§ 2. - Warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2015.1733
Akt obowiązujący Wersja od: 29 października 2015 r.
§ 2.
1.
W przypadku wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy organ decyzji, w następstwie których ma trwale zaprzestać działalności jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 42 ustawy, zarządzający tą jednostką organizacyjną, zwany dalej "zarządzającym", w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia albo od dnia podjęcia decyzji, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazuje zarządzającemu archiwum państwowe, do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.3.
Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, dyrektor archiwum państwowego dokonuje - pod względem wartości historycznej, kompletności, stanu uporządkowania i zewidencjonowania oraz ewentualnego zagrożenia uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą - oceny dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne podlegające przekazaniu do tego archiwum państwowego.4.
Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza materiały archiwalne, niebędące dokumentami elektronicznymi, zwane dalej "materiałami archiwalnymi", w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego, przy czym czynności te są dokonywane przy uwzględnieniu standardów porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.5.
W razie stwierdzenia istnienia zagrożenia materiałów archiwalnych uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, zarządzający i dyrektor archiwum państwowego mogą uzgodnić odstąpienie częściowo albo całkowicie od stosowania standardów, o których mowa w ust. 4.6.
W razie stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie trwania czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych, dyrektor archiwum państwowego wskazuje zakres niezbędnych czynności koniecznych do prawidłowego przekazania materiałów archiwalnych.7.
Zarządzający zawiadamia dyrektora archiwum państwowego o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych i przedstawia ewidencję tych materiałów oraz notatkę informacyjną zawierającą dane o podstawie prawnej działania, strukturze organizacyjnej, właściwości rzeczowej i miejscowej jednostki organizacyjnej.8.
Dyrektor archiwum państwowego po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 7, sprawdza prawidłowość uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych.9.
Zarządzający dostarcza przekazywane materiały archiwalne do miejsca określonego przez dyrektora archiwum państwowego, w terminie uzgodnionym z dyrektorem przez zarządzającego.10.
Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający porządkuje, ewidencjonuje i przekazuje w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego materiały archiwalne będące dokumentami elektronicznymi w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), uwzględniając przy tym, że:1)
przedmiotem porządkowania, ewidencjonowania i przekazania są dokumenty elektroniczne, a nie nośniki, na których są one zapisane w przekazującej jednostce organizacyjnej;2)
przekazaniu podlegają także metadane odnoszące się do przekazywanych dokumentów elektronicznych, w szczególności metadane określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, jeżeli takie metadane zostały przypisane do dokumentów elektronicznych w procesie ich tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.11.
W przypadku gdy materiały archiwalne w postaci elektronicznej są uporządkowane w akta spraw w taki sposób, że możliwe jest ich przekazanie zgodnie z wymaganiami technicznymi i formatami zapisu określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy oraz wymaganiami w zakresie przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych, stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.