Dział 2 - PODSTAWOWE ZASADY PROWADZENIA KSIĘGOWOŚCI. - Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1983.40.233

Akt utracił moc

Wersja od: 27 maja 1988 r.

DZIAŁ  II

PODSTAWOWE ZASADY PROWADZENIA KSIĘGOWOŚCI.

Rozdział  1

Zasady ogólne.

§  3.

1. Jednostki są obowiązane prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z planem kont i w sposób umożliwiający należyte zarządzanie jednostką. Księgi rachunkowe należy prowadzić dokonując w nich zapisów księgowych w języku polskim i w walucie polskiej, rzetelnie, to jest zgodnie z prawdą materialną, i z zastosowaniem racjonalnych rozwiązań organizacyjno-technicznych.

2. Zapisy księgowe powinny obejmować wszystkie operacje gospodarcze, dokonane przez jednostkę, z podziałem na okresy sprawozdawcze.

3. Zapisy księgowe powinny być dokonywane bieżąco w księgach rachunkowych właściwych dla danego roku, z zastosowaniem prawidłowej techniki księgowości, na podstawie prawidłowych dowodów księgowych.

4. Księgi rachunkowe należy otwierać i zamykać w sposób ustalony w zarządzeniu.

§  4.

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych według zasad ustalonych w planie kont polega w szczególności na:

1) ewidencji operacji gospodarczych jednostki na kontach syntetycznych, z zachowaniem zasady podwójnego księgowania, w sposób umożliwiający sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont syntetycznych oraz ustalenie obrotów tych kont syntetycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych,

2) ewidencji operacji gospodarczych jednostki na kontach analitycznych w sposób umożliwiający prawidłowe sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont analitycznych oraz obrotów tych kont analitycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych,

3) ewidencji na kontach pozabilansowych ze szczegółowością nie mniejszą niż przewidziana w planie kont, z zastosowaniem zasady podwójnego księgowania lub zapisów jednostronnych, w sposób umożliwiający ustalenie sald wszystkich kont pozabilansowych,

4) objęciu poszczególnych rzeczowych składników majątku ewidencją umożliwiającą ustalenie ich ilości i wartości, chyba że plan kont zwalnia od obowiązku ustalania ilości tych składników,

5) objęciu zagranicznych środków pieniężnych, czeków, weksli, papierów wartościowych itp. oraz wszelkiego rodzaju należności i zobowiązań w obcych walutach ewidencją umożliwiającą ustalenie ich wartości w walucie obcej oraz z zastosowaniem odpowiednich kursów w walucie polskiej,

6) 3 zapewnieniu zgodności ewidencji na kontach syntetycznych z ewidencją na kontach analitycznych oraz ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją ilościową składników i majątku jednostki co najmniej na dzień kończący każdy kwartał, a ponadto dzień rozliczania z powierzonego mienia osób majątkowo odpowiedzialnych.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób umożliwiający należyte zarządzanie jednostką polega w szczególności na zapewnieniu prawidłowego i terminowego ustalania w odpowiednich przekrojach:

1) 4 stanu majątku jednostki, zobowiązań i funduszy oraz ich zmian doprowadzonych do zgodności ze stanem rzeczywistym, ustalonym w drodze inwentaryzacji,

2) poniesionych kosztów, osiągniętych dochodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz wyniku finansowego,

3) danych niezbędnych do rozliczeń finansowych z budżetem, innymi jednostkami, jednostkami gospodarki nie uspołecznionej, pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi,

4) danych niezbędnych do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za majątek jednostki oraz do funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej i sporządzania sprawozdań finansowych.

Rozdział  2

Dowody księgowe.

§  5.

1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:

a) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych, wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania dla obiegu wewnętrznego, określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

d) inne dane określone w odrębnych przepisach, jako warunek prawidłowości określonego rodzaju dowodu,

e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, z tym że jeżeli dowód księgowy nie wyraża przejęcia lub przekazania odpowiedzialności materialnej, podpisy mogą być zastąpione innymi danymi umożliwiającymi identyfikację tych osób, na przykład cyfrowymi lub literowymi symbolami kodu ujętego na piśmie i przechowywanego w jednostce,

2) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione,

3) oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

2. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych dla:

1) udokumentowania wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,

2) udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (innych jednostek, banków, jednostek gospodarki nie uspołecznionej, osób fizycznych), ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym),

3) udokumentowania zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami.

Dowody wymienione w pkt 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt 3 - dowodami własnymi zewnętrznymi.

3. Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania są właściwi do wystawiania dowodów księgowych dla udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży tej jednostce składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wstawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi.

4. Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych.

5. Dowody wymienione w ust. 2 pkt 2 i 3 oraz w ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze).

6. Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt 2 i 3 a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo-wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont.

7. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione, w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów.

8. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód.

9. Jednostki dokonujące księgowania są właściwe do wystawiania dowodów własnych wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego.

10. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych, może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów (§ 6) lub sporządzonych tabulogramach.

11. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki; sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy (§ 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. 1) oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wypisanych przez przystosowane do tego maszyny.

12. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.

§  6.

1. Za dowody księgowe uważa się również:

1) zestawienia dowodów księgowych sporządzane dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

2) polecenia księgowania,

3) noty księgowe.

2. Zestawienia dowodów księgowych powinny:

1) składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej,

2) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części,

3) zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone.

3. Polecenia księgowania sporządza się:

1) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (na przykład wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg),

2) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.

4. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dla skorygowania jej dowodów własnych zewnętrznych lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania dla skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.

5. Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy § 5.

§  7.

1. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Niezależnie od języka, w jakim dowód jest sporządzony, treść jego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastępowanie nazw tych składników symbolami (liczbowymi, literowymi itp.), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli. Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, jednostka posiadająca ten dowód jest obowiązana sporządzić odrębny dowód lub załącznik do dowodu sporządzonego w walucie obcej, zawierający przeliczenie po obowiązującym kursie wszystkich danych dowodu w walucie obcej na walutę polską. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie danych w walucie obcej na walutę polską może być zamieszczone również w wolnych polach tego dowodu.

2. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym). Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane w inny sposób.

3. Błędy w dowodach księgowych należy poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosuje się ich do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowej). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego.

4. 5 Za prawidłowy w wypadkach szczególnych, na przykład dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, może być uznany dowód księgowy:

1) sporządzony w sposób uproszczony, to jest z pominięciem niektórych elementów prawidłowego dowodu,

2) własny zamiast dowodu obcego,

jeżeli taką formę udokumentowania określają odrębne przepisy.

5. Zakupy rzeczowych składników majątku, z wyjątkiem wypadków określonych w ust. 4, mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, dowody wpłaty do kasy itp. dokumenty. Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności jednostki lub z innych społecznie albo ekonomicznie uzasadnionych przyczyn konieczne jest dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży nie wystawiających faktur, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującego zakupu, pod warunkiem że:

1) zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym,

2) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku oraz źródło ich zakupu,

3) oświadczenie podpisała osoba upoważniona na dowód aprobaty zakupu.

6. Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do zakupu usług, z tym że oświadczenia pracownika mogą być uznane za prawidłowy dowód księgowy, jeżeli na podstawie przepisów szczególnych lub zwyczaju usługi są świadczone bez wystawiania faktur (przejazdy lub przewozy niektórymi środkami transportowymi, udział w imprezach kulturalnych, usługi telekomunikacyjne, fryzjerskie, szewskie itp.).

§  8.

1. Obieg dowodów księgowych w jednostce powinien być ściśle ustalony.

2. Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, główny księgowy jest obowiązany ustalić, który z dowodów ma stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

3. Wykaz dowodów (egzemplarzy dowodów) nie podlegających księgowaniu oraz sposób wyraźnego kasowania tych rodzajów dowodów, które mogłyby być powtórnie zrealizowane (na przykład karty pracy), ustala główny księgowy i podaje do wiadomości zainteresowanych komórek jednostki.

4. Dla zapewnienia prawidłowości dowodów księgowych i ich obiegu kierownik jednostki wydaje na wniosek głównego księgowego przepisy wewnętrzne określające co najmniej:

1) sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych,

2) określenie rodzaju formularzy dowodów księgowych, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako formularze objęte ilościową kontrolą zużycia (druki ścisłego zarachowania), oraz sposób rozliczania ich wykorzystania,

3) sposób podawania do wiadomości zainteresowanych komórek organizacyjnych jednostki wzorów podpisów osób wymienionych w pkt 1,

4) dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby (§ 5 ust. 1 pkt 1 lit. e),

5) komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do oznaczania daty wpływu i rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu,

6) komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych,

7) sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed pominięciem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nieupoważnione oraz innymi nieprawidłowościami,

8) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki,

9) sposób oznaczenia dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający powtórne księgowanie tego samego dowodu.

Rozdział  3

Księgi rachunkowe.

§ 9. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób umożliwiający co najmniej:

1) usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont syntetycznych i analitycznych przewidzianych w planie kont,

2) zarejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych w porządku chronologicznym,

3) sprawdzenie prawidłowości i kompletności zapisów księgowych w powiązaniu z dowodami księgowymi, na podstawie których ich dokonano.

§  10.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie ksiąg wiązanych należy przed rozpoczęciem zapisów ponumerować każdą stronę lub każde dwie sąsiednie strony (każde folio) począwszy od liczby 1, a ogólną liczbę stron (folio) uwidocznić na początku lub na końcu księgi.

2. Przepis ust. 1 ma zastosowanie także do ksiąg wiązanych, w których zapisów dokonuje się z kopią. Numeracja kart oryginału powinna ściśle odpowiadać numeracji kart kopii.

§  11.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie luźnych kart pismem ręcznym, maszynowym lub w formie tabulogramów należy przestrzegać następujących zasad:

1) karty kontowe poszczególnych kont, karty dziennikowe poszczególnych dzienników i karty poszczególnych rejestrów powinny być zaopatrzone w bieżącą numerację stron począwszy od liczby 1 w każdym roku; jeżeli karty kont analitycznych zgodnie z przepisem § 23 nie są zakładane odrębnie dla każdego roku, to zmiana bieżącej ich numeracji następuje przy zakładaniu nowych kart,

2) luźne karty stanowiące księgi rachunkowe powinny być utrzymane w ustalonej kolejności i przechowywane w odpowiednich urządzeniach, na przykład skrzynkach kartotekowych.

2. Jednostka prowadząca księgi rachunkowe na luźnych kartach lub w formie tabulogramów powinna posiadać ich wykaz. Wykaz taki sporządza się według poszczególnych jednakowych urządzeń księgowych w taki sposób, aby można było ustalić kompletność ksiąg rachunkowych. Wykaz założonych luźnych kart może być zastąpiony zestawieniem sald lub innym urządzeniem księgowym.

§ 12. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie tabulogramów warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za prawidłowe jest stosowanie przez jednostkę ujętych na piśmie zasad organizacji przetwarzania danych, umożliwiających ustalenie kompletności danych objętych przetwarzaniem oraz kontrolę prawidłowości systemu przetwarzania.

§ 13. Kierownik jednostki może na wniosek głównego księgowego zezwolić na nieprowadzenie ksiąg rachunkowych dla określonych grup kont analitycznych, jeżeli:

1) salda i obroty poszczególnych kont będą ujęte na magnetycznych nośnikach informacji (taśmach, dyskach itp.),

2) zapisy na magnetycznych nośnikach informacji będą dokonywane w terminach i na podstawie dowodów księgowych ustalonych dla dokonywania zapisów księgowych,

3) przy zapisach na magnetycznych nośnikach informacji stosowane będą ujęte na piśmie zasady zapewniające:

a) ustalenie kompletności ich danych oraz prawidłowości ich przetwarzania,

b) możliwość ustalenia salda dowolnego konta analitycznego w formie pisemnej lub innej nie zakodowanej formie (wyświetlenie na monitorze) co najmniej na koniec każdego okresu sprawozdawczego,

c) sporządzenie tabulogramu (wydruku) sald wszystkich kont analitycznych co najmniej na termin przeprowadzania inwentaryzacji i na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,

4) magnetyczne nośniki informacji będą przechowywane w sposób zabezpieczający przed zatarciem lub zniekształceniem ich danych.

§  14.

1. Księgi rachunkowe (poszczególne luźne karty, poszczególne tabulogramy, poszczególne księgi wiązane) należy w części nagłówkowej (na karcie tytułowej, pierwszej stronie) trwale oznaczyć nazwą jednostki (na przykład przez odciśnięcie stempla), która w nich prowadzi swą księgowość.

2. Poszczególne luźne karty kontowe, strony, folia lub rubryki ksiąg wiązanych oraz odpowiednie pola rejestrów lub tabulogramów (wiersze, kolumny liczb) grupujące obroty i salda lub tylko salda określonego konta należy trwale oznaczyć jego symbolem i nazwą. Nazwy konta można nie podawać, jeżeli jednostka posiada sporządzony na piśmie wykaz wyjaśniający treść poszczególnych symboli kont.

Rozdział  4

Zapisy księgowe.

§  15.

1. Zapis księgowy powinien składać się przynajmniej z:

1) daty dokonania operacji gospodarczej,

2) określenia rodzaju i numeru dowodu, na którego podstawie dokonano zapisu,

3) treści zapisu,

4) sumy zapisu.

2. Zapis księgowy może nie obejmować treści oraz określenia rodzaju dowodu, jeżeli wynikają one z układu ksiąg rachunkowych.

3. Zapisów księgowych dokonuje się w kwotach wynikających z dowodów księgowych, jeżeli obowiązujące przepisy nie zobowiązują do zaokrąglania kwot określonych operacji gospodarczych (rozliczenia z budżetem, podatki). Zapisów księgowych wyrażających rozliczenie kosztów i odchyleń od cen ewidencyjnych, odpisy na fundusze specjalne, przyjęcie do eksploatacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, umorzenie i amortyzację środków trwałych oraz zużycie przedmiotów nietrwałych dokonuje się z zaokrągleniem do pełnych złotych.

§  16.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym).

2. W księgach rachunkowych niedopuszczalne jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy, jeżeli nie wynika to z ich układu; niedopuszczalne jest również zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie lub usuwanie w inny sposób dokonanych zapisów księgowych.

§ 17. Poprawienie błędnego zapisu może być dokonane przez:

1) skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisanie treści lub liczby prawidłowej w ten sposób, aby treść i liczbę błędnego zapisu można było odczytać, z tym że osoba dokonująca poprawki powinna obok zapisu poprawionego zamieścić swój podpis lub skrót podpisu oraz datę dokonania poprawki,

2) wniesienie zapisu korygującego (storno); może być on dokonywany tylko zapisem czarnym (liczbami dodatnimi) lub tylko zapisem czerwonym (liczbami ujemnymi).

§  18.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym.

2. Zapisy księgowe uważa się za dokonywane bieżąco, jeżeli wszystkie operacje gospodarcze za dany okres sprawozdawczy zostaną ujęte w księgach rachunkowych w czasie zapewniającym terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego za ten okres, a zapisy w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku i szczegółowej ewidencji gotówki są dokonywane nie później niż następnego dnia po przeprowadzeniu operacji gospodarczej.

3. Porządek chronologiczny w zapisach księgowych uważa się za zachowany, jeżeli operacje gospodarcze są księgowane z podziałem przynajmniej na kolejne okresy sprawozdawcze, a w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątku oraz analitycznej ewidencji gotówki operacje są ewidencjonowane z podziałem na kolejne dni ich dokonania. W organach podatkowych ponadto dla zachowania porządku chronologicznego w zapisach księgowych operacje gospodarcze z tytułu należności podatkowych i niepodatkowych należy ewidencjonować z podziałem na kolejne dni dokonania tych operacji.

4. Jeżeli przepisy szczególne zobowiązują jednostkę do podawania określonych informacji ekonomicznych za okresy krótsze od okresu sprawozdawczego, to mają one zastosowanie przy księgowaniu operacji gospodarczych w porządku chronologicznym, a za bieżące dokonywanie zapisów księgowych uważa się ich księgowanie w takim czasie, aby informacje te mogły być podane w wyznaczonym terminie.

§  19.

1. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być kompletne, to znaczy że wszystkie operacje gospodarcze dokonane w danym okresie sprawozdawczym powinny być ujęte w księgach rachunkowych z datą tego okresu, niezależnie od daty sporządzenia dokumentu stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

2. Dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych operacje gospodarcze o charakterze ciągłym należy dzielić co najmniej na okresy sprawozdawcze; oznacza to, że za datę dokonania operacji gospodarczej o charakterze ciągłym uważa się przynajmniej dzień kończący każdy okres sprawozdawczy.

3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio przy księgowaniu operacji gospodarczych na podstawie zestawień dowodów księgowych (§ 6 ust. 2).

4. W razie gdy termin otrzymania dowodów obcych uniemożliwiłby terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych, dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych należy wystawić własne dowody księgowe (§ 5 ust. 9) i księgować je z datą ostatniego dnia okresu sprawozdawczego, chyba że operacje gospodarcze ujęte w dowodach obcych nie mogły być znane jednostce. Ewentualne różnice, jakie powstaną między ujęciem operacji w dowodzie własnym wewnętrznym a otrzymanym w późniejszym terminie dowodzie obcym, powinny być zaksięgowane w terminie i w sposób określony w planie kont.

5. Zakłady ubezpieczeń majątkowych i osobowych mogą księgować dowody obce z datą ich otrzymania. Również inne jednostki mogą księgować dowody obce z datą ich otrzymania, jeżeli dowody te dotyczą operacji gospodarczych z poprzedniego okresu sprawozdawczego, lecz nie mogły być znane jednostce (ust. 4).

§  20.

1. Zapisy wniesione do ksiąg rachunkowych powinny być podsumowane. Łączne sumy zapisów (obrotów) i ich salda powinny być wpisane do ksiąg przed złożeniem sprawozdania finansowego.

2. Obowiązek podsumowania obrotów i wpisania ich do ksiąg rachunkowych nie dotyczy wypadków, gdy stosowana technika ewidencji nie przewiduje sumowania obrotów kont.

§  21.

1. Salda poszczególnych kont syntetycznych wykazuje się w zestawieniu sald. Zestawienie sald kont syntetycznych powinno zawierać co najmniej:

1) określenie roku, którego dotyczy,

2) symbole kont syntetycznych,

3) salda poszczególnych kont syntetycznych na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (§ 22), na koniec każdego okresu sprawozdawczego i na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (§ 26),

4) sumę sald wykazanych w zestawieniu sald.

2. Można nie sporządzać odrębnego zestawienia sald kont syntetycznych, jeżeli jego dane wynikają z księgi, w jakiej prowadzi się konta syntetyczne (na przykład przy prowadzeniu kont syntetycznych w formie księgi tabelarycznej).

3. Salda poszczególnych kont analitycznych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej oraz na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych wykazuje się w zestawieniu sald kont analitycznych lub na odpowiednio oznaczonych taśmach maszynowych, w tabulogramach albo innych zestawieniach liczbowych umożliwiających w sposób sprawdzalny ustalenie zgodności ich sum z zestawieniem sald kont syntetycznych.

4. Salda kont syntetycznych podlegają wykazaniu w ich zestawieniach przed sporządzeniem bilansu lub innego sprawozdania finansowego.

Rozdział  5

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.

§  22.

1. Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:

1) początek każdego roku - w jednostkach kontynuujących działalność,

2) dzień rozpoczęcia likwidacji, ustalony w zarządzeniu o likwidacji - w jednostkach likwidowanych lub dzień postawienia w stan upadłości, ustalony przez właściwy sąd - w jednostkach postawionych w stan upadłości,

3) dzień rozpoczęcia działalności - w jednostkach nowo powstałych; dotyczy to również jednostek powstałych w wyniku podziału lub łączenia jednostek uprzednio już prowadzących działalność.

2. Jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności jednostka nie posiada ani składników majątkowych, ani zobowiązań, otwiera swe księgi rachunkowe według stanu aktywów i pasywów na dzień otrzymania jakiegokolwiek składnika majątku lub zaciągnięcia zobowiązania.

§  23.

1. Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na rozpoczęciu w nich bieżącej ewidencji.

2. Jednostki są obowiązane prowadzić odrębne księgi rachunkowe dla każdego okresu zawartego między dniem ich otwarcia (§ 22) i najbliższym dniem ich zamknięcia (§ 26).

3. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe w formie ksiąg wiązanych lub luźnych kart mogą nie zakładać odrębnych kont analitycznych dla każdego okresu, o którym mowa w ust. 2, pod warunkiem że zapisy księgowe dokonywane po zamknięciu ksiąg rachunkowych (w nowym okresie) będą wyraźnie oddzielone od zapisów księgowych uprzednio dokonanych na tych kontach, na przykład przez zamieszczenie miedzy tymi zapisami linii poziomej.

§  24.

1. Przy otwarciu ksiąg rachunkowych należy:

1) w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie ksiąg wiązanych lub luźnych kart wprowadzić na konta syntetyczne oraz konta analityczne stan początkowy poszczególnych aktywów i pasywów,

2) w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie tabulogramów sporządzić tabulogram zawierający stan początkowy poszczególnych kont aktywów i pasywów.

2. Wprowadzenie na konta lub sporządzenie tabulogramu stanu początkowego aktywów i pasywów powinno być dokonane w terminie 14 dni od daty:

1) sporządzenia bilansu na dzień kończący poprzedni rok - w jednostkach kontynuujących działalność,

2) sporządzenia bilansu na dzień poprzedzający dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości - w jednostkach likwidowanych lub postawionych w stan upadłości,

3) sporządzenia bilansu przekazania - w jednostkach podlegających podziałowi lub zbiorczego bilansu będącego sumą bilansów jednostek łączonych - w jednostkach łączonych,

4) rozpoczęcia działalności - w pozostałych jednostkach.

§  25.

1. Stan aktywów i pasywów, o którym mowa w § 24, powinien wynikać:

1) z bilansu, po dokonaniu przekształceń określonych przepisami szczególnymi, sporządzonego na koniec poprzedniego roku - w jednostkach kontynuujących działalność,

2) z bilansu, po dokonaniu przekształceń określonych przepisami szczególnymi, sporządzonego na dzień rozpoczęcia likwidacji w jednostkach likwidowanych lub sporządzonego na dzień postawienia w stan upadłości - w jednostkach postawionych w stan upadłości,

3) z bilansu przekazania aktywów i pasywów przez jednostkę podlegającą podziałowi - w jednostkach nowo powstałych w wyniku podziału jednostki uprzednio już prowadzącej działalność lub ze zbiorczego bilansu będącego sumą bilansów jednostek łączonych, sporządzonego na dzień połączenia - w jednostkach nowo powstałych w wyniku łączenia jednostek uprzednio już prowadzących działalność lub też z wycenionego spisu z natury składników majątku i wykazu należności i zobowiązań, sporządzonych na dzień rozpoczęcia działalności - w pozostałych jednostkach nowo powstałych.

2. Jeżeli w wyniku urzędowego stwierdzenia zweryfikowania bilansu jednostek objętych obowiązkiem weryfikacji sprawozdań finansowych lub zatwierdzenia bilansu w pozostałych jednostkach ulegnie zmianie stan początkowy aktywów i pasywów, wprowadzone do ksiąg rachunkowych stany początkowe, zgodnie z przepisem ust. 1, należy skorygować w terminie 14 dni od daty urzędowego stwierdzenia zweryfikowania lub zatwierdzenia bilansu.

§  26.

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być dokonane:

1) na koniec każdego roku - przez jednostki kontynuujące swą działalność,

2) na dzień poprzedzający dzień rozpoczęcia likwidacji ustalony w zarządzeniu o likwidacji oraz na dzień zakończenia likwidacji - przez jednostki postawione w stan likwidacji lub na dzień poprzedzający dzień ogłoszenia upadłości ustalony postanowieniem właściwego sądu oraz na dzień zakończenia postępowania upadłościowego albo uchylenia upadłości, jeżeli chodzi o jednostki postawione w stan upadłości,

3) na dzień poprzedzający dzień podziału - przez jednostki podlegające podziałowi lub na dzień poprzedzający dzień połączenia - przez jednostki łączone.

2. Jeżeli między dniem rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego a dniem ich zakończenia przypada koniec roku, jednostka, która znajduje się w stanie likwidacji lub w stosunku do której toczy się postępowanie upadłościowe, dokonuje zamknięcia ksiąg także na ostatni dzień roku.

§ 27. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na:

1) podkreśleniu sald końcowych na poszczególnych kontach - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie ksiąg wiązanych lub luźnych ksiąg,

2) sporządzeniu tabulogramu zawierającego wykaz sald końcowych poszczególnych kont - przy prowadzeniu ksiąg w formie tabulogramów.

§ 28. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być dokonane w terminie 14 dni od daty:

1) urzędowego stwierdzenia zweryfikowania bilansu - w jednostkach objętych obowiązkiem weryfikacji sprawozdań finansowych,

2) zatwierdzenia bilansu - w jednostkach, których sprawozdania finansowe podlegają zatwierdzeniu bez uprzedniego urzędowego stwierdzenia ich zweryfikowania,

3) sporządzenia bilansu - w pozostałych jednostkach.

³ § 4 ust. 1 pkt 6 dodany przez § 1 pkt 3 lit. a) zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.

⁴ § 4 ust. 2 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. b) zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.

⁵ § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.