Rozdział 2 - Dowody księgowe. - Ogólne zasady rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1972.56.300

Akt utracił moc

Wersja od: 15 maja 1981 r.

Rozdział  2

Dowody księgowe.

§  5.

1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy wystawiony przez właściwą jednostkę:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

a) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; na dowodach własnych, wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania dla obiegu wewnętrznego nazwy i adresy stron zastępują nazwy lub symbole komórek organizacyjnych, których dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej pokrywa się z datą wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot oraz wartościowe i również ilościowe określenie operacji gospodarczej, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

d) 1 podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, a jeżeli dowód księgowy nie jest związany z przejęciem lub przekazaniem odpowiedzialności materialnej - inne dane umożliwiające identyfikację tych osób

2) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione;

3) oznaczony numerem w sposób zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi.

2. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych dla udokumentowania:

1) wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód;

2) pomiaru kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalenia wysokości poniesionych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom majątkowo za nie odpowiedzialnym;

3) zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci (inne jednostki, jednostki gospodarki nie uspołecznionej, osoby fizyczne), jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, świadczeniu robót i usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami.

Dowody wymienione w pkt 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt 3 dowodami własnymi zewnętrznymi.

3. Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania właściwi są do wystawiania dowodów księgowych dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na przekazaniu tej jednostce lub sprzedaży składników majątku, świadczeniu robót i usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi.

4. Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeśli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe dla udokumentowania określonych operacji gospodarczych.

5. Dowody wymienione w ust. 2 pkt 2 i ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze).

6. Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt 2 a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo-wartościowe lub wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont.

7. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione, w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych, przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów.

8. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód.

9. Jednostki dokonujące księgowania właściwe są do wystawiania dowodów własnych wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne dla zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w czasie zezwalającym na sporządzenie w wyznaczonym terminie sprawozdania finansowego.

10. W wypadkach szczególnych, np. dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, operacji dokonywanych z nieokreślonymi kontrahentami, właściwi ministrowie mogą udzielić zezwolenia na sporządzanie dowodów księgowych w sposób uproszczony, to jest z pominięciem niektórych elementów prawidłowego dowodu księgowego, wystawianie dowodów własnych, bez zachowania przepisów ust. 3 dla operacji, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, pod warunkiem, że w zezwoleniu tym zostanie określony:

1) rodzaj operacji gospodarczych, które mogą być udokumentowane w sposób uproszczony;

2) sposób wystawiania oraz tryb kontrolowania dowodów księgowych sporządzanych w sposób uproszczony.

11. Jeżeli sprawność postępowania tego wymaga, kierownik jednostki może uznać za prawidłowe dowody księgowe pisemne oświadczenia pracowników jednostki o dokonaniu wydatków finansowanych ze środków funduszu reprezentacyjnego w związku z korzystaniem z usług (transportowych, gastronomicznych, telekomunikacyjnych i innych). Uznanie oświadczeń za prawidłowe dowody księgowe następuje przez ich podpisanie na dowód aprobaty wyliczonych w oświadczeniu rodzajów wydatków i ich kwot.

12. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych, może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów (§ 6) lub sporządzonych tabulogramach.

13. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu prawdziwości ich danych, celowości, gospodarności i zgodności z przepisami operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzeniu, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy (§ 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. 1) oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wypisanych przez przystosowane do tego maszyny.

14. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.

§  6.

1. Za dowody księgowe uważa się również:

1) zestawienia dowodów księgowych sporządzane dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) polecenia księgowania;

3) noty księgowe.

2. Zestawienie dowodów księgowych:

1) powinno się składać co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej;

2) może obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części;

3) powinno zapewnić powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostało sporządzone.

3. Polecenia księgowania sporządza się:

1) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg);

2) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.

4. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dla skorygowania jej dowodów własnych zewnętrznych lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania dla skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.

5. Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się również odpowiednio przepisy § 5.

§  7.

1. Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodów dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastępowanie nazwy tych składników odpowiednimi symbolami (liczbowymi, literowymi itp.), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie posiadają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli.

2. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym). Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Dane dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami.

3. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub kwoty i wpisanie tekstu lub kwoty właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej. Powyższe zasady poprawiania błędów mają zastosowanie wyłącznie do tych dowodów, dla których nie został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosują się do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowej). Również dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.

4. 2 Zakupy rzeczowych składników majątku, z wyjątkiem wypadków określonych w § 5 ust. 10, mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania itp. dokumenty. Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności jednostki bądź z innych społecznie lub ekonomicznie uzasadnionych przyczyn konieczne jest dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży detalicznej lub w innych punktach sprzedaży nie wystawiających faktur, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującego zakupu, pod warunkiem że:

1) zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym,

2) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku,

3) oświadczenie podpisał kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona na dowód aprobaty zakupu.

§  8.

1. Obieg dowodów księgowych w jednostce powinien być ściśle ustalony.

2. Jeżeli określone operacje gospodarcze udokumentowane są dwoma lub więcej dowodami albo kopiami tych dowodów, wówczas główny księgowy obowiązany jest ustalić, który z dowodów stanowić ma podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

3. Wykaz dowodów (kopii dowodów) nie podlegających księgowaniu oraz sposób wyraźnego kasowania tych rodzajów dowodów, które mogłyby być powtórnie zrealizowane (np. karty pracy), ustala główny księgowy i podaje do wiadomości zainteresowanych komórek jednostki.

4. Dla zapewnienia prawidłowego obiegu dowodów księgowych kierownik jednostki wydaje na wniosek głównego księgowego instrukcję określającą co najmniej:

1) sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych oraz wzory ich podpisów;

1a) 3 dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby,

2) komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu;

3) komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

4) sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), zezwalający na ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed opuszczeniem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi nieprawidłowościami;

5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do działu księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki;

6) sposób oznaczenia dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający wielokrotne księgowanie tego samego dowodu.

¹ § 5 ust. 1 pkt 1 lit. d) zmieniona przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 26 maja 1980 r. (M.P.80.16.80) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 czerwca 1980 r.

² § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 27 kwietnia 1981 r. (M.P.81.12.94) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 maja 1981 r.

³ § 8 ust. 4 pkt 1a dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 26 maja 1980 r. (M.P.80.16.80) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 czerwca 1980 r.