Rozdział 2 - Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku. - Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1983.40.233

Akt utracił moc

Wersja od: 27 maja 1988 r.

Rozdział  2

Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku.

§  34.

1. Inwentaryzacja środków pieniężnych (w kasie, weksli, czeków itp.) oraz rzeczowych składników majątku (środków trwałych, materiałów, towarów, przedmiotów nietrwałych, wyrobów gotowych, produkcji w toku, półfabrykatów itp.) obejmuje:

1) dokonanie ich spisu z natury oraz kontrolę prawidłowości spisu,

2) wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku,

3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,

4) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu ich rozliczenia,

5) ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia,

6) ocenę przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem oraz postawienie i umotywowanie wniosków dotyczących zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych, usunięcia nieprawidłowości w przechowywaniu zapasów oraz wszelkich innych nieprawidłowości stwierdzonych w czasie spisu w gospodarce składnikami majątku.

2. Czynności inwentaryzacyjne wymienione w ust. 1 pkt 1, 4 i 6 należą do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej. Pozostałe czynności należą do obowiązków głównego księgowego, z zastrzeżeniem przepisów § 44 ust. 6 i § 47 ust. 3.

§  35.

1. Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji. W jej skład mogą wchodzić lub w pracach jej uczestniczyć również osoby nie będące pracownikami jednostki.

2. O wszelkich zagrożeniach wykonania planu inwentaryzacji (§ 33) i stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku, zwłaszcza sprzyjających jego marnotrawstwu, zniszczeniu lub zagarnięciu, komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana bezzwłocznie powiadomić kierownika jednostki.

3. Kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego wyznacza przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej spośród pracowników na stanowiskach kierowniczych; nie może nim być główny księgowy lub inny pracownik jednostki prowadzący księgi rachunkowe.

§  36.

1. Spisu z natury dokonują zespoły spisowe składające się przynajmniej z 2 osób. Zespoły spisowe powołuje kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

2. Do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisu.

3. Czynności zespołów spisowych mogą być w zakresie określonym umową powierzone jednostkom, których przedmiotem działania jest świadczenie usług inwentaryzacyjnych.

4. 6 Kierownik jednostki może, w wypadkach uzasadnionych na przykład rozmieszczeniem majątku jednostki w wielu odległych od siebie miejscach przechowywania (kioskach ulicznych, straganach itp.), zlecić wykonanie czynności zespołu spisowego działającym jednoosobowo pracownikom jednostki, wyznaczonym na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

5. 7 Jednostka zlecająca na podstawie zawartej umowy wykonanie robót budowlano-montażowych może delegować swego przedstawiciela do udziału w spisach z natury tych robót. Wchodzi on wówczas w skład zespołu spisowego.

§  37.

1. Spisem z natury należy objąć własne pieniężne i rzeczowe składniki majątku.

2. Całkowicie umorzone składniki majątku również podlegają spisowi aż do czasu zakończenia ich likwidacji.

3. Spisem objąć należy także pieniężne i rzeczowe składniki majątku nie stanowiące własności jednostki, jeżeli są one na przechowaniu, lub w użytkowaniu jednostki albo jeżeli są przyjęte do przerobu. O wynikach spisu tych składników należy powiadomić pisemnie właścicieli inwentaryzowanych składników majątku w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu. Obowiązek przeprowadzenia spisu nie dotyczy obcych składników majątku znajdujących się w jednostkach świadczących usługi transportowe, spedycyjne, remontowe, pocztowe, w zakresie składowania itp.

4. Spis z natury powinien być tak zorganizowany, aby normalna działalność jednostki uległa jak najmniejszemu zakłóceniu. W uzasadnionych wypadkach komisja inwentaryzacyjna dzieli teren jednostki na pola spisowe.

5. Wyniki spisu z natury należy ująć w arkuszach spisu lub oddzielnych dla każdego składnika majątku kartach spisu.

§ 38. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury pieniężnych i rzeczowych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań z uwzględnieniem ich zawartości, pod warunkiem że opakowanie znajduje się w stanie nie naruszonym oraz że ilość i rodzaj składników znajdujących się w opakowaniu zostały oznaczone w toku ich przyjęcia przez jednostkę lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku.

§  39.

1. Ilość rzeczowych składników majątku trudnych do dokładnego zmierzenia, znajdujących się w zbiornikach, pryzmach i zwałach, oraz małowartościowych i ciężkich, a zajmujących wiele miejsca, określa się na podstawie obliczeń technicznych, na przykład według obmiarów jednostkowego ciężaru objętościowego dokonanych w sposób określony w przepisach wewnętrznych jednostki (§ 33). Obliczenia techniczne powinny być uwidocznione na arkuszu (karcie) spisu lub w specjalnym załączniku do arkusza (karty) spisu.

2. Jeżeli ilość rzeczowych składników majątku nie może być ustalona w drodze przeliczenia, zważenia, zmierzenia lub w drodze obliczeń technicznych, przepisy wewnętrzne (§ 33) określą sposób oszacowania ich ilości lub określą inny sposób inwentaryzacji tych składników majątku.

3. Zasady ustalania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych rzeczowych składników majątku, których ilość ustala się w sposób podany w ust. 1 i 2, określa kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego w przepisach wewnętrznych (§ 33).

§  40.

1. Stan ilościowy spisywanych z natury robót budowlano-montażowych, geologiczno-poszukiwawczych i geodezyjno-kartograficznych w toku oraz prac projektowych w toku ustala się w technicznych jednostkach obmiaru lub w innych jednostkach właściwych dla danego zakresu i rodzaju robót.

2. Spisem z natury należy objąć całość robót budowlano-montażowych, geologiczno-poszukiwawczych i geodezyjno-kartograficznych oraz prac projektowych wykonanych od dnia ich rozpoczęcia i nie zafakturowanych do dnia spisu, z tym że odrębnie należy spisać roboty nie objęte umową z jednostką zlecającą, nawet jeżeli ich wartości nie zalicza się do robót w toku.

3. Dane do spisu z natury tak zwanych robót zanikających oraz robót, których faktycznego stanu nie można ustalić z powodu warunków atmosferycznych, na przykład przysypane śniegiem roboty ziemne, przyjmuje się w wysokości ustalonej w czasie poprzedniego spisu, zwiększonej - na podstawie danych ewidencji robót - o roboty wykonane od czasu poprzedniego spisu.

4. Jeżeli przedmiotem spisu są roboty czasowo wstrzymane lub zakończone fragmenty robót, a zespół spisowy stwierdził, że roboty te są w sposób należyty zabezpieczone przed wpływami atmosferycznymi, kradzieżą itp., jak również że od ostatniego spisu nie wykonywano w danym obiekcie dalszych robót, stan robót w toku przyjmuje się w wysokości ustalonej w czasie poprzedniego spisu.

5. W wypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, należy dokonać odpowiedniej wzmianki na arkuszu (karcie) spisu.

§  41.

1. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna (współodpowiedzialna) za stan składników majątku objętych spisem powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości.

2. Zespoły spisowe nie mogą być informowane o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji, z wyjątkiem wypadków określonych w rozdziale 5.

3. Liczenia, ważenia i pomiarów składników majątku dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) za stan składników majątku lub osoby przez nią pisemnie upoważnionej. Spis z natury spowodowany zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) przeprowadza się w obecności osoby przekazującej i osoby przejmującej odpowiedzialność lub osób przez nie pisemnie upoważnionych.

4. Wpis do arkuszy (kart) spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składników majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) sprawdzenie prawidłowości wpisu. Wpis do arkuszy (kart) spisu może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem, że taśma magnetyczna lub inne urządzenia, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu, w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy (kart) spisu będą przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.

5. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnego powodu uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna (współodpowiedzialna) i nie upoważniła do tego na piśmie innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3-osobową komisję wyznaczoną przez kierownika jednostki w porozumieniu ze związkiem zawodowym lub radą pracowniczą.

§ 42. Składniki majątku objęte spisem z natury (znajdujące się na określonym polu spisowym) nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Wydanie lub przyjęcie może być jednak dokonane, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki, pod warunkiem że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy, a przyjęcie lub wydanie składników majątku zostanie dokonane na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania zapewniających odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) za powierzone jej składniki majątku.

§ 43. Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji, w danych spisu z natury należy uwzględnić udokumentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu.

§  44.

1. Arkusze (karty) spisu, na których ujęto wyniki inwentaryzacji, powinny zawierać co najmniej:

1) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki),

2) numer kolejny arkusza (karty) spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę, na przykład podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,

3) określenie metody inwentaryzacyjnej (§ 31),

4) nazwę lub numer pola spisowego oraz określenie magazynu, składowiska, sklepu itp.,

5) datę spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za spisywany składnik majątku, również godziny jego spisywania,

6) termin przeprowadzania inwentaryzacji, jeżeli różni się on od daty spisu z natury,

7) numer kolejny pozycji arkusza spisu,

8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, na przykład numer inwentarzowy, numer symbolu indeksu, numer zlecenia produkcyjnego,

9) jednostkę miary,

10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,

11) cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową, z wyjątkiem wypadków określonych w § 47 ust. 2,

12) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składnika majątku oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury; w razie stosowania wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie określenie imion i nazwisk pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną, i podpisy osób materialnie współodpowiedzialnych, uczestniczących w spisie.

2. Do arkuszy (kart) spisu stosuje się odpowiednio przepisy § 7 ust. 1-3, z tym że obok tekstu poprawionego zamieścić powinien swój podpis członek zespołu spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna (współodpowiedzialna). W arkuszach (kartach) spisu niedozwolone jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy.

3. Arkusze (karty) spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako formularze ewidencjonowane, objęte ilościową kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy (kart) spisu oraz oznaczenie w sposób uniemożliwiający ich zamianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy (kart) spisu członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy (kart) spisu odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

4. Arkusze (karty) spisu należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych (zespołów osób materialnie współodpowiedzialnych), a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania albo z innych powodów uległa zmniejszeniu; nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo (środki trwałe, przedmioty nietrwałe w użytkowaniu).

5. Przy wypełnianiu arkuszy (kart) spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu - używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej.

6. Wpisanie cen do arkuszy (kart) spisu składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo, na przykład towarów w sklepach, powinno być dokonane w czasie spisu z natury przez zespół spisowy.

§  45.

1. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolerów przez niego wyznaczonych. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji, a zwłaszcza kompletność spisu z natury, prawidłowość ustalenia z natury ilości spisywanych składników majątku oraz prawidłowość wypełniania arkuszy (kart) spisu. Wyrywkową kontrolą należy objąć również ustalenie ilości składników majątku zawartych w opakowaniach (§ 38). Z wyników kontroli sporządza się protokół. Ponadto na arkuszu (karcie) spisu kontrolujący oznacza swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane.

2. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, kierownik jednostki jest obowiązany zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

§ 46. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej pisemną informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem, oraz rozliczenie z przydzielonych im arkuszy (kart) spisu.

§  47.

1. Główny księgowy zarządza wycenę składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisu oraz ustalenie łącznej ich wartości z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane.

2. Główny księgowy może jednak zarządzić:

1) niedokonywanie wyceny składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy (kart) spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości,

2) zaniechanie wyceny rzeczowych składników majątku na arkuszach (kartach) spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

3. Wycena spisu z natury, jak też obliczenie wartości spisanych składników majątku mogą być powierzone właściwym komórkom organizacyjnym jednostki, zespołom spisowym lub jednostkom, których przedmiotem działania jest świadczenie usług inwentaryzacyjnych.

§  48.

1. Główny księgowy zleca ustalenie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek), wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

2. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem jej według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych),

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy (kartami) spisu lub pozycjami ich zbiorczych zestawień wykazującymi różnice.

3. Dla składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór albo nadwyżkę - przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych.

§  49.

1. Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich rozliczenia (§ 34). W razie ujawnienia niedoborów przekraczających normy ubytków naturalnych, komisja inwentaryzacyjna żąda wyjaśnień na piśmie od osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za stan składników majątku i po rozpatrzeniu wyjaśnień sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie tych niedoborów lub wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem. Osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za powstanie zawinionego niedoboru obciąża się kwotą obliczoną z zastosowaniem przepisów o pracowniczej odpowiedzialności odszkodowawczej. Jeżeli niedobór powstał w mieniu powierzonym pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, pracownika obciąża się wartością niedoboru powiększoną o utracone przez jednostkę korzyści. Kwota odszkodowania w tym wypadku nie może być niższa od wartości niedoboru w aktualnej cenie sprzedaży, nie mniejszej jednak od ceny detalicznej; kwotę tę dla używanych składników majątku zużywających się stopniowo należy zmniejszyć o kwotę wynikającą ze stopnia ich rzeczywistego zużycia. Jeżeli na dany składnik majątku brak odrębnej ceny sprzedaży, cenę tę oblicza się przez doliczenie do jego wartości, na przykład w cenie zakupu czy w koszcie wytworzenia, odpowiednich marż handlowych (hurtowej i detalicznej) i podatku obrotowego.

2. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają równocześnie wszystkim następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury,

2) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie,

3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej).

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

3. Przepisy ust. 2 nie mają zastosowania do niedoborów i nadwyżek środków trwałych i przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu.

§ 50. Różnice inwentaryzacyjne odpisuje się na podstawie decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.

§ 51. Można uznać za rzeczywisty stan składników majątku ich stan wynikający z ewidencji, a nie ustalony w drodze spisu z natury, to jest nie ujmować w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych, jeżeli są to różnice drobne, mieszczące się w uznanych przez kierownika jednostki granicach dopuszczalnych błędów pomiaru ilości spisywanych z natury składników majątku, i jeżeli różnice te zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych.

§ 52. Przepisy § 48-51 mają odpowiednie zastosowanie do niedoborów lub nadwyżek ustalonych w inny sposób niż w drodze inwentaryzacji.

⁶ § 36 ust. 4 dodany przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.

⁷ § 36 ust. 5 według numeracji ustalonej przez § 1 pkt 5 lit. b) zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.