Rozdział 1 - Przepisy ogólne - Sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2018.1995

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 października 2018 r.

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów:

1) do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

3) do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej;

4) do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;

5) wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

§  2. 

1. Dokumentację elektroniczną z wyborów obejmującą dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych, w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, 357, 398 i 650), przekazuje się i przechowuje w sposób odpowiedni do zastosowanej technologii zapisu, stosując rozwiązania techniczne zapewniające wiarygodność dokumentacji, jej zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz odpowiednio zasady przekazywania i przechowywania określone dla dokumentów z wyborów w postaci papierowej.

2. Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom lub danym dokumentami w postaci papierowej.

§  3. 

1. Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań.

2. Po zakończeniu postępowań, o których mowa w ust. 1, do postępowania z dokumentami z wyborów stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące odpowiednio materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.

§ 4. Urzędnik wyborczy, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej "depozytariuszami", dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują:

1) spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

a) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego,

b) nazwę i adres urzędu obsługującego depozytariusza, w przypadku gdy depozytariuszem jest kapitan polskiego statku morskiego - jego imię i nazwisko oraz oznaczenie statku, w przypadku gdy przekazującym dokumenty jest dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego - adres delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w przypadku gdy przekazującym jest Szef Krajowego Biura Wyborczego - adres Krajowego Biura Wyborczego,

c) datę wyborów,

d) datę sporządzenia spisu,

e) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów,

f) dla każdej pozycji spisu:

– liczbę porządkową,

– tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

– roczną datę lub roczne daty krańcowe,

– liczbę teczek, a jeżeli jej ustalenie jest niemożliwe ze względu na sposób przechowywania - liczbę metrów bieżących,

– oznaczenie kategorii archiwalnej,

– adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

– adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego;

2) dla dokumentów z wyborów stanowiących dokumentację niearchiwalną, o których mowa w art. 79 § 1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, zbiorczy protokół zdawczo-odbiorczy zawierający:

a) nazwę i adres urzędu obsługującego depozytariusza, a w przypadku gdy depozytariuszem jest kapitan polskiego statku morskiego - jego imię i nazwisko oraz oznaczenie statku,

b) datę wyborów,

c) datę sporządzenia protokołu,

d) imię, nazwisko i podpis osoby, która protokół sporządziła, oraz osoby przekazującej wraz z datą przekazania,

e) dla każdej pozycji protokołu:

– liczbę porządkową,

– nazwy obwodowych komisji wyborczych z terytorialnego zakresu działania depozytariusza,

– liczbę opakowań zbiorczych,

– oznaczenie identyfikujące poszczególne opakowania zbiorcze.

§ 5. W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu, dotyczących przekazywania do archiwów państwowych oraz przechowywania w nich i udostępniania dokumentów z wyborów, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.