§ 7. - Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2005.205.1696

Akt utracił moc

Wersja od: 19 października 2005 r.

§  7.

1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:

1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: "Kopia", "Odpis", "Wypis", "Wyciąg" lub "Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) - (imię i nazwisko tłumacza)";

2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis "Za zgodność" i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.

2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.

5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych, nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3, z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia. Napis na karcie powinien zawierać adnotacje, o których mowa w ust. 3.