Oddział 1 - System nadzoru zgodności działalności z prawem - Sposób, tryb oraz warunki prowadzenia działalności przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2017.1444

Akt utracił moc

Wersja od: 28 lipca 2017 r.

Oddział  1

System nadzoru zgodności działalności z prawem

§  3. 

1. System nadzoru zgodności działalności z prawem służy zapewnieniu zgodności działalności towarzystwa oraz osób działających na jego rzecz zobowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w towarzystwie. System zapewnia:

1) nadzór nad przepływem informacji poufnych oraz informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczenie dostępu do tych informacji i przeciwdziałanie ich wykorzystywaniu przez osoby obowiązane;

2) przestrzeganie procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie;

3) prawidłowość dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

4) terminowość i kompletność przekazywanych sprawozdań finansowych sporządzanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze;

5) terminowość, kompletność, prawidłowość i jakość raportów oraz informacji przekazywanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze, innych niż wskazane w pkt 4;

6) nadzór nad przestrzeganiem zasad postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

2. System nadzoru zgodności działalności z prawem powinien uwzględniać rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo, w szczególności rodzaj zarządzanych przez nie funduszy i wielkość ich aktywów netto.

3. W ramach systemu nadzoru zgodności działalności z prawem towarzystwo prowadzi i aktualizuje książkę procedur zawierającą procedury i regulaminy wewnętrzne obowiązujące w towarzystwie. Książka procedur może być prowadzona w postaci elektronicznej.

4. Zasady systemu nadzoru zgodności działalności z prawem zawiera uchwalany przez zarząd albo radę nadzorczą towarzystwa regulamin systemu nadzoru zgodności działalności z prawem, który określa w szczególności:

1) zakres kompetencji inspektora nadzoru oraz zasady działania komórki nadzoru zgodności działalności z prawem, w tym zasady wyznaczania osoby wykonującej obowiązki inspektora nadzoru w przypadku jego czasowej nieobecności;

2) cel i zakres przeprowadzanych kontroli;

3) szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli oraz założenia dotyczące ich częstotliwości;

4) zakres obowiązków osoby przeprowadzającej kontrolę;

5) zasady sporządzania raportów z kontroli;

6) zasady sprawozdawania o wynikach kontroli;

7) tryb postępowania w przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie działania towarzystwa lub osób obowiązanych.

§  4. 

1. Towarzystwo wydziela w strukturze organizacyjnej komórkę nadzoru zgodności działalności z prawem, którą kieruje inspektor nadzoru. Inspektorem nadzoru może być wyłącznie pracownik towarzystwa lub członek zarządu. Jeżeli uzasadnia to rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo oraz nie zagraża to interesom klientów i uczestników funduszy, czynności nadzoru zgodności działalności z prawem mogą być wykonywane przez inspektora nadzoru w ramach stanowiska jednoosobowego; do stanowiska jednoosobowego stosuje się przepisy dotyczące komórki nadzoru zgodności działalności z prawem.

2. Inspektor nadzoru niebędący członkiem zarządu podlega bezpośrednio prezesowi zarządu towarzystwa, a w przypadku gdy prezes nie został powołany - zarządowi towarzystwa. Odpowiednio prezes zarządu lub zarząd zapewnia komórce nadzoru zgodności działalności z prawem niezależność organizacyjną umożliwiającą prawidłowe wykonywanie obowiązków.

3. Do zakresu działania komórki nadzoru zgodności działalności z prawem należy:

1) ujawnianie i zapobieganie naruszaniu przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących ich działalność;

2) sprawowanie nadzoru nad działalnością towarzystwa oraz osób w nim zatrudnionych według kryterium zgodności z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w towarzystwie;

3) przeprowadzanie kontroli działalności towarzystwa oraz osób w nim zatrudnionych według kryteriów określonych w pkt 2;

4) nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczeniem dostępu do tych informacji oraz przeciwdziałaniem ich wykorzystywaniu przez osoby obowiązane w sposób niezgodny z przepisami prawa lub procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w towarzystwie;

5) nadzór nad załatwianiem reklamacji uczestników funduszy zarządzanych przez towarzystwo i klientów towarzystwa oraz prowadzeniem rejestru reklamacji;

6) kontrola sposobu prowadzenia ewidencji, o których mowa w § 75 ust. 1 i § 79 ust. 1;

7) kontrola prawidłowości dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

8) monitorowanie dokonanych przez fundusze zarządzane przez towarzystwo przekroczeń i dostosowań ograniczeń inwestycyjnych wynikających z przepisów prawa lub statutu funduszu, spowodowanych przez zmiany:

a) cen, kursów lub wartości składników lokat funduszu,

b) wartości aktywów funduszy w okresie pomiędzy zawarciem transakcji nabycia składnika lokat innego niż składnik lub składniki, których dotyczy przekroczenie albo zwiększenie przekroczenia, a jej rozliczeniem, związane z obowiązkiem ujęcia tej wartości w księgach rachunkowych w dacie zawarcia umowy,

c) wartości aktywów funduszy wynikające z transakcji przy zobowiązaniu się funduszu do odkupu składnika lokat innego niż składnik lub składniki, których dotyczy przekroczenie albo zwiększenie przekroczenia,

d) wartości aktywów funduszu wywołane przez zmiany w kapitale wpłaconym lub wypłaconym

- oraz analiza przyczyn ich występowania;

9) badanie i regularna ocena adekwatności i skuteczności przyjętego systemu nadzoru zgodności działalności z prawem oraz działań podejmowanych w celu wykonywania przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze obowiązków wynikających z przepisów prawa;

10) wyjaśnianie osobom wykonującym czynności w ramach prowadzonej przez towarzystwo działalności kryteriów wypełniania przez te osoby obowiązków zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w towarzystwie.

4. Komórka nadzoru zgodności działalności z prawem odpowiednio dokumentuje wyniki przeprowadzonych kontroli oraz przedstawia je właściwym organom towarzystwa.

5. Osoby wykonujące zadania z zakresu nadzoru zgodności działalności z prawem powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje w zakresie niezbędnym do ich wykonywania. Towarzystwo zapewnia osobom wykonującym zadania z zakresu nadzoru zgodności działalności z prawem stosowne uprawnienia, środki oraz dostęp do niezbędnych informacji i pomieszczeń.

6. Towarzystwo zapewnia, aby osoby wykonujące zadania nadzoru zgodności działalności z prawem nie brały udziału w wykonywaniu czynności z zakresu działalności, która jest przedmiotem sprawowanego przez nie nadzoru zgodności działalności z prawem, a sposób wynagradzania tych osób umożliwiał zapewnienie ich obiektywizmu.

§  5. 

1. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszenia przepisów prawa lub istotnych postanowień procedur lub regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie, inspektor nadzoru lub upoważniony pracownik komórki nadzoru wewnętrznego sporządza raport i przekazuje go niezwłocznie zarządowi towarzystwa.

2. Inspektor nadzoru przekazuje zarządowi oraz radzie nadzorczej towarzystwa informację o naruszeniu przez członka zarządu lub rady nadzorczej towarzystwa przepisów prawa lub istotnych postanowień procedur lub regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie.

§  6. 

1. Inspektor nadzoru prowadzi dziennik kontroli zawierający informacje o kontrolach wewnętrznych przeprowadzanych w towarzystwie w roku kalendarzowym, który zawiera:

1) oznaczenie podmiotu kontrolującego;

2) zakres kontroli;

3) datę rozpoczęcia kontroli;

4) datę zakończenia kontroli;

5) wnioski z kontroli lub zalecenia pokontrolne.

2. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, podlegają wpisowi do dziennika kontroli nie później niż w dniu rozpoczęcia kontroli, a dane, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5 - niezwłocznie po jej zakończeniu.

§ 7. Inspektor nadzoru, nie rzadziej niż raz do roku, sporządza sprawozdanie z funkcjonowania systemu nadzoru zgodności działalności z prawem i przekazuje je zarządowi oraz radzie nadzorczej towarzystwa. Sprawozdanie zawiera w szczególności zestawienie wyników kontroli działalności towarzystwa oraz osób w nim zatrudnionych według kryterium zgodności z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami, obowiązującymi w towarzystwie, a także ocenę adekwatności, o której mowa w § 4 ust. 3 pkt 9.

§ 8. Inspektor nadzoru odbiera od firmy audytorskiej dokonującej badania lub przeglądu sprawozdań finansowych funduszy zarządzanych przez towarzystwo:

1) coroczne oświadczenie potwierdzające jej niezależność i niezależność biegłych rewidentów dokonujących badania lub przeglądu;

2) coroczne informacje dotyczące innych usług świadczonych przez firmę audytorską na rzecz funduszy zarządzanych przez towarzystwo;

3) informacje o zagrożeniach niezależności firmy audytorskiej oraz czynnościach zastosowanych w celu ograniczenia tych zagrożeń.