Monitor Polski

M.P.2016.399

| Akt obowiązujący
Wersja od: 21 kwietnia 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 47
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 12 kwietnia 2016 r.
w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. Zarządzenie określa:
1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu, zwanej dalej "AW";
2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW.
§  2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2) archiwum AW - właściwą w sprawach archiwalnych komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;
3) dyrektor archiwum AW - kierownika jednostki organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;
4) niszczenie - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Rozdział  2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  3.
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum AW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" wykonuje się w jednostkach organizacyjnych AW.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych AW wykonuje się w archiwum AW, po uprzedniej analizie tej dokumentacji.
4. O zamiarze podjęcia czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "BE" dyrektor archiwum AW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Dyrektor archiwum AW, wraz z powiadomieniem, przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.
5. Kierownik jednostki organizacyjnej AW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do archiwum AW o wypożyczenie tej dokumentacji w celu zajęcia stanowiska co do zasadności jej brakowania.
6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej AW, o którym mowa w ust. 4, nie zajmie stanowiska w terminie 30 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum AW uznaje, że nie zachodzą przesłanki określone w § 4 ust. 1, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.
§  4.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej AW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej AW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania prokuratorskiego, sądowego lub dyscyplinarnego.
2. W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej AW występuje do dyrektora archiwum AW z pisemnym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.
§  5.
1. Po upływie wymaganego okresu przechowywania określonego w wykazie akt dokumentację niearchiwalną umieszczoną na informatycznym nośniku danych usuwa się z tego nośnika w sposób uniemożliwiający odczyt treści tej dokumentacji.
2. Po usunięciu dokumentacji niearchiwalnej z nośnika, o którym mowa w ust. 1, nośnik ten może być wybrakowany i zniszczony.
3. Decyzję w sprawie wybrakowania i zniszczenia nośnika, o którym mowa w ust. 1, podejmuje dyrektor archiwum AW w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej AW dysponującej tym nośnikiem.
§  6.
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez:
1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;
2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:
a) oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,
b) oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji

- zwanych dalej "spisem i protokołem";

3) zatwierdzenie spisu i protokołu przez Szefa AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza AW.
2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.
3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.
4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie akt.
5. Do protokołów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, załącza się szczegółowy wykaz dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.
§  7.
1. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej wykonuje komisja archiwalnej oceny dokumentacji, zwana dalej "komisją".
2. W skład komisji wchodzą:
1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, funkcjonariusze archiwum AW - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW;
2) co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, funkcjonariusz archiwum AW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy AW wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w tej jednostce.
3. Komisję, o której mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 - powołuje dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW;
2) ust. 2 pkt 2 - powołuje kierownik jednostki organizacyjnej AW, po zasięgnięciu opinii dyrektora archiwum AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza archiwum AW.
§  8.
1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla AW, funkcjonariusz archiwum AW wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.
2. Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków tej komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.
3. Dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW wydaje opinię o zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia ta jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej AW.
§  9.
1. Komisja, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 1, sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum AW.
2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW komisja sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w tej jednostce, a egzemplarz nr 2 przekazuje się do archiwum AW.
§  10.
1. Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej "zgodą", na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu, wydaje Szef AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz AW.
2. Zgodę sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia.
3. Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 jest przeznaczony dla archiwum AW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.
4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.
5. Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja. Przepisy § 7 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
§  11. Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.
§  12.
1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się przed dokonaniem jej fizycznego zniszczenia odpowiednio w:
1) spisie zdawczo-odbiorczym;
2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;
3) odpowiednich inwentarzach archiwalnych.
2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b, informacje o jej wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania.
3. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum AW i stanowi materiał archiwalny.

Rozdział  3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW

§  13. W przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW materiały archiwalne, z zastrzeżeniem § 14 ust. 1 pkt 1, Szef AW przekazuje do archiwum państwowego o charakterze centralnym w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.
§  14.
1. Do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów Szef AW przekazuje:
1) materiały archiwalne spełniające warunek uzasadniający ich dalsze przechowywanie w archiwum wyodrębnionym lub których ujawnienie naruszałoby prawnie chronione interesy Państwa i obywateli;
2) dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.
2. Materiały i dokumentację, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w sposób uzgodniony z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
§  15. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.
§  16. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego o charakterze centralnym dyrektor archiwum AW zamieszcza w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i rejestrze spisów materiałów przekazanych dotychczas, prowadzonych przez archiwum AW.
§  17. Ewidencje i pomoce archiwalne Szef AW przekazuje do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów po zakończeniu procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów, o których mowa w § 13 i § 14 ust. 1, i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział  4

Przepis końcowy

§  18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. 1

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

i "BE" przeznaczonej do zniszczenia

Lp.Sygnatura archiwalnaSymbol z wykazu akt/ kategoria archiwalnaTytuł jednostki archiwalnejDaty skrajne roczneLiczba tomów/ liczba metrów bieżącychWytwórca dokumentacji niearchiwalnejNumer szczegółowego wykazu dokumentówUwagi
123456789

Uwaga!

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej brakowanej w archiwum AW stanowią uwierzytelnione kopie spisów zawartości brakowanych teczek. W przypadku zaistnienia takiej konieczności można sporządzić szczegółowe wykazy dokumentów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" i "BE" przeznaczonej

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy przechowywania określone w wykazie akt upłynęły.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ kopii spisów zawartości teczek na .............. stronach*

(liczba) (liczba)

3. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach*

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. .....................................

(podpis)

2. .....................................

(podpis)

3. ......................................

(podpis)

* Niewłaściwe skreślić.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ..........

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przeznaczonej do zniszczenia

Lp.Symbol

z wykazu akt

Tytuł dokumentacji niearchiwalnejDaty skrajne roczneLiczba stron lub metrów bieżącychNumer szczegółowego wykazu dokumentówUwagi
1234567

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc"

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

"ZATWIERDZAM"

.................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

przekazanej do zniszczenia

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji):

Przewodniczący Komisji: ................................................

Członkowie Komisji:

1 ................................................

2 ................................................

3 ................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości ...... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla AW.

Załączniki:

1. ............ kart(y) spisu zawierającego .............. pozycji

(liczba) (liczba)

2. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na .............. stronach

(liczba) (liczba)

Przewodniczący Komisji: .....................................

(podpis)

Członkowie Komisji:

1. ...................................

(podpis)

2. ...................................

(podpis)

3. ....................................

(podpis)

Adnotacja o wniesionym zdaniu odrębnym: ..................................................................................

..........................................................................................................................................................

................... ............................................................ .............................................

(data) (imię i nazwisko wnoszącego (podpis wnoszącego

zdanie odrębne) zdanie odrębne)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

Szczegółowy wykaz dokumentów nr ..........

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......

Symbol z wykazu akt: .........

Lp.Nazwa dokumentuSygnatura literowo-

-cyfrowa

Data wytworzenia dokumentuNumer egzemplarzaLiczba stron dokumentuUwagi
1234567

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

Zgoda nr ................

...........................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ......1)

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

Wyrażam zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

z lat ................................................. zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej kategorii

"B" oznaczonej symbolem ............................................... przeznaczonej do zniszczenia z dnia

.................................., znak ..................................., w ilości około ............................ (słownie:

....................................) m.b., z wyjątkiem poz. ....................... .

........................................................................................

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

________________________________

1) Egz. nr 1 - pozostaje w archiwum AW.

Egz. nr 2 - pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.

W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę wydaje się w egzemplarzu pojedynczym.

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

REJESTR WYDANYCH ZGÓD

NA PRZEKAZANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA
Lp.Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, sygn. literowo-

-cyfrowa wniosku o wydanie zgody

Nazwa jednostki organizacyjnej AW/komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana.

Krótki opis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej

Daty skrajneLiczbaKategoria archiwalna brakowanej dokumentacji niearchiwalnejPodstawa prawna powołanej komisjiSygnatura cyfrowo-

-literowa pisma

informującego o fizycznym zniszczeniu brakowanej dokumentacji niearchiwalnej

Uwagi
m.b.j.a.
12345678910
1 Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 maja 2007 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją powstającą, napływającą i przechowywaną w Agencji Wywiadu, które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).