Oddział 3 - Udostępnianie akt sprawy i dokumentów z akt - Regulamin urzędowania sądów powszechnych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2022.2514 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 8 lutego 2024 r.

Oddział  3

Udostępnianie akt sprawy i dokumentów z akt

§  126.  [Wydanie dokumentu lub przedmiotu w toku postępowania i po jego zakończeniu]

1. W toku postępowania można wydać stronie lub innej uprawnionej osobie złożony przez nią dokument lub przedmiot tylko na zarządzenie przewodniczącego składu orzekającego lub sędziego sprawozdawcy. Dokument ten może być wydany również przez kierownika sekretariatu gdy nie ma wątpliwości co do podstawy prawnej i faktycznej jego wydania.

2. Po prawomocnym zakończeniu postępowania w sprawie wydanie dokumentu lub przedmiotu następuje na zarządzenie przewodniczącego wydziału. Przewodniczący wydziału może upoważnić kierownika sekretariatu do wydawania dokumentów prywatnych i urzędowych.

3. Wydanie dokumentu następuje po sporządzeniu i włączeniu do akt kopii dokumentu, uwierzytelnionej przez pracownika sekretariatu jako zgodnej z wydanym dokumentem.

§  127.  [Włączenie do akt sprawy i wydawanie weksli i czeków]

1. Po zakończeniu postępowania weksle i czeki kierownik sekretariatu włącza do akt sprawy, po uprzednim umieszczeniu na nich adnotacji określającej sąd, w którym toczyło się postępowanie, sygnaturę akt sprawy, z której je wydano, datę i sposób zakończenia postępowania. Dokumenty te są przechowywane w aktach w zabezpieczonej kopercie oznaczonej kolejnym numerem strony z adnotacją o jej zawartości.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być wydane po prawomocnym zakończeniu postępowania wyłącznie z adnotacją, o której mowa w ust. 1. Kopię wydanego dokumentu z adnotacją pozostawia się w aktach sprawy.

§  128.  [Wydawanie odpisów dokumentów znajdujących się w aktach rejestrowych]

1. Sąd rejestrowy, w zakresie określonym w art. 10 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 i 2436), zwanej dalej "ustawą o K.R.S.", po uiszczeniu opłaty kancelaryjnej, wydaje w postaci elektronicznej dokumenty złożone do akt rejestrowych w postaci elektronicznej oraz w postaci papierowej ich kopie i odpisy.

2. Sąd rejestrowy, w którym są przechowywane akta rejestrowe podmiotu, wydaje, po uiszczeniu opłaty kancelaryjnej, w postaci papierowej i elektronicznej kopie i odpisy dokumentów złożonych do akt w postaci papierowej.

3. Dokumenty oraz ich kopie i odpisy w postaci elektronicznej wydawane są za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie rejestrowe.

§  129.  [Udostępnianie akt i przedmiotów w celu przejrzenia lub utrwalenia ich obrazu]

1. Udostępnienie akt i zawartych w nich dokumentów w celu przejrzenia lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu, a także wydanie przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt stronie lub uczestnikowi postępowania nieprocesowego może nastąpić po wykazaniu przez nich tożsamości, a co do innych osób - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów prawa.

2. Przeglądanie akt spraw oraz samodzielne utrwalanie ich obrazu odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akt, do których złożono testament, pod jego kontrolą.

§  130.  [Udostępnianie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia, rozprawy lub innej czynności procesowej]

1. Zapoznanie się przez stronę lub uczestnika postępowania nieprocesowego z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia, rozprawy lub innej czynności procesowej może nastąpić w siedzibie sądu w przeznaczonym do tego pomieszczeniu po wykazaniu przez nich tożsamości, a co do innych osób - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów prawa. Niedopuszczalne jest samodzielne kopiowanie tego zapisu.

2. Na wniosek strony, uczestnika postępowania nieprocesowego lub ich przedstawiciela, pełnomocnika lub obrońcy sąd, przewodniczący lub kierownik sekretariatu wydaje, stosownie do przepisów postępowania sądowego, zapis bądź kopię zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego albo na nośniku danych, chyba że przepisy postępowania sądowego stanowią inaczej. Jeżeli zostały sporządzone adnotacje, zapis wydaje się wraz z adnotacjami.

3. Wydanie kopii zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku następuje po uiszczeniu opłaty, chyba że według przepisów postępowania sądowego czynność ta nie podlega opłacie, albo wnioskodawca został zwolniony od obowiązku jej uiszczenia.

§  131.  [Udostępnianie akt w wydziałach prowadzących rejestry sądowe oraz akt ksiąg wieczystych]

1. Ograniczenia w udostępnianiu akt nie mają zastosowania w wydziałach prowadzących rejestry sądowe w odniesieniu do akt tych spraw, do których powszechną dostępność regulują odrębne przepisy.

2. Udostępnianie akt ksiąg wieczystych regulują przepisy działu IV rozdziału 8.

§  132.  [Udostępnianie danych drogą elektroniczną]

1. Prezes sądu może zarządzić udostępnienie danych o sprawie, treści protokołów oraz pism sądowych i procesowych stronom lub uczestnikom postępowania nieprocesowego oraz ich przedstawicielom, pełnomocnikom i obrońcom za pośrednictwem kont w systemie teleinformatycznym.

2. Po uwierzytelnieniu na koncie strona, uczestnik postępowania nieprocesowego lub ich przedstawiciel, pełnomocnik lub obrońca uzyskują dostęp do danych o sprawie.

3. Strona, uczestnik postępowania nieprocesowego lub ich przedstawiciel, pełnomocnik lub obrońca mogą za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, za zgodą prezesa sądu, udzielić dostępu do danych o sprawie innym osobom posiadającym konta w tym systemie, o ile tym osobom przysługuje uprawnienie do ich przeglądania. Dostęp jest ograniczony do przeglądania danych o sprawie.

4. Strona, uczestnik postępowania nieprocesowego lub ich przedstawiciel, pełnomocnik lub obrońca pozbawiają osoby, o których mowa w ust. 3, udzielonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, dostępu do danych o sprawie, jeśli tym osobom przestało przysługiwać uprawnienie do ich przeglądania.

§  133.  [Przesyłanie akt sprawy lub akt ksiąg wieczystych uprawnionym organom lub instytucjom]

1. Akta sprawy przesyła się upoważnionym do otrzymania akt z mocy odrębnych przepisów organom lub instytucjom. Akta spraw w toku przesyła się, jeżeli pozwala na to bieg sprawy, po podjęciu niezbędnych czynności.

2. Akta spraw zakończonych udostępnia się organom, o których mowa w art. 89 § 2 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Sądzie Najwyższym, w tym prokuratorowi wykonującemu czynności związane z wniesieniem skargi nadzwyczajnej Prokuratora Generalnego.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do akt rejestrowych i akt ksiąg wieczystych.

4. Akta sprawy zakończonej przesyła się organom lub instytucjom, o których mowa w ust. 1 i 2, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6.

5. W przypadku gdy akta sprawy zakończonej zostały udostępnione podmiotowi, o którym mowa w ust. 11 lub 12, a o udostępnienie tych akt wystąpiły organ lub instytucja, o których mowa w ust. 1 lub 2, przewodniczący wydziału zwraca się do tego podmiotu o niezwłoczny zwrot akt.

6. W przypadku gdy o udostępnienie akt sprawy zakończonej wystąpiło więcej organów lub instytucji, o których mowa w ust. 1 i 2, niż jeden lub jedna, akta przesyła się tym organom lub instytucjom według kolejności wpływu ich wystąpień do sądu, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba przesłania akt z pominięciem tej kolejności.

7. W razie niemożności niezwłocznego udostępnienia akt sprawy zakończonej organowi lub instytucji, o których mowa w ust. 1 i 2, z powodu wskazanego w ust. 5 informuje się o tym ten organ lub tę instytucję, wskazując przewidywany termin ich udostępnienia.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, udostępniając akta sprawy zakończonej, informuje się organ lub instytucję o wystąpieniach innych organów lub instytucji, którym akta będą udostępniane w dalszej kolejności. Zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy wystąpienie innego organu lub innej instytucji wpłynie do sądu po udostępnieniu akt.

9. W razie gdy bieg sprawy nie pozwala na przesłanie akt, można przesłać odpisy dokumentów wskazanych przez organ zwracający się o ich nadesłanie.

10. Zarządzając przesłanie akt sprawy niezakończonej, potrzebnych w celach dowodowych w innej sprawie, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, uwzględniając czas potrzebny do dokonania odpowiednich czynności przez organ wzywający.

11. Akta spraw zakończonych mogą być udostępniane jednostkom organizacyjnym prowadzącym działalność naukową lub badawczo-rozwojową.

12. Akta spraw zakończonych mogą być udostępniane Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury dla celów dydaktycznych.

13. Zarządzając przesłanie akt sprawy zakończonej, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, z uwzględnieniem czasu potrzebnego do dokonania odpowiednich czynności przez organ zwracający się o udostępnienie akt. Termin zwrotu akt w uzasadnionych wypadkach może zostać wydłużony.

§  134.  [Dostęp do akt sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym]

1. W elektronicznym postępowaniu upominawczym sąd odwoławczy uzyskuje dostęp do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego to postępowanie wraz z przekazaniem środka odwoławczego.

2. W razie konieczności udostępnienia akt sprawy innym upoważnionym podmiotom, sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze przesyła im wytworzony przez system teleinformatyczny kod, umożliwiający uzyskanie dostępu do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

3. Pomocniczy zbiór dokumentów znajdujący się w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze, w przypadkach wskazanych w ust. 1 i 2, przesyła się na żądanie.

§  135.  [Dostęp sądu do zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku w razie przekazania sprawy]

1. W razie przekazania sprawy innemu sądowi, sąd ten otrzymuje dostęp do protokołu z posiedzenia jawnego lub rozprawy sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, za pomocą systemu teleinformatycznego wraz z informacją o przekazaniu sprawy albo też otrzymuje zapis protokołu na informatycznym nośniku danych.

2. W razie przekazania innemu sądowi sprawy, w której przebieg rozprawy był utrwalany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, sąd ten może otrzymać dostęp do zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, za pomocą systemu teleinformatycznego wraz z informacją o przekazaniu sprawy.

§  136.  [Przesłanie akt do innego sądu, zakładu karnego lub aresztu śledczego]

1. Na wniosek osób uprawnionych przewodniczący wydziału może zarządzić przesłanie akt do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób w celu ułatwienia im przejrzenia akt i sporządzenia z nich odpisów.

2. Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić, na jej wniosek, przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie.

3. Przeglądanie akt w zakładzie karnym lub areszcie śledczym odbywa się w oddzielnym pomieszczeniu pod nadzorem funkcjonariusza Służby Więziennej.

4. Przewodniczący posiedzenia lub rozprawy może zarządzić wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy i wyznacza termin zwrotu akt.

5. Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się do akt rejestrowych i akt ksiąg wieczystych.

6. W przypadku protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk osobom uprawnionym udostępnia się zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku przy użyciu urządzenia służącego do odtworzenia zapisu, za pomocą konta w systemie teleinformatycznym albo na informatycznym nośniku danych.

7. Przepis ust. 6 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy przebieg rozprawy jest utrwalany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

§  137.  [Wyniesienie przez referenta akt sprawy poza siedzibę sądu]

1. Referent może wynieść akta sprawy poza siedzibę sądu informując o tym kierownika sekretariatu, który zamieszcza informację o powyższym w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym. Osoba funkcyjna może sprzeciwić się wyniesieniu akt poza siedzibę sądu lub nakazać bezzwłoczny ich zwrot do sądu, jeżeli ważne względy za tym przemawiają.

2. Uprawnienie do wyniesienia akt, określone w ust. 1, nie obejmuje akt rejestrowych oraz akt ksiąg wieczystych.

§  138.  [Przedstawienie akt sądowi odwoławczemu; dostęp sądu odwoławczego i Sądu Najwyższego do zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku]

1. Przedstawienia akt sądowi odwoławczemu na skutek wniesionego środka odwoławczego dokonuje się niezwłocznie po skutecznym doręczeniu środka odwoławczego stronie przeciwnej lub pozostałym uczestnikom postępowania nieprocesowego, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Równocześnie z przedstawieniem akt sądowi odwoławczemu sąd pierwszej instancji przesyła wersję elektroniczną wydanego orzeczenia wraz z uzasadnieniem albo umożliwia pobranie tych dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego. Przepis § 83 ust. 3 stosuje się.

2. W przypadku utrwalenia przebiegu posiedzenia jawnego lub rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk sąd odwoławczy oraz Sąd Najwyższy uzyskują dostęp do zapisu za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 132 ust. 1, lub na informatycznym nośniku danych.

3. Sąd odwoławczy może zwrócić akta sprawy sądowi pierwszej instancji w celu sporządzenia odpisów protokołów lub innych dokumentów znajdujących się w aktach oraz uzupełnienia akt zastępczych, jeżeli są one nieczytelne, dołączenia do akt brakujących dokumentów, w szczególności zwrotnych potwierdzeń doręczenia pism sądowych lub odpisów orzeczeń, oraz załączników.

§ 139. [Zwrot akt] Zwrot akt, ich części lub akt zastępczych następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału odwoławczego lub postanowienia sądu orzekającego w drugiej instancji. Zwracając akta sąd odwoławczy przekazuje sądowi pierwszej instancji wersję elektroniczną wydanego orzeczenia wraz z uzasadnieniem.

§ 140. [Zakaz wynoszenia akt poza siedzibę sądu] Poza przypadkami określonymi w § 133, § 136 i § 137, akta spraw nie powinny być wynoszone poza siedzibę sądu.