Rozdział 2 - Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, sposób doręczania pism, reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej i formy poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów - Sporządzanie i doręczanie dokumentów elektronicznych oraz udostępnianie formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2018.180 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 stycznia 2018 r.

Rozdział  2

Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, sposób doręczania pism, reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej i formy poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów

§  3. 

1. Podmioty publiczne informują na swoich stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej "BIP", o:

1) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie identyfikatora URI;

2) maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, nie mniejszym niż 5 megabajtów;

3) zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych tworzonych na podstawie wzorów umieszczonych przez te podmioty w centralnym repozytorium lub repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 5 ustawy, zwanym dalej "lokalnym repozytorium";

4) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny;

5) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;

6) innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych.

2. Elektroniczne skrzynki podawcze, których adresy zostały udostępnione w BIP, umożliwiają bezpośrednie doręczanie dokumentów elektronicznych zgodnych ze wzorami, o których mowa w § 19 oraz w art. 16a i art. 16b ustawy, bez potrzeby korzystania z formularzy elektronicznych powiązanych z tymi skrzynkami.

3. Elektroniczna skrzynka podawcza może przed doręczeniem zapewniać sprawdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z formalnymi warunkami przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie których został wydany odpowiedni wzór dokumentu elektronicznego. W przypadku stwierdzenia takich niezgodności nadawca otrzymuje informacje o występujących niezgodnościach.

§  4. 

1. Do całego procesu obsługi doręczeń organy administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji zgodny z aktualną technologią stosowaną w Internecie, określoną przez normy, standardy lub rekomendacje ustanowione przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:

1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For Comments (RFC),

2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C Recommendation (REC)

- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz aktualnie stosowanych technologii informatycznych.

§ 5. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń zapewnia oznaczanie doręczonych dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych w momencie ich złożenia i czas ich weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu teleinformatycznego należy:

1) wykorzystywać moduły kryptograficzne spełniające wymagania zaleceń CEN-CWA 14167-2 lub nowsze, w celu:

a) zapewnienia generowania i przechowywania materiału kryptograficznego służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych,

b) ochrony przed nieuprawnionym dostępem,

c) zabezpieczenia przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie materiału kryptograficznego w przypadku wykrycia takiej ingerencji;

2) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygnałów czasu urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. poz. 548);

3) stosować techniki kryptograficzne zgodnie z udokumentowaną analizą ryzyka.

§ 6. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń automatycznie generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 46 § 4 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 oraz z 2018 r. poz. 149) i w art. 152a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.), zwane dalej "poświadczeniem doręczenia".

§ 7. Dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, zwane dalej "poświadczeniem przedłożenia", oraz potwierdzone i niepotwierdzone poświadczenia doręczeń organ administracji publicznej przechowuje przez co najmniej taki okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać pisma, których dotyczą te poświadczenia.

§  8. 

1. Minister umożliwia podmiotom publicznym tworzenie elektronicznych skrzynek podawczych na ePUAP.

2. Utworzenie elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP oznacza upoważnienie ministra do obsługi doręczeń za pomocą ePUAP do podmiotów, o których mowa w ust. 1, i doręczeń realizowanych przez te podmioty.

3. Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego.

§  9. 

1. Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

2. W przypadku gdy:

1) w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,

2) w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy - inny niż ogólny, o którym mowa w § 19

- przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie.

3. Podmioty publiczne informują w BIP o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej oraz o adresie poczty elektronicznej, jeżeli taki sposób przesyłania pism został udostępniony.

§ 10. Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem.

§  11. 

1. Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:

1) poświadczeniem przedłożenia;

2) dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1:

1) dokument elektroniczny powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, albo opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;

2) poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub - jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne - zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2:

1) informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

2) jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;

3) dokument w postaci papierowej potwierdzający doręczenie zawiera:

a) datę doręczenia,

b) informację o oznakowaniu, o którym mowa w pkt 1,

c) sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku,

d) informację o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej,

e) imię, nazwisko i adres wnoszącego,

f) nazwę i adres adresata,

g) podpis osoby reprezentującej adresata.

§  12. 

1. Minister udostępnia na stronie podmiotowej BIP opis:

1) zasad tworzenia i oznaczania metadanych opisujących wzór, o których mowa w § 18 pkt 3;

2) trybu przekazywania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium;

3) sposobu oznaczania w pismach w postaci elektronicznej niezbędnych elementów struktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086), zwanych dalej "NES", w taki sposób, aby te elementy struktury dawały się automatycznie wyodrębnić.

2. W przypadku zmiany opisu sposobu oznaczania elementów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, dotychczasowe wzory dokumentów mogą być stosowane nie dłużej niż przez 6 miesięcy od tej zmiany.

§  13. 

1. W przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

2. Za udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń.

3. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie automatycznie wytworzonego poświadczenia przedłożenia w sposób, o którym mowa w ust. 2, poświadczenie to wysyłane jest na adres elektroniczny wskazany przez wnoszącego, z tym że może to być:

1) adres poczty elektronicznej albo

2) inny adres elektroniczny, pod warunkiem że jest obsługiwany przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

§ 14. Poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system teleinformatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera:

1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny;

2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny;

3) oznaczenie sprawy;

4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy;

5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia - datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.

§ 15. Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez podpisanie poświadczenia doręczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, albo przez zapewnienie możliwości potwierdzenia pochodzenia oraz integralności danych zawartych w tym poświadczeniu przy użyciu technologii, o których mowa w art. 20a ust. 2 ustawy.

§ 16. Po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata:

1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia;

2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia.