Rozdział 1 - Funkcjonowanie organów Związku - Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych. Bukareszt.2004.10.05.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2007.206.1494

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 2010 r.

Rozdział  I

Funkcjonowanie organów Związku

Artykuł  101

Organizacja i zwoływanie Kongresów i Kongresów Nadzwyczajnych (Konst. 14, 15)

1. Przedstawiciele Krajów członkowskich zbierają się na Kongresie nie później niż przed upływem czterech lat licząc od końca roku, w którym miał miejsce poprzedni Kongres.

2. Każdy Kraj członkowski powierza reprezentowanie go na Kongresie jednemu lub kilku pełnomocnikom zaopatrzonym przez jego Rząd w niezbędne pełnomocnictwa. W razie potrzeby może on powierzyć reprezentowanie go delegacji innego Kraju członkowskiego. Tym niemniej zrozumiałym jest, że jedna delegacja może reprezentować poza swoim krajem tylko jeden kraj członkowski.

3. W trakcie obrad każdy Kraj członkowski rozporządza jednym głosem, z zastrzeżeniem sankcji, o których mowa w artykule 129.

4. W zasadzie, każdy Kongres wyznacza kraj, w którym odbędzie się następny Kongres. Jeżeli decyzja ta okaże się niewykonalna, Rada Administracyjna upoważniona jest do wyznaczenia kraju, w którym zbierze się Kongres, po uprzednim porozumieniu się z tym krajem.

5. Zapraszający Rząd, w porozumieniu z Biurem Międzynarodowym, ustala ostateczną datę i dokładne miejsce Kongresu. W zasadzie, na rok przed tą datą zapraszający Rząd wysyła zaproszenie do Rządu każdego kraju członkowskiego Związku. Zaproszenie to może być wysłane bezpośrednio lub za pośrednictwem innego Rządu, lub Dyrektora Generalnego Biura Międzynarodowego.

6. Jeżeli Kongres ma być zwołany bez Rządu zapraszającego, Biuro Międzynarodowe, za zgodą Rady Administracyjnej i w porozumieniu z Rządem Konfederacji Szwajcarskiej, podejmie niezbędne decyzje w celu zwołania i zorganizowania Kongresu w kraju będącym siedzibą Związku. W tym przypadku Biuro Międzynarodowe sprawuje funkcje Rządu zapraszającego.

7. Miejsce posiedzeń Kongresu Nadzwyczajnego ustalają, po uzgodnieniu z Biurem Międzynarodowym, kraje członkowskie, które podjęły inicjatywę jego zwołania.

8. Ustępy od 2 do 6 dotyczą analogicznie Kongresów Nadzwyczajnych.

Artykuł  101 bis ¹

Funkcje Kongresu

1. na podstawie propozycji złożonych przez Państwa członkowskie, Radę Administracyjną i Radę Eksploatacji Pocztowej, Kongres:

1.1 określa ogólną politykę osiągnięcia przedmiotu i celu Związku określonej w Preambule i artykule 1 Konstytucji;

1.2 rozważa i przyjmuje, odpowiednio, propozycje zmian Konstytucji, Regulaminu Generalnego, Konwencji i Porozumień przedstawionych przez Państwa członkowskie i Rady, zgodnie z artykułem 29 Konstytucji i artykułem 122 Regulaminu Generalnego;

1.3 wyznacza datę wejścia w życie Aktów;

1.4 przyjmuje swój Regulamin wewnętrzny i zmiany w tych Zasadach;

1.5 rozpatruje raporty o pracy Rady Administracyjnej, Rady Eksploatacji Pocztowej i Komitetu Konsultacyjnego, obejmujące okres od poprzedniego Kongresu, przedłożonego przez wyżej wymienione ciała zgodnie z artykułem 103, 105 i 107 Regulaminu Generalnego;

1.6 przyjmuje Strategię Związku;

1.7 ustala maksymalną kwotę wydatków Związku, zgodnie z artykułem 21 Konstytucji;

1.8 wybiera Państwa członkowskie do zasiadania w Radzie Administracyjnej i Radzie Eksploatacji Pocztowej;

1.9 wybiera Dyrektora Generalnego i Zastępcę Dyrektora Generalnego;

1.10 ustala w drodze uchwały Kongresu pułap kosztów, które zostaną poniesione przez Związek w celu tworzenia dokumentów w języku chińskim, niemieckim, portugalskim i rosyjskim.

2. Kongres, jako najwyższy organ Związku, zajmuje się innymi sprawami dotyczącymi usług pocztowych.

Artykuł  102 ²

Skład, funkcjonowanie i posiedzenia Rady Administracyjnej

1. Rada Administracyjna składa się z czterdziestu jeden członków, którzy sprawują swoje funkcje w okresie między dwoma kolejnymi Kongresami.

2. Przewodnictwo przypada na mocy prawa Państwu członkowskiemu, które jest gospodarzem Kongresu. Jeżeli dane Państwo członkowskie zrzeka się tych uprawnień, staje się on członkiem Rady z mocy prawa i z tego tytułu grupa geograficzna, do której państwo to należy dysponuje dodatkowym miejscem nie podlegającym ograniczeniom zawartym w ustępie 3. W tym przypadku, Rada Administracyjna wybiera na przewodniczącego jednego z członków należących do grupy geograficznej, do której należy Państwo członkowskie - gospodarz Kongresu.

3. Pozostałych czterdziestu członków Rady Administracyjnej wybieranych jest przez Kongres na podstawie sprawiedliwego podziału geograficznego. Co najmniej połowę członków odnawia się na każdym Kongresie; żaden członek nie może być wybrany przez trzy kolejne Kongresy.

4. Każdy członek Rady Administracyjnej wyznacza swojego przedstawiciela, który musi być kompetentny w dziedzinie poczty.

5. Pełnienie obowiązków członka Rady Administracyjnej jest nieodpłatne. Koszty związane z działalnością Rady ponosi Związek.

6. Do uprawnień Rady Administracyjnej należy:

6.1 nadzorowanie działalności Związku w okresie między dwoma Kongresami, zapewniając zgodność z decyzjami Kongresu, rozpatrując zagadnienia dotyczące polityki rządowej w dziedzinie poczty oraz uwzględniając rozwój międzynarodowych regulacji, takich jak regulacje dotyczące handlu usługami i konkurencji;

6.2 rozpatrywanie i zatwierdzanie, w ramach swoich kompetencji, wszelkich działań, uznanych za niezbędne dla ochrony i polepszenia jakości międzynarodowych usług pocztowych oraz ich modernizacji;

6.3 promowanie, koordynowanie i nadzorowanie wszelkich form pomocy technicznej w ramach międzynarodowej współpracy technicznej;

6.4 rozpatrywanie i zatwierdzanie dwuletniego Programu i Budżetu i sprawozdania finansowego Związku;

6.5 wyrażanie zgody, jeżeli okoliczności tego wymagają na przekroczenie górnej granicy wydatków zgodnie z artykułem 128 ustępy 3, 4 i 5;

6.6 ustanowienie Regulaminu finansowego Związku;

6.7 ustanawianie zasad zarządzania Funduszem rezerwowym;

6.8 ustanawianie zasad zarządzania Funduszem specjalnym;

6.9 ustanawianie zasad zarządzania Funduszem działalności specjalnej;

6.10 ustanawianie zasad zarządzania Funduszem dobrowolnym;

6.11 zapewnianie kontroli działalności Biura Międzynarodowego;

6.12 wyrażanie zgody na wybór niższej klasy składek, w przypadku zgłoszenia takiego wniosku, na warunkach przewidzianych w artykule 130 ustęp 6;

6.13 zatwierdzanie zmiany grupy geograficznej, w przypadku zgłoszenia takiego wniosku przez Państwo członkowskie, biorąc pod uwagę opinie wyrażane przez Państwa członkowskie, które są członkami danych grup geograficznych;

6.14 ustanawianie Statutu osobowego i warunków pracy wybieralnych funkcjonariuszy Biura;

6.15 tworzenie lub likwidowanie miejsc pracy w Biurze Międzynarodowym, biorąc pod uwagę ograniczenia związane z ustaloną granicą wydatków;

6.16 ustanowienie Regulaminu funduszu socjalnego;

6.17 zatwierdzanie dwuletniego sprawozdania oraz Finansowego Raportu Operacyjnego sporządzanych przez Biuro Międzynarodowe z działalności Związku i przedstawianie w razie potrzeby komentarza do powyższych sprawozdań;

6.18 decydowanie w sprawach kontaktów z Państwami członkowskimi w celu wykonywania swoich funkcji;

6.19 po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, decydowanie w sprawach dotyczących nawiązywania kontaktów z organizacjami, które nie są obserwatorami z mocy prawa, rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań Biura Międzynarodowego na temat współpracy Światowego Związku Pocztowego z innymi organizacjami międzynarodowymi, podejmowanie stosownych decyzji dotyczących kształtu tych stosunków i ich rozwoju; w przypadku gdy leży to w interesie Związku lub prac samego Kongresu, ustalanie we właściwym czasie, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej i Sekretarzem Generalnym, które organizacje międzynarodowe, stowarzyszenia, przedsiębiorstwa i kompetentne osoby powinny być zaproszone na konkretne posiedzenia Kongresu i jego Komisji oraz zlecanie Dyrektorowi Generalnemu Biura Międzynarodowego wystosowania odpowiednich zaproszeń.

6.20 ustalanie, wtedy gdy uzna to za stosowne, zasad, które Rada Eksploatacji Pocztowej powinna wziąć pod uwagę przy rozpatrywaniu zagadnień o istotnych reperkusjach finansowych (opłat, kosztów końcowych, opłat tranzytowych, podstawowych stawek za przewóz lotniczy poczty oraz nadawanie za granicę listów), szczegółowe kontrolowanie rozpatrywania tych zagadnień oraz analizowanie i zatwierdzanie, w celu zapewnienia zgodności z powyżej wymienionym zasadami, wniosków Rady Eksploatacji Pocztowej dotyczących tych zagadnień;

6.21 badanie, na wniosek Kongresu, Rady Eksploatacji Pocztowej lub Państw członkowskich zagadnień o charakterze administracyjnym, legislacyjnym i prawnym, dotyczących Związku lub międzynarodowej służby pocztowej; Rada Administracyjna decyduje sama w wyżej wymienionych dziedzinach, czy celowe jest podejmowanie badań na wniosek Państw członkowskich wniesiony w okresie między dwoma Kongresami;

6.22 formułowanie propozycji w celu przedstawienia ich do zatwierdzenia przez Kongres lub przez Państwa członkowskie, zgodnie z artykułem 125;

6.23 zatwierdzanie, w ramach swoich kompetencji, zaleceń Rady Eksploatacji Pocztowej w sprawie przyjęcia, jeżeli jest to konieczne, uregulowań lub nowej procedury, w oczekiwaniu na decyzję Kongresu w danej sprawie;

6.24 rozpatrywanie rocznego sprawozdania sporządzonego przez Radę Eksploatacji Pocztowej i wszelkich wniosków przedstawianych przez Radę;

6.25 przedstawianie tematów badań do rozpatrzenia przez Radę Eksploatacji Pocztowej zgodnie z artykułem 104 ustęp 9.16;

6.26 wyznaczanie Państwa członkowskiego - siedziby przyszłego Kongresu w przypadku przewidzianym w artykule 101 ustęp 4;

6.27 ustalanie, w odpowiednim czasie i po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, liczby Komisji niezbędnych do właściwego prowadzenia prac Kongresu i określanie ich uprawnień;

6.28 wyznaczanie, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej oraz z zastrzeżeniem aprobaty Kongresu, Państw członkowskich zdolnych do:

- podjęcia funkcji wiceprzewodniczących Kongresu oraz przewodniczących i wiceprzewodniczących Komisji, uwzględniając w możliwie szerokim zakresie zasadę sprawiedliwego podziału geograficznego Państw członkowskich;

- zasiadania w Komisjach kongresowych, w skład których wchodzi ograniczona liczba krajów;

6.29 rozpatrywanie i zatwierdzanie, w uzgodnieniu z Radą Eksploatacji Pocztowej, projektu Strategii, który zostanie przedłożony Kongresowi;

6.30 przyjmowanie co cztery lata raportu, przygotowanego przez Biuro Międzynarodowe, w uzgodnieniu z Radą Eksploatacji Pocztowej, z działalności Państw członkowskich w zakresie wykonania Strategii Związku, przyjętej przez poprzedni Kongres, który zostanie przedłożony kolejnemu Kongresowi;

6.31 ustalanie struktury organizacyjnej Komitetu Konsultacyjnego i współdziałanie w organizowaniu Komitetu Konsultacyjnego, zgodnie z postanowieniami artykułu 106 niniejszego Regulaminu;

6.32 ustalanie kryteriów członkostwa w Komitecie Konsultacyjnym oraz zatwierdzanie lub odrzucanie wszystkich wniosków o członkostwo zgodnie z tymi kryteriami, zapewniając aby podjęte w sprawie wniosków działania zostały wykonane w trybie przyspieszonym w okresie między posiedzeniami Rady Administracyjnej;

6.33 wyznaczanie tych spośród swoich członków, którzy będą pełnić funkcje członków Komitetu Konsultacyjnego;

6.34 przyjmowanie i omawianie sprawozdań i zaleceń Komitetu Konsultacyjnego oraz rozpatrywanie zaleceń przedstawionych przez Komitet Konsultacyjny w celu zgłoszenia ich na Kongres.

7. Na swoim pierwszym posiedzeniu, które zwołuje Przewodniczący Kongresu, Rada Administracyjna wybiera spośród swoich członków czterech Wiceprzewodniczących i ustala swój Regulamin Wewnętrzny.

8. Rada Administracyjna, zwoływana przez Przewodniczącego, zbiera się na ogół raz w roku w siedzibie Związku.

9. Przewodniczący, Wiceprzewodniczący i Przewodniczący Komitetów Rady Administracyjnej oraz Przewodniczący Grupy Planowania Strategicznego tworzą Komitet Zarządzający. Komitet ten przygotowuje i kieruje pracami każdej sesji Rady Administracyjnej. Zatwierdza on, w imieniu Rady Administracyjnej, roczne sprawozdanie opracowane przez Biuro Międzynarodowe, dotyczące działalności Związku oraz podejmuje wszelkie inne zadania powierzone mu przez Radę Administracyjną lub których konieczność realizacji wynika w czasie procesu planowania strategicznego.

10. Koszty podróży przedstawiciela każdego z członków Rady Administracyjnej uczestniczący w obradach tego organu, będą ponoszone przez jego Państwo członkowskie. Jednakże, przedstawiciel każdego z Państw członkowskich, zaklasyfikowanych do grupy krajów rozwijających się lub najsłabiej rozwiniętych, zgodnie z listami utworzonymi przez Organizację Narodów Zjednoczonych ma prawo, poza spotkaniami podczas Kongresu, do zwrotu kosztów powrotnego biletu lotniczego klasy ekonomicznej lub pierwszej klasy biletu kolejowego lub wydatków na podróż innymi środkami transportu, pod warunkiem że ich suma nie przekracza ceny powrotnego biletu lotniczego klasy ekonomicznej. Takie samo prawo przysługuje przedstawicielowi każdego członka jej Komitetów, Grup Roboczych i innych organów, jeżeli zbierają się one poza Kongresem i sesjami Rady.

11. Przewodniczący Rady Eksploatacji Pocztowej reprezentuje ten organ na posiedzeniach Rady Administracyjnej, których porządek obrad obejmuje sprawy dotyczące organu, którym on kieruje.

12. Przewodniczący Komitetu Konsultacyjnego reprezentuje ten organ na posiedzeniach Rady Administracyjnej, w przypadku gdy porządek obrad obejmuje sprawy, którymi zainteresowany jest Komitet Konsultacyjny.

13. W celu zapewnienia skutecznej współpracy obu tych organów, Rada Eksploatacji Pocztowej może wyznaczyć przedstawicieli do uczestniczenia w posiedzeniach Rady Administracyjnej w charakterze obserwatorów.

14. Państwo członkowskie, w którym zbiera się Rada Administracyjna, jest zapraszane do uczestniczenia w posiedzeniach w charakterze obserwatora, jeżeli Państwo to nie jest członkiem Rady Administracyjnej.

15. Rada Administracyjna może zapraszać na swoje posiedzenia, bez prawa głosowania, każdą organizację międzynarodową, każdego przedstawiciela stowarzyszenia lub przedsiębiorstwa, lub każdą kompetentną osobę, którą pragnie włączyć do swoich prac. Może ona również zaprosić, na tych samych warunkach, jedno lub kilka Państw członkowskich, zainteresowanych sprawami będącymi przedmiotem obrad.

16. Następujący obserwatorzy mogą uczestniczyć, na swoją prośbę, w sesjach plenarnych i posiedzeniach Komitetów Rady Administracyjnej, bez prawa do głosowania:

16.1 członkowie Rady Eksploatacji Pocztowej;

16.2 członkowie Komitetu Konsultacyjnego;

16.3 międzyrządowe organizacje zainteresowane pracami Rady Administracyjnej;

16.4 inne Państwa członkowskie Związku;

17. Ze względów logistycznych, Rada Administracyjna może ograniczyć liczbę osób biorących udział ze strony każdego uczestniczącego obserwatora. Może ona także ograniczyć ich prawo do zabierania głosu podczas debat.

18. Członkowie Rady Administracyjnej uczestniczą aktywnie w jej pracach. Obserwatorzy mogą, na swoją prośbę, być dopuszczeni do współpracy w podjętych badaniach, uwzględniając warunki, które Rada może określić w celu zapewnienia efektywności i skuteczności swojej pracy. Mogą oni również być zaproszeni do przewodniczenia Grupom Roboczym i Zespołom Projektowym, jeżeli ich wiedza lub doświadczenie to uzasadniają. Udział obserwatorów nie obciąża Związku dodatkowymi kosztami.

19. W wyjątkowych okolicznościach, obserwatorzy mogą zostać wyłączeni z udziału w posiedzeniu lub jego części, lub ich prawo do otrzymania dokumentów może zostać ograniczone, jeżeli poufność przedmiotu posiedzenia lub dokumentu tego wymaga. Decyzja o takim ograniczeniu będzie podejmowana dla każdego przypadku indywidualnie przez jakikolwiek zainteresowany organ lub jego Przewodniczącego. Poszczególne przypadki zgłaszane są Radzie Administracyjnej, a Radzie Eksploatacji Pocztowej - w przypadku gdy dotyczy to zagadnień o szczególnym znaczeniu dla tego organu. Rada Administracyjna, jeżeli uzna to za konieczne, może później ponownie rozważyć ograniczenia, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, tam gdzie właściwe.

Artykuł  103 ³

Informacje dotyczące działalności Rady Administracyjnej

1. Po każdej sesji Rada Administracyjna informuje Państwa członkowskie Związku, ich wyznaczonych operatorów, Związki Regionalne oraz członków Komitetu Konsultacyjnego o swojej działalności poprzez przesyłanie im, między innymi, sprawozdania analitycznego oraz rezolucji i decyzji.

2. Rada Administracyjna składa Kongresowi sprawozdanie z całokształtu swojej działalności i przesyła je Państwom członkowskim, ich wyznaczonym operatorom oraz członkom Komitetu Konsultacyjnego co najmniej na dwa miesiące przed otwarciem Kongresu.

Artykuł  104 ⁴

Skład, funkcjonowanie i posiedzenia Rady Eksploatacji Pocztowej (Konst. 18)

1. Rada Eksploatacji Pocztowej składa się z czterdziestu członków, którzy wykonują swoje funkcje w okresie między dwoma kolejnymi Kongresami.

2. Członkowie Rady Eksploatacji Pocztowej są wybierani przez Kongres zgodnie z określonym podziałem geograficznym. Dwadzieścia cztery miejsca są zarezerwowane dla rozwijających się Państw członkowskich i szesnaście - dla rozwiniętych Państw członkowskich. Przynajmniej jedna trzecia członków jest wymieniana podczas każdego Kongresu.

3. Każdy członek Rady Eksploatacji Pocztowej wyznacza swojego przedstawiciela odpowiedzialnego za świadczenie usług, o których mowa w Aktach Związku.

4. Koszty związane z działalnością Rady Eksploatacji Pocztowej ponosi Związek. Jej członkowie nie otrzymują żadnego wynagrodzenia. Koszty podróży i pobytu przedstawicieli Państw członkowskich biorących udział w posiedzeniu Rady Eksploatacji Pocztowej ponoszą te Państwa członkowskie. Jednakże przedstawiciel Państwa członkowskiego należącego do grupy państw najsłabiej rozwiniętych gospodarczo, według listy opracowanej przez Organizację Narodów Zjednoczonych, ma prawo, z wyjątkiem posiedzeń odbywających się w czasie trwania Kongresu, do zwrotu kosztów zakupu biletu lotniczego klasy ekonomicznej w obie strony, bądź biletu kolejowego pierwszej klasy, lub też kosztów podróży każdym innym środkiem transportu, pod warunkiem jednak że wysokość tych kosztów nie przekroczy ceny biletu lotniczego klasy ekonomicznej w obie strony.

5. Na swym pierwszym posiedzeniu, które zwołuje i otwiera Przewodniczący Kongresu, Rada Eksploatacji Pocztowej wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Przewodniczących Komitetów.

6. Rada Eksploatacji Pocztowej ustala swój Regulamin wewnętrzny.

7. Rada Eksploatacji Pocztowej zbiera się na ogół co roku w siedzibie Związku. Datę i miejsce posiedzenia wyznacza jej Przewodniczący w porozumieniu z Przewodniczącym Rady Administracyjnej i Dyrektorem Generalnym Biura Międzynarodowego.

8. Przewodniczący, Wiceprzewodniczący i Przewodniczący Komisji Rady Eksploatacji Pocztowej oraz Przewodniczący Grupy Planowania Strategicznego tworzą Komitet Zarządzający. Komitet ten przygotowuje i kieruje pracami każdej sesji Rady Eksploatacji Pocztowej oraz wypełnia wszystkie zadania powierzone mu przez Radę lub których konieczność wykonania wyniknie w czasie procesu planowania strategicznego.

9. Do uprawnień Rady Eksploatacji Pocztowej należy:

9.1 prowadzenie badań dotyczących najważniejszych problemów eksploatacyjnych, handlowych, technicznych, ekonomicznych i współpracy technicznej, mających istotne znaczenie dla wszystkich Państw członkowskich lub ich wyznaczonych operatorów, łącznie z zagadnieniami mającymi istotne reperkusje finansowe (opłaty, koszty końcowe, opłaty tranzytowe, stawki za przewóz lotniczy, stawki za paczki pocztowe oraz opłaty za nadawanie przesyłek listowych za granicę), a także opracowywanie informacji i opinii na ten temat oraz zalecanie działań, które należy podjąć w tym zakresie;

9.2 przeprowadzanie weryfikacji Regulaminów Światowego Związku pocztowego w ciągu 6 miesięcy od zakończenia Kongresu, o ile Kongres nie zadecydował inaczej. Jeżeli zaistnieje pilna potrzeba, Rada Eksploatacji Pocztowej może również zmodyfikować wyżej wymienione Regulaminy na innych sesjach. W obu przypadkach Rada Eksploatacji Pocztowej podporządkowuje się zaleceniom Rady Administracyjnej dotyczącym polityki i podstawowych zasad;

9.3 koordynowanie praktycznych działań mających na celu rozwój i usprawnianie międzynarodowych usług pocztowych;

9.4 podejmowanie, pod warunkiem aprobaty przez Radę Administracyjną w ramach jej kompetencji, wszystkich działań uznanych za konieczne w celu ochrony i podwyższania jakości międzynarodowych usług pocztowych oraz ich modernizacji;

9.5 formułowanie propozycji, które zostaną przedłożone do zatwierdzenia przez Kongres lub Państwa członkowskie, zgodnie z artykułem 125; wymagane jest zatwierdzenie przez Radę Administracyjną, w przypadku gdy propozycje te dotyczą zagadnień należących do jej kompetencji;

9.6 rozpatrywanie, na wniosek Państwa członkowskiego, każdej propozycji przekazanej przez dane Państwo członkowskie do Biura Międzynarodowego, zgodnie z artykułem 124, przygotowanie komentarzy i zobowiązanie Biura Międzynarodowego do dołączenia ich do danej propozycji przed przedłożeniem jej do zatwierdzenia przez Państwa członkowskie;

9.7 zalecanie, jeżeli to konieczne, zaś tam gdzie właściwe - po zatwierdzeniu przez Radę Administracyjną oraz po konsultacji ze wszystkimi Państwami członkowskimi - przyjęcia uregulowań lub nowej procedury w oczekiwaniu na decyzję Kongresu w danej sprawie;

9.8 opracowanie i przedstawianie, w formie zaleceń dla Państw członkowskich i ich wyznaczonych operatorów, standardów w dziedzinie techniki, eksploatacji i innych wchodzących w zakres jej kompetencji, gdzie jednolita praktyka jest niezbędna; podejmuje również, w razie potrzeby, modyfikację standardów przez nią już ustanowionych;

9.9 zapewnienie wkładu Radzie Administracyjnej w zakresie rozwoju projektu Strategii, który zostanie przedłożony Kongresowi;

9.10 zatwierdzanie tych części rocznego sprawozdania z działalności Związku opracowanego przez Biuro Międzynarodowe, które odnoszą się do obowiązków oraz funkcji Rady Eksploatacji Pocztowej;

9.11 decydowanie o podejmowaniu kontaktów z Państwami członkowskimi i ich wyznaczonymi operatorami w celu wykonywania swych funkcji;

9.12 podejmowanie badań nad problemami związanymi z kształceniem i szkoleniem zawodowym, którymi zainteresowane są Państwa członkowskie i ich wyznaczeni operatorzy jak również państwa nowe i rozwijające się;

9.13 podejmowanie niezbędnych działań w celu badania i upowszechniania eksperymentów i postępów poczynionych przez niektóre Państwa członkowskie i ich wyznaczonych operatorów w dziedzinie techniki, eksploatacji, ekonomii i kształcenia zawodowego, którymi zainteresowane są służby pocztowe;

9.14 badanie aktualnego stanu i potrzeb służb pocztowych w nowych krajach i w krajach rozwijających się oraz opracowywanie odpowiednich zaleceń dotyczących metod i środków usprawniania służb pocztowych w tych państwach;

9.15 podejmowanie, w porozumieniu z Radą Administracyjną, stosownych działań w dziedzinie współpracy technicznej ze wszystkimi Państwami członkowskimi Związku i ich operatorami, w szczególności z państwami nowymi i rozwijającymi się i ich wyznaczonymi operatorami;

9.16 rozpatrywanie wszystkich innych zagadnień zgłoszonych jej przez członka Rady Eksploatacji Pocztowej, przez Radę Administracyjną lub przez którekolwiek Państwo członkowskie lub wyznaczonego operatora;

9.17 przyjmowanie i omawianie sprawozdań jak również zaleceń Komitetu Konsultacyjnego oraz - w przypadku gdy dotyczy to zagadnień o szczególnym znaczeniu dla Rady Eksploatacji Pocztowej - rozpatrywanie i wydawanie opinii w sprawie zaleceń przedstawionych przez Komitet Konsultacyjny w celu zgłoszenia ich na Kongres;

9.18 wyznaczanie tych spośród swoich członków, którzy będą pełnić funkcje członków Komitetu Konsultacyjnego;

10. Na podstawie Strategii Związku przyjętego przez Kongres, a w szczególności jego części odnoszącej się do strategii Stałych Organów Związku, Rada Eksploatacji Pocztowej ustala na pierwszej sesji po Kongresie projekt podstawowego planu pracy, określający taktyczne działania zmierzające do wdrożenia Strategii. Program podstawowy zawierający ograniczoną ilość przedsięwzięć dotyczących aktualnych i będących przedmiotem wspólnego zainteresowania tematów jest co roku weryfikowany w zależności od nowych uwarunkowań i priorytetów oraz zmian wprowadzonych do Planu Strategicznego.

11. W celu zapewnienia skutecznej współpracy obu organów Rada Administracyjna może wyznaczyć przedstawicieli do uczestniczenia w posiedzeniach Rady Eksploatacji Pocztowej w charakterze obserwatorów.

12. Następujący obserwatorzy, na swoją prośbę, mogą uczestniczyć w sesjach plenarnych i posiedzeniach Komitetów Rady Eksploatacji Pocztowej, bez prawa do głosowania:

12.1 członkowie Rady Administracyjnej;

12.2 członkowie Komitetu Konsultacyjnego;

12.3 międzyrządowe organizacje zainteresowane pracami Rady Eksploatacji Pocztowej;

12.4 inne Państwa członkowskie Związku;

13. Rada Eksploatacji Pocztowej może ograniczyć, ze względów logistycznych, liczbę osób biorących udział ze strony każdego uczestniczącego obserwatora. Może ona także ograniczyć ich prawo do zabierania głosu podczas debat.

14. Członkowie Rady Eksploatacji Pocztowej uczestniczą aktywnie w jej pracach. Obserwatorzy mogą, na swoją prośbę, być dopuszczeni do udziału w podjętych badaniach, uwzględniając warunki, które Rada może określić w celu zapewnienia efektywności i skuteczności swojej pracy. Mogą oni również być zapraszani do przewodniczenia Grupom Roboczym i Zespołom Projektowym, jeżeli ich wiedza lub doświadczenie to uzasadniają. Udział obserwatorów nie obciąża Związku dodatkowymi kosztami.

15. W wyjątkowych okolicznościach, obserwatorzy mogą zostać wyłączeni z udziału w posiedzeniu lub jego części, lub ich prawo do otrzymania dokumentów może zostać ograniczone, jeżeli poufność przedmiotu posiedzenia lub dokumentu tego wymaga. Decyzja o takim ograniczeniu będzie podejmowana dla każdego przypadku indywidualnie przez jakikolwiek zainteresowany organ lub jego Przewodniczącego. Poszczególne przypadki zgłaszane są Radzie Administracyjnej i Radzie Eksploatacji Pocztowej. Rada Administracyjna, jeżeli uzna za konieczne, może później, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, ponownie rozważyć ograniczenia, tam gdzie właściwe.

16. Przewodniczący Komitetu Konsultacyjnego reprezentuje ten organ na posiedzeniach Rady Eksploatacji Pocztowej, w przypadku gdy porządek obrad obejmuje sprawy, którymi zainteresowany jest Komitet Konsultacyjny.

17. Na swoje posiedzenia Rada Eksploatacji Pocztowej może zaprosić bez prawa głosowania:

17.1 każdą organizację międzynarodową lub kompetentną osobę, którą pragnie włączyć do swoich prac;

17.2 każde Państwo członkowskie nie należące do Rady Eksploatacji Pocztowej;

17.3 każde stowarzyszenie lub przedsiębiorstwo, z którymi pragnie się skonsultować w sprawie zagadnień związanych ze swoją działalnością.

Artykuł  105 ⁵

Informacje dotyczące działalności Rady Eksploatacji Pocztowej

1. Po każdej sesji Rada Eksploatacji Pocztowej informuje Państwa członkowskie, ich wyznaczonych operatorów, Związki Regionalne oraz członków Komitetu Konsultacyjnego o swojej działalności poprzez przesyłanie im, między innymi, sprawozdania analitycznego oraz swoich rezolucji i decyzji.

2. Rada Eksploatacji Pocztowej sporządza dla Rady Administracyjnej roczne sprawozdanie ze swojej działalności.

3. Rada Eksploatacji Pocztowej składa Kongresowi sprawozdanie z całokształtu swojej działalności i przesyła je Państwom członkowskim, ich wyznaczonym operatorom oraz członkom Komitetu Konsultacyjnego co najmniej na dwa miesiące przed otwarciem Kongresu.

Artykuł  106 ⁶

Skład, funkcjonowanie i posiedzenia Komitetu Konsultacyjnego

1. Celem Komitetu Konsultacyjnego jest reprezentowanie w szerokim zakresie interesów międzynarodowego sektora pocztowego oraz zapewnienie ram efektywnego dialogu między zainteresowanymi podmiotami. Składa się on z organizacji pozarządowych reprezentujących klientów, operatorów świadczących usługi doręczeń, organizacji pracowników, dostawców towarów i usług dla sektora usług pocztowych oraz tym podobnych organizacji zrzeszających osoby fizyczne a także firm zainteresowanych wspieraniem misji i celów Związku. Jeżeli te organizacje są zarejestrowane, to muszą być zarejestrowane w jednym z Państw członkowskich Związku. Rada Administracyjna i Rada Eksploatacji Pocztowej odpowiednio wyznaczają swoich członków do pełnienia funkcji członków Komitetu Konsultacyjnego. Poza członkami wyznaczonymi przez Radę Administracyjną i Radę Eksploatacji Pocztowej, członkostwo w Komitecie Konsultacyjnym zostanie określone w procedurze składania wniosku i zatwierdzania, ustalonej przez Radę Administracyjną, przeprowadzonej zgodnie z artykułem 102 ustęp 6.31.

2. Każdy członek Komitetu Konsultacyjnego wyznacza swojego przedstawiciela.

3. Koszty eksploatacyjne Komitetu Konsultacyjnego ponoszone są wspólnie przez Związek oraz członków Komitetu, w sposób określony przez Radę Administracyjną.

4. Członkowie Komitetu Konsultacyjnego nie otrzymują wynagrodzenia ani innej rekompensaty.

5. Komitet Konsultacyjny reorganizuje się po każdym Kongresie, zgodnie z ramami ustalonymi przez Radę Administracyjną. Przewodniczący Rady Administracyjnej przewodniczy posiedzeniu organizacyjnemu Komitetu Konsultacyjnego, na którym zostanie wybrany jego Przewodniczący.

6. Komitet Konsultacyjny określa swoją strukturę wewnętrzną i sporządza własny regulamin wewnętrzny, uwzględniając ogólne zasady Związku, z zastrzeżeniem akceptacji przez Radę Administracyjną, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej.

7. Komitet Konsultacyjny zbiera się dwa razy w roku. Z zasady, posiedzenia odbywają się w siedzibie Związku w tym samym czasie co posiedzenia Rady Administracyjnej i Rady Eksploatacji Pocztowej. Datę i miejsce każdego posiedzenia wyznacza Przewodniczący Komitetu Konsultacyjnego, w porozumieniu z Przewodniczącym Rady Administracyjnej i Rady Eksploatacji Pocztowej oraz Dyrektorem Generalnym Biura Międzynarodowego.

8. Komitet Konsultacyjny ustala własny program w zakresie następujących uprawnień:

8.1 badanie dokumentów i sprawozdań Rady Administracyjnej i Rady Eksploatacji Pocztowej. W wyjątkowych przypadkach, prawo do otrzymywania pewnych tekstów i dokumentów może zostać ograniczone, jeżeli poufność przedmiotu posiedzenia lub dokumentu tego wymaga. Decyzja o takim ograniczeniu podejmowana będzie dla każdego przypadku indywidualnie przez jakikolwiek zainteresowany organ lub jego Przewodniczącego. Poszczególne przypadki zgłaszane są Radzie Administracyjnej, a Radzie Eksploatacji Pocztowej - w przypadku gdy dotyczy to zagadnień o szczególnym znaczeniu dla tego organu; Rada Administracyjna, jeżeli uzna to za konieczne, może później ponownie rozważyć ograniczenia, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, tam gdzie właściwe;

8.2 przeprowadzanie badań i omawianie kwestii o zasadniczym znaczeniu dla członków Komitetu Konsultacyjnego;

8.3 rozpatrywanie spraw oddziaływujących na sektor usług pocztowych oraz opracowanie sprawozdań na temat tych zagadnień;

8.4 wniesienie wkładu w prace Rady Administracyjnej i Rady Eksploatacji Pocztowej, w tym przedkładanie sprawozdań i zaleceń oraz przedstawianie opinii, na prośbę obu Rad;

8.5 zgłaszanie zaleceń na Kongres, z zastrzeżeniem zatwierdzenia przez Radę Administracyjną oraz - w przypadku gdy zagadnienia dotyczą kwestii o szczególnym znaczeniu dla Rady Eksploatacji Pocztowej - z zastrzeżeniem rozpatrzenia i wydania opinii przez Radę Eksploatacji Pocztowej.

9. Przewodniczący Rady Administracyjnej oraz Przewodniczący Rady Eksploatacji Pocztowej reprezentują te organy na posiedzeniach Komitetu Konsultacyjnego, w przypadku gdy porządek tych obrad obejmuje sprawy, którymi zainteresowane są te organy.

10. Aby zapewnić efektywny kontakt z organami Związku, Komitet Konsultacyjny może wyznaczyć swych przedstawicieli do udziału w posiedzeniach Kongresu, Rady Administracyjnej, Rady Eksploatacji Pocztowej oraz ich odpowiednich Komitetów jako obserwatorów bez prawa głosowania.

11. Członkowie Komitetu Konsultacyjnego, na swoją prośbę, mogą uczestniczyć w plenarnych sesjach i posiedzeniach Komitetów Rady Administracyjnej i Rady Eksploatacji Pocztowej, zgodnie z artykułami 102, ustęp 16 i 104 ustęp 12. Mogą oni również uczestniczyć w pracach zespołów projektowych i Grup Roboczych na mocy artykułu 102, ustęp 18 i 104, ustęp 14. Członkowie Komitetu Konsultacyjnego mogą brać udział w Kongresie jako obserwatorzy bez prawa głosowania.

12. Następujący obserwatorzy, na swoją prośbę, mogą uczestniczyć w posiedzeniach Komitetu Konsultacyjnego, bez prawa do głosowania:

12.1 członkowie Rady Administracyjnej oraz Rady Eksploatacji Pocztowej;

12.2 międzyrządowe organizacje zainteresowane pracami Komitetu Konsultacyjnego;

12.3 Związki Regionalne;

12.4 inne Państwa członkowskie Związku;

13. Komitet Konsultacyjny może ograniczyć, ze względów logistycznych, liczbę osób biorących udział ze strony każdego uczestniczącego obserwatora. Może on także ograniczyć ich prawo do zabierania głosu podczas debat.

14. W wyjątkowych okolicznościach, obserwatorzy mogą zostać wyłączeni z udziału w posiedzeniu lub jego części, lub ich prawo do otrzymania dokumentów może zostać ograniczone, jeżeli poufność przedmiotu posiedzenia lub dokumentu tego wymaga. Decyzja o takim ograniczeniu będzie podejmowana dla każdego przypadku indywidualnie przez jakikolwiek zainteresowany organ lub jego Przewodniczącego. Poszczególne przypadki zgłaszane są Radzie Administracyjnej, a Radzie Eksploatacji Pocztowej - w przypadku gdy dotyczy to zagadnień o szczególnym znaczeniu dla tego organu. Rada Administracyjna, jeżeli uzna za konieczne, może później ponownie rozważyć ograniczenia, po konsultacji z Radą Eksploatacji Pocztowej, tam gdzie właściwe.

15. Biuro Międzynarodowe, pod kierownictwem Dyrektora Generalnego, zapewnia obsługę sekretariatu dla Komitetu Konsultacyjnego.

Artykuł  107 ⁷

Informacje dotyczące działalności Komitetu Konsultacyjnego

1. Po każdej sesji Komitet Konsultacyjny informuje Radę Administracyjną i Radę Eksploatacji Pocztowej o swojej działalności poprzez przesyłanie Przewodniczącym tych organów, między innymi sprawozdania podsumowującego ze swych posiedzeń oraz swoich zaleceń i opinii.

2. Komitet Konsultacyjny sporządza dla Rady Administracyjnej roczne sprawozdanie ze swojej działalności, z kopią do Rady Eksploatacji Pocztowej. Sprawozdanie zostaje włączone do dokumentacji Rady Administracyjnej, która jest dostarczana Państwom członkowskim Związku, ich wyznaczonym operatorom i Związkom Regionalnym, zgodnie z artykułem 103.

3. Komitet Konsultacyjny składa Kongresowi sprawozdanie z całokształtu swojej działalności i przesyła je Państwom członkowskim i ich wyznaczonym operatorom co najmniej dwa miesiące przed otwarciem Kongresu.

Artykuł  108

Regulamin wewnętrzny Kongresów (Konst. 14)

1. Przy organizowaniu swoich prac i prowadzeniu obrad Kongres stosuje postanowienia Regulaminu Wewnętrznego Kongresów.

2. Każdy Kongres może zmienić ten Regulamin na warunkach w nim ustalonych.

Artykuł  109

Języki robocze Biura Międzynarodowego

Językami roboczymi Biura Międzynarodowego są francuski i angielski.

Artykuł  110 ⁸

Języki używane w dokumentacji, podczas obrad i w korespondencji służbowej

1. W dokumentacji Związku stosowane są języki: francuski, angielski, arabski i hiszpański. Używa się również języków: chińskiego, niemieckiego, portugalskiego i rosyjskiego, pod warunkiem że wydawnictwa w tych ostatnich językach ograniczają się do dokumentacji podstawowej, najważniejszej. Używa się także innych języków, pod warunkiem że wyrażające takie życzenie Państwa członkowskie same pokryją koszty z tym związane.

2. Państwo lub Państwa członkowskie, które żądały innego języka niż język oficjalny, tworzą grupę językową.

3. Dokumentacja jest publikowana przez Biuro Międzynarodowe w języku oficjalnym i w językach właściwie ustanowionych grup językowych, w sposób bezpośredni bądź za pośrednictwem regionalnych biur tych grup, na warunkach uzgodnionych z Biurem Międzynarodowym. Wydawanie dokumentów w różnych językach odbywa się według tego samego modelu.

4. Dokumentacja publikowana bezpośrednio przez Biuro Międzynarodowe jest rozprowadzana, w miarę możliwości, jednocześnie w różnych żądanych językach.

5. Korespondencja między Państwami członkowskimi lub ich wyznaczonymi operatorami a Biurem Międzynarodowym, a także między tym ostatnim a zewnętrznymi podmiotami może być wymieniana w każdym języku, dla którego Biuro Międzynarodowe posiada służbę tłumaczeń.

6. Koszty związane z tłumaczeniem na jakikolwiek język, łącznie z kosztami wynikającymi ze stosowania postanowień ustępu 5, ponosi grupa językowa, która zażądała tego języka. Państwa członkowskie używające języka oficjalnego płacą, jeżeli chodzi o tłumaczenie dokumentów nieoficjalnych, ryczałtową składkę, której kwota na jednostkę składki jest taka sama jak kwota uiszczana przez Państwa członkowskie używające innego języka roboczego Biura Międzynarodowego. Wszelkie inne koszty związane z dostarczeniem dokumentów są pokrywane przez Związek. Górną granicę wydatków ponoszonych przez Związek z tytułu wydawania dokumentów w językach: chińskim, niemieckim, portugalskim i rosyjskim ustala się w rezolucji Kongresu.

7. Koszty ponoszone przez grupę językową dzielone są między członków tej grupy proporcjonalnie do ich udziału w wydatkach Związku. Koszty te mogą być dzielone między członków grupy językowej według innego klucza podziału, pod warunkiem że zainteresowane Państwa członkowskie wyrażą na to zgodę i powiadomią o swojej decyzji Biuro Międzynarodowe za pośrednictwem rzecznika grupy.

8. Biuro Międzynarodowe uwzględnia każdą zmianę w wyborze języka żądanego przez Państwo członkowskie po okresie, który nie powinien przekroczyć dwóch lat.

9. W czasie dyskusji na posiedzeniach organów Związku używa się języków: francuskiego, angielskiego, hiszpańskiego i rosyjskiego przy zastosowaniu systemu tłumaczeń z aparaturą elektroniczną lub bez niej. Wybór systemu pozostawia się do uznania organizatorów posiedzenia, po zasięgnięciu opinii Dyrektora Generalnego Biura Międzynarodowego i zainteresowanych Państw członkowskich.

10. Podczas obrad i posiedzeń wymienionych w ustępie 9, można używać również innych języków.

11. Delegacje używające innych języków zapewniają tłumaczenie symultaniczne na jeden z języków wymienionych w ustępie 9, za pomocą systemu podanego w powyższym ustępie, jeżeli możliwe jest wprowadzenie w nim niezbędnych zmian technicznych, bądź przez indywidualnych tłumaczy.

12. Koszty związane ze służbą tłumaczeń są dzielone między Państwa członkowskie posługujące się tym samym językiem, proporcjonalnie do ich udziału w wydatkach Związku. Koszty instalacji i konserwacji urządzeń technicznych ponosi jednak Związek.

13. Państwa członkowskie i/lub ich operatorzy wyznaczeni mogą uzgodnić między sobą jakiego języka będą używać w korespondencji służbowej wymienianej między nimi. W razie braku takiego uzgodnienia używa się języka francuskiego.

¹ Art. 101 bis dodany przez art. I umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

² Art. 102 zmieniony przez art. II umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

³ Art. 103 zmieniony przez art. III umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

⁴ Art. 104 zmieniony przez art. IV umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

⁵ Art. 105 zmieniony przez art. V umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

⁶ Art. 106 zmieniony przez art. VI umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

⁷ Art. 107 zmieniony przez art. VII umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.

⁸ Art. 110 zmieniony przez art. VIII umowy z dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz.U.2014.1824) zmieniającej nin. umowę z dniem 1 stycznia 2010 r.