Rozdział 18 - Archiwum. - Regulamin ogólny wewnętrznego urzędowania sądów apelacyjnych, okręgowych i grodzkich.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1928.104.934

Akt utracił moc

Wersja od: 16 stycznia 1932 r.

Rozdział  XVIII.

Archiwum.

§ 318. Do przechowywania akt w sprawach ukończonych urządzone jest w każdym sądzie archiwum sądowe.

§ 319. Archiwum sądu grodzkiego w mieście, będącem siedzibą sądu okręgowego, może być połączone z archiwum sądu okręgowego na podstawie uchwały kolegjum administracyjnego tegoż sądu.

Tymże trybem archiwa mogą być rozłączone.

§ 320. Czynności, związane z prowadzeniem archiwum, pełni z polecenia kierownika sądu jeden z urzędników (archiwista), który jest odpowiedzialny za całość akt oddanych do archiwum.

§ 321. Wykaz akt, przekazywanych do archiwum, sporządza w dwóch egzemplarzach, według załączonego wzoru, za podpisem kierownika właściwego sekretarjatu.

Jeden egzemplarz doręcza się archiwiście, drugi zaś z pokwitowaniem archiwisty wraca do sekretarjatu. Egzemplarz, przeznaczony dla sekretarjatu, zawiera tylko rubryki od 1 do 5 włącznie.

Wykaz z pokwitowaniem archiwisty przechowuje odnośny sekretariat.

§ 322. Wykazy winny być doręczane archiwiście na papierze jednakowego formatu.

Wykazy te, złączone w zeszyty, stanowią repertorja archiwalne, w których zaznacza się dalsze czynności dotyczące danych akt.

§ 323. Dla spraw poszczególnych grup, jak cywilnych, karnych, dyscyplinarnych, administracyjnych (gospodarczych, budżetowo - rachunkowych) winny być sporządzane oddzielne wykazy, z których tworzy się oddzielne zeszyty (repertorja).

W razie potrzeby podział może być więcej szczegółowy, według zarządzeń kierownika sądu.

§ 324. Do każdego zeszytu archiwista prowadzi skorowidz alfabetyczny według nazwisk, a w sprawach, w których jest to wykluczone, według przedmiotu.

W archiwach o bardzo znacznej ilości spraw, kierownik sądu może za zgodą prezesa sądu apelacyjnego wprowadzić skorowidz kartkowy.

W sądach grodzkich można poprzestać na prowadzeniu skorowidza imiennego i przedmiotowego, wspólnych dla wszystkich zeszytów.

§ 325. W skorowidzach przy nazwisku lub nazwie przedmiotu zapisuje się numer wykazu oraz liczbę porządkową, pod którą dana sprawa do tego wykazu jest wciągnięta.

§ 326. Po otrzymaniu wykazu z pokwitowaniem archiwisty, kierownik właściwego sekretarjatu zaznacza w odnośnym rejestrze (repertorjum) kancelaryjnym datę przekazania danych akt do archiwum numer kolejny wykazu, przy którym akta zostały oddane, wpisany w wykazie przez archiwistę.

§ 327. Akta mogą być wydawane z archiwum do sekretarjatu sądu na piśmienne żądanie kierownika właściwego sekretarjatu za jego pokwitowaniem.

Pokwitowania te składa się w porządku chronologicznym i zwraca się po zwróceniu akt do archiwum.

§ 328. O ile ustawy postępowania sadowego nie stanowią inaczej, o wydawaniu z akt sądowych odpisów i wyciągów postanawiają kierownicy sądów lub, z ich zarządzenia, przewodniczący wydziałów i sędziowie orzekający jednoosobowo.

Kierownik sądu może upoważnić archiwistę lub kierownika właściwego sekretariatu do wydawania odpisów i wyciągów uczestnikom sprawy.

§ 329. Odpisy i wyciągi sporządza archiwista lub kierownik właściwego sekretarjatu, stosownie do zarządzeń kierownika sądu w tym względzie, o ile szczególne przepisy nie stanowią inaczej.

Na odpisach i wyciągach z akt, gdy te mają być opatrzone pieczęcią, wyciska się pieczęć sądową (§ 306).

§ 330. Wydanie odpisu, wyciągu lub dokumentu uwidacznia się we właściwych aktach, gdzie strona stwierdza również odbiór.

§ 331. Czas, po którego upływie akta w sprawach sądowych mają być przekazywane do archiwum, określają osobne przepisy.

§ 332. Akta w sprawach administracji sądowej (gospodarczych i budżetowo - rachunkowych) przekazywane są do archiwum, w miarę potrzeby opróżnienia miejsca w sekretariacie, na zlecenie kierownika sądu.

Akta te należy w archiwum przechowywać oddzielnie według przedmiotów i roczników.

§ 333. Przed oddaniem do archiwum akt w sprawach ukończonych należy w miarę możności zwrócić stronom, o ile się zgłoszą, oryginalne dokumenty złożone w toku postępowania, z zaznaczeniem na tych dokumentach wzmianki o zapadłem orzeczeniu sądu.

§ 334. Na zewnętrznej stronie akt należy wypisać czerwonym atramentem datę złożenia do archiwum, numer wykazu przy którym były złożone, liczbę porządkową z tegoż wykazu, oraz rok, w którym można je zniszczyć, jeżeli zniszczenie jest dozwolone.

§ 335. Do archiwum oddaje się także ukończone i niepotrzebne do stałego użytku księgi kancelaryjne (repertorja, rejestry, skorowidze, spisy i t. p.) przy osobnych wykazach.

§ 336. W sądach grodzkich o niewielkim ruchu spraw z zezwolenia prezesa sądu okręgowego można zaniechać prowadzenia archiwum według powyższych przepisów.

W tych wypadkach nie prowadzi się osobnego repertorjum dla archiwum, akta zaś archiwalne układa się według roczników za koleją numerów sygnatury, w grupach odpowiadających księgom (repertorjom, rejestrom i t. p.), prowadzonym w sekretarjatach sądu.

Czuwanie nad temi aktami należy do obowiązków odnośnego kierownika sekretariatu.

§ 337. Archiwa hipoteczne, ksiąg gruntowych, kolejowych, naftowych, górniczych, notarjalne, aktów i rejestrów stanu cywilnego urządzone są według odrębnych przepisów.