Rozdział 3 - Tryb i zakres rozliczeń - Tryb, terminy i zakres sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz tryb i zakres rozliczeń.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2007.44.283

Akt obowiązujący

Wersja od: 14 lipca 2009 r.

Rozdział  3

Tryb i zakres rozliczeń

§  11.

1. Refundacja wydatków poniesionych przez beneficjenta następuje z publicznych środków wspólnotowych lub innych środków publicznych na podstawie wniosku beneficjenta o płatność, złożonego przez beneficjenta wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki, z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Przepis ust. 1 nie wyklucza możliwości dokonania płatności na podstawie umowy o dofinansowanie, o ile przepisy odrębne tak stanowią.

3. Złożony przez beneficjenta wniosek beneficjenta o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów, o których mowa w ust. 1, jest przedmiotem kontroli, o której mowa w art. 52 ust. 1 ustawy.

4. W przypadku projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, na wniosek instytucji wdrażającej poprzedzony wnioskiem beneficjenta, instytucja zarządzająca, w porozumieniu z instytucją płatniczą, może wyrazić zgodę na załączenie przez beneficjenta do wniosku beneficjenta o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

5. Zgoda, o której mowa w ust. 4, może być wyrażona w stosunku do beneficjentów, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

1) posiadają minimum dwuletnie doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego;

2) kontrole przeprowadzone u beneficjenta na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy nie wykazały nieprawidłowości.

6. Wzór wniosku beneficjenta o płatność określa załącznik do rozporządzenia. Wniosek jest sporządzany w formie pisemnej i elektronicznej. Instytucja płatnicza może ustalić format wersji elektronicznej wniosku beneficjenta o płatność oraz sposób jej przekazywania.

7. Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:

1) zapłacone faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty;

2) inne dokumenty, określone przez instytucję zarządzającą, poświadczające wkład własny beneficjenta, jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone dokumentami, o których mowa w pkt 1.

8. Oryginały dokumentów, o których mowa w ust. 7, przechowywane przez beneficjenta stanowią przedmiot kontroli, o której mowa w art. 52 ust. 1 ustawy.

9. Instytucja zarządzająca określa sposób potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów, o których mowa w ust. 1.

10. Przepis ust. 1 nie wyklucza możliwości przekazywania publicznych środków wspólnotowych w formie premii.

11. Refundacja wydatków poniesionych przez beneficjenta z tytułu realizacji projektu, w części określonej w umowie lub decyzji o dofinansowanie projektu, następuje w możliwie najkrótszym terminie. Szczegółowe zasady, tryb i terminy przekazywania beneficjentom środków określa umowa lub decyzja o dofinansowanie projektu.

12. Jeżeli system finansowania projektu zakłada przekazywanie środków beneficjentowi przed dokonaniem wydatków, refundacja, o której mowa w ust. 1, oznacza rozliczenie otrzymanych środków.

§  12.

1. Wniosek beneficjenta o płatność może dotyczyć:

1) płatności pośredniej - kwoty wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu;

2) płatności końcowej - kwoty obejmującej wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne na realizację projektu lub ostatniej kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych.

2. Wniosek beneficjenta o płatność może również dotyczyć pierwszej płatności oraz premii, o której mowa w § 11 ust. 10.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, nie wymaga przedstawienia kopii dokumentów, o których mowa w § 11 ust. 1.

4. Wniosek beneficjenta o płatność końcową jest składany wraz ze sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu, o którym mowa w § 9, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Instytucja zarządzająca, pośrednicząca lub wdrażająca, upoważniona przez instytucję zarządzającą w porozumieniu lub umowie, o których mowa odpowiednio w art. 19 ust. 1 i art. 21 ust. 5 ustawy, może w szczególnych przypadkach przedłużyć okres złożenia wniosku beneficjenta o płatność końcową.

§  13.

1. Jeżeli złożony przez beneficjenta wniosek beneficjenta o płatność zawiera błędy formalno-rachunkowe, instytucja przyjmująca wniosek wzywa beneficjenta do uzupełnienia lub poprawienia wniosku.

2. W przypadku stwierdzenia błędów formalno-rachunkowych przepis ust. 1 nie wyklucza możliwości uzupełnienia lub poprawienia wniosku przez pracownika instytucji przyjmującej wniosek.

3. O każdym uzupełnieniu lub poprawieniu wniosku, o których mowa w ust. 1, beneficjent powinien być niezwłocznie poinformowany w formie pisemnej przez instytucję przyjmującą wniosek.

4. Instytucja przyjmująca wniosek nie może poprawiać lub uzupełniać:

1) zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych;

2) załączonych kserokopii dokumentów, o których mowa w § 11 ust. 7.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, instytucja przyjmująca może wyłącznie stwierdzić, czy kopie tych dokumentów zawierają dane zgodne z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.³⁾).

§  14.

1. W wyniku kontroli, o której mowa w art. 52 ust. 1 ustawy, instytucja zarządzająca, instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca, upoważniona przez instytucję zarządzającą w porozumieniu lub umowie, o których mowa odpowiednio w art. 19 ust. 1 i art. 21 ust. 5 ustawy, poświadcza kwotę wydatków kwalifikowalnych.

2. Poświadczona kwota wydatków kwalifikowalnych jest pomniejszana o wykazany przez beneficjenta przychód, zgodnie z zasadą nr 2 rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady wprowadzenia rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w sprawie kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1145/2003 (Dz. Urz. WE L 72 z 11.03.2004).

3. Po dokonaniu poświadczenia, o którym mowa w ust. 1, instytucja zarządzająca, upoważniona przez nią instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca zatwierdza do wypłaty na rzecz beneficjenta określoną kwotę z publicznych środków wspólnotowych objętych decyzją lub umową o dofinansowanie. Kwota do wypłaty pomniejszana jest o korekty - kwoty niewłaściwie wydatkowane, a przekazane na podstawie wcześniej zrealizowanych wniosków beneficjenta o płatność. Zatwierdzając kwoty do wypłaty, uwzględnia się wielkość dokonanych wypłat celem zachowania poziomu refundacji ustalonego w decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu.

4. Płatność końcowa jest dokonywana po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1) wyniki kontroli, o której mowa w art. 52 ust. 1 ustawy, przeprowadzonej na zakończenie realizacji projektu, potwierdzają prawidłową realizację projektu lub usunięcie nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji projektu;

2) zatwierdzone zostało sprawozdanie końcowe z realizacji projektu;

3) brak jest informacji wskazujących na negatywne wyniki kontroli, o których mowa w art. 55 ust. 1 ustawy.

5. Informacja o kwocie środków zatwierdzonych do wypłaty przekazywana jest beneficjentowi, niezwłocznie po zatwierdzeniu kwoty do wypłaty, o którym mowa w ust. 3. Dodatkowo do informacji załącza się uzasadnienie w przypadku rozbieżności między kwotą środków zatwierdzonych do wypłaty a kwotą wnioskowaną przez beneficjenta.

§  15.

1. Instytucje właściwe w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność lub wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów sporządzają zestawienia wydatków poświadczonych i zrefundowanych beneficjentom w ramach realizacji poszczególnych działań, w formie określonej przez instytucję zarządzającą. Zestawienie jest sporządzane w formie pisemnej i elektronicznej.

2. Zestawienie wydatków, o którym mowa w ust. 1, przekazywane jest do instytucji zarządzającej.

3. Przed przekazaniem do instytucji zarządzającej oraz przed przekazaniem, o którym mowa w ust. 4, zestawienie wydatków wymaga poświadczenia przez instytucję właściwą w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność, w oparciu o przeprowadzone kontrole realizacji projektów i programu, o których mowa w art. 52 i 53 ustawy.

4. W przypadku gdy instytucja właściwa w zakresie wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów nie jest instytucją właściwą w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność, instytucja właściwa w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność przekazuje zestawienie wydatków instytucji właściwej w zakresie wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów.

§  16.

1. Instytucja zarządzająca w ramach realizacji całego programu i poszczególnych działań sporządza nie rzadziej niż raz na kwartał poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację.

2. Podstawą do sporządzenia poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację, o którym mowa w ust. 1, są w szczególności: poświadczone zgodnie z § 15 ust. 3 zestawienia wydatków, o których mowa w § 15 ust. 1, oraz wyniki przeprowadzonych przez instytucję zarządzającą kontroli realizacji projektów i programu, o których mowa w art. 52 i 53 ustawy.

3. Dla programów współfinansowanych ze środków kilku funduszy strukturalnych zestawienie wydatków jest sporządzane osobno dla każdego z funduszy.

4. Poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację, o których mowa w ust. 1, przekazywane są nie rzadziej niż raz na kwartał do instytucji płatniczej.

5. W przypadku gdy poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację, o których mowa w ust. 1, wskazują na wyższy poziom współfinansowania działania z publicznych środków wspólnotowych niż określony w uzupełnieniu programu, którego wniosek o refundację dotyczy, instytucja zarządzająca przekazuje razem z poświadczeniem i zestawieniem wydatków oraz wnioskiem o refundację uzasadnienie przyczyn wyższego poziomu współfinansowania działania.

6. Instytucja płatnicza może wstrzymać certyfikację zestawienia wydatków, o którym mowa w ust. 1, w sytuacji gdy nie zaakceptuje uzasadnienia, o którym mowa w ust. 5.

7. W przypadku braku akceptacji, o którym mowa w ust. 6, instytucja zarządzająca zobowiązana jest uzgodnić z instytucją płatniczą sposób zapewnienia poziomu współfinansowania działania z publicznych środków wspólnotowych określonego w uzupełnieniu programu.

§  17.

1. Instytucja płatnicza dokonuje weryfikacji poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację, o których mowa w § 16 ust. 1, przedstawionych przez instytucje zarządzające i na tej podstawie certyfikuje poniesione wydatki wobec Komisji Europejskiej.

2. Certyfikacja wydatków, o której mowa w ust. 1, następuje w szczególności w przypadku, gdy:

1) poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację są poprawne pod względem formalnym;

2) wyniki kontroli realizacji programu, stanowiące realizację obowiązków wynikających z art. 4 i 10 rozporządzenia Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach Funduszy Strukturalnych (Dz. Urz. WE L 63 z 3.03.2001, L 351 z 28.12.2002; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 14, t. 1, str. 132 oraz 187) oraz wyniki kontroli innych organów upoważnionych do tego na podstawie odrębnych przepisów nie wskazują na rażące nieprawidłowości w wydatkowaniu środków;

3) Instytucja zarządzająca, składająca wniosek, powiadomiła na piśmie instytucję płatniczą o zmianie procedur w części dotyczącej zarządzania i kontroli finansowej, jeśli takie zmiany miały miejsce w okresie od przekazania ostatniego wniosku o refundację, a instytucja płatnicza w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia nie zgłosiła na piśmie zastrzeżeń do tych zmian.

3. Instytucja płatnicza niezwłocznie przekazuje na rachunek programowy instytucji zarządzającej środki otrzymane z Komisji Europejskiej tytułem refundacji. Instytucja płatnicza przekazuje na rachunek instytucji pośredniczących środki otrzymane z Komisji Europejskiej tytułem refundacji na podstawie wniosków o przekazanie środków na realizację bieżących płatności, składanych przez instytucje pośredniczące. Wnioski wraz z zestawieniem bieżących płatności przekazywane są nie częściej niż raz w miesiącu do instytucji zarządzającej, która dokonuje weryfikacji wniosków i przekazuje je do instytucji płatniczej.

4. Instytucja płatnicza przekazuje właściwej instytucji zarządzającej oraz Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty do 10. dnia miesiąca informacje o wydatkach poświadczonych w miesiącu poprzednim wobec Komisji Europejskiej oraz o środkach otrzymanych w miesiącu poprzednim z Komisji Europejskiej tytułem refundacji i przekazanych na rachunek programowy instytucji zarządzającej lub pośredniczącej.

§  18.

1. Instytucja płatnicza po otrzymaniu płatności zaliczkowej, o której mowa w art. 32 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 161 z 26.06.1999⁴⁾), przekazuje środki z tej płatności na rachunek instytucji zarządzającej lub innej instytucji, określonej w programie operacyjnym.

2. Instytucja płatnicza przekazuje środki, o których mowa w ust. 1, na wniosek instytucji zarządzającej lub instytucji pośredniczącej zaakceptowany przez instytucję zarządzającą. Wnioskowana kwota wyliczana jest na podstawie prognozy wydatków zawartej w sprawozdaniach, o których mowa w § 6, na kolejny okres sprawozdawczy.

3. Instytucja zarządzająca programem przekazuje do instytucji płatniczej wniosek o zaliczkę na realizację płatności przewidzianych w danym kwartale do końca drugiego miesiąca tego kwartału.

4. Jeżeli stan środków na rachunku bankowym instytucji zarządzającej lub innej instytucji określonej w programie umożliwia realizację bieżących zobowiązań, zgodnie z prognozą wydatków, o której mowa w ust. 2, instytucja płatnicza może wstrzymać przekazanie wnioskowanej kwoty zaliczki lub zrealizować wniosek w części.

5. Instytucje zarządzające i instytucje pośredniczące są zobowiązane, na żądanie instytucji płatniczej, do przekazania w terminie 10 dni od otrzymania pisemnego żądania od instytucji płatniczej kopii wyciągu bankowego potwierdzającego stan rachunku programowego.

6. Instytucja płatnicza może, w przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia płynności finansowej programu, wystąpić z żądaniem zwrotu środków do instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących, jeśli nie wykorzystają środków z zaliczki przekazanej na realizację płatności przewidzianych w danym kwartale. W takim przypadku instytucja zarządzająca i instytucje pośredniczące są zobowiązane do zwrotu niewykorzystanych środków na żądanie instytucji płatniczej w terminie 10 dni od otrzymania pisemnego żądania od instytucji płatniczej.