Rozdział 6 - Przechowywanie dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych - Zasady prowadzenia rachunkowości.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1991.10.35

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 1995 r.

Rozdział  6

Przechowywanie dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

§  44.

1. 79 Księgi rachunkowe oraz dowody, na podstawie których są dokonywane w nich zapisy, powinny być przechowywane w siedzibie jednostki lub jej zakładów. Mogą być one przejściowo przechowywane również poza siedzibą jednostki u osoby fizycznej lub prawnej, której powierzono świadczenie usług w tym zakresie. O przejściowym przechowywaniu ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych poza siedzibą jednostki kierownik tej jednostki ma obowiązek zawiadomić w terminie 3 dni od daty ich przekazania właściwy terytorialnie urząd skarbowy, wskazując dokładny adres (miejsce) prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych oraz dowodów.

2. Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań, oraz dokumenty inwentaryzacyjne należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywać w sposób zapewniający ich nienaruszalność i łatwe odszukanie.

3. Po zakończeniu księgowań dotyczących minionego roku obrotowego księgi rachunkowe należy przechowywać w siedzibie jednostki w sposób określony w ust. 2. Księgi wiązane lub konta, które zgodnie z § 16 ust. 2 zostaną wykorzystane w latach następnych, wyłącza się z prowadzonych dla minionego roku obrotowego ksiąg rachunkowych i rozpoczyna ich przechowywanie po całkowitym zapisaniu i zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły ostatnie dokonane w nich zapisy.

4. Do przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się odpowiednio przepis ust. 2.

5. Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe, uporządkowane i podzielone na odpowiednie zbiory, nazywane dalej zbiorami dokumentacji księgowej, oznacza się:

1) nazwą jednostki, do której należą,

2) znakiem wskazującym rodzaj grupy tematycznej zbioru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne),

3) symbolem kwalifikacyjnym akt (kategoria A lub B). Symbol A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwale; symbol B, wraz z liczbą lat przechowywania oznaczoną cyfrą arabską, oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywania przekazuje się na makulaturę,

4) określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy,

5) pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kart ksiąg rachunkowych itp. lub innym oznaczeniem części zbioru dokumentacji księgowej, pozwalającym stwierdzić jego kompletność.

6. Jednostki, które ulegają przekształceniu albo zakończyły likwidację lub postępowanie upadłościowe, zawiadomią właściwy dla ich siedziby urząd skarbowy, a gdy są to jednostki lub zakłady budżetowe albo jednostki gospodarki komunalnej - swą izbę obrachunkową lub inną wyznaczoną do tego jednostkę, o miejscu przechowywania zbiorów dokumentacji księgowej.

7. Zbiory dokumentacji księgowej jednostki mogą być udostępnione osobie trzeciej za zgodą kierownika jednostki.

8. Wydanie dowodów, dokumentów itp. ze zbiorów dokumentacji księgowej może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki.

9. Archiwa państwowe przejmują od jednostek tę część dokumentacji księgowej, która stanowi materiały archiwalne trwale przechowywane według zasad określonych w odrębnych przepisach.

§  45.

1. Dowody, dokumenty itp., o których mowa w § 44 ust. 5, należące do kategorii B, przechowuje się przez czas nie krótszy niż:

1) okres, jaki upłynie do chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną - gdy chodzi o odcinki paragonowe lub inne dowody stanowiące dowód wpływów kasowych ze sprzedaży detalicznej,

2) okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur lub rent - gdy chodzi o listy płac lub karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstawy wymiaru emerytur lub rent,

3) 5 lat - gdy chodzi o wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe oraz inne akta.

2. Okresy przechowywania ustalone w ust. 1 pkt 2 i 3 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane akta księgowe dotyczą, z tym jednak, że dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, kredytów i pożyczek, kontraktów handlowych, spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego, będące przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku obrotowym, w którym objęte nimi inwestycje, roszczenia i rozrachunki, kredyty i pożyczki, kontrakty lub sprawy zostaną ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

3. 80 Sprawozdania finansowe są aktami kategorii A przeznaczonymi do trwałego przechowywania, z tym że trwałemu przechowywaniu podlegają te sprawozdania finansowe, w których uwzględnione zostały rezultaty ich zatwierdzenia.

4. Zbiory dokumentacji księgowej, w tym także przechowywane w formie nośników magnetycznych, taśm filmowych itp., powinny być magazynowane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Należy zapewnić odpowiednie środki techniczne i programowe ochrony przed zniszczeniem danych zbiorów oraz dostęp do ich treści w okresie przechowywania.

5. Przepisy § 44 oraz ust. 4 stosuje się odpowiednio do taśm magnetycznych, dysków itp., posiadanych w związku lub w wyniku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputerów.

⁷⁹ § 44 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 27 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 1992 r. (Dz.U.92.96.476) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 1993 r.

⁸⁰ § 45 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 28 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 1992 r. (Dz.U.92.96.476) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 1993 r.