Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów - Rozdział 2 - Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów... - Dz.U.2011.115.671 - OpenLEX

Rozdział 2 - Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów - Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2011.115.671

Akt utracił moc
Wersja od: 7 czerwca 2011 r.

Rozdział  2

Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów

§  5.
1.
Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.
2.
W programie audytu zamieszcza się w szczególności:
1)
cel audytu;
2)
analizę obszarów ryzyka;
3)
podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
4)
wskazówki metodyczne;
5)
założenia organizacyjne;
6)
harmonogram przeprowadzania audytu.
3.
W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.
4.
W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:
1)
tematykę i cel audytu;
2)
założenia organizacyjne;
3)
zasady współpracy administracyjnej.
5.
Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.
6.
W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.
7.
Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.
8.
Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej.
§  6.
Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:
1)
upoważnienie do dokonania audytu;
2)
program audytu;
3)
protokół z narady otwierającej;
4)
ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;
5)
uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;
6)
dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;
7)
kopie istotnych kontraktów i umów;
8)
informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;
9)
oświadczenia organów instytutu;
10)
analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;
11)
wyniki analitycznych procedur audytowych;
12)
korespondencję związaną z audytem;
13)
protokół z narady zamykającej;
14)
sprawozdanie z audytu.
§  7.
1.
Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.
2.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
1)
opis stanu faktycznego;
2)
kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;
3)
ocenę stanu faktycznego;
4)
w przypadku ujawnienia nieprawidłowości - przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;
5)
rekomendacje.
3.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.
4.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.
5.
Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.
6.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.
7.
Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.
8.
Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.