Rozdział 2 - Dowody księgowe. - Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.
Monitor Polski
M.P.1983.40.233
Akt utracił moc Wersja od: 27 maja 1988 r.
Rozdział 2
Dowody księgowe.
Dowody księgowe.
§ 5.
1.
Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:1)
stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:a)
określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych, wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania dla obiegu wewnętrznego, określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki,b)
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,c)
przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,d)
inne dane określone w odrębnych przepisach, jako warunek prawidłowości określonego rodzaju dowodu,e)
podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, z tym że jeżeli dowód księgowy nie wyraża przejęcia lub przekazania odpowiedzialności materialnej, podpisy mogą być zastąpione innymi danymi umożliwiającymi identyfikację tych osób, na przykład cyfrowymi lub literowymi symbolami kodu ujętego na piśmie i przechowywanego w jednostce,2)
sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione,3)
oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.2.
Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych dla:1)
udokumentowania wewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,2)
udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (innych jednostek, banków, jednostek gospodarki nie uspołecznionej, osób fizycznych), ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym),3)
udokumentowania zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami.Dowody wymienione w pkt 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt 3 - dowodami własnymi zewnętrznymi.
3.
Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania są właściwi do wystawiania dowodów księgowych dla udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży tej jednostce składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wstawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi.4.
Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych.5.
Dowody wymienione w ust. 2 pkt 2 i 3 oraz w ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze).6.
Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt 2 i 3 a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo-wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont.7.
Za dowody obce uważa się również dowody wystawione, w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów.8.
Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w wypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód.9.
Jednostki dokonujące księgowania są właściwe do wystawiania dowodów własnych wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego.10.
W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych, może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów (§ 6) lub sporządzonych tabulogramach.11.
Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki; sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy (§ 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. 1) oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wypisanych przez przystosowane do tego maszyny.12.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.§ 6.
1.
Za dowody księgowe uważa się również:1)
zestawienia dowodów księgowych sporządzane dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,2)
polecenia księgowania,3)
noty księgowe.2.
Zestawienia dowodów księgowych powinny:1)
składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej,2)
obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części,3)
zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone.3.
Polecenia księgowania sporządza się:1)
w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (na przykład wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg),2)
w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.4.
Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dla skorygowania jej dowodów własnych zewnętrznych lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania dla skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.5.
Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy § 5.§ 7.
1.
Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Niezależnie od języka, w jakim dowód jest sporządzony, treść jego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku dopuszcza się zastępowanie nazw tych składników symbolami (liczbowymi, literowymi itp.), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli. Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, jednostka posiadająca ten dowód jest obowiązana sporządzić odrębny dowód lub załącznik do dowodu sporządzonego w walucie obcej, zawierający przeliczenie po obowiązującym kursie wszystkich danych dowodu w walucie obcej na walutę polską. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie danych w walucie obcej na walutę polską może być zamieszczone również w wolnych polach tego dowodu.2.
Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym). Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane w inny sposób.3.
Błędy w dowodach księgowych należy poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosuje się ich do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowej). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego.4. 5
Za prawidłowy w wypadkach szczególnych, na przykład dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, może być uznany dowód księgowy:1)
sporządzony w sposób uproszczony, to jest z pominięciem niektórych elementów prawidłowego dowodu,2)
własny zamiast dowodu obcego,jeżeli taką formę udokumentowania określają odrębne przepisy.
5.
Zakupy rzeczowych składników majątku, z wyjątkiem wypadków określonych w ust. 4, mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, dowody wpłaty do kasy itp. dokumenty. Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności jednostki lub z innych społecznie albo ekonomicznie uzasadnionych przyczyn konieczne jest dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży nie wystawiających faktur, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującego zakupu, pod warunkiem że:1)
zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym,2)
w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku oraz źródło ich zakupu,3)
oświadczenie podpisała osoba upoważniona na dowód aprobaty zakupu.6.
Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do zakupu usług, z tym że oświadczenia pracownika mogą być uznane za prawidłowy dowód księgowy, jeżeli na podstawie przepisów szczególnych lub zwyczaju usługi są świadczone bez wystawiania faktur (przejazdy lub przewozy niektórymi środkami transportowymi, udział w imprezach kulturalnych, usługi telekomunikacyjne, fryzjerskie, szewskie itp.).§ 8.
1.
Obieg dowodów księgowych w jednostce powinien być ściśle ustalony.2.
Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, główny księgowy jest obowiązany ustalić, który z dowodów ma stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych.3.
Wykaz dowodów (egzemplarzy dowodów) nie podlegających księgowaniu oraz sposób wyraźnego kasowania tych rodzajów dowodów, które mogłyby być powtórnie zrealizowane (na przykład karty pracy), ustala główny księgowy i podaje do wiadomości zainteresowanych komórek jednostki.4.
Dla zapewnienia prawidłowości dowodów księgowych i ich obiegu kierownik jednostki wydaje na wniosek głównego księgowego przepisy wewnętrzne określające co najmniej:1)
sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych,2)
określenie rodzaju formularzy dowodów księgowych, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako formularze objęte ilościową kontrolą zużycia (druki ścisłego zarachowania), oraz sposób rozliczania ich wykorzystania,3)
sposób podawania do wiadomości zainteresowanych komórek organizacyjnych jednostki wzorów podpisów osób wymienionych w pkt 1,4)
dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby (§ 5 ust. 1 pkt 1 lit. e),5)
komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do oznaczania daty wpływu i rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu,6)
komórki organizacyjne jednostki oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych,7)
sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed pominięciem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nieupoważnione oraz innymi nieprawidłowościami,8)
terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki,9)
sposób oznaczenia dowodów zaksięgowanych uniemożliwiający powtórne księgowanie tego samego dowodu.5 § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.