Rozdział 2 - Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej - Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna w Agencji Wywiadu.
Monitor Polski
M.P.2016.399
Akt obowiązujący Wersja od: 21 kwietnia 2016 r.
Rozdział 2
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
§ 3.
1.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum AW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.2.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" wykonuje się w jednostkach organizacyjnych AW.3.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych AW wykonuje się w archiwum AW, po uprzedniej analizie tej dokumentacji.4.
O zamiarze podjęcia czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "BE" dyrektor archiwum AW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Dyrektor archiwum AW, wraz z powiadomieniem, przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.5.
Kierownik jednostki organizacyjnej AW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do archiwum AW o wypożyczenie tej dokumentacji w celu zajęcia stanowiska co do zasadności jej brakowania.6.
Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej AW, o którym mowa w ust. 4, nie zajmie stanowiska w terminie 30 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum AW uznaje, że nie zachodzą przesłanki określone w § 4 ust. 1, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.§ 4.
1.
Kierownik jednostki organizacyjnej AW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej AW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania prokuratorskiego, sądowego lub dyscyplinarnego.2.
W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej AW występuje do dyrektora archiwum AW z pisemnym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.§ 5.
1.
Po upływie wymaganego okresu przechowywania określonego w wykazie akt dokumentację niearchiwalną umieszczoną na informatycznym nośniku danych usuwa się z tego nośnika w sposób uniemożliwiający odczyt treści tej dokumentacji.2.
Po usunięciu dokumentacji niearchiwalnej z nośnika, o którym mowa w ust. 1, nośnik ten może być wybrakowany i zniszczony.3.
Decyzję w sprawie wybrakowania i zniszczenia nośnika, o którym mowa w ust. 1, podejmuje dyrektor archiwum AW w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej AW dysponującej tym nośnikiem.§ 6.
1.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez:1)
przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;2)
sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:a)
oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,b)
oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji- zwanych dalej "spisem i protokołem";
3)
zatwierdzenie spisu i protokołu przez Szefa AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza AW.2.
Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.3.
Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.4.
Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie akt.5.
Do protokołów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, załącza się szczegółowy wykaz dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.§ 7.
1.
Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej wykonuje komisja archiwalnej oceny dokumentacji, zwana dalej "komisją".2.
W skład komisji wchodzą:1)
wyznaczeni przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, funkcjonariusze archiwum AW - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW;2)
co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, funkcjonariusz archiwum AW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy AW wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w tej jednostce.3.
Komisję, o której mowa w:1)
ust. 2 pkt 1 - powołuje dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW;2)
ust. 2 pkt 2 - powołuje kierownik jednostki organizacyjnej AW, po zasięgnięciu opinii dyrektora archiwum AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza archiwum AW.§ 8.
1.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla AW, funkcjonariusz archiwum AW wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.2.
Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków tej komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.3.
Dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW wydaje opinię o zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia ta jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej AW.§ 9.
1.
Komisja, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 1, sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum AW.2.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW komisja sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w tej jednostce, a egzemplarz nr 2 przekazuje się do archiwum AW.§ 10.
1.
Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej "zgodą", na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu, wydaje Szef AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz AW.2.
Zgodę sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia.3.
Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 jest przeznaczony dla archiwum AW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.4.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.5.
Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja. Przepisy § 7 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.§ 11.
Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.§ 12.
1.
Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się przed dokonaniem jej fizycznego zniszczenia odpowiednio w:1)
spisie zdawczo-odbiorczym;2)
rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;3)
odpowiednich inwentarzach archiwalnych.2.
W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b, informacje o jej wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania.3.
Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum AW i stanowi materiał archiwalny.