Dział 2 - PODSTAWOWE ZASADY PROWADZENIA KSIĘGOWOŚCI - Ogólne zasady rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1972.56.300

Akt utracił moc

Wersja od: 15 maja 1981 r.

Dział  II

PODSTAWOWE ZASADY PROWADZENIA KSIĘGOWOŚCI

Rozdział  1

Zasady ogólne.

§  3.

1. Jednostki obowiązane są prowadzić księgi rachunkowe w walucie polskiej, rzetelnie, to jest zgodnie z prawdą materialną, na podstawie planu kont i przy zastosowaniu racjonalnych rozwiązań organizacyjno-technicznych.

2. Zapisy księgowe powinny obejmować wszystkie dokonane przez jednostkę operacje gospodarcze z podziałem na lata oraz krótsze od lat okresy sprawozdawcze.

3. Zapisy księgowe powinny być dokonywane bieżąco, przy stosowaniu prawidłowej techniki księgowości, na podstawie prawidłowych dowodów, w księgach rachunkowych właściwych dla danego roku.

4. Księgi rachunkowe należy otwierać i zamykać w terminach ustalonych w zarządzeniu.

§ 4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych według zasad ustalonych w planie kont polega w szczególności na:

1) ewidencji syntetycznej operacji gospodarczych jednostki przy zachowaniu zasady podwójnego księgowania w sposób pozwalający na sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont syntetycznych oraz ustalenie obrotów tych kont syntetycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych;

2) ewidencji analitycznej operacji gospodarczych jednostki przy zachowaniu zasady zapisu powtarzanego w sposób pozwalający na prawidłowe sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont analitycznych oraz obrotów tych kont analitycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych;

3) ewidencji pozabilansowej ze szczegółowością nie mniejszą niż przewidziana w planie kont przy zastosowaniu zasady podwójnego księgowania lub zapisów jednostronnych w sposób zezwalający na ustalenie sald wszystkich kont pozabilansowych;

4) objęciu rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i wartościową, chyba że plan kont zwalnia od tego obowiązku;

5) objęciu zagranicznych środków pieniężnych, czeków, weksli, papierów wartościowych itp. oraz wszelkiego rodzaju należności i zobowiązań w obcych walutach ewidencją umożliwiającą ustalenie ich wartości w walucie obcej oraz przy zastosowaniu odpowiednich kursów (przeliczników) w walucie polskiej.

Rozdział  2

Dowody księgowe.

§  5.

1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy wystawiony przez właściwą jednostkę:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

a) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; na dowodach własnych, wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania dla obiegu wewnętrznego nazwy i adresy stron zastępują nazwy lub symbole komórek organizacyjnych, których dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej pokrywa się z datą wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot oraz wartościowe i również ilościowe określenie operacji gospodarczej, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

d) 1 podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, a jeżeli dowód księgowy nie jest związany z przejęciem lub przekazaniem odpowiedzialności materialnej - inne dane umożliwiające identyfikację tych osób

2) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione;

3) oznaczony numerem w sposób zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi.

2. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych dla udokumentowania:

1) wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód;

2) pomiaru kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalenia wysokości poniesionych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom majątkowo za nie odpowiedzialnym;

3) zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci (inne jednostki, jednostki gospodarki nie uspołecznionej, osoby fizyczne), jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, świadczeniu robót i usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami.

Dowody wymienione w pkt 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt 3 dowodami własnymi zewnętrznymi.

3. Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania właściwi są do wystawiania dowodów księgowych dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na przekazaniu tej jednostce lub sprzedaży składników majątku, świadczeniu robót i usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi.

4. Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeśli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe dla udokumentowania określonych operacji gospodarczych.

5. Dowody wymienione w ust. 2 pkt 2 i ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze).

6. Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt 2 a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo-wartościowe lub wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont.

7. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione, w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych, przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów.

8. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód.

9. Jednostki dokonujące księgowania właściwe są do wystawiania dowodów własnych wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne dla zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w czasie zezwalającym na sporządzenie w wyznaczonym terminie sprawozdania finansowego.

10. W wypadkach szczególnych, np. dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, operacji dokonywanych z nieokreślonymi kontrahentami, właściwi ministrowie mogą udzielić zezwolenia na sporządzanie dowodów księgowych w sposób uproszczony, to jest z pominięciem niektórych elementów prawidłowego dowodu księgowego, wystawianie dowodów własnych, bez zachowania przepisów ust. 3 dla operacji, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, pod warunkiem, że w zezwoleniu tym zostanie określony:

1) rodzaj operacji gospodarczych, które mogą być udokumentowane w sposób uproszczony;

2) sposób wystawiania oraz tryb kontrolowania dowodów księgowych sporządzanych w sposób uproszczony.

11. Jeżeli sprawność postępowania tego wymaga, kierownik jednostki może uznać za prawidłowe dowody księgowe pisemne oświadczenia pracowników jednostki o dokonaniu wydatków finansowanych ze środków funduszu reprezentacyjnego w związku z korzystaniem z usług (transportowych, gastronomicznych, telekomunikacyjnych i innych). Uznanie oświadczeń za prawidłowe dowody księgowe następuje przez ich podpisanie na dowód aprobaty wyliczonych w oświadczeniu rodzajów wydatków i ich kwot.

12. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych, może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów (§ 6) lub sporządzonych tabulogramach.

13. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu prawdziwości ich danych, celowości, gospodarności i zgodności z przepisami operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzeniu, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy (§ 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. 1) oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wypisanych przez przystosowane do tego maszyny.

14. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.

§  6.

1. Za dowody księgowe uważa się również:

1) zestawienia dowodów księgowych sporządzane dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) polecenia księgowania;

3) noty księgowe.

2. Zestawienie dowodów księgowych:

1) powinno się składać co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej;

2) może obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części;

3) powinno zapewnić powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostało sporządzone.

3. Polecenia księgowania sporządza się:

1) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg);

2) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.

4. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dla skorygowania jej dowodów własnych zewnętrznych lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania dla skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.

5. Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się również odpowiednio przepisy § 5.

§  7.

1. Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodów dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastępowanie nazwy tych składników odpowiednimi symbolami (liczbowymi, literowymi itp.), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie posiadają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli.

2. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym). Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Dane dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami.

3. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub kwoty i wpisanie tekstu lub kwoty właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej. Powyższe zasady poprawiania błędów mają zastosowanie wyłącznie do tych dowodów, dla których nie został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosują się do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowej). Również dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.

4. 2 Zakupy rzeczowych składników majątku, z wyjątkiem wypadków określonych w § 5 ust. 10, mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania itp. dokumenty. Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności jednostki bądź z innych społecznie lub ekonomicznie uzasadnionych przyczyn konieczne jest dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży detalicznej lub w innych punktach sprzedaży nie wystawiających faktur, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującego zakupu, pod warunkiem że:

1) zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym,

2) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku,

3) oświadczenie podpisał kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona na dowód aprobaty zakupu.

§  8.

1. Obieg dowodów księgowych w jednostce powinien być ściśle ustalony.

2. Jeżeli określone operacje gospodarcze udokumentowane są dwoma lub więcej dowodami albo kopiami tych dowodów, wówczas główny księgowy obowiązany jest ustalić, który z dowodów stanowić ma podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

3. Wykaz dowodów (kopii dowodów) nie podlegających księgowaniu oraz sposób wyraźnego kasowania tych rodzajów dowodów, które mogłyby być powtórnie zrealizowane (np. karty pracy), ustala główny księgowy i podaje do wiadomości zainteresowanych komórek jednostki.

4. Dla zapewnienia prawidłowego obiegu dowodów księgowych kierownik jednostki wydaje na wniosek głównego księgowego instrukcję określającą co najmniej:

1) sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych oraz wzory ich podpisów;

1a) 3 dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby,

2) komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu;

3) komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

4) sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), zezwalający na ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed opuszczeniem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi nieprawidłowościami;

5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do działu księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki;

6) sposób oznaczenia dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający wielokrotne księgowanie tego samego dowodu.

Rozdział  3

Księgi rachunkowe.

§ 9. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób umożliwiający co najmniej:

1) usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont przewidzianych w planie kont;

2) zarejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych w porządku chronologicznym;

3) sprawdzenie prawidłowości i kompletności zapisów księgowych.

§ 10. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie luźnych kart kontowych, rejestrów, zestawień liczbowych (tabulogramów) bądź w formie ksiąg wiązanych.

§  11.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie luźnych kart kontowych należy przestrzegać następujących zasad:

1) karty kontowe poszczególnych kont, karty dziennikowe poszczególnych dzienników, karty poszczególnych rejestrów - powinny być zaopatrzone w bieżącą numerację stron począwszy od cyfry 1 w każdym roku; jeżeli konta analityczne zgodnie z przepisami § 23 nie są zakładane odrębnie na każdy rok, wówczas zmiana bieżącej numeracji kart kontowych kartotek analitycznych następuje w chwili zakładania nowych kartotek;

2) luźne karty stanowiące księgi rachunkowe powinny być utrzymane w ustalonej kolejności i przechowywane w odpowiednich urządzeniach (np. skrzynkach kartotekowych).

2. Jednostka prowadząca księgi rachunkowe na luźnych kartach kontowych (rejestrach itp.) powinna posiadać wykaz kont prowadzonych w formie luźnych kart. Wykaz taki sporządza się według poszczególnych jednakowych urządzeń księgowych w księdze otwartych kont lub w innym urządzeniu księgowym w taki sposób, ażeby można było udowodnić kompletność ksiąg rachunkowych. Wykaz ten może być prowadzony w formie księgi wiązanej z zachowaniem przepisów § 13 bądź na luźnych kartach; do wykazu stosuje się wówczas odpowiednio przepisy niniejszego paragrafu.

3. Wykaz założonych luźnych kart ewidencji syntetycznej i analitycznej może być powiązany z zestawieniem sald. Wykaz założonych luźnych kart ewidencji analitycznej może być również powiązany z innymi urządzeniami księgowymi.

§  12.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie tabulogramów jednostka powinna posiadać bieżąco uzupełniony wykaz rodzaju sporządzanych tabulogramów, zawierający nazwę, określenie częstości sporządzania oraz treści każdego rodzaju tabulogramu, w formie schematu jego układu pionowego i poziomego (nazwy rubryk pionowych i określenie treści wierszy poziomych).

2. Przy stosowaniu tabulogramów należy albo bezpośrednio w nagłówku każdego z nich, albo - jeżeli jednakowe tabulogramy są sporządzane w większej ilości - na osobnej karcie wprowadzić zrozumiałe oznaczenia poszczególnych rubryk bądź oznaczyć tabulogram opierając się na wykazie tabulogramów. Karty (odcinki) jednakowych tabulogramów należy numerować liczbami porządkowymi albo wiązać je (zlepiać, zszywać) w księgę bądź łączyć trwale w jeden pas, jeżeli nie podsumowano lub nie wysaldowano zapisów na każdej karcie, a tym samym nie zapewniono ich powiązania z zapisami na dalszych odcinkach tabulogramu.

3. Tabulogramy należy sporządzać za okresy nie wykraczające poza okres sprawozdawczy.

4. Jeżeli w treści tabulogramów nie podaje się poszczególnych zapisów księgowych, lecz tylko końcowe rezultaty przetwarzania danych (salda zapisów księgowych), warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za prawidłowe jest stosowanie przez jednostkę sporządzonego na piśmie programu przetwarzania danych, przewidującego sporządzanie tabulogramów w sposób pozwalający na ustalenie kompletności danych objętych przetwarzaniem oraz kontrolę prawidłowości systemu przetwarzania.

§  13.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie ksiąg wiązanych należy przed rozpoczęciem zapisów ponumerować każdą stronę lub parę stron (każde folio) począwszy od cyfry 1, a ogólną ilość stron (folio) uwidocznić na początku lub na końcu księgi.

2. Przepis ust. 1 odnosi się także do ksiąg wiązanych, w których zapisów dokonuje się z kopią. Numeracja kart oryginału powinna ściśle odpowiadać numeracji kart kopii.

§ 14. Księgi rachunkowe (poszczególne luźne karty, poszczególne tabulogramy, poszczególne księgi wiązane) należy w części nagłówkowej (karcie tytułowej, pierwszej stronie) trwale oznaczyć nazwą jednostki (np. odcisk stempla), która w nich prowadzi swą księgowość.

Rozdział  4

Zapisy księgowe.

§  15.

1. Zapis księgowy powinien składać się przynajmniej z:

1) daty dokonania operacji gospodarczej;

2) określenia rodzaju i numeru dowodu, na którego podstawie dokonano zapisu;

3) treści zapisu;

4) sumy zapisu.

2. Zapis księgowy może nie obejmować treści (ust. 1 pkt 3), jeżeli wynika ona z układu ksiąg rachunkowych.

3. Zapisów księgowych dokonuje się w kwotach (w złotych i groszach) wynikających z dowodów księgowych, jeżeli obowiązujące przepisy nie zobowiązują do wskazanego w nich zaokrąglania kwot określonych operacji gospodarczych (rozliczenia z budżetem, podatki). Zapisów księgowych wyrażających rozliczenie kosztów i odchyleń od cen ewidencyjnych, odpisy na fundusze specjalne, przyjęcie do eksploatacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, umorzenie i amortyzację środków trwałych oraz zużycie przedmiotów nietrwałych dokonywać można z zaokrągleniem do pełnych złotych.

§  16.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w sposób staranny, trwały i czytelny (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem, pismem maszynowym).

2. W księgach rachunkowych niedopuszczalne jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy; niedopuszczalne jest również zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie bądź usuwanie innymi środkami dokonanych zapisów księgowych.

§ 17. Poprawienie błędnego zapisu może być dokonane przez:

1) skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej w ten sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać, z tym że osoba dokonująca poprawki powinna obok zapisu poprawionego zamieścić swój podpis (skrót podpisu) oraz datę dokonania poprawki;

2) wniesienie zapisu korygującego (storno); może być ono dokonywane tylko tzw. zapisem czarnym (liczbami dodatnimi) lub tzw. zapisem czerwonym (liczbami ujemnymi).

§  18.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym.

2. Zapisy księgowe uważa się za dokonywane bieżąco, jeżeli wszystkie operacje gospodarcze za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach rachunkowych w czasie zapewniającym terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego za ten okres, a zapisy w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku i szczegółowej ewidencji gotówki są dokonywane nie później niż następnego dnia po przeprowadzeniu operacji gospodarczej.

3. Porządek chronologiczny uważa się za zachowany, jeżeli operacje gospodarcze księgowane są z podziałem przynajmniej na kolejne okresy sprawozdawcze, z tym że w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku i w szczegółowej ewidencji gotówki, a w bankach i instytucjach pożyczkowych i oszczędnościowych również w szczegółowej ewidencji wkładów oszczędnościowych, środków pieniężnych na oprocentowanych rachunkach bankowych i kredytów, operacje mają być ewidencjonowane z podziałem na kolejne dni ich dokonania.

4. Jeżeli przepisy szczególne (podatkowe, o rozliczeniach z budżetem itp.) zobowiązują jednostkę do podawania określonych informacji ekonomicznych za okresy krótsze od okresu sprawozdawczego, obowiązują one przy księgowaniu operacji gospodarczych w porządku chronologicznym, a za bieżące dokonywanie zapisów księgowych uważa się ich księgowanie w takim czasie, aby informacje te mogły być podane w wyznaczonym terminie.

§  19.

1. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być kompletne, to znaczy, że wszystkie operacje gospodarcze dokonane w danym okresie sprawozdawczym powinny być ujęte w księgach rachunkowych pod datą tego okresu, niezależnie od daty sporządzenia dokumentu stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

2. Dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych operacje gospodarcze o charakterze ciągłym należy dzielić co najmniej na okresy sprawozdawcze; oznacza to, że za datę dokonania operacji gospodarczej o charakterze ciągłym uważa się przynajmniej dzień kończący każdy okres sprawozdawczy.

3. Zasadę ustaloną w ust. 2 stosuje się odpowiednio przy księgowaniu operacji gospodarczych na podstawie zestawień dowodów (§ 6 ust. 2).

4. W razie gdy termin otrzymania dowodów obcych uniemożliwiłby terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych, należy dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych wystawić własne dowody księgowe (§ 5 ust. 9) i księgować je pod datą ostatniego dnia okresu sprawozdawczego, chyba że operacje gospodarcze określone w dowodach obcych nie mogły być znane jednostce. Różnice, jakie powstaną między ujęciem operacji w dowodzie własnym wewnętrznym a otrzymanym w późniejszym terminie dowodzie obcym, mają być zaksięgowane w terminie i w sposób określony w planie kont.

5. Banki i instytucje pożyczkowo-oszczędnościowe i ubezpieczeniowe mogą nie zachowywać zasady ustalonej w ust. 4, to jest mogą księgować dowody obce pod datą ich otrzymania. Również inne jednostki mogą księgować dowody obce pod datą ich otrzymania, jeżeli dowody te dotyczą operacji gospodarczych z poprzedniego okresu sprawozdawczego, lecz nie mogły być znane jednostce (ust. 4).

§  20.

1. Zapisy wniesione do ksiąg rachunkowych powinny być podsumowane. Łączne sumy zapisów (obrotów) i ich salda powinny być wpisane do ksiąg przed złożeniem w sprawozdania finansowego.

2. Obowiązek podsumowania obrotów i wpisania ich do ksiąg rachunkowych nie dotyczy wypadków, gdy stosowana technika ewidencji nie przewiduje sumowania obrotów kont.

§  21.

1. Salda kont syntetycznych wprowadza się do zestawienia sald przed złożeniem sprawozdania finansowego. Zestawienie sald powinno zawierać co najmniej:

1) określenie roku, którego dotyczy;

2) symbole kont syntetycznych;

3) salda poszczególnych kont syntetycznych na początek roku (dzień rozpoczęcia działalności) i na koniec każdego okresu sprawozdawczego (dzień zakończenia działalności);

4) sumę sald wykazanych w zestawieniu sald.

2. Można nie sporządzać odrębnego zestawienia sald kont syntetycznych, jeżeli jego dane wynikają z księgi, w jakiej prowadzi się konta syntetyczne (np. przy prowadzeniu kont syntetycznych w formie księgi tabelarycznej).

3. Salda poszczególnych kont analitycznych ująć należy przed złożeniem sprawozdania finansowego w zestawieniach liczbowych, odpowiednio oznaczonych taśmach maszynowych, tabulogramach lub w inny wiarygodny i sprawdzalny sposób, umożliwiający ustalenie zgodności ich sum z zestawieniem sald kont syntetycznych, nie rzadziej niż na koniec każdego półrocza.

4. Zestawienie sald kont syntetycznych (ust. 1) oraz stanowiące jego integralną część zestawienia sald kont analitycznych (ust. 3) uważa się za część składową ksiąg rachunkowych jednostki.

Rozdział  5

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.

§  22.

1. Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:

1) początek każdego roku - w jednostkach kontynuujących działalność;

2) dzień rozpoczęcia likwidacji, ustalony w zarządzeniu o likwidacji - w jednostkach likwidowanych;

3) dzień postawienia w stan upadłości, ustalony przez właściwy sąd - w jednostkach postawionych w stan upadłości;

4) dzień rozpoczęcia działalności - w jednostkach nowo powstałych.

2. Jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, jednostka nie posiada ani składników majątkowych, ani zobowiązań, otwiera swe księgi rachunkowe według stanu aktywów i pasywów na dzień otrzymania jakiegokolwiek składnika majątku lub zaciągnięcia zobowiązania.

§ 23. Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na rozpoczęciu bieżącej ewidencji operacji gospodarczych jednostki w księgach rachunkowych zakładanych odrębnie dla każdego roku, z tym że jednostki prowadzące księgi rachunkowe w formie luźnych kart lub ksiąg wiązanych mogą zaniechać zakładania odrębnych dla każdego roku kont analitycznych.

§  24.

1. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie luźnych kart lub ksiąg wiązanych należy wprowadzić na konta syntetyczne oraz konta analityczne, jeżeli je założono na nowo dla danego roku, stan początkowy poszczególnych aktywów i pasywów.

2. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie tabulogramów należy sporządzić tabulogram zawierający stan początkowy poszczególnych kont aktywów i pasywów.

3. Wprowadzenie na konta (ust. 1) lub sporządzenie tabulogramu stanu początkowego aktywów i pasywów (ust. 2) powinno być dokonane w terminie zapewniającym bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych.

§  25.

1. Stan aktywów i pasywów, o którym mowa w § 24, powinien wynikać:

1) ze sprawozdania finansowego (w razie potrzeby po dokonaniu przekształceń, określonych przepisami szczególnymi), sporządzonego na koniec poprzedniego roku - w jednostkach kontynuujących działalność;

2) ze sprawozdania finansowego (w razie potrzeby po dokonaniu przekształceń, określonych przepisami szczególnymi), sporządzonego na dzień rozpoczęcia likwidacji w jednostkach likwidowanych bądź sporządzonego na dzień postawienia w stan upadłości - w jednostkach postawionych w stan upadłości;

3) z wycenionego spisu z natury składników majątku i wykazu należności i zobowiązań, sporządzonych na dzień rozpoczęcia działalności - w jednostkach nowo powstałych.

2. Jeżeli w wyniku zatwierdzenia sprawozdań finansowych wymienionych w ust. 1 ulegnie zmianie stan początkowy aktywów i pasywów, wprowadzone do ksiąg lub ujęte w tabulogramie stany początkowe należy skorygować w ciągu 14 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

§  26.

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być dokonane:

1) na koniec każdego roku - przez jednostki kontynuujące swą działalność;

2) na dzień poprzedzający dzień rozpoczęcia likwidacji ustalony w zarządzeniu o likwidacji oraz na dzień zakończenia likwidacji - przez jednostki postawione w stan likwidacji bądź na dzień poprzedzający dzień ogłoszenia upadłości ustalony postanowieniem właściwego sądu oraz na dzień zakończenia postępowania upadłościowego lub uchylenia upadłości, jeśli chodzi o jednostki postawione w stan upadłości.

2. Jeżeli między dniem rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego a dniem ich zakończenia przypada koniec roku, jednostka, która znajduje się w stanie likwidacji lub w stosunku do której toczy się postępowanie upadłościowe, dokonuje zamknięcia ksiąg także na ostatni dzień roku.

§ 27. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na przeniesieniu sald kont kosztów i dochodów, a także innych kont wskazanych w planie kont na konta służące do ustalania wyniku działalności jednostki lub końcowego stanu jej aktywów i pasywów, a następnie na:

1) wpisaniu sald końcowych na poszczególnych kontach - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie luźnych kart lub ksiąg wiązanych;

2) sporządzeniu tabulogramu zawierającego wykaz sald końcowych poszczególnych kont - przy prowadzeniu ksiąg w formie tabulogramów.

§ 28. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być dokonane w ciągu 14 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a w jednostkach, w których sprawozdania nie podlegają zatwierdzeniu, w ciągu 14 dni od daty ich sporządzenia.

¹ § 5 ust. 1 pkt 1 lit. d) zmieniona przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 26 maja 1980 r. (M.P.80.16.80) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 czerwca 1980 r.

² § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 27 kwietnia 1981 r. (M.P.81.12.94) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 maja 1981 r.

³ § 8 ust. 4 pkt 1a dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 26 maja 1980 r. (M.P.80.16.80) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 czerwca 1980 r.