Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych. - Dz.U.2011.115.671 - OpenLEX

Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2011.115.671

Akt utracił moc
Wersja od: 7 czerwca 2011 r.

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 18 maja 2011 r.
w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje:

Przepisy ogólne

§  1.
Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych, w tym:
1)
sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli;
2)
tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów badawczych.
§  2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1)
ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
2)
instytucie - rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
3)
ministrze - rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;
4)
audytorze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu;
5)
kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia kontroli instytutu;
6)
organach instytutu - rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego;
7)
ostatecznych zaleceniach pokontrolnych - rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego zgłoszonych do ministra.
§  3.
1.
Kontrola instytutu ma charakter problemowy.
2.
Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów:
1)
zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem;
2)
prawidłowości wydatkowania środków publicznych.
3.
Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając imienne upoważnienie do dokonania kontroli.
4.
Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli;
2)
nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie dokonywana kontrola;
3)
zakres przedmiotowy i czasowy kontroli;
4)
termin ważności upoważnienia.
5.
Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§  4.
1.
Audytu instytutu dokonuje się co najmniej raz na trzy lata.
2.
Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie:
1)
działalności finansowej instytutu;
2)
organizacji i jakości pracy instytutu;
3)
jakości zarządzania instytutem.
3.
Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej "zespołem", oraz wydając imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.
4.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt;
2)
nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt;
3)
temat audytu;
4)
termin ważności upoważnienia.
5.
Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów

§  5.
1.
Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.
2.
W programie audytu zamieszcza się w szczególności:
1)
cel audytu;
2)
analizę obszarów ryzyka;
3)
podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
4)
wskazówki metodyczne;
5)
założenia organizacyjne;
6)
harmonogram przeprowadzania audytu.
3.
W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.
4.
W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:
1)
tematykę i cel audytu;
2)
założenia organizacyjne;
3)
zasady współpracy administracyjnej.
5.
Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.
6.
W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.
7.
Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.
8.
Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej.
§  6.
Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:
1)
upoważnienie do dokonania audytu;
2)
program audytu;
3)
protokół z narady otwierającej;
4)
ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;
5)
uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;
6)
dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;
7)
kopie istotnych kontraktów i umów;
8)
informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;
9)
oświadczenia organów instytutu;
10)
analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;
11)
wyniki analitycznych procedur audytowych;
12)
korespondencję związaną z audytem;
13)
protokół z narady zamykającej;
14)
sprawozdanie z audytu.
§  7.
1.
Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.
2.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
1)
opis stanu faktycznego;
2)
kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;
3)
ocenę stanu faktycznego;
4)
w przypadku ujawnienia nieprawidłowości - przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;
5)
rekomendacje.
3.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.
4.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.
5.
Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.
6.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.
7.
Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.
8.
Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.

Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów

§  8.
1.
Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.
2.
Program kontroli w szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli.
§  9.
1.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.
2.
Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu.
§  10.
1.
Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2.
Kontroler niezwłoczne informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
3.
Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:
1)
żądania informacji, w tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;
2)
pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;
3)
zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych;
4)
żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;
5)
kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;
6)
zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;
7)
przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;
8)
zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
9)
wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.
4.
W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.
§  11.
1.
Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.
2.
Protokół kontroli zawiera w szczególności:
1)
nazwę i adres kontrolowanego instytutu;
2)
określenie podmiotowego zakresu kontroli;
3)
podstawę przeprowadzenia kontroli;
4)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
5)
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;
6)
opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;
7)
wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;
8)
wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.
3.
Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.
4.
Dokumenty wymienione w protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli.
§  12.
1.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.
2.
Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.
3.
Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.
4.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3.
§  13.
1.
Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.
2.
Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.
3.
Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.
§  14.
1.
Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
2.
Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.
3.
W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.
4.
Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje.
§  15.
1.
Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.
2.
Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.
3.
Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej.
§  16.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
______

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

Upoważnienie nr ...............

…………………………………………

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. …………........................

Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

…………………………………………………………………………………………………

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania kontroli ……………........................................... za okres ………........................

(zakres przedmiotowy kontroli)

w terminie: ...................................................................................................................................

w ...................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .................................................................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .............................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Upoważnienie nr ..............

…………………………………………

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. …………........................

Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

…………………………………………………………………………………………………

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania audytu (temat audytu) ........................................................………........................

w terminie: ...................................................................................................................................

w ...................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .................................................................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .............................

.……………………………….

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)