Rozdział 6 - Przechowywanie dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych - Zasady rachunkowości ubezpieczeniowej i sprawozdawczości finansowej oraz zasady obliczania wyniku finansowego ubezpieczycieli.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1991.6.23

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 1995 r.

Rozdział  6

Przechowywanie dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

§  44.

1. Księgi rachunkowe oraz dowody, na których podstawie dokonywane są w nich zapisy, powinny być przechowywane w siedzibie ubezpieczyciela lub jego samodzielnie bilansujących placówek organizacyjnych. Mogą one przejściowo znajdować się w innej jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ubezpieczyciele mają obowiązek zawiadomić właściwy terytorialnie urząd skarbowy o przejściowym przekazaniu ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych poza ich siedzibę.

2. Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań, oraz dokumenty inwentaryzacyjne należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywać w sposób zapewniający ich nienaruszalność i łatwe odszukanie.

3. Po zakończeniu księgowań dotyczących minionego roku obrotowego księgi rachunkowe należy przechowywać w siedzibie ubezpieczyciela lub w jego placówkach samodzielnie bilansujących w sposób określony w ust. 2. Księgi wiązane lub konta, które zgodnie z § 16 ust. 2 zostaną wykorzystane w latach następnych, wyłącza się z prowadzonych dla minionego roku obrotowego ksiąg rachunkowych i rozpoczyna ich przechowywanie po całkowitym zapisaniu i zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły ostatnie dokonane w nich zapisy.

4. Do przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się odpowiednio przepis ust. 2.

5. Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe, uporządkowane i podzielone na odpowiednie zbiory, zwane dalej zbiorami dokumentacji księgowej, oznacza się:

1) nazwą ubezpieczyciela, do którego należą,

2) znakiem wskazującym rodzaj grupy tematycznej zbioru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne itd.),

3) symbolem kwalifikacyjnym akt (kategoria A lub B):

a) symbol A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwałe,

b) symbol B, wraz z oznaczoną cyfrą arabską liczbą lat przechowywania, oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywania przekazuje się na makulaturę,

4) określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego dotyczy grupa tematyczna zbioru,

5) pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kart ksiąg rachunkowych itp. lub innym oznaczeniem części zbioru dokumentacji księgowej, pozwalającym stwierdzić jego kompletność.

6. Ubezpieczyciele, którzy ulegają przekształceniu, zakończyli likwidację lub postępowanie upadłościowe, zawiadomią właściwy dla ich siedziby urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbiorów dokumentacji księgowej.

7. Zbiory dokumentacji księgowej ubezpieczyciela za zgodą kierownika mogą być udostępnione osobie trzeciej.

8. Wydanie dowodów, dokumentów itp. ze zbiorów dokumentacji księgowej może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika.

9. Archiwa państwowe przejmują od ubezpieczycieli tę część dokumentacji księgowej, która stanowi materiały archiwalne trwale przechowywane według zasad określonych w odrębnych przepisach.

§  45.

1. Dowody, dokumenty itp., o których mowa w § 44 ust. 5, należące do kategorii B przechowuje się:

1) listy płac lub karty wynagrodzeń albo inne dowody, na których podstawie następuje obliczenie podstawy wymiaru emerytur i rent - przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur lub rent,

2) wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta - 5 lat.

2. Okresy przechowywania ustalone w ust. 1 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane akta księgowe dotyczą, z tym jednak że dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, kredytów i pożyczek, umów ubezpieczenia i reasekuracji, kontraktów handlowych, spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego, będące przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp. należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku obrotowym, w którym objęte nimi inwestycje, roszczenia i rozrachunki, kredyty i pożyczki, kontrakty lub sprawy zostaną ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

3. Sprawozdania finansowe są aktami kategorii A przeznaczonymi do trwałego przechowywania, z tym że trwałemu przechowywaniu podlegają te formularze rocznych sprawozdań finansowych, w których uwzględnione zostały rezultaty ich weryfikacji.

4. Zbiory dokumentacji księgowej, w tym także przechowywane w formie nośników magnetycznych, taśm filmowych itp., powinny być magazynowane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Należy zapewnić odpowiednie środki techniczne i programowe ochrony przed zniszczeniem danych zbiorów oraz dostęp do ich treści w okresie przechowywania.

5. Przepisy § 44 oraz ust. 4 stosuje się odpowiednio do taśm magnetycznych, dysków itp., posiadanych w związku lub w wyniku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputerów.