Rozdział 4 - Zapisy księgowe. - Ogólne zasady rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1972.56.300

Akt utracił moc

Wersja od: 15 maja 1981 r.

Rozdział  4

Zapisy księgowe.

§  15.

1. Zapis księgowy powinien składać się przynajmniej z:

1) daty dokonania operacji gospodarczej;

2) określenia rodzaju i numeru dowodu, na którego podstawie dokonano zapisu;

3) treści zapisu;

4) sumy zapisu.

2. Zapis księgowy może nie obejmować treści (ust. 1 pkt 3), jeżeli wynika ona z układu ksiąg rachunkowych.

3. Zapisów księgowych dokonuje się w kwotach (w złotych i groszach) wynikających z dowodów księgowych, jeżeli obowiązujące przepisy nie zobowiązują do wskazanego w nich zaokrąglania kwot określonych operacji gospodarczych (rozliczenia z budżetem, podatki). Zapisów księgowych wyrażających rozliczenie kosztów i odchyleń od cen ewidencyjnych, odpisy na fundusze specjalne, przyjęcie do eksploatacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, umorzenie i amortyzację środków trwałych oraz zużycie przedmiotów nietrwałych dokonywać można z zaokrągleniem do pełnych złotych.

§  16.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w sposób staranny, trwały i czytelny (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem, pismem maszynowym).

2. W księgach rachunkowych niedopuszczalne jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy; niedopuszczalne jest również zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie bądź usuwanie innymi środkami dokonanych zapisów księgowych.

§ 17. Poprawienie błędnego zapisu może być dokonane przez:

1) skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej w ten sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać, z tym że osoba dokonująca poprawki powinna obok zapisu poprawionego zamieścić swój podpis (skrót podpisu) oraz datę dokonania poprawki;

2) wniesienie zapisu korygującego (storno); może być ono dokonywane tylko tzw. zapisem czarnym (liczbami dodatnimi) lub tzw. zapisem czerwonym (liczbami ujemnymi).

§  18.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym.

2. Zapisy księgowe uważa się za dokonywane bieżąco, jeżeli wszystkie operacje gospodarcze za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach rachunkowych w czasie zapewniającym terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego za ten okres, a zapisy w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku i szczegółowej ewidencji gotówki są dokonywane nie później niż następnego dnia po przeprowadzeniu operacji gospodarczej.

3. Porządek chronologiczny uważa się za zachowany, jeżeli operacje gospodarcze księgowane są z podziałem przynajmniej na kolejne okresy sprawozdawcze, z tym że w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku i w szczegółowej ewidencji gotówki, a w bankach i instytucjach pożyczkowych i oszczędnościowych również w szczegółowej ewidencji wkładów oszczędnościowych, środków pieniężnych na oprocentowanych rachunkach bankowych i kredytów, operacje mają być ewidencjonowane z podziałem na kolejne dni ich dokonania.

4. Jeżeli przepisy szczególne (podatkowe, o rozliczeniach z budżetem itp.) zobowiązują jednostkę do podawania określonych informacji ekonomicznych za okresy krótsze od okresu sprawozdawczego, obowiązują one przy księgowaniu operacji gospodarczych w porządku chronologicznym, a za bieżące dokonywanie zapisów księgowych uważa się ich księgowanie w takim czasie, aby informacje te mogły być podane w wyznaczonym terminie.

§  19.

1. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być kompletne, to znaczy, że wszystkie operacje gospodarcze dokonane w danym okresie sprawozdawczym powinny być ujęte w księgach rachunkowych pod datą tego okresu, niezależnie od daty sporządzenia dokumentu stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

2. Dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych operacje gospodarcze o charakterze ciągłym należy dzielić co najmniej na okresy sprawozdawcze; oznacza to, że za datę dokonania operacji gospodarczej o charakterze ciągłym uważa się przynajmniej dzień kończący każdy okres sprawozdawczy.

3. Zasadę ustaloną w ust. 2 stosuje się odpowiednio przy księgowaniu operacji gospodarczych na podstawie zestawień dowodów (§ 6 ust. 2).

4. W razie gdy termin otrzymania dowodów obcych uniemożliwiłby terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych, należy dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych wystawić własne dowody księgowe (§ 5 ust. 9) i księgować je pod datą ostatniego dnia okresu sprawozdawczego, chyba że operacje gospodarcze określone w dowodach obcych nie mogły być znane jednostce. Różnice, jakie powstaną między ujęciem operacji w dowodzie własnym wewnętrznym a otrzymanym w późniejszym terminie dowodzie obcym, mają być zaksięgowane w terminie i w sposób określony w planie kont.

5. Banki i instytucje pożyczkowo-oszczędnościowe i ubezpieczeniowe mogą nie zachowywać zasady ustalonej w ust. 4, to jest mogą księgować dowody obce pod datą ich otrzymania. Również inne jednostki mogą księgować dowody obce pod datą ich otrzymania, jeżeli dowody te dotyczą operacji gospodarczych z poprzedniego okresu sprawozdawczego, lecz nie mogły być znane jednostce (ust. 4).

§  20.

1. Zapisy wniesione do ksiąg rachunkowych powinny być podsumowane. Łączne sumy zapisów (obrotów) i ich salda powinny być wpisane do ksiąg przed złożeniem w sprawozdania finansowego.

2. Obowiązek podsumowania obrotów i wpisania ich do ksiąg rachunkowych nie dotyczy wypadków, gdy stosowana technika ewidencji nie przewiduje sumowania obrotów kont.

§  21.

1. Salda kont syntetycznych wprowadza się do zestawienia sald przed złożeniem sprawozdania finansowego. Zestawienie sald powinno zawierać co najmniej:

1) określenie roku, którego dotyczy;

2) symbole kont syntetycznych;

3) salda poszczególnych kont syntetycznych na początek roku (dzień rozpoczęcia działalności) i na koniec każdego okresu sprawozdawczego (dzień zakończenia działalności);

4) sumę sald wykazanych w zestawieniu sald.

2. Można nie sporządzać odrębnego zestawienia sald kont syntetycznych, jeżeli jego dane wynikają z księgi, w jakiej prowadzi się konta syntetyczne (np. przy prowadzeniu kont syntetycznych w formie księgi tabelarycznej).

3. Salda poszczególnych kont analitycznych ująć należy przed złożeniem sprawozdania finansowego w zestawieniach liczbowych, odpowiednio oznaczonych taśmach maszynowych, tabulogramach lub w inny wiarygodny i sprawdzalny sposób, umożliwiający ustalenie zgodności ich sum z zestawieniem sald kont syntetycznych, nie rzadziej niż na koniec każdego półrocza.

4. Zestawienie sald kont syntetycznych (ust. 1) oraz stanowiące jego integralną część zestawienia sald kont analitycznych (ust. 3) uważa się za część składową ksiąg rachunkowych jednostki.