Rozdział 2 - Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów - Szczegółowy sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2011.115.671
Akt utracił moc Wersja od: 7 czerwca 2011 r.
Rozdział 2
Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów
Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów
§ 5.
1.
Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.2.
W programie audytu zamieszcza się w szczególności:1)
cel audytu;2)
analizę obszarów ryzyka;3)
podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;4)
wskazówki metodyczne;5)
założenia organizacyjne;6)
harmonogram przeprowadzania audytu.3.
W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.4.
W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:1)
tematykę i cel audytu;2)
założenia organizacyjne;3)
zasady współpracy administracyjnej.5.
Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.6.
W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.7.
Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.8.
Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej.§ 6.
Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:1)
upoważnienie do dokonania audytu;2)
program audytu;3)
protokół z narady otwierającej;4)
ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;5)
uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;6)
dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;7)
kopie istotnych kontraktów i umów;8)
informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;9)
oświadczenia organów instytutu;10)
analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;11)
wyniki analitycznych procedur audytowych;12)
korespondencję związaną z audytem;13)
protokół z narady zamykającej;14)
sprawozdanie z audytu.§ 7.
1.
Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.2.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:1)
opis stanu faktycznego;2)
kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;3)
ocenę stanu faktycznego;4)
w przypadku ujawnienia nieprawidłowości - przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;5)
rekomendacje.3.
Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.4.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.5.
Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.6.
W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.7.
Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.8.
Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.