nadrzędna może delegować dodatkowo do składu komisji inwentaryzacyjnej osoby spoza danej jednostki.

2. Jednostka nadrzędna może również ustalić wykaz rzeczowych składników majątkowych, których spis powinien być przeprowadzony przy udziale osób delegowanych spoza jednostki.

§  36.

1. W uzasadnionych wypadkach komisja inwentaryzacyjna dzieli teren jednostki na pola spisowe.

2. Spisu z natury na polach spisowych dokonują zespoły spisowe. Zespół spisowy powinien składać się przynajmniej z 2 osób. Listę członków zespołów spisowych ustala kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

3. Jednostka zlecająca na podstawie zawartej umowy wykonanie robót budowlano-montażowych może delegować swego przedstawiciela do udziału w spisach z natury robót w toku. Wchodzi on wówczas w skład zespołu spisowego.

§ 37. Do zespołów spisowych należy powoływać osoby o należytych kwalifikacjach; nie mogą to być jednak pracownicy odpowiedzialni za stan składników majątkowych, objętych spisem z natury.

§ 38. Czynności zespołów spisowych mogą być w określonym umową zakresie powierzone jednostkom, których przedmiotem działania jest świadczenie usług inwentaryzacyjnych.

§  39.

1. Spisem z natury należy objąć:

1) rzeczowe składniki majątku zaliczone do:

a) środków trwałych wraz z przynależnym do nich stałym wyposażeniem,

b) środków obrotowych,

c) materiałów, maszyn i urządzeń oraz ich części, przeznaczonych na inwestycje i kapitalne remonty;

2) pieniężne składniki majątku, tj. gotówkę w kasie, czeki, weksle itp.

2. Spisem objąć należy także środki nie stanowiące własności jednostki, jeżeli są one na przechowaniu, w użytkowaniu jednostki lub też jeżeli są przyjęte do przerobu. Nie dotyczy to obcych składników majątku znajdujących się w jednostkach świadczących usługi transportowe, spedycyjne, remontowe, pocztowe, w zakresie składowania itp.

3. Spis z natury powinien być tak zorganizowany, aby normalna działalność jednostki nie została przerwana.

§ 40. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości, pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nie naruszonym oraz że ilość i rodzaj składników w opakowaniu zostały oznaczone w toku ich przyjęcia przez jednostkę lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku.

§  41.

1. Ilościowy stan substancji płynnych w zbiornikach, rzeczowych składników majątku magazynowanych w zwałach oraz małowartościowych i ciężkich, a zajmujących wiele miejsca, jak też trudnej do zmierzenia produkcji w toku, określa się na podstawie obliczeń technicznych (np. według obmiarów i jednostkowego ciężaru objętościowego) lub szacunków dokonanych w sposób określony w przepisach wewnętrznych jednostki (§ 32 ust. 2).

2. Obliczenia techniczne lub szacunki należy przeprowadzić z należytą dokładnością przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach powołane przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej spośród pracowników jednostki, a w razie braku pracowników o odpowiednich kwalifikacjach - przez powołanych rzeczoznawców. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione na arkuszu (karcie) spisowym lub w specjalnym załączniku, które powinny być podpisane przez osoby przeprowadzające obliczenie lub szacunek.

3. Jeżeli ilościowy stan rzeczowych składników majątku nie może być ustalony w drodze przeliczenia, zważenia lub zmierzenia ani w drodze obliczeń technicznych, przepisy wewnętrzne (§ 32 ust. 2) określonych jednostek wskażą sposób inwentaryzacji tych składników majątku stosownie do warunków danej branży.

4. Zasady ustalania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych rzeczowych składników majątku, których stan stwierdza się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku, określa kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego.

§  42.

1. Stan ilościowy spisywanych z natury robót budowlano-montażowych w toku ustala się w technicznych jednostkach obmiaru lub w innych jednostkach właściwych dla danego zakresu i rodzaju robót.

2. Spisem z natury należy objąć całość robót budowlano-montażowych wykonanych od dnia ich rozpoczęcia i nie zafakturowanych do dnia spisu, z tym że odrębnie należy spisać roboty nie objęte umową z jednostką zlecającą, nawet jeśli ich wartości nie zalicza się ani do przerobu jednostki, ani do stanu robót w toku.

3. Dane do spisu z natury tak zwanych robót zanikających oraz robót, których faktycznego stanu nie można ustalić z powodu warunków atmosferycznych (np. przysypane śniegiem roboty ziemne), przyjmuje się w wysokości ustalonej w czasie poprzedniego spisu, zwiększonej - na podstawie danych ewidencji robót - o roboty wykonane od tego czasu.

4. Jeżeli przedmiotem spisu są roboty czasowo wstrzymane lub zakończone fragmenty robót, a zespół spisowy stwierdził, że roboty te są w sposób należyty zabezpieczone przed wpływami atmosferycznymi, kradzieżą itp., jak również że od ostatniego spisu nie wykonywano w danym obiekcie dalszych robót, stan robót w toku przyjmuje się w wysokości ustalonej w czasie poprzedniego spisu.

5. W wypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, należy dokonać odpowiedniej wzmianki na arkuszu spisu z natury.

§  43.

1. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji szczegółowej oraz przekazane do działu księgowości.

2. Zespoły spisowe dokonujące liczenia, ważenia, pomiarów oraz obliczeń technicznych i oszacowania składników majątku nie mogą być informowane o wielkości zapasów tych składników wynikających z ewidencji, wyjąwszy wypadki, o których mowa w rozdziale 5.

3. Liczenia, ważenia i pomiarów składników majątku dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej. W spisie z natury, przeprowadzonym na skutek zmiany osoby majątkowo odpowiedzialnej, liczenie, ważenie i pomiar składników majątku mają być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przejmującej odpowiedzialność lub osób przez nie upoważnionych.

4. Wpis do arkuszy (kart) spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie majątkowo za niego odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. Wpis do arkuszy (kart) spisu z natury może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem, że taśma magnetyczna lub inne urządzenia, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy (kart) spisu, przechowywane będą w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie majątkowo odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.

5. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnego powodu uczestniczyć osoba majątkowo odpowiedzialna i nie upoważniła do tego innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony w obecności osoby reprezentującej prawa osoby majątkowo odpowiedzialnej wyznaczonej przez kierownika jednostki w porozumieniu z czynnikiem społecznym jednostki (organizacją związkową).

§ 44. Składniki majątku objęte spisem (znajdujące się na określonym polu spisowym przy inwentaryzacji okresowej) nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Gdyby ze względów techniczno-ruchowych było to konieczne, wówczas należy zawiadomić o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie składników majątku uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.

§ 45. Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji, dane spisu z natury należy skorygować o udokumentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu.

§  46.

1. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku powinny być ujęte przy zachowaniu przepisów § 43 ust. 4 na arkuszach bądź oddzielnych dla każdego składnika kartach, zawierających co najmniej następujące dane:

1) nazwę jednostki (nadruk lub odcisk pieczątki firmowej);

2) nazwę lub numer pola spisowego oraz określenie magazynu, składowiska, sklepu itp.;

3) numer kolejny arkusza (karty) oraz oznaczenie uniemożliwiające zamianę arkusza lub karty (np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej);

4) datę dokonania spisu oraz termin, jeżeli różni się on od daty spisu, na jaki przeprowadza się inwentaryzację, oraz rodzaj inwentaryzacji;

5) numer kolejny pozycji (dotyczy arkuszy spisu);

6) symbol identyfikujący spisywany składnik majątku, np. numer inwentarzowy, numer symbolu indeksu materiałów, wyrobów, towarów, numer zlecenia produkcyjnego itp.;

7) szczegółowe określenie przedmiotu inwentaryzowanego;

8) jednostkę miary;

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu;

10) imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu;

11) cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składników majątku stwierdzonej w czasie spisu przez cenę jednostkową, z wyjątkiem wypadków określonych w § 52 ust. 2;

12) imię i nazwisko osoby majątkowo odpowiedzialnej za stan zapasów oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia żadnych zastrzeżeń co do ustaleń spisu.

2. Arkusze (karty) spisów z natury od momentu ich ponumerowania traktuje się jako formularze ewidencjonowane, objęte ilościową kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy (kart) spisów oraz oznaczenie w sposób uniemożliwiający ich zamianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy (kart) spisów członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy (kart) spisów odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

§ 47. Arkusze (karty) spisów z natury należy sporządzać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób majątkowo odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych od obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania lub z innych powodów uległa zmniejszeniu; nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo (środki trwałe, przedmioty nietrwałe).

§ 48. Dane na arkuszach (kartach) spisów z natury wpisuje się w sposób trwały atramentem, długopisem, ołówkiem kopiowym lub pismem maszynowym. Przepisy § 16 ust. 2 i § 17 pkt 1 stosuje się odpowiednio, z tym że obok zapisu poprawionego zamieścić powinien swój podpis członek zespołu spisowego i osoba majątkowo odpowiedzialna.

§ 49. Przy sporządzaniu arkuszy (kart) spisów z natury stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte dla danej branży w indeksie materiałów, wyrobów, towarów, środków trwałych itp., a w razie braku indeksu - używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej.

§  50.

1. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolerów przez niego wyznaczonych. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia, a zwłaszcza kompletność spisu, prawidłowość ustalenia z natury ilości spisywanych składników majątku oraz prawidłowość sporządzania arkuszy (kart) spisów. Wyrywkową kontrolą należy objąć również ustalenie ilości składników majątku zawartych w opakowaniach (§ 40). Z wyników kontroli należy sporządzić protokół. Ponadto na arkuszu (karcie) spisu z natury sprawdzający oznaczyć ma swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane pod względem prawidłowości ustalenia ilości spisywanych składników majątku.

2. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, kierownik jednostki obowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

§ 51. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej na piśmie:

1) rozliczenie z przydzielonych im arkuszy (kart) spisu z natury;

2) informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w zakresie gospodarki składnikami majątku (magazynowania, konserwacji itp.).

§  52.

1. Główny księgowy zarządza:

1) wycenę składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisów z natury;

2) ustalenie łącznej ich wartości z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane.

2. Można jednak:

1) nie dokonywać wyceny składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisów, jeżeli w zbiorczych zestawieniach spisu z natury ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości;

2) zaniechać wyceny rzeczowych składników majątku na arkuszach (kartach) spisu, jeżeli składniki te są ujęte w księdze remanentów, prowadzonej zgodnie z zasadami uproszczonej ewidencji materiałów i towarów lub w innym urządzeniu ewidencyjnym podającym ich ilość i wartość na dzień inwentaryzacji, a więc zezwalającym na ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

§ 53. Wycena składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo (np. towary w sklepach) powinna nastąpić równocześnie ze spisem z natury; nie dotyczy to jednak ustalenia ich wartości.

§ 54. Wycena spisu z natury, jak też obliczenie wartości spisanych składników majątku może być powierzone właściwym fachowo komórkom organizacyjnym jednostki, zespołom spisowym, rzeczoznawcom lub jednostkom, których przedmiotem działania jest świadczenie usług inwentaryzacyjnych.

§ 55. Jednostki, w których znajdują się rzeczowe składniki majątku nie stanowiące ich własności (§ 39 ust. 2), obowiązane są powiadomić pisemnie ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji wymienionych składników.

§  56.

1. Główny księgowy zleca ustalenie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek), wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

2. Różnice, o których mowa w ust. 1, należy ująć w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób zezwalający na:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem jej według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób odpowiedzialnych za stan powierzonych ich pieczy składników majątku;

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy (kartami) spisów z natury lub pozycjami zbiorczych zestawień spisu z natury wykazującymi różnice.

3. Dla składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór albo nadwyżkę - przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych.

§  57.

1. Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym stawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych (§ 33). W razie ujawnienia niedoborów przekraczających normy branżowe ubytków naturalnych, komisja inwentaryzacyjna żąda wyjaśnień na piśmie od osób odpowiedzialnych za stan składników majątku i po rozpatrzeniu wyjaśnień sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie tych niedoborów bądź wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem. Osoby odpowiedzialne za powstanie zawinionego niedoboru obciąża się wartością niedoboru obliczonego po aktualnej cenie sprzedaży, nie niższej jednak od ceny detalicznej; wartość tę dla używanych składników majątku zużywających się stopniowo należy zmniejszyć o kwotę wynikającą ze stopnia ich zużycia. Jeżeli na dany składnik majątku brak odrębnej ceny sprzedaży, cenę tę oblicza się przez zwiększenie ceny zbytu o odpowiednie marże.

2. Przy ustalaniu różnic inwentaryzacyjnych ujawnione niedobory oraz nadwyżki mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają równocześnie wszystkim następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury;

2) dotyczą jednej osoby majątkowo odpowiedzialnej;

3) zostały stwierdzone w podobnych asortymentach lub składnikach majątku, w podobnych opakowaniach, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby majątkowo odpowiedzialnej.

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

3. Przepisy ust. 2 nie mają zastosowania dla środków trwałych i przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu.

§  58.

1. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadł termin inwentaryzacji. Jeżeli jednak termin inwentaryzacji przypada na miesiąc kończący rok sprawozdawczy, różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż pod datą ostatniego dnia roku.

2. Różnice inwentaryzacyjne odpisuje się w sposób określony w planie kont na podstawie decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.

§ 59. Można uznać za rzeczywisty stan składników majątku ich stan wynikający z ewidencji, a nie ustalony w drodze spisu z natury, to jest nie ujmować w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych, jeżeli:

1) są to różnice drobne, mieszczące się w uznanych przez kierownika jednostki granicach dopuszczalnych błędów pomiaru ilości spisywanych z natury składników majątku;

2) różnice między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych.

§ 60. Przepisy §§ 56-59 mają odpowiednie zastosowanie w razie ujawnienia niedoborów lub nadwyżek podczas kontroli lub rewizji.