Rozdział 3 - Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów - Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2011.115.671

Akt utracił moc

Wersja od: 7 czerwca 2011 r.

Rozdział  3

Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów

§  8.

1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

2. Program kontroli w szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli.

§  9.

1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.

2. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu.

§  10.

1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Kontroler niezwłoczne informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

3. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:

1) żądania informacji, w tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;

3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych;

4) żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;

5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;

7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.

4. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.

§  11.

1. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera w szczególności:

1) nazwę i adres kontrolowanego instytutu;

2) określenie podmiotowego zakresu kontroli;

3) podstawę przeprowadzenia kontroli;

4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

5) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;

6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;

7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;

8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.

3. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.

4. Dokumenty wymienione w protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli.

§  12.

1. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.

2. Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.

3. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.

4. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3.

§  13.

1. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.

3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.

§  14.

1. Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

2. Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.

4. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje.

§  15.

1. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.

2. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej.

§ 16. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.