Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2011.165.988
Akt utracił moc Wersja od: 11 sierpnia 2011 r.
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1
z dnia 27 lipca 2011 r.
w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
3)
ministrze - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego;4)
audytorze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia audytu instytutu;5)
kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia kontroli instytutu;6)
organach instytutu - rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego.1.
Minister zarządza kontrolę instytutu, w celu jej przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie co najmniej dwuosobowym, zwany dalej "zespołem kontrolującym", oraz wydaje imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.2.
Minister spośród powołanych osób wyznacza kierownika zespołu kontrolującego.3.
Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:1)
imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości kontrolera;2)
nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzana kontrola;3)
zakres kontroli oraz okres objęty kontrolą;4)
termin przeprowadzenia kontroli;5)
termin ważności upoważnienia;6)
pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.1.
Minister zarządza audyt instytutu, w celu jego przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej "zespołem audytowym", oraz wydaje imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.2.
W skład zespołu audytowego wchodzą audytorzy, z których każdy spełnia co najmniej jedno z następujących wymagań:1)
wyróżnia się wysokim poziomem wiedzy z zakresu działalności instytutu;2)
posiada doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli lub w dokonywaniu audytu;3)
posiada doświadczenie w zakresie dokonywania czynności rewizji finansowej.3.
Minister spośród powołanych osób wyznacza kierownika zespołu audytowego.4.
Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu zawiera:1)
imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości audytora;2)
nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzany audyt;3)
temat audytu;4)
termin ważności upoważnienia;5)
pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.1.
Kontroler lub audytor nie może być zatrudniony w instytucie ani pozostawać z instytutem lub osobami w nim zatrudnionymi w takich stosunkach, które mogą oddziaływać na sposób wykonywania czynności kontrolnych.2.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler lub audytor składa ministrowi pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli lub audycie.3.
Kontroler lub audytor podlega wyłączeniu od udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli:1)
wyniki kontroli lub audytu mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli; powody wyłączenia kontrolera lub audytora trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli;2)
w okresie roku przed dniem rozpoczęcia kontroli lub audytu był odpowiedzialny za działalność, która podlega kontroli lub audytowi.4.
Kontroler lub audytor może być wyłączony od udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.5.
Minister wyłącza kontrolera lub audytora od udziału w czynnościach. W przypadku wyłączenia, minister wyznacza do zespołu kontrolującego lub audytowego innego kontrolera lub audytora i powiadamia o tym dyrektora instytutu.1.
Przed przystąpieniem do dokonania audytu zespół audytowy przygotowuje program audytu.2.
Program audytu określa cel i szczegółowy zakres audytu, kryteria oceny stanu faktycznego oraz termin dokonania audytu.3.
Program audytu podpisuje kierownik zespołu audytowego i przedstawia go do akceptacji ministrowi.4.
Przed przystąpieniem do dokonania audytu kierownik zespołu audytowego pisemnie zawiadamia dyrektora instytutu o zakresie i terminie dokonania audytu.
Audytor ma prawo do:
1)
wstępu do pomieszczeń i obiektów związanych z dokonywanym audytem;2)
wglądu do dokumentów i informacji, w tym utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, związanych z dokonywanym audytem;3)
żądania informacji niezbędnych do oceny działalności instytutu, w tym na informatycznych nośnikach danych;4)
sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów, ich odpisów, wyciągów i zestawień z dokumentów będących przedmiotem audytu, w tym na informatycznych nośnikach danych;5)
żądania od pracowników instytutu wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;6)
kontaktowania się z pracownikami instytutu.1.
Audyt jest dokumentowany w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń. Akta audytu obejmują:1)
spis treści, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich kart;2)
imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu;3)
dokumenty sporządzone i dokumenty otrzymane przez audytorów w trakcie dokonywania audytu;4)
informacje i wyjaśnienia złożone przez pracowników audytowanego instytutu;5)
projekt sprawozdania z audytu;6)
uwagi i zastrzeżenia do treści projektu sprawozdania z audytu;7)
dokumenty związane z wyjaśnieniem uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania;8)
sprawozdanie z audytu;2.
Akta audytu przechowuje się w urzędzie obsługującym ministra.3.
Akta audytu udostępnia się osobie upoważnionej przez ministra oraz dyrektorowi instytutu.1.
Po dokonaniu audytu zespół audytowy sporządza sprawozdanie, w którym przedstawia wyniki audytu.2.
Sprawozdanie z audytu zawiera:1)
temat i cel audytu;2)
datę rozpoczęcia audytu;3)
imiona i nazwiska audytorów oraz numer i datę upoważnienia do dokonania audytu;4)
ustalenie stanu faktycznego oraz wyniki jego oceny według kryteriów określonych w programie audytu;5)
ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń stanu faktycznego;6)
zalecenia w sprawie wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości lub wprowadzenia usprawnień;7)
informację o sposobie i terminie zgłoszenia umotywowanych uwag i zastrzeżeń;8)
informację o zgłoszeniu umotywowanych uwag i zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez zespół;9)
informację o miejscu i dacie sporządzenia sprawozdania;10)
podpisy audytorów.3.
Zespół audytowy w terminie 2 tygodni od zakończenia czynności audytowych przekazuje projekt sprawozdania z audytu dyrektorowi instytutu.4.
Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić umotywowane uwagi i zastrzeżenia do projektu sprawozdania z audytu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu.5.
Zespół audytowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia ich zasadności, w części lub w całości, zespół dokonuje zmiany lub uzupełnienia treści projektu sprawozdania.6.
W przypadku nieuwzględnienia uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem dyrektorowi instytutu. Kopię stanowiska zespołu oraz umotywowane uwagi i zastrzeżenia dołącza się do akt audytu.7.
Po rozpatrzeniu uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje sprawozdanie z audytu ministrowi.1.
Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 2, zespół kontrolujący sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.2.
Program kontroli określa cel i szczegółowy zakres kontroli oraz termin przeprowadzenia kontroli.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie instytutu oraz w miejscach i czasie wykonywania jego zadań.
1.
Przed rozpoczęciem kontroli w instytucie kierownik zespołu pisemnie zawiadamia organy instytutu o przedmiocie i terminie kontroli.2.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler jest obowiązany do okazania upoważnienia.1.
Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, wskazanie ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.2.
Kontroler niezwłocznie informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny finansów publicznych.3.
Kontroler ma prawo do:1)
żądania informacji niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań, w tym na informatycznych nośnikach danych, oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;2)
pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;3)
zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na informatycznych nośnikach danych;4)
żądania od pracowników instytutu wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;5)
kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;6)
przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;7)
wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.4.
W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie, które włącza się do akt kontroli.
Dyrektor instytutu jest obowiązany do:
1)
zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym pomieszczenia wyposażonego w niezbędne urządzenia biurowe;2)
przedstawiania, w terminie określonym przez kontrolera, żądanych dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli;3)
sporządzania potwierdzonych za zgodność z oryginałem odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli;4)
terminowego udzielania kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz zapewnienia terminowego udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień przez pracowników instytutu.
Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracowników instytutu może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć:
1)
informacji niejawnych, a kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa;2)
faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień albo jego małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.1.
Po przeprowadzeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza protokół kontroli.2.
Protokół kontroli zawiera:1)
nazwę i adres instytutu;2)
imię i nazwisko osoby zajmującej stanowisko dyrektora instytutu w okresie objętym kontrolą;3)
zakres kontroli i okres objęty kontrolą;4)
podstawę przeprowadzenia kontroli;5)
imiona i nazwiska kontrolerów oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;6)
daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;7)
opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnione nieprawidłowości i uchybienia, ich zakres i skutki, wskazanie przepisów, które zostały naruszone, oraz osób za nie odpowiedzialnych;8)
omówienia dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;9)
informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń;10)
informację o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;11)
wzmiankę o przekazaniu informacji, o której mowa w § 12 ust. 2;12)
informację o miejscu i dacie podpisania protokołu;13)
informację o doręczeniu egzemplarza protokołu kontrolowanemu instytutowi.3.
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kontrolowanego i zarządzającego kontrolę.4.
Projekt protokołu kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy i przekazują projekt, za potwierdzeniem odbioru, dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania.1.
Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić umotywowane oraz udokumentowane zastrzeżenia i uwagi do projektu protokołu kontroli, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.2.
Kontroler w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag dokonuje ich analizy, zajmuje stanowisko i udziela odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi dołącza się do akt kontroli.3.
Zmieniony lub uzupełniony protokół podpisuje się i przekazuje dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania.1.
Dyrektor instytutu może odmówić podpisania protokołu, składając kontrolerowi pisemne wyjaśnienie odmowy w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.2.
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli, o których mowa w § 16 ust. 1, termin odmowy podpisania protokołu kontroli wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia organowi instytutu stanowiska, o którym mowa w § 16 ust. 2.3.
Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.1.
Po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.2.
Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu także zalecenia w sprawie ich usunięcia w określonym terminie.3.
Wystąpienia pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazuje się dyrektorowi instytutu, a drugi pozostawia w aktach kontroli.1.
Dyrektor instytutu może, w trybie określonym w art. 35 ust. 4 ustawy, zgłosić do ministra zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.2.
Minister rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym i przekazuje swoje stanowisko wobec zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.3.
W przypadku zgłoszenia przez dyrektora instytutu zastrzeżeń do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, termin wykonania zaleceń biegnie od dnia otrzymania stanowiska ministra, o którym mowa w ust. 2.1.
Minister może zarządzić kontrolę sprawdzającą stopień realizacji wydanych instytutowi zaleceń.2.
Ustalenia poczynione w trakcie kontroli sprawdzającej zamieszcza się w notatce informacyjnej.1 Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »