Zmiana rozporządzenia w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.
Dz.U.2021.1563
Akt jednorazowyROZPORZĄDZENIE
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 4 sierpnia 2021 r.
zmieniające rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
"2) sposób odtwarzania ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;";
"6a) użytkownik - osobę przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej:
a) jednostki wojskowej i jednostek podległych - stosownie do realizowanych przez nią obowiązków lub posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dowódcę,
b) wszystkich jednostek wojskowych, a także jeżeli zakres przetwarzania wykracza poza podległość organizacyjną jednostki wojskowej - stosownie do posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr;";
"§ 4. 1. Zamieszczenia danych, informacji lub dokumentów w ewidencji elektronicznej oraz wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje użytkownik.
2. Wpisy wykonuje się starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, niebieskim lub czarnym kolorem.
3. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek wewnętrznych.
4. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie poziomą linią dotychczasowego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się przez zamieszczenie uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.";
"2. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po ponownym powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych, którą wojskowy komendant uzupełnień pozyskuje od właściwego archiwum wojskowego.";
"a) posiada stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub wyższy albo pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym, ",
"c) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr w związku ze skierowaniem na studium oficerskie lub szkolenie poza granicami państwa, a także w związku z wykonywaniem przez żołnierza pracy, o której mowa w art. 20 ust. 1a ustawy, oraz w przypadku, o którym mowa w art. 65a ust. 5 ustawy, ",
"e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym, ";
"1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą "s." (syn) albo "c." (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się pionowo nazwisko (wielkimi literami) i imię (od wielkiej litery), w kierunku od dołu do góry teczki, oraz poziomo rok urodzenia żołnierza, u góry grzbietu teczki, pozostawiając margines 3 cm od dolnej i górnej krawędzi teczki.",
"2. Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu.",
"3. Dowódca jednostki wojskowej przed przesłaniem dokumentu do teczki akt personalnych, o której mowa w § 7 ust. 2, aktualizuje w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu, a informację o ujęciu danych w ewidencji elektronicznej zamieszcza w piśmie przewodnim.";
"§ 12. 1. W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację "TECZKA SKŁADA SIĘ Z ... TOMÓW" i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację "TOM ..." i numer tomu. Kolejne tomy zawierają wyłącznie dział "dokumenty". Przepis § 8 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
2. W pierwszym tomie teczki akt personalnych zakańcza się spisy dokumentów zgodnie z § 24 ust. 1.
3. Kolejne dokumenty włącza się do nowego tomu zgodnie z § 10, rozpoczynając od nowa numerację arkuszy.";
"2. Kopia dokumentu elektronicznego, rozumiana jako wydruk treści dokumentu, może być sporządzona z następujących dokumentów:
1) dokumentów elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 670, 952 i 1005);
2) dokumentów z ewidencji elektronicznej;
3) dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, rozumianym jako system informatyczny wykorzystywany w jednostce (komórce) organizacyjnej do procesu rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej.
3. Kopie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 2, wykonuje się w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu zawierającego:
1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;
2) datę wykonania wydruku;
3) imię, nazwisko i podpis osoby wykonującej wizualizację.
4. W przypadku dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, z wizualizacji usuwa się zapisy dekretacji, z zastrzeżeniem pozostawienia dekretacji dowódcy jednostki wojskowej.";
"Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych";
"§ 15. 1. Karty ewidencyjne żołnierzy zawodowych są prowadzone w formie elektronicznej w jednostce wojskowej, na której ewidencji pozostają żołnierze.
2. Raz na kwartał pobiera się z ewidencji elektronicznej archiwalny zbiór kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy jednostki wojskowej. Po wykonaniu nowego zbioru usuwa się poprzedni.
3. Zbiór, o którym mowa w ust. 2, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.";
"3. Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwą, numerem, datą wydania, organem wydającym) oraz datą wprowadzenia, a także imieniem i nazwiskiem użytkownika, który te dane wprowadził.",
"6. Ewidencję elektroniczną zakłada się w szczególności na podstawie wprowadzonych przez wojskowych komendantów uzupełnień danych, o których mowa w § 17 pkt 1, pkt 2 lit. p, pkt 3 lit. a, pkt 4 lit. a, b, f, h, j, pkt 5 i 6.";
"k) nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy, wyjazdy zagraniczne w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową,
l) wypowiedzenia stosunku służbowego oraz informacje o jego skróceniu lub wyrażeniu zgody na wycofanie, ",
"n) informację o złożonej przysiędze wojskowej,
o) informację o złożeniu oświadczenia lustracyjnego,
p) okresy pełnienia niezawodowej służby wojskowej,
q) powierzone dodatkowo obowiązki i funkcje,
r) dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych;",
"c) orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich, ",
"e) informacje o pobraniu materiału genetycznego;",
"dane o wykształceniu i kwalifikacjach oraz o przebiegu pracy zawodowej:",
"k) wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej na podstawie zezwolenia;",
"9) rejestr teczek akt personalnych;",
"5) dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu, praktyki, stażu lub szkolenia;",
"10) dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oraz decyzje o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;",
"13) świadectwo służby;",
"14a) wtórnik karty ewidencyjnej;",
"33) dokumenty personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;
34) wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej oraz o objęciu obowiązków służbowych;",
"37) decyzje dowódcy jednostki wojskowej dotyczące niewyrażenia zgody na wyjazd za granicę w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;",
"54) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;
55) decyzje związane z udzieleniem zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej;
56) postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;
57) orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich.";
"§ 20. 1. Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji elektronicznej nie później niż 7 dni od dnia wydania rozkazu.
2. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia wprowadza meldunek o realizacji zwolnienia do ewidencji elektronicznej.
3. Organ zwalniający, który skrócił okres wypowiedzenia lub wyraził zgodę na wycofanie wypowiedzenia, wprowadza tę informację do ewidencji elektronicznej.";
"1. W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania, danych kontaktowych żołnierza lub danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza żołnierz zawodowy w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej meldunek, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.",
"3a) zmiany dokumentu tożsamości;";
"§ 22. W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia aktualizuje się ewidencję wojskową.";
"§ 23. Wojskowe placówki edukacyjne aktualizują ewidencję elektroniczną przez dodanie informacji o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach lub kursach w ciągu 14 dni od daty ich zakończenia.";
"2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.";
"§ 26. Teczkę akt personalnych żołnierza, wobec którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona teczka akt personalnych tego żołnierza, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej.";
"§ 27. 1. Ewidencję elektroniczną żołnierzy zawodowych, wobec których wydano decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, udostępnia się właściwym wojskowym komendantom uzupełnień.
2. Po upływie sześciu miesięcy od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu żołnierza z ewidencji wojskowej, przesyła teczkę akt personalnych po jej aktualizacji do właściwego archiwum wojskowego. Teczki przekazuje się zbiorczo, nie częściej niż co sześć miesięcy.
3. Teczki akt personalnych żołnierzy w stopniu wojskowym pułkownika (komandora) lub wyższym zwolnionych z zawodowej służby wojskowej przekazuje się bezpośrednio do Centralnego Archiwum Wojskowego.
4. Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami kraju, ewidencję elektroniczną żołnierza udostępnia się wojskowemu komendantowi uzupełnień właściwemu dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.
5. Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego żołnierza.";
"b) rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych oraz dyrektorów szkół podstawowych, ponadpodstawowych i artystycznych, ";
"1a. Karty ewidencyjne drukuje się z ewidencji elektronicznej, a w przypadku jej niedostępności - z archiwalnego zbioru, o którym mowa w § 15 ust. 2.";
"1. Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru teczek akt personalnych, który jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.
2. Na wydruku rejestru przekazujący teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje:
1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych, oraz podaje stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;
2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, rejestr teczek akt personalnych);
3) liczbę przekazanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;
4) datę przekazania.";
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego
wzór
ZAŁĄCZNIK Nr 2
MELDUNEK O ZMIANIE
miejsca zamieszkania, zameldowania, danych kontaktowych żołnierza lub danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza
wzór
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »