§ 3. - Sposób oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposób umieszczania klauzul na tych materiałach.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2003.211.2071

Akt utracił moc
Wersja od: 12 grudnia 2003 r.
§  3. 
Materiałom w postaci dokumentów zawierających informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę tajności oraz oznacza się w następujący sposób:
1)
na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:
a)
w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
b)
w prawym górnym rogu, od góry w kolejności pionowej:
-
nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,
-
klauzulę tajności,
-
numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, napis: "Egzemplarz pojedynczy",
c)
w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
d)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu,
e)
w przypadku pism korespondencyjnych dodatkowo:
-
w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporządzone, poprzedzony cyframi: "00" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "ściśle tajne", cyfrą "0" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "tajne", literami "Pf" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "poufne", literą "Z" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą "zastrzeżone", oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem, a także w zależności od potrzeb - inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca sporządzenia dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność dokumentu do określonej sprawy,
-
w prawym górnym rogu od góry pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, jednakże w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie jedynie adnotacji "adresaci według rozdzielnika";
2)
na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:
a)
w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:
-
klauzulę tajności,
-
numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporządzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: "Egzemplarz pojedynczy",
b)
w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym dokument został wykonany, poprzedzony cyframi lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w pkt 1 lit. e tiret pierwsze, oddzielonymi od tego numeru myślnikiem,
c)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu;
3)
na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:
a)
w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:
-
klauzulę tajności,
-
numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporządzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: "Egzemplarz pojedynczy",
b)
z lewej strony pod treścią:
-
liczbę załączników, jeżeli są dołączone do dokumentu,
-
klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,
-
liczbę stron lub kart każdego załącznika,
-
w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone do osoby podpisującej dokument,
c)
z prawej strony pod treścią dokumentu i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby podpisującej dokument,
d)
w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:
-
liczbę wykonanych egzemplarzy,
-
adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotację: "Adresaci według rozdzielnika",
-
nazwisko osoby, która sporządziła dokument, oraz nazwisko osoby, która wykonała dokument,
-
numer, pod jakim dokument został zewidencjonowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
e)
w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu;
4)
w trwale oprawionych książkach, dziennikach korespondencyjnych, broszurach, reprodukcjach oraz innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się:
a)
po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz na stronie tytułowej, jeżeli dokument ją posiada,
b)
po prawej stronie na górze i na dole pozostałych stron, w przypadku dokumentów drukowanych jednostronnie,
c)
po prawej stronie na górze i na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach nieparzystych oraz po lewej stronie na górze i na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach parzystych, w przypadku dokumentów drukowanych dwustronnie;
5)
pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:
a)
"udzielanie informacji zawartej w dokumencie bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",
b)
"wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",
c)
"wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",
d)
"wykonanie kopii stron od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",
e)
"wykonanie odpisu od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane",
f)
"wykonanie wypisu (wyciągu) od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane";
6)
w uzasadnionych przypadkach na dokumentach zawierających informacje niejawne pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret trzecie, można zamieszczać dyspozycję dla adresata o treści: "do zapoznania w trybie obiegowym" lub zapis o treści "dokument podlega ochronie do .......", jeżeli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, niż przewiduje ustawa.