Rozdział 6 - Dokumentacja przebiegu studiów - Studia.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2023.2787 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 grudnia 2023 r.

Rozdział  6

Dokumentacja przebiegu studiów

§  14.  [Album studentów]

1. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest mu przypisany na wszystkich kierunkach i poziomach, na których odbywa studia w tej uczelni.

2. Do albumu studentów wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

1) numer albumu;

2) datę rozpoczęcia studiów;

3) imiona i nazwisko;

4) datę i miejsce urodzenia;

5) numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;

6) informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia:

a) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy - w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,

b) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów - w przypadku studiów drugiego stopnia;

7) nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;

8) rok studiów, na który został przyjęty;

9) datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

3. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta oraz indeks.

§  15.  [Teczka akt osobowych studenta]

1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię:

– dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy - w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

– dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców - również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;

3) podpisany przez studenta akt ślubowania;

4) (uchylony);

5) karty okresowych osiągnięć studenta;

6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;

7) pracę dyplomową;

8) recenzję pracy dyplomowej;

9) protokół egzaminu dyplomowego;

10) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

11) suplement do dyplomu - egzemplarz do akt;

12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

2. Decyzje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

2a. W przypadku gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

2b. Jeżeli w uczelni jest prowadzona baza pisemnych prac dyplomowych, zapewniająca ich przechowywanie co najmniej przez okres, o którym mowa w ust. 4, w teczce akt osobowych studenta zamiast pracy dyplomowej może być przechowywana informacja o przechowywaniu pracy dyplomowej w tej bazie zawierająca dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie.

3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci papierowej, sporządza się odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika uczelni albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni. Dokument sporządzony w postaci papierowej brakuje się.

3a. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu sporządza się w formacie PDF, zapewniając jego czytelność oraz stosując zasadę, zgodnie z którą jeden plik PDF odpowiada jednemu odwzorowywanemu dokumentowi.

3b. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego sporządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.

3c. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 10 i 11, przechowuje się w niej odwzorowania cyfrowe dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu, sporządzone zgodnie z ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 3a.

4. Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2-4, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

§  16.  [Przekazywanie dokumentów z teczki akt osobowych w przypadku przeniesienia studenta do innej uczelni]

1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty z teczki akt osobowych, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6, przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni.

2. W uczelni, którą student opuścił, pozostawia się kopię pisma, przy którym przesłano dokumenty, oraz wykaz tych dokumentów, a w przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej - kopię przekazanych dokumentów.

§  17.  [Karty okresowych osiągnięć studenta; odnotowanie zakończenia studiów]

1. Karty okresowych osiągnięć studenta zawierają:

1) imiona i nazwisko studenta;

2) numer albumu;

3) imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki, lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;

4) nazwy zajęć, w tym praktyk, w semestrze lub roku;

5) określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze lub roku;

6) uzyskaną ocenę;

7) liczbę uzyskanych punktów ECTS;

8) datę i podpis osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;

9) datę i podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.

1a. W przypadku prowadzenia kart okresowych osiągnięć studenta w postaci elektronicznej podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 8 i 9, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

2. Osiągnięcia studenta odnotowuje się również w indeksie lub w innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje.

3. Odpisy lub wydruki kart okresowych osiągnięć studenta lub innych dokumentów przewidzianych regulaminem studiów, o których mowa w ust. 2, wydaje się na wniosek osoby, której te dokumenty dotyczą. Odpisy lub wydruki wydaje się w zakresie, w jakim dotyczą wnioskodawcy.

4. Zakończenie studiów odnotowuje się w:

1) protokole egzaminu dyplomowego;

2) albumie studentów;

3) księdze dyplomów;

4) indeksie.

§  18.  [Protokół egzaminu dyplomowego]

1. Protokół egzaminu dyplomowego zawiera: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuł profesora, stopnie naukowe lub stopnie w zakresie sztuki lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

2. (uchylony).

3. W przypadku gdy protokół egzaminu dyplomowego jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpisy osób, o których mowa w ust. 1, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

§ 19. [Księga dyplomów] W księdze dyplomów wpisuje się: kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.

§  19a.  [Dokumentacja przebiegu studiów w postaci elektronicznej]

1. Dokumentacja przebiegu studiów w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1) zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4) uwierzytelnianie osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji;

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji;

6) wydawanie dokumentacji albo jej części;

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

2. Dokumentację przebiegu studiów prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

3. Zabezpieczenie dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów jej przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

§  20.  [Legitymacja studencka]

1. Legitymacja studencka:

1) jest wydawana w formie elektronicznej karty procesorowej, zwanej dalej "elektroniczną legitymacją studencką";

2) może być dodatkowo wydawana w formie dokumentu elektronicznego przechowywanego i okazywanego przy użyciu publicznej aplikacji mobilnej, zwanego dalej "mLegitymacją studencką".

2. mLegitymacja studencka może być wydana studentowi, któremu nadano numer PESEL, na jego wniosek.

3. Wydanie elektronicznej legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, w którym wpisuje się: imiona i nazwisko studenta, numer albumu oraz datę wydania legitymacji. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.

4. Wzór legitymacji studenckiej określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§  21.  [Elektroniczna legitymacja studencka; mLegitymacja studencka]

1. Ważność elektronicznej legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu, sporządzonego zgodnie z opisem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

2. Hologram jest drukiem ścisłego zarachowania.

3. Elektroniczna legitymacja studencka zachowuje ważność nie dłużej niż do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, a w przypadku absolwentów studiów pierwszego stopnia - do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów.

4. mLegitymacja studencka jest ważna w okresie ważności elektronicznej legitymacji studenckiej.

5. Uczelnia unieważnia mLegitymację studencką:

1) w przypadku utraty ważności elektronicznej legitymacji studenckiej;

2) w przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni;

3) na wniosek studenta, w szczególności w przypadku jej utraty na skutek uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym była przechowywana.

6. mLegitymację studencką wydaje się ponownie w przypadku:

1) potwierdzenia ważności elektronicznej legitymacji studenckiej, o którym mowa w ust. 1;

2) stwierdzenia w niej błędów lub omyłek;

3) unieważnienia w przypadku, o którym mowa w ust. 5 pkt 3.

§  22.  [Odpis dyplomu ukończenia studiów; odpis suplementu do dyplomu]

1. Odpis dyplomu ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu.

2. W odpisie dyplomu w języku obcym nazwę uczelni pozostawia się w oryginalnym brzmieniu, a tytuł zawodowy oraz wynik ukończenia studiów - w języku polskim. Obok nazwy uczelni można podać nazwę przetłumaczoną na język obcy.

3. W odpisie dyplomu oraz w odpisie dyplomu przeznaczonym do akt uczelni pod nazwą dokumentu umieszcza się odpowiednio wyrazy: "(ODPIS)" lub "(ODPIS PRZEZNACZONY DO AKT)".

4. Do odpisów dyplomu wspólnego przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

5. Odpis suplementu oraz odpis suplementu przeznaczony do akt uczelni sporządza się według wzoru określonego dla suplementu. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.

§  23.  [Duplikat dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu]

1. Duplikat dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu sporządza się, na wniosek absolwenta, na podstawie dokumentów zawartych w teczce akt osobowych studenta.

2. Duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się: wyraz "DUPLIKAT", datę sporządzenia duplikatu oraz pieczęć urzędową uczelni. Duplikat podpisuje rektor albo osoba upoważniona pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni.

3. Jeżeli brak jest druku, o którym mowa w ust. 2 zdanie pierwsze, duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu.

4. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu ukończenia studiów odnotowuje się również w księdze dyplomów.

5. W przypadku utraty duplikatu absolwent może wystąpić z wnioskiem o wydanie kolejnego duplikatu.

§  24.  [Duplikaty innych dokumentów]

1. Przepisy § 23 stosuje się odpowiednio do sporządzania duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów.

2. Duplikat elektronicznej legitymacji studenckiej i indeksu sporządza się z aktualną fotografią.

3. Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejną literę alfabetu. Oryginał legitymacji oznacza się literą "a".

§  25.  [Dokonywanie sprostowań w dokumentach]

1. Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów i w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.

2. Sprostowania dokonuje się na podstawie dokumentu zawierającego prawidłowe dane przez przekreślenie nieprawidłowych danych i wpisanie nad nimi właściwych danych. W miejscu sprostowania umieszcza się adnotację o sprostowaniu, podpis i pieczątkę imienną osoby, która dokonała sprostowania, datę sprostowania i pieczęć urzędową uczelni. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej dokument, w którym dokonano sprostowania, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby, która dokonała sprostowania, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni; w dokumentacji zachowuje się informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania.

3. Sprostowania może dokonać wyłącznie osoba upoważniona do wystawienia dokumentu.

4. Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

5. Elektroniczna legitymacja studencka, dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu oraz odpis suplementu, zawierające błędy lub omyłki, podlegają wymianie.

§  26.  [Dokonywanie zmian w dokumentach w przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta]

1. W przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta dokonanej na podstawie:

1) aktu małżeństwa,

2) decyzji administracyjnej,

3) orzeczenia sądu

- uczelnia wystawia dokumenty, o których mowa w § 17 ust. 1 i 2, na nowe imię lub nazwisko, z tym że indeks - na wniosek studenta.

2. Jeżeli student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imię lub nazwisko i nad nimi wpisuje nowe kolorem czerwonym; na dole strony umieszcza się adnotację o dokonanej zmianie oraz datę i podpis rektora.

3. W przypadku zmiany imienia lub nazwiska absolwenta dokonanej na podstawie, o której mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, uczelnia dokonuje zmiany tych danych osobowych w dokumentach, o których mowa w § 17 ust. 1 i 2, oraz wydaje dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.

§  27.  [Uwierzytelnianie dokumentów wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów]

1. Uwierzytelnienia dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 1 ustawy, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą dokonuje się przez umieszczenie na dokumencie:

1) klauzuli uwierzytelniającej zawierającej stwierdzenie autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni, którą jest opatrzony ten dokument;

2) podpisu osoby uwierzytelniającej dokument;

3) pieczęci urzędowej Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej albo uczelni;

4) nazwy miejscowości i daty uwierzytelnienia.

2. Uwierzytelniane dokumenty wielostronicowe zszywa się i w miejscach zszycia opatruje pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

§  28.  [Postępowanie z dokumentami w przypadku likwidacji uczelni]

1. W przypadku likwidacji uczelni przekazuje się na przechowanie teczki akt osobowych studentów, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 1-3, 7 i 8. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

2. W przypadku nieodebrania przez absolwentów dyplomów ukończenia studiów i odpisów dyplomów oraz suplementów do dyplomów i odpisów suplementów, likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej powiadamia właścicieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin.

3. W uczelni postawionej w stan likwidacji dyplomy ukończenia studiów, odpisy dyplomu, suplementy do dyplomu i odpisy suplementu, w tym wydane w przypadku wymiany, o której mowa w § 25 ust. 5, lub zmiany imion i nazwisk absolwentów, o której mowa w § 26, duplikaty dyplomu ukończenia studiów, duplikaty suplementu do dyplomu oraz odpisy i wydruki z dokumentacji przebiegu studiów podpisuje likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej.